合同分类编号规则.doc

单位名称*密级一般文件编号*/ZH-FW-HT-2016002文件名称法务合同分类编号规则版本编号第一版，第0次修改页 数3页第一章 总则第一条 为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。 第二条 本规则除特别指明外，适用于以*为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。第二章 职责第三条 综合管理部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。第三章 原则和方法标准描述第四条 合同分类编号规则应遵循下列原则：1.适应公司主营业务的合同管理需要；2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。第五条 合同分类编号合同按部门有如下分类：综合部合同包括：法务类合同、人事劳动合同、行政后勤合同等由综合部负责的合同。财务部合同包括：信贷抵押合同等由财务部负责合同。品牌部合同包括摄影合同、品牌合作合同、产品的设计合同等与企业品牌设计宣传有关的合同。电商部合同包括电商贸易销售合同或者与电商销售平台有关的合同。市场销售部合同包括市场营销合同产品部合同分为服装合同、服装辅料合同、服装辅料开发合同、鞋类合同、鞋类辅料合同、鞋类辅料开发合同。各级编码之间使用“-”进行连接。1.合同编号方法： 1.1一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，大写字母是公司名称汉字拼音的第一个声母“*”。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。1.2二级编码：根据部门名称分类。根据部门名称分为“综合”、“财务”、“品牌”、“电商”、“市场销售”、“产品”，代码分别为ZH、CW、PP、DS、SCXS、CP。1.3 三级编码：根据前三类的最小类进行编码综合部的编码种类有：*-ZH-FW、*-ZH-LD、*-ZH-HQ，财务部的编码种类有：*-CW，品牌部合同的编码种类：*-PP，电商部的编码种类：*-DS, 市场销售部合同的编码种类：*-SCXS,产品部合同的编码种类分为：*-CP-F 、*-CP-FF、*-CP-FFK、 *-CP-X、*-CP-XF、*-CP-XFK合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码年月份的两位加上后面的三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;1.4编号举例：如公司在2016年1月1日签订了第一份劳动合同，则其合同编码为：*-ZH-LD-160101-001根据现有公司部门合同编码列表如下：综合部综合部法务合同*-ZH-FW-160101-001综合部劳动合同*-ZH-LD-160101-001综合部行政后勤合同*-ZH-HQ-160101-001财务部财务合同*-CW-160101-001品牌部品牌部合同*-PP-160101-001电商部电商部合同*-DS-160101-001市场销售部合同市场销售部合同*-SCXS-160101-001产品部服装服装合同*-CP-F-160101-001服装辅料*-CP-FF-160101-001服装辅料开发*-CP-FFK-160101-001产品部鞋类鞋类合同*-CP-X-160101-001鞋类辅料*-CP-XF-160101-001鞋类辅料开发*-CP-XFK-160101-001第四章 合同归档时间第六条 各部门合同经手人员均应对经手合同进行存档，并于每年7.1号将合同汇总清单提交给部门负责人，同时与综合部法务进行核对