对办公室管理工作的几点思考.pdf

管理观察 Management Observer 总第 617 期 第 18 期 2016 年 6 月 下旬出版 67 对办公室管理工作的几点思考 孔奎英 （庐江县公共资源交易监督管理局，安徽 巢湖 2 3 1 5 0 0 ） 摘要：办公室管理工作是事业单位日常工作管理的一个重要组成部分 . 随着社会的不断发展变化，对办 公室管理工作也提出了更高的要求，办公室工作管理的方式也在发生转变。做好办公室管理工作不仅要 坚持以人为本，还需要协调好服务与管理之间的关系，不断创新管理方法，实现有效管理。 关键词：办公室管理 行政管理 服务意识 办公室管理工作在事业单位中至关重要，工作内容 相对复杂，需要协调多个部门之间的工作，在协调运转 方面充当着越来越重要的作用。现阶段，由于各种因素 的影响，办公室管理工作还存在许多问题，使得办公室 工作难以协调，工作效率下降。因此，在办公室管理工 作中， 要不断创新， 改进管理方法， 适应当前的工作环境， 提高单位工作人员的专业素质和能力，才能不断提高工 作水平。 一、办公室管理工作的特点 办公室管理工作需要处理的内容较为复杂，在协调 上下级以及各部门之间关系中发挥着巨大的作用，其主 要特点有以下几个方面： （一）关键性 在事业单位的实际工作中，办公室需要上下沟通， 内外协调。 对内， 办公室管理需要协调各部门之间的工作， 进行各个层次、各个部门之间的沟通，传达领导的工作 部署安排；对外，办公室要负责接待，处置上级、同级 和下级以及其他单位的来信来访工作联络，是一个单位 的门面。因此，办公室管理工作具有一定的关键性。 （二）督办性 办公室需要处理单位中大量的文件和政务，在单位 的日常工作中，需要对文件进行管理，对工作的进度进 行监督，对领导布置安排的工作进行全面协调和落实， 保证工作按时顺利完成， 避免对单位工作造成影响。 因此， 办公室管理工作具有一定的督办性。 （三）参谋性 办公室工作还包括领导的日常工作安排，为领导的 工作决策做好前期准备。 在适当的时候为领导出谋划策， 提供有效信息和建议，帮助领导打理细节问题，辅助领 导工作的完成。 因此， 办公室管理工作具有一定的参谋性。 二、现阶段办公室管理工作中面临的问题 办公室管理工作内容复杂，现阶段主要存在以下几 方面的问题： （一）服务意识较差 现阶段办公室工作人员已经越来越年轻化，工作人 员普遍存在一个问题就是自我意识过强，工作人员比较 个性，在办公室管理中难以协调，工作人员普遍缺乏服 务意识，不懂得全局观念，大局意识。经常出现对来访 者的接待、对部门之间的联络工作不到位的现象，导致 了工作不能顺利开展， 影响单位内部各部门之间的合作， 影响总体工作开展。 （二）管理机制不完善 现阶段大部分事业单位的办公室管理都没有一个完 善的机制，管理制度长期存在不合理性。老旧的办公室 管理制度并没有在各部门之间形成有效的链接，导致办 公室工作很难协调。一方面在面对一些新问题时不能有 效而及时处理，另一方面工作过程中的信息、文件经常 会出现不能及时传递或是传递信息错误的情况，导致工 作的延误甚至出现错误，影响工作的效率和单位的整体 形象。 68 中国公共管理 （三）工作任务繁重 现阶段，随着全社会的变化发展，许多事业单位都 面临着转型， 因此许多之前的工作方式都在进行着改变， 需要处理的工作量也随之增加。内部的文件、信息资料 等也需要重新整理，工作内容不断地重新编排，都给办 公室工作带来了新的压力。办公室管理工作需要制定新 的管理方案，协调现阶段各部门之间的关系，以便在巨 大的工作压力之下，办公室工作能有条不紊，顺利开展。 三、做好办公室管理工作的建议 在面对现有的问题时，如何调整管理方式，进行更 好的办公室工作管理十分重要，以下是针对办公室管理 工作现状提出的几点建议： （一）要具有服务意识 办公室是协调上下级，协调单位各部门之间的工作 枢纽，具有一定的服务性质。在办公室工作管理中，做 好上传下达、各部门衔接、与其他单位联络等关系着外 界对本单位整体的评价。增强工作人员的服务意识对于 办公室管理工作十分重要。增强员工的服务意识需要从 以下几个方面入手：第一，要向工作人员强调服务意识 的重要性，让每一位工作人员明白，服务意识直接关系 着工作的质量，好的服务才能帮助工作顺利达成，给工 作人员自己带来良好的形象，对以后的职业生涯有着巨 大的帮助；第二，对工作人员进行一些专业的培训，例 如简单的心理学、领导学等相关知识的培训，提升员工 的洞察力和分析力，帮助员工提升服务质量；第三，鼓 励工作人员之间多沟通交流经验，将理论知识与身边的 实际情况相结合，总结工作中的优点和不足，尽快提升 自己。 （二）完善办公室管理机制 许多单位中旧的管理制度已经不完善，尽快建立新 的制度，完善办公室工作流程，让各部门之间协调起来， 形成一个完整的工作流程，办公室工作才能有序开展。 完善办公室管理机制需要从几个方面进行。 完善办公室工作流程。工作流程的混乱是大部分单 位长期存在的问题，这种情况导致了许多问题不能清楚 地找到相关负责人、 工作贻误、 人员之间互相推诿等现象。 因此，完善办公室管理机制的第一步是建立完善的工作 流程。 将办事工作人员的职责做一个明确的分配， 每件事、 每项工作都具体到个人，在处理相关工作时能直接找到 相关的负责人。将单位工作制定一个固定的流程，每项 工作按照流程层层报批，避免出现过程混乱。这样一来 每项工作的开展和运行过程都有章可循，得以保证工作 的顺利进行。 做好上下沟通的枢纽工作。为了保证单位各项工作 能够顺利进行，办公室工作人员必须要保证上下级沟通 顺畅，工作中的重要信息必须及时上传下达，保证信息 传递的准确性和有效性。领导下达的命令需要第一时间 传达给相关人员，保证工作尽快执行到位，办公室工作 人员也需要及时将工作中遇到的问题进行反馈，以使问 题在第一时间得到解决。这样一来才能保证单位各项工 作不被贻误，避免因信息传递不及时而造成的工作无法 完成，给单位带来损失。 （三）提升办公室整体工作效率 工作任务繁多给办公室管理工作带来了一定的难度， 提升员工的工作效率，增加人员之间的配合力度，使工 作能更好更快地完成，才能有效将工作人员从繁重的工 作中解脱出来。提升办公室整体的工作效率需要从以下 几方面入手： 提升工作人员处理信息的能力。办公室工作中，每 天有大量的信息需要处理，各种信息在办公室中流转。 办公室工作人员需要整理每天的工作信息向领导汇报， 同时整理领导传达下来的信息， 计划进行下一步的工作， 处理部门之间传达的信息。这些信息的整合处理工作量 巨大，并且信息混杂，稍有不慎就可能出现错误。当工 作人员处理信息的能力不够时，就会在这些信息的处理 中浪费大量的时间，影响工作效率。办公室工作管理要 求对工作人员的工作能力进行培训，提升员工处理信息 的能力，保证信息处理中的快速性和准确性。找到处理 信息的最佳方法，对于每一项工作做到有条不紊，将不 同的信息给予划分，及时进行处理，避免不同的信息混 杂在一起，才能提高信息处理的效率，减少工作量，保 证工作的良好进行。同时信息的处理及时有效也保证了 其他同事的工作顺利进行，有助于办公室人际关系的和 谐。 提高工作人员的专业素质。一些单位规模比较大， 办公室工作人员数目众多，工作人员水平参差不齐，一 些工作人员自身专业素质不够， 导致许多工作进展缓慢， 容易在流转到某一个人身上时积压。要保证工作的顺利 69 中国公共管理 开展，就需要对办公室工作人员进行专业培训，以便提 高工作人员的专业素质，更好地为单位服务，提升工作 效率。第一是提高办公室工作人员的政治素质，工作人 员要有基本的职业道德，在办公室工作中以合作共赢为 目标，不得拉帮结派、钩心斗角，恶化办公室环境。第 二是提高工作人员的工作能力和专业技能，单位要定期 组织员工培训，对单位工作人员进行专业技能的培训， 以便提升工作能力。另外也可以组织办公室工作人员之 间的相互学习，工作能力强的带领工作能力弱的，让新 进入的、资历较浅的工作人员跟随老的工作人员进行学 习，学历高的、知识面广的工作人员对低学历的工作人 员进行帮扶，促进办公室工作人员能力的提升进步，从 而提升办公室的整体工作能力，方便以后的工作开展。 这样一来工作人员的工作能力提升上去，才能保证工作 效率的提升，进而提升单位形象。 强化团队观念。办公室所有的工作人员应该是一个 团队，虽然日常工作中每个人各司其职，有自己固定的 工作内容，但是每一位工作人员都应该明白，所有人做 的工作都是互相联通的，并不是独立存在的，大家统一 的目的应该是为所在的集体服务。在工作中，只有所有 人齐心协力将工作的每个环节处理到位，一项工作才算 是真正完成，任何一个环节出现纰漏，都可能导致大家 的付出功亏一篑。因此，在工作中每个人都应该有团队 意识，不能只顾自己而不考虑团队的利益，无论何时都 应该把团队利益放在首位，在工作中积极配合去完成工 作。每个人应该发挥自己在团队中的作用，遇到问题群 策群力，共同解决，互相帮助，提高工作质量和效率。 根据单位的现实状况，制定符合单位特点的管理方 法。在现实工作中，每个单位的实际情况都有所不同， 不同性质的事业单位的办公室工作职能也有所不同，因 此办公室的管理工作还要根据单位的具体情况进行开展。 办公室管理工作方案要依据单位的现实状况制定，根据 不同要求、不同的工作内容制定符合单位自身发展的管 理办法。事业单位应该根据自身单位的工作内容制定相 应的管理方法，例如办公室工作人员的考勤问题，不同 事业单位就有着不同的要求和考勤办法。不同的单位根 据自身情况对办公室管理工作的细节进行处理，保证管 理方案对自身单位的工作有一定促进作用。保障单位办 公室工作的有序开展，工作效率不受影响，从而保障单 位的效益。 四、结束语 事业单位的办公室管理工作也是在不断的探索中进 行的， 时代在发展， 办公室的管理工作也不是一成不变的。 在办公室管理中，提高工作人员素质，增强工作人员的 服务意识和团队合作意识，工作人员之间互帮互助，共 同为集体利益考虑，才能保证工作的顺利开展。创造好 的工作氛围， 协调办公室工作人员之间的关系尤为重要。 在工作中要保持上下级沟通良好，同时也要依据自身单 位的特点制