对高校人事档案管理问题的深入探讨.pdf

管理观察 2013 年 3 月中旬刊 121 胡杰军 对高校人事档案管理问题的深入探讨 【 摘要】人事档案如何能在高职高专院校的管理中更好地发挥其价值和作用,是人事档案管理部门和人事档案工作者要认真思 考的问题,积极完善人事档案管理法规,加快信息化、现代化建设,使人事档案工作更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务。 【 关键词】高职高专人事档案管理 如何更好的建立健全高职高专院校人事劳资档案管理工作， 已成为现阶段高等院校人事档案管理研究的一项重点内容。高职 高专院校人事档案主要是指，教职工在学校学校生活中所形成的 个人经历和思想政治情况，通过文字、表格等形式记录下来，以教 职工个人为单位集中保存起来的历史记录。它是一个人综合素质 和成长情况的反应，是选拔任用人才重要的考察依据。 1.目前高职高专院校人事档案管理工作的情况 由于受到传统管理机制的影响，我国目前高职高专院校的人 事档案管理工作存在着制度不健全、理念滞后、工作效率低下等 问题，首先是在人事档案管理的思想上还简单的将对个人历史信 息的保存作为一项重点工作，没有及时的将最新情况进行记录与 更新， 使得工作人员只是在单纯的充当着保管员的被动角色，没 有发挥出个人的积极性、主动性和创造性。 第二，人事档案材料收集归档内容较为单一、片面。人事档案 的收集内容还停留在学历、职称、个人面貌等方面上，对于反应教 职工业务水平提升和专业素养能力的科研成果和技术发明却不 在档案中给予收集和保管， 使得人事档案内容不能够全面的、系 统的反应一个人的持续发展过程中的综合情况。 第三，管理方式落后，缺乏科学性。现阶段高职高专院校的人 事档案管理工作还沿袭原有的模式，材料收集、整理、保管靠人工 操作，整个环节中不仅工作效率十分低下，更容易产生记录错误 和资料丢失的问题。 2.完善高职高专院校人事档案管理的措施 2.1 建立健全人事档案管理制度，明确管理意识。强化高等院 校的人事档案的管理工作，首先必须有明确的责任制度作为各项 工作开展的基本依据，如档案材料的收集、检索、保密等规章制 度，各项工作的开展必须严格按照制度办事，保证工作制定与开 展有章可循。 从高校的领导到档案管理的工作人员，都应明确责 任意识，了解档案管理工作的重要性和存在的问题，及时的改进 管理工作的不足之处，使其与社会发展同步。 2.2 加大对档案管理设备的投入。 档案管理设备的好坏直接 影响着档案管理工作的水平，因此为更好的提高档案管理工作的 质量，应加大对档案管理设备的投入。以档案信息安全保护为例， 档案管理工作的安全性包含信息安全、网络安全、系统安全、实体 安全、管理安全和应用安全等，一旦其中任何一项发生问题都将 影响到档案管理工作整体的安全性。因此为推动档案管理工作的 安全、正常、有序的进行，应加大对相关现代化计算机、扫描仪等 设备的投入，以适应档案管理工作的现代化、信息化的发展节奏。 2.3 加大对管理人员的考核和培训力度。 人力档案管理工作 不同于其他职能岗位，人员需要对各项档案管理环节熟知，因此 不宜频发的进行人员调动，以保持管理人员的稳定性。 由于时代 要求的不同以及先进管理理念的不断引进，还需加大对管理人员 的培训和考核工作， 以提高管理人员的职业道德和业务技能水 平，通过不断地考核以保持管理队伍的高素质水平，降低因人为 因素而带来的一些问题的发生率。 在信息化快速发展和普及的今 天， 电子信息化档案管理模式已成为档案管理发展的一种趋势，多 元化的变革必将改变人事档案管理工作的方式与方法,从而使原来 习惯于用手工方式管理的档案人员进入了一个颇为生疏的境地,所 以应在加大干部人事档案管理人员业务培训需求的基础上,特别应 重视学习现代化管理知识,掌握信息化管理技术。 人事档案管理者, 本身也应珍惜继续学习的机会,不断提高自身素质,改变自己的知识 机构,以适应信息社会的发展,跟上时代前进的步伐。 2.4 正确处理档案的保密与利用的关系,实现人事档案信息部分 向个人开放。 档案材料有些是保密的,也有些是可以公开的。 人事档 案区别于其他档案的重要特征在于, 它是一个人一生历史的缩写,有 关其本人的自然情况、考核材料、奖惩材料、隐私等在其档案中部有 反映。在这些材料中,有些会随着时间的推移而逐步解密,但有些诸如 个人隐私及组织在一定的历史时期给予的结论和鉴定, 则不能解密, 更不能泄密。这就要求档案管理人员认真学习 保密法的有关规定。 2.5 加强人事劳资档案管理信息化建设。 目前,高职高专院校 的人事劳资档案管理主要是依赖传统的手工操作,原始信息多,加 工整理少,孤立分散多、可共享的少,部门自我服务的多、向社会提 供的少,这种现状很难适应人事劳资档案管理的需要,随着经济体 制改革和干部人事制度改革的不断推进,高职高专院校的人事档 案管理必须适应信息化的要求,更好的为学校服务,努力实现人事 劳资档案管理现代化,利用电子计算机技术实现档案管理的自动 化、智能化、科学化及标准化。 3.结束语 高职高专院校作为高级专业实用型的人才基地,人才资源丰 富,人事档案管理应立足现状,采取有效措施,加快改革步伐,提高 人事档案的利用率,为充分发挥高校人才的作用、促进社会经济 的发展提供更好的服务。 参考文献： 1韩艳君.档案信息化中的信息安全问题不容忽视J.辽宁行政学院 学报.2006(01) 2蓝标河.做好新时期干部人事档案管理工作的思考J.经济与社会 发展.2005(11) 3李淑