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采购管理制度(精选多篇) 食堂采购管理制度：餐饮管理发布时间：xx年08月13日点击数：11373【字体：小大】【收藏】为加强对食堂食品原料辅料采购的管理，合理控制费用支出，降低采购成本，以及防止因采购劣质食品而导致的食品安全事故，特制定本制度。一、食堂采购员由食堂管理员兼任，负责食品采购，职责如下：1、必须讲原则，责任心强，正直诚实，不谋私利。2、负责食堂所需食品原料辅料的采购，保障食品的、安全、质优、价廉。同时负责食堂所需的除食品原料辅料以外的其他物资的采购，此类采购，必须遵循公司采购部的相关规定，同时提请采购部审批。3、根据经营情况，及时提出采购申请并负责采购。分析食品原料辅料的品种、数量、质量、价格，提出改进意见和建议。4、负责供应商的筛选，确定合格供应商，并经常对供应商进行考核。5、协同验收员，对供应商所配送的食品进行验收，必须严格把关。6、调研市场价格，定期或不定期进行调查了解市场价格浮动行情。7、保管进货单据，根据进货统计和约定时间，对单据进行审核后，申请付款。8、监督食品原料辅料的出入库及库存情况，提出改进意见和建议。二、采购原则：1、应遵循“货比三家”的原则，同等质量比价格，同等价格比质量，同等价格质量比服务，追()求质优价廉。2、实行“定点采购”，坚决杜绝从流动摊贩手中采购的行为，以确保食品的质量、卫生、安全。根据“货比三家”的原则，再结合供应商的规模、诚信等因素，综合评价后最终确定一家为定点采购的合格供应商。另外再选择来两家作为备份供应商，以备急需。三、供应商管理规定合格供应商必须具备的条件：1、具备合法从事经营活动的相关证照：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、负责人身份证，其复印件必须提交本公司备案。2、特别是大米、面粉、菜油、调料、肉类五大宗食品的供应商，还必须同时具备国家规定的必须具备的相关资质、证书：卫生许可证、产品质量监督检验报告、动物检疫合格证等等。3、对于不完全具备相关证照的某些食品原料辅料供应商，如蔬菜类供应商，仍应坚持从具有合法经营资格的农贸市场的摊贩手中采购，以保证所采购的食品原料辅料可以溯源。严禁采购路边货或其他无法溯源的食品原料辅料。4、长期合作的供应商，应与本公司签订长期合作的意向性合同，其中应约定食品原料辅料的质量、卫生、定价办法、配送方式、退换货、货款支付方式、食品安全责任等。5、供应商必须提供正规发票、送货单、收据等送货凭证。四、 食堂验收员由总经办委派，负责对采购回来的食品原料辅料进行验收，职责如下：1、坚持原则，秉公办事，坚决维护公司利益。2、根据食堂采购计划表和供应商送货单，对食品原料辅料先验收后入库，拒收假冒伪劣、腐败变质、过期、无生产厂址的食品，保证数量、份量、重量、质量相符，验收后在单据上签字。3、不定期抽查入库食品的数量和质量。严格制度，明确职责，是做好餐饮采供工作的可靠保证。采供工作既要有严格的规章制度，又要有明确的职责范围，做到有章可循，有章必依，违章必究。应做到：一要有较强的市场意识，经常总结研究采购方法和策略。深入市场了解所需各类食品的特性、质量、品种、价格行情。货比三家，选择质好价廉的食品，调控采购价格，降价经营成本。二要深入餐厅，与厨师长密切联系，了解和掌握原材料需求情况和实际用量、种类，保证适时、适量、适质、适价地完成采供任务。三要严格执行食品卫生法规和安全制度，不采购劣质、变质、过期、污染食品等。四要严格遵守财务制度，严格管理好钱和物，及时完善采供报账手续。五宜采取双轨采供制度。为了预防钱、物不分出现问题，采供工作应采取相互制约和相互监督的双轨采供制。即专设付款员，随同采购员一起深入市场，负责采购付款。采购员专门选购、讲价，购物与付款分开。双轨制的实行，加大了采供工作的制约和监督力度，有效地堵塞了采供工作中的漏洞。采购如何杜绝漏洞已有123次阅读xx-8-2213:59|一、采购流程细分、采购责任细分我们知道采购活动通常分为几个步骤：采购计划、市场调查、货比三家（三字古义为多）、讨价还价（议价）、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。不少小企业，这一系列流程活动几乎是一人承担，责任自然也在一个人身上。采购员在整个采购活动中拥有绝对的权力。采购员与供应商之间有地下交易，是十分方便的事情。如果我们把以上流程活动分派给不同的岗位员工担任，控制就变得非常简单了。生产单位下达采购计划，市场调查、货比三家由一个岗位承担；讨价还价由一个岗位承担；选择供应商与合同草签由一个岗位承担；合同审批由二至三个管理岗位承担；下单订货由一个岗位承担；货物验收、品质检验、生产反馈本来就是不同岗位在承担，不过是他们的责任更明确；货款结算这一环节千万不能让采购员承担，由供应商按流程直接到结算中心结算。整个采购活动仍然连贯在一起，只不过责任细分到了不同 同的岗位。供应商再想行贿其中的某一个员工没有意义，行贿全体采购流程上的所有岗位员工相当复杂、相当困难！任何一个稍具商业头脑的人都不会再去琢磨歪门邪道的事儿了，降低成本、保质保量，按合同供货就成了他唯一的选择。二、严格挑选采购人员公司将采购权限下放给各生产单位，但采购人员的任用权控制在公司手上。用人单位可以提报人选，但最终是否选用，还得公司总裁说了算（审批），防止采、用人员串通一气。在企业内部又增加了一道防火墙。三、严格控制采购过程当我们将采购活动按流程细分之后，控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强，不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在时时监督采购活动成果之外，公司还要另设监察审计部门进行重点监控。所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。采购人员的任何不法举动都可能被及时发现。四、所有采购都可追踪由于整个采购流程上的每一个活动都有档案记录，任何一项采购结果没有达成目的，都可以迅速查明问题出在哪一个环节，责任人基本上难逃“法眼”。五、采购品质决定绩效以往采购员一人大包大揽的采购方式，由于采购员是亲信，即使采购物品出了问题，往往都是不了了之。可谓买多买少一个样，买好买坏一个样。说白了就是工资照拿，回扣照吃。现在不一样了。采购数量是采购人员计算基本工资的主要指标，但采购品质才是决定采购人员工作绩效的kpi（关键绩效指标）。并且我们还要加大绩效奖金的比重。比如说，绩效奖金至少占到采购人员工资总额的百分之五十或更多。让采购质量成为采购人员工资收入的决定因素。我的这一设想，得到了咨询服务企业的广泛赞同。结果是好是坏，我们拭目以待。食堂环境卫生及管理制度作者：管理员发布于：xx-04-1902:26:17摘要：品正餐饮食堂管理文字：【大】【中】【小】1、日常卫生制度（1）厨房卫生工作实行分工包干负责制，责任到人，及时清理，保持应有清洁度，定期检查，公布结果。（2）厨房各区域按岗位分工，落实包干到人，个人负责自己所用设备工具及环境的清洁工作，使之达到规定的卫生标准。（3）各岗位员工上班，首先必须对负责卫生范围进行检查清洁和；生产过程中保持卫生整洁，设备工具谁用谁清洁；下班前必须对负责区域卫生及设施清理干净，经上级检查合格后方可离岗。（4）主管随时检查各岗位包干区域的卫生状况，对 未达标者限期改正，对屡教不改者，进行相应处罚。2、厨房计划卫生制度（1）厨房对一些不易污染及不便清洁的区域或大型设备，实行定期清洁、定期检查的计划卫生制度。（2）厨房炉灶用的铁锅及手勺、锅铲、笊篱等用具，每日上下班都要清洗，厨房炉头喷火嘴每半月拆洗一次；吸排油烟罩除每天开完晚餐清洗里面外，每周彻底将里外擦洗一次，并将过滤网刷洗一次。（3）厨房冰库每周彻底清洁冲洗一次；干货库每周盘点时清洁一次。（4）厨房屋顶天花板每月初清扫一次。（5）计划卫生清洁范围，由所在区域工作人员及卫生包干区责任人负责；无责任负责人及公共区域，有主管统筹安排清洁工作。（6）每期计划卫生结束之后，须经主管检查，其结果将与平时卫生实绩一起作为员工奖惩依据之一。3、厨房卫生检查制度（1）厨房员工必须保持个人卫生，衣着整洁；上班首先必须自我检查，主管对所属员工进行复查，凡不符合卫生要求者，应及时予以纠正。（2）工作岗位、食品、用具、包干区及其它日常卫生，每天上级对下级进行逐级检查，发现问题及时纠正。（3）厨房死角及计划卫生，按计划日程主管组织进行检查，卫生未达标的项目，限期整改，并进行复查。（4）每次检查都应有记录，结果予以公布，成绩与员工奖惩挂钩。（5）厨房员工应积极配合，定期进行健康检查，被检查认为不适合从事厨房工作者，应自觉服从组织决定，支持厨房工作。4、厨房卫生标准（1）厨房区域地面无积水、无油腻、无杂物，保持干燥。（2）厨房屋顶天花板、墙壁无掉灰，无污斑。（3）炉灶、冰箱、橱柜、货架、工作台，以及其它器械设备保持清洁明亮。（4）切配、烹调用具，随时保持干燥；砧板、木面工作台显现本色。（5）厨房无苍蝇、蚂蚁、蟑螂、老鼠。（6）每天至少煮一次抹布，洗净并晾干；炉灶调料罐至少换洗一次。（7）员工衣着必须挺刮、整齐、无黑斑、无大块油迹，工作服经常更换。宾馆旅店、宾馆旅店、招待所卫生管理制度一、宾馆、旅店要保持周围环境整洁、美观，地面无果皮、痰迹和垃圾。二、必须设有消毒间或消毒设施，并要有健全的卫生制度。三、被套、枕套（巾）、床单等卧具要一客一换。四、公用茶具应每日清洗消毒。茶具表面必须光洁、无油渍、无水渍、无异味。五、客房内卫生间的洗漱池、浴盆应每日清洗消毒。无卫生间的客房，每个床位应配备有不同标记的脸盆和脚盆各一个。脸盆、脚盆和拖鞋要做到一客一换，用后必须清洗和消毒。六、宾 馆、旅店业的公共卫生间要做到每日清扫、消毒、并保持无积水、无蚊蝇、无异味。七、各类宾馆、旅店业要有防蝇、蚊、蟑螂和防鼠害的设施，并经常检查设施使用情况，发现问题及时改进。八、工作人员（包括临时工）进行健康体检和卫生知识培训，取得健康证后方可上岗。九、店内自备水源和二次供水水质应符合生活饮用水卫生标准，二次供水蓄水池要符合输水管材卫生要求，做到定期清洗消毒。管理办法(一)保安人员要严格遵守执行保安工作条例、保安服务协议书等规章制度，恪尽职守、文明执勤、礼貌待客。(二)保安人员要做到二十四小时轮留值勤，每两小时巡视巡逻全公司一次。发现违纪、偷窃等行为，要及时制止和向上级汇报并作好记录。发生治安事件和灾害事故，应采取积极有效的应变措施，并及时向公安机关报案。发现员工违纪违规行为，要及时向主管部门汇报，协助处理。(三)保安人员必须出门站岗值勤。(四)警卫室要保持干净和安静，物品放置应定位规范，不能在警卫室内吸烟。无关人员不得在警卫室逗留、闲聊、嬉笑、打闹、借故刁难、纠缠执勤人员。违者，视情节轻重，严肃处理。值勤人员态度粗暴，不文明不礼貌，故意刁难员工或外来人员，一经发现，将按照双方协议书有关规定严肃处理。(五)严格执行员工出入制度。当班员工原则上不得离开公司(含工程建设工地)，确需外出，应如实填写员工出入证或凭出车单出入。部门经理以下员工外出，须由所在部门经理审批;部门经理以上员工外出，须经总经理室审批;不符合上述手续者，保安不准放行。强行外出者，应立即上报人事行政部。外来人员因公务需进公司，经被访人同意，凭有效证件，准确填写会客单后，佩戴来宾证方可进公司;会客结束后，凭被访人签字的会客单，归还来宾证后，方能离开公司。外来人员一时没有联系上被访人，可在警卫室内的会客室或指定地方等候。严禁闲杂或与公司工作无关人员进入公司。 酒店采购管理制度 1、制定采购计划 （1）餐饮企业厨房部门及经营部门每天经营结束根据每天物资的消耗率，对原材料进行预算并提交申请。预算必须是符合经营需要，合理存在的，必须适应经营需要。采购计划申请必须由领导部门进行审批方可实施。若供应商供货则直接由各部门人负责人 （2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部经理审核； 2、审批采购计划：，如果本次采购价格波动较大，物品属于第一次购买的情况，必须提出申购原因，对价格进行估计，待有关部门核实审批后才可进行采购。 （1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核； （2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算； （3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批； （4）经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 3、物资采购： （1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。 （2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 （3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。 （4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。 4、物资验收入库： （1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收； （2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 5、报销及付款 （1）付款： 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票采购人员不得使用支票。 按酒店财务制度，付款1000元以上者要使用支票或委托银行付款结款，1000元以下者可支付现款。 （2）报销： 采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单（入库单），经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。 采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 采购部业务操作制度 1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表； 2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案； 3、在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购； 4、按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购； 5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报； 6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。 7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同； 8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。 1.目的：为了有效规范公司各种生产经营设备的采购行为，切实提高工作效率，降低公司采购成本，特制定本制度。 2.范围：本细则适用于公司任何用于生产经营所需设备。 3.定义：无 4.参考文件： 4.1.采购控制程序qb/jttx-cx05-xx 4.2.供应商控制程序qb/jttx-cx06-xx 4.3.集团公司设备采购实施细则 5.权责： 生产安环部的职责：负责编制审核技改项目和日常生产经营的设备购置计划；负责编制审核技改和日常生产经营设备的采购预算及时间安排；负责编制审核公司所有拟采购设备的技术要求、节能性及设备装备水平等是否符合技术发展要求；参与公司设备采购的评审；参与公司供应厂（商）的评价。 财务部的职责：负责审核投资项目的设备购置计划；负责审核投资项目设备的采购预算及时间安排；参与公司设备采购的评审；参与公司供应厂（商）的评价。法务的职责：负责公司设备采购文书的规范和法律风险防范工作；负责设备采购合同的合法性、合规性审核；参与公司设备采购的评审工作；参与公司供应厂（商）的评价。 审计监察部室的职责：负责所有设备采购实施的监督检查；负责对设备采购的合规性进行审查；负责公司设备采购过程的监督检查；负责组织对设备采购合同履行情况进行检查；参与公司设备采购的评审；参与公司供应厂（商）的评价。供应的职责：负责具体实施公司所有设备的采购，依据公司批准的设备购置计划，按程序进行设备采购；负责组织对供应厂（商）的评价工作及公司供应厂（商）的日常管理工作；参与公司设备采购的评审。 设备需求部门：参与设备审核拟采购设备的技术要求、及设备装备水平等是否符合技术发展要求；参与公司设备采购的评审。 6.作业内容： 第1页共5页 6.1.申报计划 6.1.1.需求部门在申报设备需求计划前，必须做好设备方案论证、设备选型， 确定采购设备的名称、型号规格、技术要求、供货范围、交货时间。对技术复杂、采购预算较大或生产工艺流程上的重要设备，应当组织设计（或设备选型）审查和必要的设备实地考察，设备考察对象包括设备制造厂（商）、同类设备使用单位，并将考察报告随已核批的需求计划一同提供给供应部。 6.1.2.设备采购计划报送供应部之前，须向公司相关部门报送设备购置计划， 并获批准。未获得批准的设备采购计划将视为无效计划。 6.1.3.属于企业技改项目和日常生产经营的设备购置计划由生产安环部负责审 批；属于投资项目的设备购置计划由财务部负责审批。 6.1.4.需求部门申报的设备需求计划必须有部门负责人或部门分管负责人、和 经办人的签名，缺一不可；部门负责人对报送的设备需求计划（尤其是技术要求）负责。 6.1.5.供应部按照集团公司设备采购计划的要求统一报送集团供销公司（国内 设备）或者进出口公司（进口设备）。 6.1.6.设备需求计划报送供应部的时间为：年度需求计划于上年11月25日前 （附件1）；季度需求计划于本季度20天前（附件2）；月度需求计划于上月15日前（附件3）。计划上报的同时要报送电子版。 6.2.设备采购程序 6.2.1.由集团供销公司代购的设备，按照江西稀有金属钨业控股集团有限公 司设备采购实施细则有关规定办理，集团批复由公司自行采购的设备批文后，供应部按公司规定组织实施采购。 6.2.2.招标采购、竞争性谈判采购和单一采购参照集团公司设备采购实 施细则相关规定。 6.2.3.询（比）价采购 询（比）价采购是供应部组织公司相关部门、内部专家进行评审，供应部依据公司核准的询（比）价结果，实施该设备的采购。 第2页共5页 6.2.3.1.拟参与询（比）价采购的供应厂（商）名单、资质文件以及必要的考 察报告，供应厂（商）的综合实力及品牌知名度须处于同一档次，且数量不得少于三家。 6.2.3.2.供应部对拟参与询（比）价采购的供应厂（商）资质进行初审，初审 后参与询（比）价采购的的供应厂（商）不足三家时，应按要求及时补充推荐新的供应厂（商），直至数量满足三家及以上。 6.2.3.3.供应部按照需求部门提供的已经审定的技术要求编制询（比）价文件， 并发给初审合格的供应厂（商）。 6.2.3.4.供应厂（商）须在规定的时间内，按照询（比）价文件的具体要求进 行报价，超过报价期限未进行报价的供应厂（商）将被视为放弃此次报价机会。 6.2.3.5.供应部将供应厂（商）的报价进行汇总、评价，并报相关审核部门核 准。 6.3.设备合同签订与履行 6.3.1.设备合同签订原则。在履行完以上设备采购程序并确定了设备供应厂 （商）后，由供应部与供应厂（商）拟订采购协议和技术协议，并由供应部出具物资采购合同审核会签单（附件4）送呈相关部门进行会审。 6.3.2.所有设备技术协议及设备采购合同均须采用集团公司规定标准格式（附 件5、附件6）。 6.3.3.供应部与供应厂（商）签订合同时，设备货款支付方式原则上按赣钨 生字xx177号文相关条款执行（2：3：4：1比例），如有其他情形，报公司总经理审批后执行。 6.3.4.供应部在签订设备采购合同之前，须将招标文件或比价材料报送集团供 销公司，由集团供销公司送呈集团各处室会审。只有获得集团公司会审且通过后，供应部才能与供应厂（商）签订设备采购合同。 6.3.5.供应部须将招标或比价采购资料的复印件、签订好的合同在五个工作日 内报集团供销公司备案。 6.3.6.在设备验收、试运行及运营期间出现的各类技术及质量纠纷，由供应部 第3页共5页 协助生产安环部设备管理员与供应厂（商）进行协商解决。 6.3.7.设备入库验收。设备到货后，原则上，设备管理员应在一周内组织开箱 验收，按照装箱单核对设备主机、零部件及随机附件、备件、工具、文件资料，与签订的合同及技术协议进行核对，如实逐项填写设备入库验收单（附件7），经办人员签字和部门领导确认，查无问题后才能办理入库手续，并将验收单送交供应部。 6.3.8.设备入库后，设备保管部门（原则上为需求部门）要根据仓库管理制度， 妥善保管好设备，所有设备的技术资料均应交生产安环部保管，并由其专呈公司办建立相应设备档案。 6.3.9.设备安装调试。在设备安装调试阶段，应严格遵守国家、行业的有关设 计、安装、调试及验收等规范以及合同所约定的验收标准，并最后形成书面的设备验收报告，如实逐项填写设备安装调试报告单（附件8），设备所有的竣工图纸、调试报告、试运行资料等均应交生产安环部转交公司办保管。并及时将填写好的设备安装调试报告单交公司供应部。 6.3.10.压力容器、锅炉、起重等特种设备均必须由具备安装资质的单位负责 安装调试，投入使用前必须获得国家规定的监督管理机构或部门颁发的允许企业使用的相关证书。 6.3.11.设备质保期。生产安环部及时跟踪在质保期内的设备运行情况，随时 与设备供应厂（商）保持沟通，发现问题及时与设备供应厂（商）联系，严格按照签订的技术协议相关条款处理，并将处理情况书面报送公司供应部。质保期结束后，应如实逐项填写设备质保期报告单（附件9），并呈交公司供应部。 6.3.12.供应部将根据生产安环部提供的设备入库验收单、设备安装调试 报告单、设备质保期报告单按照合同的相关条款办理设备付款通知单。 6.4.供应商管理具体参见供应商控制程序的相关规定。 6.5.监督与责任 6.5.1.公司审计监察部负责对公司所有设备采购程序及行为进行参与和监督。 审计监察部将采取定期或不定期的方式对公司的所有设备采购进行检查。 第4页共5页 6.5.2.需求部门如未按规定及程序上报设备采购计划，导致设备无法准时到位， 影响车间正常的，责任由需求部门自行承担。 6.5.3.供应部必须严格按照公司有关规定及本制度具体负责公司的设备采购工 作，严禁设备采购过程中发生任何违规行为。 6.5.4.供应部必须按照集团公司批复函件组织设备采购，同时将签订好的合同 原件及相关材料报集团公司备案。否则，公司将追究相关人员责任。 第5页共5页 采购管理制度 为使本司采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、采购管理部门 本司设立专职采购部,隶属公司财务部管理,接受财务总监、成本主管及其它部门的监督,全面负责本司的采购工作。 二、采购部工作基本要求 （1）所有采购项目均需董事会签批、授权及公司财务部批准同意； （2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单； （3）所有采购物品的品质须保持一惯稳定； （4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责； （5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取本司使用的各类物品主要品种的价格信息并成价格信息表,以书面形式汇报给本司财务部及董事会； （6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息表备查。 （7）采购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购； （8）采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报账付款。 （9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。 （10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款,财务部应及时支付,以建立公司良好形象,维护公司财务信誉。 三、采购审批程序 （1）申购单审批程序： 使用部门或仓库主管)提出申请，经部门总监（或经理）同意，财务部成本主管审核，采购部询价报价，财务总监签字同意，总经理或董事会审批后发回采购部进行采购。 （2）单位价值1000元以下的零星采购，采购部需要货比三家，比较价格与质量之后，选择最优性价比的商家进行购买。 （3）单位价值1000元以上、批量采购商品，采购部应选定三家以上供应商进行价格比较，对该类供应商必须进行诚信调查，确保采购质量。 （4）对长期供应商或大批大宗商品采购，采购部必须与供应商签订购买合同或供货协议，明确商品品牌、规格、质量、价格、付款方式、付款日期，是否含税价格等主要事项。签订供销合同或协议，必须根据公司合同会签程序，经董事会、财务部、商品使用部门或质量部门会签之后，方可进行。工程材料的采购合同必须经工程部总监、主管副总裁会1 签，董事长批准。 （5）赊购(月结)物品采购审批程序 月结物品的采购，主要是蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等的采购，餐饮部总厨直接下单至采购部，由采购部安排人员向供应商叫货。 （6）各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、财务部、主管总经理或副总组成“供货商评定小组”,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供本司所需的物料。 四、采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及监察部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进本司采购成本的控制与监督。 五、供应商管理 （1）财务部应定期(每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及监察部，对供应商进行评估(度假村每大类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商。 （2）选用供应商角度采用1+2+n原则，所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。 （3）采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护公司形象。 六、采购部工作流程 （一）各类物品采购工作流程 1、仓库补仓物品的采购工作流程： 仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补仓采购申请单，采购申请单必须注明以下内容: （1）货品名称，规格 （2）平均每月消耗量 （3）库存数量 （4）本次订货数量 经成本主管进行初步审核，送采购部经理审核。采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理审核同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批。报批程序完毕，采购部立即组织实施采购。未能及时采购到仓的物品，采购部要向成本部门提出意见，尽可能寻找替代物品。 2、新增物品的采购工作流程： 各部门需添置新物资，部门总监或餐饮部总厨、总监应撰写有关专门申请报告，经董事长审批后,填写申购单，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后， 按“采购申请单”内容要求，寻找供货商，提出采购意见。按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。 3、更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 各部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交相关领导审批，采购部据以组织采购。 4、鲜活食品冻品的采购工作流程： 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由酒吧、总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午或晚上以电话落单，或第二日直接到市场选购。 5、燃料的采购工作流程： 采购部根据营业情况与使用部门编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按公司采购审批程序办理，并组织实施。 6、维修零配件和工程物料的采购工作流程： 五金仓日常补仓由维修部填写“采购申请单”。 大型改造工程或大型维修活动,维修部、工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（5）订货数量。 以上采购申请单经董事长签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。 七、采购工作流程中须规范事项: 1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门总监核签后，整份共四联交给财务部成本主管，成本主管复核后送采购部报价，财务总监签字。 2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部留存并组织采购。第三联财务部成本存档核实。第四联部门存档。 3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。 （1）签置核对：检查采购申请单是否各权限人签置，核对其是否正确。 （2）数量核对，复查采购数量，确定采购申请单上的数量是否正确、合理。 4、邀请供应商报价。 八、“货比三家”工作流程： 每类物品报价单需要最少三家供应商作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。公司采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用哪家供应商的物品，具体做法是： 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的 供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交“评定小组”审批。 2、“评定小组”根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事长批准。 九、采购活动后续须跟进工作 1、采购订单的跟进 当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2、采购订单取消 （1）公司取消订单： 如因某种原因，公司需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事长作出决定。 （2）供应商取消订单： 如因某种原因，供应商取消了公司已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障公司利益，供应商必须赔偿公司人力、时间及其他经济损失。 3.违反合同： 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。 4.档案储存： 所有供应商工商、税务、银行、名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息，每天须录入至采购部价格信息库。 5.采购交货延迟检讨 凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写采购交货延迟检讨表，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事长批示。 6.采购物品的维护保养： 如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项。对设备等固定资产项目的购买，采购员要向工程部、维护部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部、维护部、网络部等技术部门了解所购物品能否与本司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。 十、采购物资的换货、退货 各使用部门对所采购的物资，在规定的质保期限内发现质量问题的，应及时向采购部反映，采购部负责向供应商交涉，进行换货、退货或折价退回部分货款。 十一、采购合同和售后服务合同的管理 （1）采购合同的管理 本司所有物资采购的合同，统一由采购部负责订立。采购部根据各部门采购物资申请单及董事长批示签字的专项物资采购申请或报告，选择供应商进行谈判，确定合同条款，经过公司的合同会签程序，签订采购合同。合同签订完毕，正本留总裁办秘书处，采购部、财务部各留副本一份。 （2）售后服务合同的管理 产品售后服务合同，由采购部负责签订。采购活动完毕，物资投入使用，需要供应商或生产商进行售后服务的设备设施，采购部必须会同使用部门、技术部门进行协商，确定维护设备的具体细则。签订售后服务合同，必须明确售后服务的具体事项，条款、收费标准，付款方式、是否提供发票、合同有效期。合同签订完毕，正本留董事长秘书处，采购部、财务部各留副本一份。 采购管理制度 酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查，全面负责酒店的采购工作。 第一条采购工作基本要求 1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。 2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和