文件流转管理制度2015-5-25.doc

文件流转管理制度1.目的为规范文件呈转流程要求，提高文件签批效率，有效界定文件签批权限和责任，实现权责清晰，高效流转，强化执行，特制订本制度。2.文件分类及适用范围2.1目前公司文件分为请示呈批类、合同签批类、付款审批类以及其他归类等四大类别文件，本制度适用于上述所有类别文件。2.2其他类别文件主要包括人力资源中心专用文件、财务中心专用文件、集团及分子公司会议纪要等。2.2.1人力资源中心专用文件：岗位申请表、面试审批表、合同续签表、离职审批表、岗位调整审批表、工资奖金审批表等。2.2.2财务中心专用文件：现金申请单、支票申请单、费用报销单等。2.3除规定专用文件外，其他文件格式一律废止停用，相关文件呈报一律遵循请示呈批文件格式，严禁文件裸报、乱报、混报，如工作需要必须用专用文件格式的，需提前向总裁办公室申请、协调，公司通过后启用。3.呈转要求及流程规范3.1请示呈批类文件3.1.1内容规范3.1.1.1对以下问题的请示属书面请示的范畴：（1）需要对超出本人、本部门职权范围的问题或事项作出决定或采取行动之前。 （2）根据公司管理制度的规定需要进行请示的事项。 （3）公司领导交办的其它需要进行书面请示的事项。3.1.1.2请示事项呈报前必须遵循“先做方案，再报呈批”的呈报原则：（1）仅涉及本部门内部工作的应在部门内部进行讨论解决，超出部门权责的应出台可行性方案后请示上报。（2）涉及多部门工作的，牵头部门应进行充分的横向沟通、相关部门出具专业性意见并汇总制定可行性方案后请示上报。（3）杜绝借助请示呈批推托职责、延误工作现象发生。3.1.1.3一般采用一事一请示的原则，请示中不得同时夹带报告事项，简明、高效。3.1.1.4涉及保密内容的呈批件必须以保密文件的形式呈报，严格注意内容保密，不得泄露。3.1.1.5根据请示内容，呈批文件分为阅示、阅知两类文件，呈报人应在文件内容里体现，以便审批，其中阅示类文件需要集团办公室下发、转发，阅知类文件如无特别批示，无需下发、转发。3.1.2格式规范3.1.2.1呈批文件采用集团规定的统一格式（附：文件呈批表）。3.1.2.2写作要求（1）文件内容结构严谨，观点明确，条理清楚，情况真实，表述准确，字词规范，标点正确。呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误。（2）呈批文件的标题统一为“黑体20 号字”，正文统一为 “仿宋_GB2312三号字”，正文中的小标题可视情况选择“黑体” 或“加粗的仿宋_GB2312” ，行间距以25至30磅为宜；页面设置一般为上下2.54厘米，左、右 3.17 厘米。（3）各部门的呈批文件必须有部门落款、成文日期。如有附件，应当在正文之后、部门落款和成文日期之前注明附件的顺序和名称。3.1.2.3呈批文件一律采用 A4 纸打印（报表可用 A3 纸打印） ，于左上方 2.5 厘米处呈 45角装订整齐。3.1.3呈批流程及要求3.1.3.1呈批流程呈批人呈批事项责任部门负责人工作涉及部门相关负责人总裁办公室集团总裁集团董事长。3.1.3.2文件呈报集团办公室前，涉及相关部门或负责人签字的，各相关负责人需尽快签署意见或建议，特殊紧急文件随到随签，一般文件1日内签批完毕。3.1.3.3涉及资金用项不论预算内外一律需财务相关负责人签批。预算外费用需提前先财务部门进行增加预算申请，并报总裁签批。财务权限界定遵循集团制定的财务核决权限。（附财务核决权限） 3.1.2.4涉及人力资源招聘、面试、录用、调岗、续签、解聘等权限的呈批件不论计划内外一律需人力相关负责人签批。人力资源层级权限界定遵循集团制定的人力资源核决权限。（附人力资源核决权限）3.1.3.5如审批期间遇总裁、董事长出差，则可授权其他人代为审批或通过电话、电子邮件征求意见并注明原因，事后补签。 3.1.3.6呈报人呈报、拿取文件必须在总裁办公室登记表上登记，并整齐放置，严禁乱放乱丢文件。3.1.3.7文件下发、转发3.1.3.7.1须上报集团签批的文件一律由部门负责人或指定文件传递负责人负责文件的呈报、流转、下发，严禁传递混乱、责任不清现象。3.1.3.7.2总裁办公室负责呈批文件的呈报、催签、下发、抄送、督办，不得拖沓、延误，特殊紧急文件随报随签并立即下发，紧急文件需在1日内签批下发，一搬文件需在3日内签批下发。3.1.3.7.3完成签批的重要文件需要下发、转发的，制度类文件、人力资源类文件统一由人力资源中心下发、转发，其余涉及跨部门的文件，一律由集团办公室下发、转发。3.1.3.7.4电子类文件以公司OA作为正式下发工具，其余电子工具不作为收文依据。 3.2合同签批类文件合同签批类文件签批严格执行集团合同签订管理制度，呈报、下发相关要求执行本制度相关要求。4.责任与奖惩4.1未按规定呈批内容、呈批格式上报的呈批文件，总裁办公室予以退回，延误责任由呈批部门承担。4.2文件呈报集团办公室前，各部门或负责人未按规定按时签批的应负延误责任，情节轻微的给予通报批评，严重的根据企业管理规定给予负激励20元至200元。因文件流转延误的，文件流转负责人承担责任，情节轻微的给予通报批评，严重的根据企业管理规定给予负激励20元至200元。4.3除特殊文件外未在规定时间内完成签批的，总裁办公室负全部责任，情节轻微的给予通报批评，严重的根据企业管理规定给予负激励20元至200元。4.4由于呈报人未登记、乱丢乱放导致文件丢失的，呈报人负全部责任，情节轻微的给予通报批评，严重的根据企业管理规定给予负激励20元至200元。4.5由于非文件传递负责人传递文件造成文件丢失的，呈报部门负全部责任，情节轻微的给予通报批评，严重的根据企业管理规定给予负激励20元至200元。4.6由于传递人保存过失导致呈批件丢失的，传递人负全部责任，情节轻微的给予通报批评，严重的根据企业管理规定给予负激励20元至200元。4.7涉