附件因公出国（境）访问办理指南ppt.ppt

所级因公出国（境）访问,广州能源所科技处 2014年12月,广州能源所外事业务指南,相关文件： 中国科学院因公出国（境）管理办法（科发际字2013193号） 中科院广州能源所因公出国（境）管理办法（2014年修订（穗能所201411号）,（一）所内审批及arp报批 所内审批 事前公示 arp填写及院级审批 批件打印,1、所内审批： 申请人填写“因公所出访审批表及保密表”，找各领导签字，并将纸质版交给外事主管留存备案。 审批表所内网下载地址： 外事主管将签完字的“因公所出访审批表及保密表”复印件交给组织人教处，由其办理政审。,2、事前公示： 申请人填写事前公示表，并发电子版发给外事主管审核，纸质件签完后字上交。 审核无误后，将公示表挂所内网公示，公示满5天后将arp申请文提交至院： 事前公示表所内网下载地址： ,事前公示表填写说明：,出国任务部分,1、团组名称：参加xxxxxxx国际会议 开展xxxxxxx合作研究，注：要提供详细的研究项目名称或领域 注意：项目名称必须与邀请信、出访任务栏中相描述的内容匹配，并与arp系统填报内容一致 2、所属部门：xxxxxx实验室/团队 3、团组姓名、职务：职务通常指行政职务，如所长、书记、处长等，一般写“无” 4、邀请单位介绍：写明邀请单位名称即可。若邀请方有多个，则全部写上 5、出访目的和任务：简要填写即可，具体将进一步在arp系统上填报 6、计划行程路线：写清楚每个出访城市，原则上不得前往未报批的城市 7、拟出行日期和天数：离抵境日期（“境”指中国国境）及天数 8、本团队年度出访计划数：具体参考团队上报的出访计划,事前公示表填写说明：,预算财务部分,1、是否列入年度预算：是 2、经费预算：严格参照财行2013】516号文 注：1）国际旅费：国际航班原则上须选乘国内航空公司航班，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当事先报批。一般人员均乘坐经济舱（司局级可乘坐商务舱）。 2）住宿费：住宿费不得超过最高标准 3）伙食费、公杂费：伙食公杂费按标准包干使用。包干天数按离、抵我国国境之日计算。外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的，出国人员不再领取伙食费和公杂费。 4）国外城市间交通费：国外城市间的交通费用（已报批的城市），及机场来回会议（访问）地点的交通费。 5）国内交通费：来回机场费用。 6）其它：注册费、签证费等。 7）若有礼品费、宴请费、租车费等特殊事项，需写明事由及金额并在此报批。 3、经费来源情况：所付，国外，所付+国外 4、经费来源项目类别及名称：若所里承担费用，则写明经费来源课题类别及名称 5、所课题号：填写科技处开的课题本号 6、该项目“国际合作交流经费”预算额度：附上任务书有关此预算一页的复印件 7、课题经费结余、该项目“国际合作交流经费”已花金额：填写后经财务（张璐璐）审核 8、科技处审核意见：经办人-吴烽云，审批人-白羽 财务处审核意见：经办人-张璐璐，审批人-徐红飞,登陆arp系统： 5/por/login_psw.csp,3、arp报批：填报出访申请,输入单位用户名和密码,1、登陆arp系统：点击“arp统一入口”,arp报批：填报出访申请,1、登陆arp系统：输入个人用户名和密码,arp报批：填报出访申请,2、进入填报界面：国际合作出访交流申请填报新建,arp报批：填报出访申请,2、进入填报界面：国际合作出访交流申请填报新建,arp报批：填报出访申请,出访交流：出国、赴港澳 进入填报页面：出访交流出国（境）访问申请填报新建,赴台访问：若出访地为台湾请务必及早与外事人员联系。 说明：因公赴台访问的申请、审批流程与出国、赴港澳不同，需经过立项和报批两个阶段。,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交 各栏目设定经反复斟酌，在出访任务审批过程中起着不同作用，许多内容不仅为统计功能所涉及，而 且直接反映到所形成的“任务批件”上，因此需要认真填写。以下对一些主要栏目分别予以明确。,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,填写规范： 若有多位邀请人，请按以上格式依次填写： 邀请人1： 邀请人2： ,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,填写规范：请参考“关于因公出国（境）请示的书写规范”,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,3、出访申请填报：选择出访类型填表上传附件提交,arp报批：填报出访申请,所级审批：,arp报批：所级审批,院级审批：12个工作日 批件打印：合作主管部门,arp报批：院级审批、批件打印,请出访人员收到电子版邀请信，确定出访后尽早填报出访申请！,（二）护签手续 申请因公护照 申请签证,护签手续：申请因公护照,根据要求（ ），用批件申请因公护照需准备： 批件、政审、介绍信、批件复印件外事、人事处准备 因公护照信息申报表外事准备 符合要求的照片3张出访人员准备 身份证复印件、户口个人信息页各1份，并发送电子版出访人员准备 注意：用确认件申请护照时需补充以下材料： 任务通知书原件及复印件 任务确认件原件及复印件 任务批件复印件及名单,申办护照常见问题,q1.办理护照需要多长时间？ a1.办理加急护照需三至四个工作日，普通护照需七个工作日。 q2.办理护照时数字照片是否还要电子版？ a2.不需要电子版，但需要有照片数字条码的照片回执。 q3.办理护照时，原持有的有效期不足半年的护照如何处理？ a3.需在申办新护照时交回科技处，送外交部注销并办理新的护照。 q4.临时护照如何办理？需要哪些手续？ a4.有两个或多个出访任务间隔时间过短或无足够时间办理签证手续的，可提交 申请由外交部批办临时护照。临时护照所需的材料为：所有出访任务的批件 及复印件、申请临时护照的申请（所抬头盖所章）、介绍信、数字照片、 身份证复印件、户口个人信息页复印件及护照申请表。需要说明的是，外交部优 先考虑参加会议项目，一般学术交流、合作研究则原则上不予批准。,护签手续：申请因公护照,此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料,护签手续：申请签证,确定拟出访国家的签证申请途经：院学交中心或省外办？ 一般情况下，除西班牙、德国、法国通过省外办代办外，其他的都通过院学交中心代办。 根据申请途径到相应的网站查询申请签证种类和要求的材料 查询所要申请的签证种类：拟出访国的使领馆网站 查询签证材料要求： 中科院学交中心代办：（左下角） 广东省外办代办： 和外事人员确认材料清单及填表注意事项,注意：由于使馆要求经常变化，而网站可能存在更新不及时的问题，所以请出访人员在准备签证申 请材料时，务必先与外事人员进行必要的沟通。在填表中遇到任何疑问，请随时联系外事人 员协助解决。,申办签证常见问题,q1.办理签证需要多长时间？ a1.根据各国情况不同，所需时间不等。一般都至少需要10个工作日（不含邮寄时 间）。美国签证情况比较特殊，建议至少提前两个月办理。 q2.哪些国家是免签国家？开出境证明需要什么手续？ a2.常涉及的免签国家有：朝鲜、越南、老挝、土耳其、蒙古、塔吉克斯坦、古巴、 新加坡及巴基斯坦等。前往互免签证国家的出访人员，持任务批件、有效护照到 国际合作局办公室办理出境证明（联系人：樊锦华）。海关凭有效护照、出境证 明、邀请信放行。 q3.办理签证时，邀请信是否需要原件？ a3.根据国家不同，具体要求有所区别。通常情况下，申请欧洲申根国家签证及日本 签证（三书）都必须需要原件。 q4.办理护签手续时，批件的有效期为多长时间？ a4.只有出访任务为学术交流时，批件的有效期才原则上为三个月；如果是参加会 议，则过了出访日期批件就失效。,护签手续：申请签证,此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料,申办签证常见问题,q5.如果签证要求上没有特殊注明对照片的要求，那么照片应该是什么规格？ a5.如果签证要求没有特殊提及，那么照片要求为小二寸白色背景的彩色照片。 q6.美国签证如何办理？什么情况下需要面谈？什么情况下不需要面谈？ a6.美国签证的办理比较特殊。根据使馆现阶段的要求，只有在48个月之内获得签证并进入过美国，且签证类型相同时可以免面谈一次，其余情况均需赴使馆面谈。具体请咨询外事人员。 q7.赴美国短期参加会议、学术交流需申请什么类型的签证？ a7.短期入境为b-1类型。 q8.持有美国有效期签证但是护照有效期不足半年是否影响出访美国？ a8.美国要求护照有效期必须半年以上，如护照有效期不足，则须办理新护照，办好 后持新护照及有效美国签证（贴有有效美国签证的旧护照）可进入美国。,护签手续：申请签证,此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料,申办签证常见问题,q9.当出访两个或两个以上的申根国家时，签证要如何办理？ a10.申根国家的申请原则为：如果出访两个及两个以上的申根国家，则须申办停留时 间最长国家的签证；如果出访国家出访天数都相同，则须申办第一入境国家的签 证。 q10.申请英国签证时，一般会什么时间扫指纹？ a11.通常都是在成功提交英国签证申请后的五个工作日左右。需要说明的是，不能按 照约定时间前往使馆留指纹者，只能重新申请预约时间，请申请人务必留意。 q11.多人出访澳大利亚时，出境证明开在一起是否所有人就需要一起出访？ a12.澳大利亚是电子签证，出境证明上所有人员都需要凭此证明出境，所以必须一起 出访。,护签手续：申请签证,此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料,（三）执行出访 做好行前准备 严格遵守外事纪律、外事制度和保密规定 严格按照预定的计划方案开展工作，不得随 意更改行程或延长在外停留天数 注意出访安全，做好应急预案,（四）归后办结 提交出访总结 交还护照 领取外汇报销表 事后公示,归后办结：提交出访总结,注意：编号不用填，其他内容请据实填写。出访人员回国后15天内将填好的总结报告发送至外事主管邮箱。 出访人员提交总结并交还护照后，科技处给予出访费用审核。,归后办结：交还护照,为什么要交还护照？ 进一步做好我院因公护照的保管工作，保障我院国际合作与交流工作的顺利进行 因公护照是指外交部或外交部授权部门颁发的因公出国证件，包括外交护照、公务 护照和公务普通护照（以下简称护照）。根据相关规定，护照实行统一保管。 院属事业单位人员的护照由所在单位统一保管，未经我局许可，不得擅自下放护照 保管权。 护照保管必须实行专人负责制，采用计算机系统管理，做到时时监控。 因公出国人员需在回国后15天内将所持护照交还护照保管单位统一保管。对于领取 护照后因故未能出境者，自决定取消本次出国任务之日起，护照保管单位应在7天 内收回护照统一保管。对在规定时间内无故未上交护照的，护照保管单位应及时上 报我局，我局将根据相关规定决定是否上报发照机关予以注销。 摘自： 关于进一步加强我院因公护照管理工作的有关规定（中国科学院厅局文件际字20074号）,归后办结：领取外汇报销表,1、请出访人员先自行填写费用支出情况，并将相关票据归好类，交予外事主管审核。 2、费用核销严格参照财行2013】516号文 1）国际旅费：国际航班原则上须选乘国内航空公司航班，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当事先报批。一般人员均乘坐经济舱（司局级可乘坐商务舱）。 2）住宿费：住宿费不得超过最高标准 3）伙食费、公杂费：伙食公杂费按标准包干使用。包干天数按离、抵我国国境之日计算。外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的，出国人员不再领取伙食费和公杂费。 4）国外城市间交通费：国外城市间的交通费用（已报批的城市），及机场来回会议（访问）地点的交通费。 5）国内交通费：来回机场费用。 6）其它：注册费、签证费等。 7）若有礼品费、宴请费、租车费等特殊事项，需写说明，本人签字后由团队负责人签字，最后找科技处负责人签字（必要时需所领导签字）。 注：1）报销时需附任务批件复印件、行程单、登机牌、签证、签注和出入境记录复印件 2）不得随意延长在外停留天数。严格按照批准的人数、天数