企事业档案管理的规范化及档案利用效益研究.pdf

doi:10. 3963/j. issn. 1674 - 6066. 2014. 03. 045 企事业档案管理的规范化及档案利用效益研究 黄 莉 ( 武汉理工大学档案馆, 武汉430070) 摘 要: 企事业档案工作是单位事业发展的一个重要基础。在企事业单位快速发展、 大力提高生产效益和管理水 平的形势下, 使档案工作更好地为产学研等各项工作服务, 实现档案管理的规范化、 制度化、 科学化是摆在企事业档 案管理人员面前的一项重要任务。该文针对目前企事业单位档案工作存在的突出问题、 面临的挑战机遇, 重点论述 了企事业档案管理工作的规范化、 制度化和科学化建设途径, 以及大力提高档案利用效率的思路。 关键词: 档案管理; 规范化; 科学化 1 Study on the Standardization of Enterprise Archives Management and the Utilization Efficiency of Archives HUANG Li (Archive of Wuhan University of Technology,Wuhan 430070,China) Abstract: Archives work is an important basis for the development of modern enterprises.With the rapid develop - ment of enterprises and the increasing level of production efficiency and management level,how to make the archives work to service other work better and to realize the standardization,institutionalization and scientification is an impor - tant task in front of these people who do the archives work.Based on the outstanding problems and challenges of the enterprisesarchives work,this paper mainly discusses the way how to achieve the standardization,institutionalization and scientification of the archives work,it also provides the thinking of greatly improving the utilization efficiency of archives. Key words: archives work; standardization; scientification 收稿日期:2014 - 04 - 05. 作者简介: 黄 莉(1968 -) , 助理馆员. E - mail:pengdingyun126. com 企事业档案是单位各部门行使职权、 处理工作所形成的各种文件和生产、 科研等业务活动中积累的资 料, 通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、 组卷、 编码和排列等工作, 形成了可供查找利用的 档案。企事业档案的分类原则是以企事业单位全部档案为分类对象, 依据企事业职能分工, 结合企事业档案 内容和形式特点, 保持企事业档案之间的有机联系, 进行科学分类, 便于科学管理和开发利用。企事业档案 的形成范围广, 内容新旧混杂而丰富, 种类繁多, 因此企事业档案工作的规范化以及档案利用效益的提高在 新形势下显得日益重要。 此外, 随着社会现代化信息技术的飞速发展, 也对企事业档案管理工作的规范化和科学化提出了更高的 要求。在计算机、 互联网技术大发展的背景下, 传统的企事业档案管理方法必然存在着效率低下、 管理混乱 等各种问题, 已经不符合现代信息化档案管理工作的标准和要求, 而且也会极大地阻碍企事业单位生产效 益、 管理水平等方面的提高, 最终对企事业单位的快速健康发展有很大的影响作用。因此, 只有在正确认识 企事业档案管理工作过去种种的不足以及明确新时期企事业档案管理工作规范化重要性的基础之上, 才能 有效地针对目前企事业档案管理工作的各种问题提出有效性的解决办法。 1 新时期企事业档案管理工作的重要性 档案是对过去所发生事情的记录, 一个企事业单位的档案就是这个单位发展历史的缩影, 记录着这个企 961 建材世界 2014年 第35卷 第3期 事业单位的成长历程, 包括企事业单位的创立、 战略发展信息、 取得的工作成果等重要的信息资源。因此, 在 企事业单位的发展过程中, 做好企事业单位的档案管理工作, 一方面可以防止企事业单位战略发展信息等资 源的泄露, 保护企事业单位的发展成果; 另一方面可以为单位管理人员的决策工作提供历史依据, 保证企事 业单位管理工作的高效性和科学性。此外, 科学规范地管理好企事业单位的档案也是这个单位管理工作状 况的另一个体现, 良好的档案管理效率是一个企事业单位健康发展的基石, 也是发展成果的体现。因此, 在 新时期下, 做好企事业单位档案管理工作, 提高档案利用效率, 对其管理工作进一步规范化和标准化, 不仅有 助于推动整个企事业单位的健康、 快速发展, 而且也有利于企事业单位的发展更好的得到社会的认可及支 持, 对企事业单位更好地服务社会产生深远的影响。 2 目前企事业档案管理工作的现状及存在问题 改革开放以来, 尤其是我国进入市场经济时代后, 企事业档案管理和服务水平都有了快速的发展, 档案 管理能力也在不断提高。但随着经济社会飞速的向前发展, 目前企事业档案管理工作过程中还存在着一些 问题, 具体表现为: 1) 档案管理程序比较混乱, 制度上不够规范和标准。目前, 在很多企事业单位中, 领导人员并没有对单 位档案管理工作形成一定程度上的重视, 因此在制定单位的规章制度时并没有对档案管理制度加以规范化。 虽然很多企事业单位都有自己的一套档案管理制度, 但是在档案管理过程中, 制度并没有深入化, 造成了企 事业单位档案从收集、 录入到综合管理的过程中缺乏一套更加合理的制度进行有效的约束, 档案管理工作也 缺乏一定的标准进行参考。具体来说, 在档案收集过程中, 由于缺乏对档案收集相应的绩效考核制度, 因此 经常会出现档案缺失的情况, 很多有价值的档案并没有被合理的收集进单位的档案库中, 档案收集管理的规 范化和标准化程度还远远不够。其次, 在档案录入过程中, 随着企事业单位的快速发展壮大, 档案的数量也 在逐渐增加, 而档案管理人员由于自身素质的参差不齐以及缺乏规范化制度的约束, 因此往往会造成录入的 档案和单位实际的发展情况不符的现象。最后, 在档案综合管理的过程中, 一方面由于缺乏对档案管理部门 直接的行政领导, 因此会造成档案管理工作标准不统一, 档案管理力度不够等问题; 另一方面在企事业单位 遇到突发事件以及单位领导进行管理决策时, 由于档案管理的不规范, 因此会造成档案利用效率低下等问 题, 不能很好的为企事业单位的健康快速发展所服务。综合以上情况, 目前企事业档案管理缺乏一套规范化 的管理制度标准, 已经构成了阻碍企事业单位健康发展的一个重要因素。 2) 缺乏连续性与规划性。目前, 很多企事业单位的领导对单位档案管理工作不重视, 造成了单位档案管 理人员工作不积极, 缺乏对单位档案管理的合理规划。在档案管理过程中, 管理人员往往缺乏长远性的目 光, 造成档案管理工作出现短暂性和阶段性的问题, 无法形成一套连续的企事业单位档案。此外, 档案管理 的无计划性和无序性问题也时常发生。 3) 在档案管理技术方式上落后。传统的档案介质多以纸质档案为主, 纸质档案一方面不仅会增加档案 管理的成本, 占有较多的空间资源, 而且随着时间的推移, 纸质档案也会出现老化等问题。此外, 纸质档案也 不利于企事业档案利用效率的提高, 对档案检索人员来说无疑是一个较大的困难。在新时期下, 随着现代信 息技术和数字化技术的发展, 对企事业档案管理提出了一个更高的标准和要求, 传统的档案管理技术方式已 经很难满足于现代企事业单位快速发展的要求。然而, 目前来看, 仍然还有许多企事业单位由于缺乏购置软 件和硬件设施资金等问题, 依旧采用的是传统的档案管理技术方法, 档案管理人员也缺乏对现代信息化技术 的认识和学习, 造成了目前企事业单位档案管理技术方式落后的现状。 4) 档案管理人员在素质上参差不齐。在目前我国经济社会各方面与国际接轨的大趋势下, 档案管理人 员也应该进一步提升对自身的要求。一名合格的企事业档案管理人员不仅要熟知国家关于档案管理的各项 法律法规, 把握相关政策走向, 而且要有一定的历史知识水平和很强的文字表述能力, 在企事业单位的发展 过程中, 能够准确的收集和记录下企事业单位的发展历程, 并按一定的标准进行规范化的综合管理。此外, 随着信息化网络技术的快速发展及应用, 档案管理人员还要能够熟练掌握现代化的档案管理技术, 利用数字 化手段管理单位档案。目前来看, 能够达到这种标准的企事业档案管理人员并不多, 档案管理人员在能力素 质上参差不齐。 综上所述, 目前企事业档案管理工作存在着诸多的问题, 跟不上新时代发展的要求。因此, 该文针对以 071 建材世界 2014年 第35卷 第3期 上问题提出了如何推进企事业档案管理工作规范化、 标准化以及提高档案利用效益的对策与建议。 3 推进企事业档案管理规范化应采取的措施 1) 强化企事业单位领导对档案管理的意识。首先, 是企事业单位领导对档案管理工作思想观念的转变。 企事业领导是单位各项管理工作的高层决策者、 指挥官和组织者, 只有加强企事业单位领导对单位档案管理 工作的认识和重视程度才能使得单位档案管理工作有效、 有序、 规范的开展起来。因此, 要想提升单位档案 管理的规范化水平, 必须要加强单位领导对档案管理工作的指导力度, 把档案管理水平的提高也作为企事业 单位发展的目标之一。其次, 在正确认识到档案管理工作重要性的基础上要进一步着手解决档案管理人员 在工作中所遇到的各种实际问题, 包括人才需求、 资金需求等问题。加强对优秀档案管理人才的引进, 加大 对现代化档案管理技术设施的资金投入, 力争以最快的速度完善单位档案由传统管理方式向现代信息化、 规 范化管理方法的转变。最后, 要加强单位领导对档案管理法制化建设的认识水平, 明确国家有关的法律政 策, 在单位内部加大对 档案法 的宣传力度, 实现依法建档、 依法管档、 依法用档。此外, 在单位员工的绩效 考核时, 企事业单位领导要把档案管理的科学化和规范化程度纳入到对单位档案管理人员的绩效考核制度 之中, 从法制的角度加强他们对档案管理的重新认识, 明确档案管理的重要性。 总之, 要推进企事业档案管理的规范化建设, 首先就必须要强化单位领导的档案管理意识, 从思想上、 行 动上给与单位档案管理工作以全方面的支持。 2) 健全企事业档案管理工作制度。传统的企事业单位档案管理工作制度因为存在着种种的漏洞而使得 档案管理程序混乱, 不够标准化和规范化。在新时期下, 建立和健全企事业档案管理相关制度是实现企事业 档案管理科学化、 规范化的有力保证。一方面, 在档案收集的过程中要确立相关的制度标准, 明确什么可以 入档, 什么不用入档, 确保档案资料收集的准确性和有效性; 另一方面, 在档案录入的过程中, 要通过建立相 关的制度标准保证档案录入的规范性和完整性。此外, 在档案整理入馆的过程中, 也需要相关制度加以规 范, 明确依法按时入馆, 对符合入馆标准的数字化档案和纸质档案进行统一入馆。另外, 要加强档案管理的 服务水平, 明确档案管理人员的服务制度, 为提高档案的利用效率创造制度上的便利。 3) 引进现代化档案管理方式。在传统的企事业档案管理工作中, 档案的收集、 录入、 整理、 打印、 检索等 程序均是由手工去完成的, 这一方面由于人工操作的失误会影响档案文件资料的准确性, 另一方面在档案检 索利用环节中会降低档案利用的效率。因此, 在当今信息化和数字化时代的背景下, 如何利用电脑计算机技 术去收集、 录入和整理档案是一个合格的档案管理人员所必备的基本素质, 也是新时期档案管理工作的基本 要求。档案管理工作的信息化变革不仅可以准确的记录下企事业单位的发展历程, 确保文件资料的无误性, 而且可以提高单位管理人员在关键时候查阅利用档案的效率, 保证单位管理工作的有效运行。所以, 传统的 档案管理人员要边操作、 边学习, 努力使自己成为具备互联网信息化技术的优秀档案管理人才。 其次, 档案管理信息化的变革也是实现档案管理工作规范化的另一个重要方面。传统的档案管理人员 在整理企事业单位的档案时, 虽然有相应的制度标准可以参照, 但是由于人工理解的差异性, 所以往往会造 成不同的档案管理人员对同一个档案会形成不同的分类, 这就造成了档案分类的混乱性, 给需要检索利用档 案的单位人员造成了极大地不便。而信息化技术的引入, 在档案整理归档的过程中, 完全可以利用电脑代替 传统手工的操作, 这不仅可以提高档案管理工作的规范化程度, 而且也不会造成对档案分类标准的误读, 并 且也极大地提高了档案检索和利用的效率, 对企事业单位的发展和服务社会来说都具有十分重要的意义。 4) 加强企事业档案工作人员的管理。档案管理工作的规范化程度很大层面上受到档案管理人员能力素 质水平的影响和约束, 一个优秀的档案管理人员是企事业单位发展的宝贵财富。因此, 在新时期下要提高企 事业单位档案管理的规范化水平, 首先档案管理工作人员要有主动的学习意识, 积极地参加相关业务知识培 训和法律制度学习, 尤其是对现代化信息技术的学习和运用。在新时期下, 企事业档案管理人员要有一定的 危机意识, 明确只有一名优秀的档案管理人员才是单位发展所需求的人才, 要让自身的学习进步和单位的快 速发展步调相一致, 不断地以更高的标准来要求自己。 其次, 对一个企事业单位来说, 要形成多层次的人才结构体系, 不仅需要在档案领域有着专业知识的高 层次人才, 也需要懂得档案规范化管理的管理型人才, 还需要在档案收集、 录入、 整理到入馆的过程中能够熟 练操作的应用型人才。只有这种层次分明的档案管理人才结构, 才能确保在档案管理的各个环节中实现科 171 建材世界 2014年 第35卷 第3期 学化和规范化, “ 人尽其能” 是一个企事业单位对档案工作人员进行有效管理的一个重要体现。 最后, 要依据 档案法 和国家相关的法律法规制定企事业单位内部的统一档案管理制度标准, 加强档案 管理人员的法制学习, 要让档案管理人员形成“ 主人翁” 的档案管理意识, 自觉的加强对档案管理知识的学 习, 提高自身的档案管理能力素质水平。此外, 要加强对档案管理工作的领导, 把档案管理的规范化纳入到 对档案管理人员的绩效考核之中, 构建多层次的企事业单位档案管理组织体系, 不断地提高企事业单位档案 管理工作的水平。 综上所述, 新时期下要推进企事业单位档案管理的规范化建设, 领导、 制度、 人才三者缺一不可。只有企 事业单位领导对档案管理工作有了新的认识, 明确了新形势下档案管理工作的重要性, 才能把档案管理工作 纳入到单位日常的议事日程上来, 才能建立规范化的有效的档案管理制度和标准, 才能加强对档案管理信息 化建设的资金设施投入和加大对档案管理人才的引进。而新的档案管理技术和人才的引进又反过来确保了 档案管理制度的有效贯彻和执行, 加强了单位领导阶层对档案管理工作的重视程度。因此, 总的来说, 企事 业档案管理的规范化建设并不是仅仅体现在一个方面, 只有全面的进行改善才能构建一个良好的档案管理 体系, 更好地为企事业单位的发展所服务。 4 创新服务机制, 提高企事业档案的利用效益 档案的价值在于利用, 档案利用效率的高低也是档案管理工作好坏的一个重要体现。加强企事业档案 管理的科学化和规范化建设的最终落脚点也是在于提高单位档案的利用效率, 只有档案利用效率的提高才 能使得企事业档案更好的为单位发展所服务, 为单位领导进行生产、 科研等方面的决策所服务。目前来看, 企事业单位的档案利用效率还普遍停留在较低水平, 档案利用人员无法有效的在第一时间检索到自己所需 要的档案, 造成了时间的浪费。因此, 要提高企事业单位档案利用效率, 首先要明确档案管理人员的档案利 用意识, 使得一切档案管理工作为档案利用所服务, 科学、 规范的整理和管理档案。 其次, 还要创新档案工作的服务机制, 努力使企事业档案工作为领导决策服务、 为