浅议高校基建档案信息化管理.doc

浅议高校基建档案信息化管理 文/浙江科技学院档案馆徐秀娟 【摘要】本文分析了高校基建档案信息化的涵义，以及针对高校基建档案的特点和实行信息化管理的必要性、信息化建设过程存在的问题等进行阐述，最终能更好地加快高校基建档案的信息化建设步伐。 关键词基建档案；信息化 当前，在我国信息化快速发展的形势下，我国高校招生规模发展迅速，高校工程建设规模也在不断扩大，高校工程建筑档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。与此同时，形成了大量的业内资料高校建筑工程档案。 一、高校基建档案信息化含义 所谓高校基建档案的信息化，就是高校档案馆（室）的专业技术人员以纸质档案资料或机读形式的档案资料为主要对象，用计算机对档案资料文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件的形式提供相关部门进行利用的过程。 二、在新形势下高校基建档案存在的特点 （一）高校建筑项目的档案的连续性。高校基建部门的基建档案，它所涉及的材料从提出项目建议书，到全面完成建设项目的验收，这一成套的基建材料政府部门的审批、设计部门的设计和论证、施工单位的建设、监理单位的监督、材料设备等供应单位的供给、质检部门的质量监察评估等，从而使基建档案材料的有着连续不可分割性。 （二）建设项目档案过程的完整性。基建档案在项目建设过程中，包括拟建项目的建议、可行性方案的研究、编制初步工程设计、编制设计形成的文件、地质地貌的勘察、工程设计招标、企业签订合同以及施工、竣工、验收的整个过程中所形成的文件和材料，这一过程是工程建设全程真实的、客观记录。这些档案反映工程各个环节的内在联系和本质规律。 （三）基建项目的档案数量众多。建设单位在建设过程中，参与的单位多，涉及的专业广泛，则形成了基建归档的材料数量比单位里其它的专业技术活动形成的档案归档的材料多。比如我们学校的新校区建设，体育场馆建设等工程项目已形成的基建档案数量就达100余卷。 （四）基建项目涉及内容的繁杂性。基建档案在建设过程中，则需要涉及到天气情况、地质地貌、环境保护、建筑结构、给排水工程、变电站、采暖系统、通信系统、自动化控制系统、消防等专业内容，这些专业内容的有机融合，则导致了基建档案材料内容的繁杂性。 三、高校基建档案实现信息化管理的重要性 （一）采用传统的人工管理方式来管理繁杂的基建档案，不利于基建档案的高效利用。高校基建档案的高效利用是档案管理者的最终目标，档案管理技术人员通过手工的收集、筛选、管理、利用。对管理人员来说，工作量增大且效率低，费时费力。如果实行信息化管理档案后，那么档案管理更多的是体现出信息化和高效性。档案的利用价值也反映出来了。有些高校在保存整幢楼图纸档案时，考虑到该档案图纸的完整性并防止使用过程中出现问题，把同幢楼的建筑图纸订在一起，所以虽然保证了其完整性，但为每次的使用带来很大的困难，复印起来也很困难。并且这种方法受到地域的限制，不利于远距离的访问。 （二）加快高校基建档案的信息化建设是最终目标。由于当前高校办公的自动化、无纸化和电子化管理的逐步应用，高校档案管理的方法显著改变，例如学校文件的起草、签发、催办、归档等整个流程都会在计算机和通信设备上实行，因此档案管理工作者将面临更多机读形式的文件。 四、高校基建档案管理实现信息化存在的问题 （一）档案管理人员的档案专业知识不强，要求部门归档材料质量不高。导致高校基建重要档案缺失现象很严重,高校基建主管部门以及分管领导对基建档案归档工作认识不够，由于思想重视不够，宣传力度不到位，导致部分基建档案的管理人员存在着“重建设、轻档案”的错误思想。 （二）基建档案缺少部门相关制度的保障,管理过程不规范。基于整个基建工程涉及到多个部门，各个部门在档案管理工作中，则缺乏统一的约束机制和调控手段，最终导致归档工作难以落实下去，不同部门的管理人员敷衍了事，消极对待。因此归档时间严重滞后、拖拉直至遥遥无期。更重要的是，档案管理部门在人员、经费保障上也不能满足，这都是相关部门缺乏制度保障和管理不规范造成的。 （三）管理部门缺乏档案专业人员。在我国当前信息化形势下，由于招生规模扩大，许多高校在进行新校区扩建的建设，原来基建部门和档案管理部门的人员都比较少，而专职的档案管理技术人员更是严重缺乏，既懂基建业务又擅长档案管理知识的人员更少。因此，作为一名现代的档案管理技术人员，既要熟悉基建的整个工作流程，跟踪好档案，又能熟练掌握好档案管理信息化知识,能熟悉档案数据库技术和系统操作。如果在建的“新校区”建设规模巨大，如果没有相应地实行信息化技术管理,那么很容易导致基建资料的丢失，建设单位和施工单位没有相关人员管理则很容易出现这种情况。 （四）基建档案的信息化程度不够。随着世界信息化技术的迅猛发展，档案管理专业软件也在不断地开发、升级和利用，对繁杂的基建档案进行有效的信息化管理已成为时代发展的趋势。从当前情况上看，高校档案各管理部门的发展水平还存在着差异，一