会计电算化对会计档案工作带来的思考

1 / 5 会计电算化对会计档案工作带来的思考 近些年来 ,随着会计电算化工作的开展 ,产生了大量的电子会计文件 ,这为档案管理工作增加了新的内容 ,档案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟进。 一、电算化会计档案管理工作的特点 1、电子档案和纸质档案并存 ,增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料 ,实行会计电算化以后 ,产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据 与与文件 ,包括电子化会 计计凭证、账簿和报表等 数数据 ,相应电算化环境 下下的计算机系统软件、 财财务软件及其开发文档 等等内容。但同时 ,传 统 的的纸质会计档案还保留 着着。这两种介质档案 ,其其保存手段、保管条件 都都不一样 ,为管理工作 带带来难度。 2、管理 工工作依赖于计算机系统 环环境。电算化会计档案 的的载体不是传统的纸张 而而是磁性介质 ,因而具 有有体积小、质量轻等特 点点。但与传统的会计档 案案相比 ,电算化会计档 案案管理工作依赖于计算 机机系统。传统的会计档 案案直观性强 ,人们可以 不不借助任何技术手段而 直直接查看到会计信息 ,而而电算化会计档案必须 在在特定的计算机硬件与 软软件环境下才可重现。 3、电算化会计档案 的的安全性、完整性要求 更更高。电算化会计档案 因因 其信息的数字化 ,大 大大提高了会计档案的利 用用2 / 5 效率 ,便于会计档案 信信息的资源共享 ;但电 算算化会计档案具有易破 坏坏 ,难留痕迹的特点 ,加加大了会计档案被篡改 、破坏的风险。 二、 目目前会计电算化下档案 管管理存在的问题 1、 会会计档案载体的完整性 不不能体现。很多单位由 于于单位领导和财会人员 对对电算化会计档案的工 作作内容理解不到位 ,缺 乏乏管理会计档案的经验 , 只是将打印出的纸质 档档案存档 ,而没有将存 储储在计算机中的会计信 息息备份在磁性介质上归 档档保存 ,或虽保管但只 保保管一份 ,从而影响会 计计档案的完整性。 2、会计电 算化所需要的 软软硬件设备不能完全到 位位 ,使得会计档案的载 体体质量难以达到相关规 定定的要求。目前许多单 位位因为没有将会计软件 的的版式及软件系统很好 地地保存 ,导致在电算化 软软件升级后 ,不同版本 下下的会计数据不能被调 用用。会计档案管理办 法法规定 “ 采用计算机 进进行会计核算的单位应 当当保存打印出纸质会计 档档案 ”, 并对保存期限 做做了规定 ,但目前由于 一一些单位没有更新和升 级级输出打印设备 ,致使 打打印输出的纸介质会计 档档案达不到规定的保存 期期限 ;或因为磁盘介质 的的质量问题 ,或未实行 备备用盘与存储盘分离存 放放 ,导致电子数 据的损 坏坏或丢失。 3、会计 档档案管理制度不完善。 由由于没有完善的、针对 电电子文件的制度规范 ,电电算化会计档案的归档 工工作处于无序状3 / 5 态。归 档档时仍旧沿袭手工管理 时时的老做法 ,只归档纸 质质文件 ,将原来用手工 记记录的账簿、报表 ,改 成成了用计算机打印出来 的的账簿、报表。 三、 做做好会计档案管理工作 的的对策 (一 )应加大 对对软硬件设备设施的投 入入 比如 ,选用功能符 合合本单位实际业务需要 的的电算化会计软件 ,最 好好是具有档案管理辅助 功功能的电算化软件 ;强 化化系统的安全防护功能 , 进行定期维护 ,避免 因因电脑安全或网络安全 导导致会计档案泄密或被 人人为恶意修改 ;配备具 有有高清晰度打印能力的 激激光或喷墨打印机 ,以 它它们作为输出纸质会计 档档案的工具 ;完善硬件 设设施建设 ,提供环境清 洁洁与温湿度稳定适宜的 专专用会计档案存放仓库 。 (二 )完善电算化 下下会计档案管理的各项 制制度 1、建立电算化 会会计档案的立卷归档制 度度。按照有关税务、审 计计等管理部门的要求 ,及及时打印输出有关账簿 、报表 ,记账凭证、总 分分类账、现金日记账和 银银行存款日记账也要打 印印书面材料 ,并及时立 卷卷。会计数据在未打印 成成书面形式输出之前 ,应应妥善保管并保留副本 。应注意的是 ,会计电 算算化系统开发和使用的 全全套文档资料及软件程 序序 ,都应视同会计档案 保保管。 2、建立电算 化化会计档案保管制度。 根根据国家档案局的标准 , 建立电算化会计档案 保保管制度。选择优质的 磁磁盘介质4 / 5 进行会计档案 数数据备份 ,备用盘与储 存存盘分离存放 ;做好防 压压、防尘、防光、防腐 蚀蚀工作 ;按一定顺序对 电电子会计档案进行分类 编编号和著录 ,制作档案 管管理文件卡片。 3、 建建立严格的借用制度。 查查阅会计档案 ,需经财 务务部门负责人批准 ,按 照照档案管理的有关规定 , 办理借阅手续 ;外单 位位查阅本部门会计档案 , 要有 单位介绍信 ,并 经经主管领导、财务部门 负负责人批准。 4、建 立立定期备份和维护制度 。电算化会计档案应定 期期将会计数据备份到磁 性性介质 ,并设立备查登 记记簿 ,提供备份时间、 数数量、保管方式等备份 细细节信息 ;同时 ,由于 磁磁性介质的特殊性 ,管 理理人员必须对这些电算 化化会计档案进行定期检 查查、复制 ,以防止会计 信信息损坏。 5、建立 分分权限调用制度。对电 算算化会计档案的各项内 容容要规定不同的使用权 限限。普通数据 ,可较大 范范围共享 ;涉及单位机 密密的数据 ,仅供特定的 人人员使用 ;而设计原程 序序文件、数据结构文件 等等 ,则只有主 管人员或 程程序开发人员才能使用 。通过这样的设置 ,保 证证电子档案的安全性 ,减减少人为修改的可能。 (三 )提高思想重视程 度度。实现会计电算化的 企企事业单位 ,有关领导 应应当提高对电算化会计 档档案资料进行科学化管 理理重要性的认识 ,并督 促促有关制度的建立。现 今今不少实现会计电算化 的的企事业单位 ,对会计 档档案资料的管理仍局限 于于手工5 / 5 管理阶段的经验 。因此 ,应当进一步提 高高电算化会计档案管理 者者的素质 ,把磁性介质 档档案资料的管理落到实 处处。 (四 )提高电算 化化会计档案保管人员的 素素质。要管理、保存和 利利用好电算化会计档 案 , 必须有相应的档案管 理理人才。管理电算化会 计计档案的人员比一般的 档档案管理人员综合素质 要要求高 ,除了要具备传 统统的会计档案管理专业 知知识外 ,还必须具备电 算算化基础知识、计算机 软