电子档案管理工作中存在的问题及应对思考.doc

电子档案管理工作中存在的问题及应对思考 朱志能 （深圳市春晖信档案技术服务有限公司，广东深圳518000） 摘要在二十一世纪的今天，随着各种高科技技术的不断进步，我国档案管理工作已经得到了一次全方位的改革，即：从传统的纸质式档案管理转变成为了符合现代化以及信息化要求的电子式档案管理。可尽管如此，就我国目前的情况来看，电子档案管理工作中依旧存在着许许多多的问题。假若，我们不能及时的对这些问题作出进一步的分析，那么终将会给我国的电子档案管理工作带来较大的困难。因此，本文将针对我国当前的电子档案管理工作，对其存在着的几个问题进行简单的分析与探究，并对此提出几个相关的应对策略。 关键词应对策略；电子档案；主要问题；改革；管理工作 电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。 1简析我国电子档案管理工作中存在的基本问题 1.1安全性问题 现今，已然是一个集信息化、数字化以及网络化为一体的新兴时代，也就是说：互联网的进步，让我国朝着全球化的方向迈进了一大步。虽然，在互联网的推动之下，我国各行各业都能够得到更进一步的发展，且行业与行业之间的交流也变得是越来越频繁。但是，由于在电子档案管理工作当中，互联网是每项管理工作的执行载体，不论是政府的公文，还是各个管理部门将要下达的文件，都会借助互联网来进行传输以及发布，所以，在此情况之下，电子档案中的各类信息就极有可能会在整个传输的过程当中，被非法份子进行盗取、修改、泄露以及伪造，进而让电子档案缺失了准确性、规范性以及权威性。甚至有部分电子档案，它们也会在接收、存储以及归档的过程中，被网络病毒所入侵，特别是在计算机技术越来越发达的今天，黑客技术更是强大，此时，因互联网具有较高的开放性，所以，电子档案在互联网上的所有流转过程，均容易遭到黑客的攻击。因此，在现阶段中，电子档案的安全性问题，依旧是困扰着我国的一大难题。 1.2档案的接收模式不具有统一性 现阶段中，我国有关部门在对电子档案进行接收之时，其接收的格式都是各不相同的，使得电子档案不易被管理员进行统一管理。其次，因每个部门形成与处理档案，以及对档案管理软件的选取方式都具有较大的差异性，所以，即使是在同一个地区，也存在着电子档案格式上的差异性问题。如此，就在很大程度上提高了电子档案管理的困难程度。 1.3管理工作的不完善 通常，电子档案所包含的内容及其形式，这两者之间是存在着相对独立性的，再加上其内容具有较高的多变性，所以，管理员在执行档案检测工作之时，是比较难断定出档案是否具有真实性以及完善性的。如此一来，也就会大大降低电子档案内容的正确率，且其也较易被人为的进行复制。另外，电子档案一般都是处于流动状态之中的，其保存的方式比较多，易引发信息的不完善等问题，进而让电子档案缺失了完整性。 2探析如何有效解决电子档案管理工作中问题的对策 2.1构建完善的基于电子档案安全性之下的法律法规 把国家有关部门颁发的法律文件作为基础，制定出一个具有权威性以及科学性的电子档案管理标准，让每一个档案管理部门，都能够严格的依照该标准去执行每项管理工作，以促使我国电子档案管理工作能够实现标准化。其次，由于电子档案在每一个环节当中，都较易出现各种安全问题，比如：盗取、丢失、修改等。因此，为了保障电子档案的安全性，我们还可借助法律手段，构建起完善的管理体系以及相应的法律文件，以达到规范人们行为以及提高电子档案安全性的目的。另外，针对不同的地区，不同的管理部门，还需形成一套标准化的电子档案管理体系，以让每一个管理流程都有章可循，同时也可大大提高管理工作的规范性、科学性以及准确性。具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。 2.2规范电子档案的接收格式 及时采取可行性较高的措施，构建健全的电子档案接收格式，并规定每一个电子档案管理部门必须要使用同一款管理软件，以尽可能的提升电子档案管理工作的标准化与规范化。针对那些基层的、规模较小的档案管理部门，还需对他们的管理工作进行周期性的视察，并将统一化的管理软件以及档案接收格式积极地推广到他们日常的工作当中，以确保我国的档案管理工作能够具备较高的统一性。这样一来，也可大大降低我国电子档案管理工作的困难程度。将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。 2.3确保管理工作的完整性 借助各种高科技手段，提升档案管理工作的完整性，主要表现在下述几个方面上。 （1）把“元数据”亦或者是“背景信息”等现代化技术，作为整个档案管理工作的执行依据，以在最大限度之内，提高档案信息的真实性； （2）在对用户的基本信息进行保存的时候，可以广泛的选取“身份验证”的方法，对该用户进行及时、准确的认证，以保障档案管理的原始性； （3）大力推广使用新型的“防火墙技术”，并将其合理的应用在互联网上，以避免非法份子以及病毒的入侵，确保档案管理的安全性与可靠性； （4）为进一步提高档案信息的准确性，可利用“加密技术”或者是“备份技术”等手段，来对档案进行科学的加密以及备份，以尽可能的提高电子档案的真实性以及安全性，从而在一定程度上提高电子档案的可信度。如此一来，也就可以让人们对这些电子档案进行更有效的使用。 3结论 综上所述，在现代化社会中，面对我国电子档案管理工作当中存在着的几个主要问题，我们应当及时采取可行性较高的解决措施，对它们进行高效地处理，以尽可能的规范我国电子档案的管理流程，提高电子档案的有效性以及真实性。与此同时，也可以达到在一定程度上提升我国电子档案利用价值的这一目的，加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库。 参考文献： 1修敏.浅谈电子档案管理理论方