加强科技档案的收集与管理.pdf

管理观察 总第 503 期 孙晓燕 加强科技档案的收集与管理 【 摘要】随着科学技术的迅猛发展，科技档案的种类和数量日益增多，如何收集管理好档案信息资源，以满足科技人员的需求，是 我们档案工作者的首要任务。 【 关键词】科技档案收集管理 1.科技档案收集与管理的重要性 科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科 研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案，是具有保存和参考价 值的科学技术资料，对本单位的发展起着重要的作用。 1.1 科技档案是科技活动的真实记录 科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程，是科 研、生产发展变化的历史记录，是广大科技人员的劳动结晶。它能 为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应 用等方面提供信息和依据。 科技档案是宝贵的无形资产，蕴藏着 巨大财富，它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员 提供所需档案材料，有效地提高工作效率。同时，它还能促进生产 发展，提高知识创新能力，新产品开发能力和同行业的竞争力。 1.2 科技档案收集与整理是档案管理的重要内容 档案法中明确规定，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统 计、提供、利用等环节，其中收集是第一环节。由此可见，强调对产 生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐 全，才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。 2.科技档案收集与管理存在的问题 2.1 对科技档案的重要性认识不够 目前， 科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态，档 案资料的上交不及时，收集不齐全的情况较为普遍。 倘若不能更 有效地保证科技档案的完整与统一，不能为科技档案工作的进一 步开展打下良好的基础，就会影响和制约档案工作的开展，势必 会影响整个单位发展的效率与效益。 2.2 没有法制意识和长期规划 由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划， 有资料则归，无资料就不归，有的科技人员对档案人员的收集、办 理移交档案工作都是被动的，仅仅在等待着某些行政命令而缺乏 主动性。目前，我所还没有形成完全主动归档的局面，因而，把 “ 收 集”、 “ 归档”仅仅看作是一项档案部门的工作，仅仅是为了应付上 级领导而匆匆归档。 3.做好科技档案收集与管理工作的意义 3.1 增强档案意识，做好收集管理工作 要做好档案收集与管理工作，首先要改变观念，增强档案意 识，档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻 档案法。 档案 法中规定， “ 对国家规定的应当立卷的材料，必须按照规定，定期向 本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据 为己有”。这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序， 保证其系统完整。档案工作者还要按照 档案法积极主动地做好科 技档案的收集与管理工作。 档案工作是伴随着科研工作而进行的 企业主动行为，因此，要以主动的服务来促进档案收集工作的进 行，以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。 3.2 建立专兼职档案工作人员网络，敦促档案产生部门归档 档案法规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以 维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。 这个原则是我 国多年档案管理经验的积累与总结，也是被档案工作实践证明是 行之有效的，必须全面理解，认真落实。要做好科技档案收集与管 理工作，必须明确一名主要领导分管档案工作，有稳定的档案职 能机构，建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的 专职档案员队伍。把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各 个部门，在这些部门设置兼职档案员，并将其进行培训，使他们成 为部门档案收集工作的实行者和监督者，只有这样，才能使科技 档案工作变被动为主动。 3.3 加强科技档案活动全过程的收集与管理工作 科技活动是长期、连续不断进行的，其中的科技档案也是在 这种循序渐进的发展中不断产生的。科技资料在科研工作的早期 对科技档案管理具有较大的可塑性。 因此，为了提高科技档案收 集工作的质量，在项目开展工作之际，应及时地将科技档案管理 要求传达到各级科研部门，使他们能够在工作中正确地组织科技 材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。 科研工作的最终目的是将科研转入生产。这一阶段应重点做 好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书，以及 课题论证报告等的收集工作。 这样，由于文件资料产生部门比较 分散，这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按 照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。 因此，无论是怎样的科研课题，最重要的是要把科技档案的 收集工作做好， 把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中 去，明确职责，落实到人。档案部门在整个工作过程中要发挥指导 监督作用，在保证文件完整的同时，努力使所收集的文件材料质 量达到最好。 3.4 做好科技档案的集中统一管理，保证档案的完整齐全 维护科技档案的完整与齐全， 是科技档案管理的首要任务。 维护档案的准确性，必须从加强管理入手，建立健全科技档案的 更改补充制度，加强科技档案质量的鉴别工作，保证科技档案的 准确性。对库房里的档案进行科学分类，系统排列，对每个科研项 目的科技文件进行整理立卷，正确编著目录，保证科技档案的系 统化。为确保科技档案的安全，应加强科技档案的安全措施，建立 档案的保密制度，提供必要的防护措施。 再则，应全面提高科技档案的收集、管理工作水平，要全面提 高档案人员的自身素质。要全面贯彻党和国家的方针、政策，熟悉 档案管理的各项规章制度，并