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文档简介

作 业 指 导 书文件编号QSS0402-01编号：01/00版本：A/0页数第 4 页 共 4 页文件名：外来文件管理规定1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法3工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。5、 外来文件管理规则5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式 ：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用 （如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、 外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在外来文件清单中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记文件接收，发放，回收记录并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。B由外来文件转化后的内部文件，技术部按照文件控制程序的要求进行发放。C外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.16.3的流程操作。回收与报废按照文件控制程序执行。 7、 相关文件： QSP01文件控制程序 QSR4.2-01 文件接收，发放，回收记录工作流程责任人员使用表单文件接收直接使用时评审转换 OK 发放 OK归档/更新技术部责任部门技术部技术文员技术部外来文件清单文件分发/回收登记表外来文件清单附件一：
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