Office一些使用技巧.ppt

,Office使用技巧,Office使用技巧,常见的错误,5,字体、大小乱七八糟。,4,表格的标题、内容分成两页。,3,手动去做“目录”，烦的要死，且不美观。,2,用回车去换页，结果是“删一行而动全文”。,1,用Space Bar去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。,Office使用技巧,20：80,Office使用技巧,先对Word作些调整,工具自定义选项,工具选项视图格式标记,Office使用技巧,从最简单的开始，快捷键,最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+X，Ctrl+Z 不常用的对齐：Ctrl+L，Ctrl+E，Ctrl+R，Ctrl+J 非常有用：Ctrl+D(字体）、Ctrl+(字号) 上、下标：Ctrl+Shift+=，Ctrl+=（如Ca2、O2） 视图大小：Ctrl+滚轮（Vista和Win7桌面也可以） 以及：Ctrl+Enter（分页），Shift+Enter（分行）,Office使用技巧,分页符,大段文字空白，又必须换页 想放在一页上的图、表和文字,在打印时是不会出现这些符号的,Office使用技巧,换行换段,缩进不同,“首行缩进”是对“段”的第一“行”起作用的，而全部“行”受“悬挂缩进”的影响。 Tips：可以由Tab来产生首行缩进两个字符的效果,1,Office使用技巧,复杂符号输入的难点,双行合一 合并文字,自动更正的妙用,上下标、分数 双行文字,公式编辑器 EQ域 无框表格,Office使用技巧,CaSO4自动变成CaSO4,利用”自动更正“,在文档中输入 正确的“CaSO4”,选中“CaSO4”之后 工具 自动更正选项,在前面那个“替换” 里输入你想输入的文字,Office使用技巧,自动更正的妙用,化学符Ca2+、Mg2+、Na+、Cl-等 一些常用的符号如、 最有意思的是，连表格都能自动输入,Office使用技巧,输入同时有上下标的符号,Office使用技巧,分数引发的文本行对齐的问题,1、“段落”-“中文版式”-“文本对齐方式”，设成基线对齐。 2、分数部分调速成合适字体大小。（Ctrl+ ) 3、分数所在行，行间距设成合适的固定值。,麻烦? 非也! 严谨!,Office使用技巧,让题注和图表不分离,第一步，加题注,第二步，选中后，段落里选中与下段同页,Office使用技巧,适用于图表的列对齐技巧,还是无框表格,Office使用技巧,适用于文字和公式列对齐技巧,制表位：指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置。 类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等,在排版时敲个“TAB”就对齐了,Office使用技巧,制表位，更详细的设置,不用制表位的行 一定要“全部清除”,左对齐,中对齐,右对齐,前导符,Office使用技巧,查找替换的技巧,转义字符，典型是回车：p,非常多的 特殊字符,Office使用技巧,更BT的例子，字体格式,Word的“查找代换”是一个非常有意思的工具， 借助精心构造的表达式， 能完成一些看起来“不可能”的任务。,Office使用技巧,关于”节”,节：简单讲，在论文中，封面是一个节，目录是一个节，正文是一个节，文献综述又是一个节。 节的编号形式，页码形式各有不同要求。 写毕业论文时，建议：封面和声明一个文档，目录、摘要、前言、正文一个文档，文献综述一个文档。,Office使用技巧,大纲级别和文档结构图,大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地位”，如一级标题、二级标题、三级标题、正文。,右键菜单 “大纲”选上,好处 指哪跳哪,Office使用技巧,样式和格式,每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等,Office使用技巧,三位一体的组合,在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率,Office使用技巧,以毕业论文为例,Office使用技巧,生成符合要求的样式,把文字格式设置好后，选中，点“新样式”。,Office使用技巧,磨刀不废砍柴工,准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。,Office使用技巧,生成目录,Office使用技巧,手动和自动目录的对比,Office使用技巧,开始分节,前面我提到过 封面和声明一个文档 目录、摘要、前言、正文一个文档 文献综述一个文档,两个节,Office使用技巧,开始制作页码,要把节和节之间的页码联系给“打断”,在“摘要节” 的第一页和“正文节”第一页的页码上双击，取消“链接到前一个”。,这样产生的页码 是1、2、3、4 连下去的 和要求不一样,Office使用技巧,每个节的页码或删除 或重新设置“数字格式”和“起始页码”。,Office使用技巧,更新页码,Office使用技巧,这就是”三位一体”,在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率,Office使用技巧,“自动编号”,参考文献的自动编号，用专门工具，如EndNote。,图、表的编号，用插入“题注”的方法,复制到第二图,Office使用技巧,又是“自动更正”，生成带标题的图,自动生成编号的好处,Office使用技巧,交叉引用,用交叉引用生成“见图X”，不会出错。,Office使用技巧,文字的“自动编号”,段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。,除了编号，其他和原来一样。,自动编号 有些时候 会有Bug 见仁见智 自我权衡,Office使用技巧,Word的模板,模板的后缀名是dot，我已经做好两个。,Office使用技巧,Excel技巧,锁定表头,这里提一下，对我来说ExcelWord+PPT。 但是Excel太专业，函数比较复杂。 挑一些常见的技巧。,Office使用技巧,相对引用和绝对引用,相对引用：公式考过去后， 两个作比较的列相对位置不变。 注意蓝框和绿框。,Office使用技巧,相对引用和绝对引用,绝对引用：公式考过去后， 固定和某个列作比较。 注意绿框里的“$”。,“$”是锁定绝对引用的关键,Office使用技巧,“自动筛选”功能,在选出一些特征值时，非常有用,Office使用技巧,“自动筛选”结合函数挑特定行的例子,Office使用技巧,“条件格式”,Office使用技巧,巧用“选择性粘贴”和“替换”,A是分组 B、C、D是不同的数据 数据分组处理方式一样，源值不同,Office使用技巧,把“B”复制到“C”,还是“原始!B”,Office使用技巧,作柱状图,1、没有误差线 2、极不美观,Office使用技巧,美观化,Office使用技巧,立体效果,Office使用技巧,PPT的心得,层次出现，突出重点，逐渐展开 文字要少，简洁有力 配色技巧 动画,Office使用技巧,这个PPT里的例子,严格控制位置和宽度 使每个图出现位置相同,Office使用技巧,PPT的例子2,在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率,Office使用技巧,PPT的例子3,利