对货代公司单证操作的调研---以深圳中正国际货运代理有限公司宁波分公司为例.doc

浙江工商职业技术学院物流管理专业毕业论文对货代公司单证操作的调研-以深圳中正国际货运代理有限公司宁波分公司为例摘要：本文仔细介绍了作为货代公司的操作与单证的主要任务与操作流程，由于随着世界各国经济贸易往来的日益频繁，跨国经济活动的增加，世界经济一体化进程的加快，国际货运代理行业在世界范围内迅速发展，国际货运代理人队伍不断壮大，并已成为促进经济贸易发展，繁荣运输经济，满足货物运输关系人服务需求的一支重要力量。而且高效的货运代理服务会降低运输成本，降低风险，带来便利，资金融通，沟通协调。因而本文主要通过介绍深圳市中正国际货运代理有限公司的操作与单证来阐述作为货代公司的操作与单证所要担任的任务与如何进行日常操作的。关键词：货代操作流程、货代单证流程、问题与方案一、 公司简介中正国际货运代理有限公司宁波分公司是经中华人民共和国外经贸部批准成立的综合性国际物流企业。公司经过多年的不断发展，获得交通部批准的无船承运人及国家一级货代资格公司，在国际上已是多年货运协会成员(fapaa，fiata)。中正总部设设在深圳，始创于1997年，是经过国家交通部批准成立的nvocc，主要经营范围为海空运出口至墨西哥、中南美洲，非洲，中东印巴地区，并提供在物流管理方面的单证，车队，清关代理，仓储和货物分拨及三角贸易，多角贸易等全方面服务 。中正现有职员300多名，公司主要分布于深圳、广州、厦门、福州、宁波、上海、青岛，宁波分公司共有员工20多名。 中正国际国际货运代理有限公司宁波分公司，专注中南美航线，与国际国内知名船公司都有签约，如：马士基（maersk）、地中海航运（msc）、赫伯罗特（hapag-lloyd）、达飞轮船（cma）、智利南美轮船（csav）、hanjin、hamburg sud、cosco、cscl等,提供专业便利的各项操作服务。主要经营国际贸易货物的海洋运输、航空运输和公路运输。（一）公司组织结构图：总经理行政部人力资源部业务部业务经理it部财务部客服部操作部客服客服操作员操作员单证员单证员销售部商务部财务出纳以上就是中正公司整个的组织结构图，总经理是整个组织里职务最高的管理者与负责人，负责整个公司的战略决策。业务经理也可称之为总经理助理，对总经理做出的决策进行实施与分配。公司有可分为五大部门：行政部、人力资源部、业务部、it部和财务部。行政部顾名思义主要负责公司行政上的大小事宜，对公司行政后勤、总务、秘书、前台等工作的智慧、指导、协调、监督、管理的权利。而人力资源部则是主要负责公司的劳资、人事方面的管理工作，对人员的招聘、培训、考核等工作。业务部是公司的主要部门之一，负责明确公司的销售目标并努力实现，在维护老客户的情况下开发新客户，对市场进行调研与分析并创建一套可行的营销方案的等一系列与业务密切相关的工作。它又可以分为客服部、操作部、销售部、商务部。客服部主要负责处理一些日常业务中存在的问题与解答客户所要了解的一切问题。操作部主要负责日常业务的操作与实现，销售部要开发新客户与维持老客户，开发公司的业绩。商务部主要负责整理各个船公司和各个船公司代理报价，让公司的业务掌握第一手的市场价格信息。财务部主要负责管理本公司的收款、付款、转账、发放工资、报销费用等相关的理财事项以及控制、管理公司的资金。（二）公司业绩深圳市中正国际货运代理有限公司宁波分公司每年的业绩是非常之可观的，2011年的销售业绩与2010年相比增长了12%，每年都呈上涨的趋势。2011年每月的平均总票数可达350票左右，较深圳总公司而言不是很多，只是他们的四分之一而已，但与宁波一些货代同行而言这个业绩是非常之可观的。宁波分公司2011年全年的总箱量为4865个，其中40尺柜3625个，20尺柜1240个，这个数据在同行中是非常有前景的。中正2011年的总营业额大约有912万人民币，净利润可达120万人民币，虽然说与宁波其他同行相比还是有一些差距的，2011年宁波货代企业年营业额前100名的公司最高可达9465000万人民币之多，所以中正还有待提高，据目前的情况来讲中正只能算是宁波货代前250名的地位。所以公司今年还要有个大大的调整，公司的内部人员也要大大增加，从4个业务员增加到8个，从5个操作增加到10个， 今年的业绩目标是平均每月要达到400多票，年营业额要达到1000万人民币，争取在货代同行中的地位有所提高。（三）主要业务1、集装箱整柜及散货进出口海运、空运、陆运；2、集装箱装、拆柜服务；3、货物仓储、保管、分货、刷唛等服务.4、专业代理货物进出口报关、报检,疑难杂货出口通关5、代理报关、保险、代办商检、植检及各种检验证书、（如品质检验、卫生检验、熏蒸证书等）6、第三方转口贸易，可代理做马来西亚、新加坡、印尼的产地。二、公司业务分析（一）操作员岗位工作及流程作为货代操作员在货代公司里担任着举足轻重的任务，对于一个货代公司来说每一票担子的完成都要依仗着操作员，业务员只是寻找客户开发客户，而具体进行操作的还是货代公司的操作员。所以一个好的货代操作员不仅可以降低客户的物流成本，增加公司的利润，带来便利，还可以留住老客户开发新客户。所以操作员对货代企业来讲是非常之重要的。以深圳市中正国际货运代理有限公司宁波分公司的操作为例，主要负责公司托单的订舱、安排拖车、报关、客户的询价、做账单等一系列工作，详细的操作流程请见下文。3、输单：特别注意以下几项：船期、目的港、运费条款、箱型、箱量、毛重、体积、品名等。2、与客户确认船公司与船期1、接单1、接单1、4、订舱：从系统导出一张托单，核对内容，确认无误后，在托单上写上要订的船公司，船期等，同时致一代进行订舱。5、开箱单：箱单由设备交接单和装装箱单组成，设备交接单用于车队去堆场港区提箱用，由船公司开，装箱单由一代自己打，车队进港时用。注意：在上个航次的船开后去问代理要下个航次的箱单。7、核对报关资料：核对报关单上的数据是否和装箱单上的数据一致，把报关资料依次按报关单，装箱单，发票，合同，委托书，三联单，核销单的顺序订在一起，然后在报关的前一天晚上在上查询箱子是否进港，在 /delive/premft.html里查预配舱单，分票报关的按照分票提单号查。6、安排车队拉箱进港：与客人确定装箱时间，装箱地点，然后提前一天通知车队去工厂装箱进港。9、发舱单数据：报关当天，操作要发送舱单给一代，舱单数据上应该有以下信息：船名航次，提单号，箱封号，件数，毛重，体积（注意：数据一定要按照报关资料上的件数毛重体积来做，不可按照托单上数据来做）数据一定要提单，舱单，报关单三单一致，如不一致，将导致舱单做错，不能退税。8、报关：如果客人报关的某个品名需要做商检的话，就要问客户要通关单或者换证屏条，并问一代要三联单，一般是在拿箱单的时候一起拿回来的。报关员报完关，会在当天或者第二天传海关预录单给操作，由操作传给客人核对，客人要作留底使用，同时操作也要留底。以上就是作为深圳市中正货运代理有限公司宁波分公司的操作所进行的日常操作流程，也是作为一名货代企业的操作所要进行操作的具体流程。（二）单证员岗位工作及流程货代企业单证员是指负责公司每票单子的提单的人员，所以单证员也称为文件员或操作助理，因为公司的所有有关单证与文件相关的工作都是由单证员处理的。由此看来单证员也和操作员是一样重要的，只要文件这里出了点错误，那么整个的流程就会都断了，不仅会影响操作也会影响业务和商务，所以对于单证的要求就是要小心再小心，仔细再仔细。以下就以深圳市中正国际货运代理有限公司宁波分公司的单证为例，来仔细介绍作为货代公司的单证员要如何进行操作。6、归档：每票单子操作完以后都要进行归档，以便以后进行资料的翻查。3、核对费用：船开2天后向船公司要费用单，并将费用单给业务员，将应收部分的费用填好，接着就将单子上的应收与应付部分的费用录进系统同时将应收部分的费用单从系统中拉出来发给客户让客户进行核对，直到客户回传ok为止。2、核对提单格式件：在实际截单日将提单ok件发给船公司，并告知尽快出提单格式件。接到提单格式件后尽快与客户进行核对并回传给船公司进行修改或出提单正本。4、签单：一般船公司在开船3天后就可以签单，所以提单格式件核对ok后，就要先查一下这票单子的柜子的进港日、进的港口、开船日，在船开后的第三个工作日向船公司签提单签出提单后仔细和ok键核对一下，保留好提单复印件留底，并将提单扫描件发给客户。5、做账开票：提单拿到后，从系统里拉出账单并注明发票抬头给财务进行开发票和做账，同时让客户进行付款，钱到账后通知其来取提单。1、向客户要提单ok件：在每票单子的实际截单日的前一天就要向客户要提单的ok件，以防当天来不及问客人要而产生不必要的费用。作为货代公司的单证员，除了以上的工作，其他还有一些工作，如：客户要将提单进行电放、异地放单、改单，那么就要让客户将盖有发货人章的保函和已经签出来的提单寄过来，然后再由单证员安排人到船公司进行电放、异地放单或者改单。三、单证与操作存在的问题与解决方案（一）存在的问题1、经营管理体制存在漏洞，公司员工的分工不明确在平时的工作中，当客户的托单过来不知道是哪位操作的，公司操作的工作分配有些混乱，有时会发生重复接单或漏接单的情况。还有单证与操作之间的衔接不当，有时操作给单证单子的时间较晚，以致单证员截单的时间较赶。除此之外，单证与操作之间的工作还存在重复性，有时客户问过单证的问题再回去问操作，或者有些是单证的问题客户会找操作员去询问。就如费用，如果客户问了单证和操作后两者的回答不一致，那麻烦就大了。2、公司职员的工作积极性不高，工作效率低下有时客户的单子都已经开船好几天了，单证居然还没有跟客户核对这票单子的费用，客户都来催过好几次了，可是还是无动于衷，照样还是拖了好几天才给客户费用进行核对。所以公司都不时地会有客户上门来投诉。3、高水平，专业性人才不足有些客户是让我们做他们的指定货代的，所以想一些报关、保险、商检之类的服务要求，但是公司这方面的人才太少了，有时这样的客户多了，相应的操作就会忙不过来，同时还会耽误一些客户的单子，而相反地有些操作每天都很空，所以公司缺少这方面的专业化人才。如果专业化人才多了，公司的工作效率和质量也会相应得提高不少。4、目标客户定位宽泛，不能满足客户的个性化需求中正的目标客户定位非常宽泛，但业务形式非常单一。公司仍然主要是简单接受收发货人委托的寻求货物运输舱位的业务，形式单一，内容简单。但随着国际贸易的多样化和复杂化，国际贸易的收发货人越来越需要自己的代理人能为自己制定个性化方案，迅速、专业、高效的完成货运任务。但中正目前单一的业务形式明显不能满足这些要求。（二）解决方案1、设立专门部门，对公司内部进行管理，明确各岗位分工，增加沟通针对公司员工的分工不明确、工作存在重复性、公司职员之间衔接不当这一系列问题，特别是处理单证与操作之间存在的问题，中正的处理办法是：设立专门人员对公司内部各部门进行沟通。部门之间是相对独立的，但也是密不可分的，内部各个业务都有非常紧密的联系。公司可以设立专门的跨部门管理岗位，关注各部门业务动态、运营风险及市场机遇等信息，然后再跟部门之间协商，合理安排整体工作，把公司日常工作和整体规划以及经营发展战略进行有机结合，是公司经营风险降到最低，效率最优化，从而实现整体竞争力的全面提高。各职能岗位在加强交流的前提下明确职责分工。职员是企业的财富，不合理利用会使公司财富流失，所以合理高效利用职员也是企业科学运营的重要方面。鉴于人员分工不明确的现状，中正公司应该充分考虑现有员工的长短处，本着各尽其能的原则，重新分配职能岗位，让每个人都在适合自己的岗位上把自己的价值发挥到最大。另外，对个人应明确工作范围，防止部分工作因落实不到个人，形成工作死角，使整个业务链条中断，影响工作进度和形象。让客户托单过来的时候注明是给那位操作的托单，或者将公司的操作员按航线或船公司来分配工作，因为客户过来的托单上都会有注明船公司和目的港的，这样一来客户过来的托单，我们只要看船公司或目的港就可以来判断是哪条航线上的船了，那么就只要根据航线来接单就比较方便了，也不会出现重复接单或漏接单的情况了。要求单证员每天都要询问相应的操作今天有没有要截的单子，操作员也要每天定时的查看一下自己手上的单子，查看截单的时间，以免耽误单证员截单。所以平时单证与操作之间要有一定的沟通。公司要明确分配好单证与操作的工作，两者之间也要有充分的沟通与协调，当客户来问与自己无关的问题的时候，要先与自己合作的单证或者操作沟通，不属于自己职责范围内的问题不能自行进行回答，以免发生不必要的麻烦。2、制定奖励制，以提高工作积极性对于公司职员的工作积极性不高，工作效率低下这一问题，公司也将做出相应的改进，特别是针对单证和操作方面，因为日常的单子都是由单证和操作和来完成的，她们的工作积极性高了，公司的整个业绩也就上去了。所以公司根据每月的工作量进行给予一些奖励，公司可以根据每个职位每月设置一个工作票数基数，如给每位操作的工作基数是每月80票，超出了这个基数按没票10元进行计算。这样每位职员每月的工资就不知有普通的基本工资了，还可以加上提成，所以每个人为了工资就会自觉得提高工作效率。这样做不仅可以增加职员的工作积极性还可以提高公司的整个工作效率。3、引进新人才，并进行专业化培训，以提高公司专业化水平针对工司的人才不足这一问题，特别是操作方面的专业人才，公司将采取以下方法进行改进。公司要招聘相应的专业化人才，如在招聘职员时应注重学历和专业要求，多吸纳国际贸易相关专业的大学毕业生，为企业注入新鲜血液，提高人员素质，进而提高综合竞争力。对于老职员每年进行三到四次的培训，从而提高员工的专业水平，以适应变化多端的社会发展现状。4、进行市场分析，制定专业化服务方案，以满足客户个性化需求针对中正的目标客户定位宽泛，不能满足客户的专业化需求这方面的问题，公司也采取了以下的解决方案。实行以培育和满足客户需求为目标的个性化物流服务。国际货运代理是介于货主与承运人之间的服务中介，其产品是“运输服务”和“与运输密切相关的其他服务”，是一个与“客户满意”密切相关的行业。“满足客户需求”是现代市场营销的重要基点和服务的衡量标准之一。及时、正确地了解客户需求能为我们的经营提供明确的方向。中正公司要抓住客户对运输和物流的需求多样化的心理，经过科学、详尽的市场调查后，通过对有正对性收集的资料和数据进行定性和定量的分析和评价，确定目标，提出备选方案，从可盈利性、可操作性等方面进行选择。为客户提供除运输、