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浅谈采购业务内部控制在水泥企业中的应用 张伟强 摘要：本文以水泥企业为例，分析了其采购业务的管理现状和存在问题，结合水泥企业生产经营特点，针对采购业务的关键控制点及容易被忽视的环节，提出了相应的控制措施，简述了采购业务内部控制在水泥企业中的应用。 关键词：采购业务；内部控制；水泥企业；应用 俗话说“兵马未至，粮草先行”，采购是筹备“粮草”的阶段，是保障企业生产经营活动持续开展的重要环节。水泥企业生产工艺与管理粗放，制度过于简单或不健全，运行效率低下，起不到堵塞漏洞和防范风险的作用，加强采购业务控制建设显得尤为重要。本文以水泥企业为例，并结合其生产特点和管理要求，谈一谈采购业务内部控制在实践中的应用。 一、请购 纵观水泥企业，相当部分企业库存长期居高不下，尤其是五金仓库存的零配件可使用半年，且每月还在不断的采购，库存积压的问题一直得不到解决，究其原因，多半是需求不合理、请购审核不严造成。 请购是物料需求部门预计次月生产所需的物料量而提出的购买申请。请购由于需求决定，涉及需求什么、需求多少、什么时候要的问题，但需求是否合理，却未引起关注。在实际工作中，常常会碰到这样一种现象，需求等相关部门为保生产宁可多备料，担心备料不足不及时造成停工待料而受到处罚，因为备料再多也不用承担责任，一旦备料不足影响生产就非同小可了，因此有请必购成了常态。 水泥企业要使需要物料在使用日能配足备齐，满足生产需要，在不要的时期不要过量占用库存，应当建立严格的请购审核岗位责任制，明确审核标准和程序，约束需求的随意性。需求部门提出的物料需求应当经企业技术部门、生产部门审核，审核其合理性，严格把关。审核部门若未履行标准和程序审核，如出现不合理采购或采购过量，使库存占用上升，就要承担经济责任。 二、采购计划 采购计划由采购部门编制，有年度计划和月份计划，是对次年采购工作做出的安排，也是控制过度采购的第二道防线。时下大部分水泥企业没有编制年度采购计划，一般只有对请购申请进行汇总后编制的次月采购计划，年采购总量得不到有效控制，库存过高也在所难免。 三、供应商管理与价格的确定 四、重大采购合同的签订与审批 在市场经济环境下，合同已成为企业最常见的契约形式，采购合同是以材料、设备等为标的的经济合同。在现实中，相当部分水泥企业对重大采购合同未实行集体联签，或实行得不够规范，使集体联签得不到有效实施。对于影响重大的涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律顾问、技术、财会等专业人员参与谈判，实行集体联签。至于重大合同的集体联签，在操作上可使用集体联签审批表，相关人员在表上签字确认，注明合同的编号、标的内容及授权在合同上签字的代表等内容，同时将其作为合同的附件存档,通过集体联签审批表规范审批程序，使集体联签制得到有效执行。 五、采购业务关键岗位的轮换 在实际工作中，大多数水泥企业管理层对岗位轮换意识不强，对关键岗位强制轮岗的不多。实践表明，采购流程中采购员、材料验收员、质量检测员是关键岗位，且容易出现舞弊。采购员从事采购工作过久，难免会形成纵横交错的“关系网”，一个普通的做法是在不同的商品之间更替采购员，一来可以防止腐败现象的产生，二来可提高采购队伍的整体素质。材料验收员、质量检测员从事煤、石膏等材料的抽样和检测工作，而煤和石膏是重要物资，价格较高，其结算金额的多少主要体现在检测结果上，检测结果很大程度上取决于材料验收员取样的好坏和检验员的操作，对这样岗位长期不实行轮换，较容易出现弄虚作假、利用职务上的便利谋取私利。通过对这些关键岗位实行定期轮换，能有效抑制职务舞弊，并保证供应材料的质量。 六、采购结算 对于采购材料的结算，采用按月或按批次结算，由采购经办人负责，是多数水泥企业的一般做法，但“压单”的现象十分常见，一是采购员未及时报账或企业付款不及时，二是供应商开票不及时，三是跨期结算，造成结算单据压在采购员手上，形成“压单”。由于存在“压单”，当期购进的物料已入库，但在会计期末未能及时入账，使得账实不符。水泥企业应当建立材料结算制度，明确结算方式和期限，规范结算环节，约束采购经办人及时将结算单据交到财务部门入账，对按批量订货的材料，当年未到齐也应按实际到货量预结暂估入账，避免“压单”现象造成不能准确提供采购业务的会计信息。 七、采购业务的监督检查 加强监督是一个老生常谈的话题，企业由于缺乏监督，导致舞弊案件频繁发生，给企业造成重大损失的例子屡见不鲜，应当引起企业高度重视。水泥企业管理相对粗放，更应引入监督机制，从不同部门抽调人员成立监督检查小组，定期实施监督工作。对采购业务的监督检查，应从采购制度的设计及运行层面进行检查，检查授权审批是否到位、岗位设置是否恰当、关键岗位是否实行轮换等，从而帮助管理层发现采购业务中存在的问题，以便及时加以整改。 八、结语 内部控制规范及应用指引的颁布，对促进企业制度建设有非常大的现实指导意义。水泥企业运用内部控制规范及指引建立和健全采购业务内控制度，规范采购流程，是一个不断调整、逐步完善的动态过程，在实施过程中，水泥企业应充分考虑企业生产经营特点，采取相应的控制措施、方法和程序，灵活运用授权审批、不相容岗位分离、关键岗位定期轮岗等控制措施，不断提高企业的管理水平，堵塞漏洞，防范风险，增强企业采购效能。 参考文献： 1杨秀荣主编.企业内部控制规范指引解读及案例分析