普通高校成立档案馆之必要性探析.doc

普通高校成立档案馆之必要性探析 杨晓兵 （许昌学院，河南许昌461000） 【摘要】通过调查发现普通高校很少成立档案馆，即使成立了也是挂靠或从属于其它部门，从七个方面分析了高校成立档案馆必要性：实现档案统筹综合管理的需要；提高档案工作地位的必须；整合利用、开发档案资源的必须；实现档案规范化、标准化管理的需要；方便易用的需要；信息时代发展的需要；开展档案宣传工作的需要。 关键词档案馆；必要性；统筹；规范化；标准化 基金项目：许昌学院校级科研项目（xx032）。 xx年高等学校档案管理办法（以下统一简称办法），明确提出：“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。”但向春华认为：对于全国的高校来说真正成立档案馆的高校也并不多，即使建立档案馆，大多数并不是独立建制，以挂靠校办的方式存在1。 通过以河南省普通本科高校为例进行调查发现：河南教育网提供链接的30所省内高校中，仅有9所成立有正式的档案馆（不含挂靠在其它部门的）。这就说明：普通高校档案馆建设不受重视，表现在：档案馆数量少，即使成立有档案馆也多采取挂靠或隶属于校办、党办等部门。那么为什么要成立档案馆，有何必要性呢？ 1实现档案统筹综合管理的需要 1.1从机构设置上讲，利于集中统一保管档案 挂靠或隶属其它部门的综合档案室或名义上的档案馆，在机构规格上不同于级别独立档案馆，地位不突出，难以受到重视，开展起工作来，无人理彩，掣肘较多。独立的档案馆，机构规格高，一般为正处级（也有副处级机构，如：河南科技大学和华北水利水电大学的档案馆为副处级机构），下设各专门档案室和综合科室，既便于集中保管，又可以更好保护档案安全，也容易受到学校领导、各部门及教职工生的重视，真正体现档案工作重要性。 1.2可以有效减少人、财、物浪费 原本各部门自己保管档案，从人力方面考虑会存在浪费现象，以干部人事档案管理为例，很多高校就实行人事档案由组织与人事部门按照干部职务级别分别管理，这就造成了一定的浪费；财力与物力方面，档案工作中所使用打印、复印、扫描等仪器设备及档案装具多有雷同，各部门也需要保管档案的专门库房，容易形成财力物力投入浪费现象。而整合为档案馆之后可以实现：一是同类档案统一管理，避免人力浪费，例如：高校人事档案可集中由1-2人专职管理，减少人力浪费；二是同类设备共享利用、馆设共享，有效节约资产，发挥出设备的最大利用效力，也减少了财力的重复投入浪费，实现了资金利用效益最大化。 1.3档案纳入统一管理，便于制定和落实高校统一的档案工作计划 分散管理割断了高校各类档案的内在联系，影响了高校档案的完整与系统，决策者不能站在学校全局的角度、立场思考档案工作，更加不能集中掌握、合理利用档案，在布置安排档案工作时也可能出现重复工作和推诿扯皮现象。成立档案馆后，档案馆同时作为高校档案工作的行政管理部门和档案保管部门，可以顺利完成档案工作计划的制定与落实。 1.4维护档案人员队伍稳定，提高档案人员能力素质的必需 而分散管理的话，档案管理人员也分属不同的部门，档案专职管理人员少的可怜，多会配备兼职人员管理，且兼职档案人员岗位变动频度过快，往往是刚刚熟悉了档案工作却又被安排从事其它工作，档案管理人员又怎会有很强的责任意识，更别提钻研档案业务了。因此需要成立档案馆，组织建立一支“能打赢、敢打赢”的档案工作人员队伍，并且经常性地对专兼职档案管理人员进行系统的档案业务知识、计算机知识等培训，提高档案工作人员队伍整体素质，向专业化的档案管理人员队伍的目标努力，从而为推动高校档案事业发展提供人力资源支持。 1.5利于更好地维护档案的收集齐全完整，利于档案安全保管和保护技术应用 分散管理档案经常在收集档案方面，各自为政，不够及时，不够细致，甚至于出现有些档案无人接收、管理，对高校档案工作造成难以弥补的损失。成立档案馆之后，档案收集的各个环节就会捋顺，有专门科室研究确定各类档案的收集范围，有专门人员督促校内档案材料形成部门做好档案材料的报送工作。从档案保管的角度考虑，档案馆在档案保管的场地、人力、设备等环境方面更加全面完善，利于长期安全地保管档案。而从档案保护技术角度考虑，档案馆成立后，有利于国内外先进的档案保护技术的引进与使用，使得档案在防潮、霉、虫以及残损档案修复等方面获得有力保障。 2提高档案工作地位的必须 综合档案室或隶属挂靠性质的档案馆，其档案工作得不到校领导的足够重视，提不到校领导的议事日程上来，以致档案事业发展受到影响。而成立独立的档案馆，各级工作人员在参与校内各项事务时与校内各职能部门有同等权利，使得档案工作开展起来，得心顺手，也无形中增强了档案工作人员的认同感。档案工作人员在开展各项工作时，又会通过各种途径宣传档案工作，潜移默化地提高了教职工的档案意识，形成全校人人保护档案的良好氛围，更加利于保护档案。 3整合利用和开发档案资源的必须 俗话说“是金子总会发光的”，但是一定不要将金子埋没了。高校档案的分散单独管理、多头管理，不利于档案资源的价值发挥。成立档案馆，有利于档案资源的优化合理配置，可以有效整合原属各档案保管部门分别保管的档案资源；也会推动整合档案信息资源，建立统一的档案信息库，实行档案信息化，建立档案网站，可以方便档案资源价值得到充分发挥，使教职工生得到实惠，也可以带来更大的经济和社会效益。 从开发档案资源的角度考虑，档案中蕴含的信息是重要的资源，高校在长期的教学、科研及其它各类工作中产生的档案材料蕴含大量信息，原来分散的情况下，难于实现信息资源的充分开发利用以及信息的共享，不能发挥出档案的应有价值。成立档案馆，可以统一开发档案信息资源，系统地整合开发档案信息资源，从而为广大教职工生服务。 4实现档案管理规范化、标准化的需要 分散式的档案管理，多停留在对于档案的粗放式管理，因各部门的保管要求、保管条件不一，难以走向标准化、规范化，更别说对于档案的精细化管理了。如档案在用纸规格、目录设置上，就会不统一，千奇百怪，达不到档案现代化管理统一标准。尤其是，在高校开展信息化建设的大背景下，档案工作要想走向信息化，标准化规范化是前提。只有高校成立独立建制的档案馆，才有义务与责任来推动高校档案的规范化、标准化管理。 5方便易用的需要 档案分散管理，对于用户使用来说不方便，不利于教学、科研、管理人员查阅与利用档案。因各部门分散管理，档案规范化难以保证，也影响到为用户提供快捷的服务质量、服务能力。对于需要多部门查询利用档案的还要承受远距离带来的奔波之苦。而成立档案馆后可以实现一站式服务，远程登录档案信息网，为用户提供高效率、高质量服务，让用户使用更加方便起来。 6信息时代发展的需要 随着信息技术的快速发展，互联网、数据库等新技术加速出现，大数据、云计算等技术越发影响人们的工作、生活，也影响着高校师生、高校档案事业的发展。李克强总理在政府工作报告中提出，“制定互联网+行动计划”，就是对信息时代高校档案指明的新方向。办法也指出高校要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。当前全国高校已进入数字化校园建设的阶段，对高校加快档案信息资源整合与利用有更加迫切的需求，高校档案工作也要走向信息化。高校只有成立了档案馆这一统一归口管理档案的机构，才有可能，也更加便利地将高等学校尽可能全面详实的档案信息资源整合入档案数据库，为更好满足教职工生日益增长的档案信息利用需求。 7开展档案宣传工作的需要 办法提出“高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。”而档案宣传是高校档案机构面向校内教职工生乃至社会人员普及档案知识、增强师生档案意识的有效途径，也是档案工作人员与师生互动了解的一种捷径。高校只有成立统一的档案管理部门，整合了校内档案管理，才能有精力、有能力更好地开展档案宣传。 总之，时代的发展对高校档案事业的作用发挥提出了迫切的