新时期档案信息化管理探究.doc

新时期档案信息化管理探究 王静 范县档案局河南濮阳454500 摘要院随着网络技术和信息技术的不断发展，社会逐渐走向信息化，在这样的背景下，档案管理的信息化将成为必然趋势，也是提高档案管理工作质量与服务水平的主要途径。本文分析了当前形势下我国档案管理工作中普遍存在的问题，并阐述了新时期加强档案信息化管理的重要意义，最后提出了档案信息化管理的相关对策，希望能够为相关单位和部门提供帮助。 关键词院新时期；档案管理；信息化 0引言 档案是信息社会的重要组成部分，承载了大量的数据信息资源，而档案的信息化管理则是一项涉及多方面的复杂工程。随着新时期信息技术的发展和在各个领域的广泛应用，档案管理的信息化也逐渐被各相关单位提起重视，它不仅有效提高了档案的管理水平，同时也提高了档案的利用效率，并且，档案的信息化建设已经成为目前档案管理工作发展的主要趋势。但是，在目前的档案管理工作中还存在着一系列问题，值得我们去探讨和解决，从而更进一步的提高档案管理的水平。 1目前档案管理工作中的常见问题 1.1相关部门对档案信息化建设不够重视，资金投入不足由于档案管理工作涉及的事项很多，工作过程复杂繁琐，并不能带来直接的经济效益，因而不容易引起企业、单位等的重视，也不会制定统一的制度和流程，来为档案的信息化管理工作的顺利进行提供保证，导致档案管理的信息化难以全面实现。此外，部分档案管理部门对于档案管理信息化建设的重要性认识不足，未能给予足够的资金和人员投入，档案信息化建设难以顺利开展。 1.2档案管理工作人员专业水平不高 目前很多档案管理人员专业技术知识不够丰富，计算机应用水平普遍较低，综合素质不高，难以满足现代档案信息化管理的需要，也难以适应档案信息化管理的要求。档案信息化管理工作是一种不断更新、不断发展的知识性的管理工作，这就对档案管理工作人员的专业水平提出了更高的要求，才能适应新时代的发展需求。 1.3档案管理工作制度不够完善 档案信息化管理工作流程的规范化与标准化是档案信息化管理工作高效开展的重要前提，但是目前由于我国档案信息化建设还处于起步阶段，因而相关制度规范还不完善，还有许多空白和不足之处，对于电子档案的管理保存等也没有统一的要求和标准，还不能满足新时期档案信息化快速发展的需求。 2新时期加强档案信息化管理的重要性 首先，新时期加强档案信息化管理能有效改善档案管理工作，能够大量减少档案管理所需的人力、物力、财力等，还能节约大量人工档案的时间，从而大大提高档案管理的效率。在信息化管理过程中，档案信息占据的空间较小，传输方便快捷，不仅大大节省了空间，减少了管理成本，还能利用信息技术扩大档案的服务范围。其次，档案信息化管理体系将传统的纸质档案管理方式和电子档案管理进行有效融合，方便档案的检索使用，提高了档案的使用价值。 3新时期加强档案信息化管理的几点对策 3.1建立完善的信息化管理制度 档案管理工作是一项复杂的系统化工作，档案管理人员不仅要负责档案信息的收集，还要对信息进行加工处理，工作量相对较大。因此，可以通过建立完善档案信息化管理制度，对档案信息化管理的工作规范和工作流程制定统一的标准，从而保障档案信息化管理工作的顺利进行。此外，由于电子文件的载体稳定性差,易损坏，大量的电子档案被传输到网上之后，极易出现档案管理的安全问题，因此，还要建立档案信息化安全管理制度，防范电子档案信息丢失和泄漏等情况的发生。同时，还要不断落实档案管理人员的责任，增强他们的档案安全意识和责任意识，从而提高档案管理工作的有效性。 3.2加大投入力度，加强软硬件设施建设 档案信息化管理工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术支撑和完备的软硬件设施。因此，相关企业、单位应加大对档案信息化管理的投入力度，配备档案信息化管理所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息化管理相配套的设备仪器和软件系统，才能为档案管理部门提供很好的基础保障设施，才能实现全方位、多层次的档案管理，最终实现档案管理的信息化。 3.3提高档案信息化建设技术水平 信息安全技术对于维护电子档案文件的安全性、真实性和保密性至关重要。因此，档案信息化管理工作离不开现代化的计算机技术作为支撑。通常，档案信息化管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高了相关技术水平，才能排除档案信息在网络环境中的潜在威胁，尽量避免档案信息泄露、丢失等现象的发生，实现档案信息的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。 3.4提高档案管理工作人员的整体素质 新时期对于档案管理工作人员提出了更高的要求，不仅需要丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉现代计算机技术。因此，为了提高档案信息化建设水平，相关企业单位应加强对档案管理人员的培训，不断提高其综合素质和档案管理工作水平，从而促进新时期档案信息化建设工作的全面推进。 参考文献： 1郭颖.新时期档案信息化管理工作的探