房地产档案信息化建设初探.doc

房地产档案信息化建设初探 卢道锦 （博白县房地产管理所，广西玉林537600） 摘要：档案信息化建设是档案管理的一项基础性业务工作，是档案管理发展趋势的必然要求。当今社会经济飞速发展，房地产经济日渐繁荣，特别是现代信息技术与互联网无限延伸，房地产档案信息化已越来越受到人们的重视。如何加快房地产档案信息化建设，构建便于存储、搜索、查阅的数据库平台，为人们提供便捷的信息服务，是一项紧迫而重要的课题。 关键词：档案信息；档案管理；房地产档案 ：G271文献标志码：A：1000-8772（xx）25-0082-01 一、房地产档案信息化建设必须要坚持数字化导向 数字化是档案信息化建设的重要载体和手段。房地产档案作为城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是从房屋建造到消亡整个历史过程中形成的台帐、图、卡、照片、文件及一切具有证实房屋全部历史变化过程的资料，它是房屋的真实缩影，全部历史的记录。长期以来，人们一直使用传统的手工信息加工方式，所耗费时间长，资料占用面积大，查找麻烦，容易损坏和变霉。这样的处理方式因其效率低、保密性差、费时费力，一旦发生意外难以弥补。而档案的数字化处理方式，可避免手工加工方式出现的问题，将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件和索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、互联网，最终实现“数字化档案馆”。因此，房地产档案信息化必须要坚持数字化建设导向。要充分利用计算机信息化处理技术，将纸质档案信息资料进行数码扫描、录入和，建立与纸质档案（原件）一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产电子档案数据库。要通过现有房产登记信息系统辅助日常房产档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的产权档案处理流程和管理体系，实现电子房产档案的集中保存、应用与管理。 二、房地产档案信息化建设必须要坚持标准化目标 标准化是档案信息化建设的重要支撑和目标。国家档案局就电子文件制订了标准，为电子文件提供管理提供了普通规范。但从当前房地产档案信息化建设情况来看，档案管理部门所使用档案软件缺乏通用性，使用的应用程序五花八门，无法统一标准，不能适应档案信息资源共享的要求。多数档案软件只是应用于文件管理，对图纸、声像科技资料的管理方式、方法匮乏，这些都严重影响了档案信息系统整体水平的提高，制约了档案信息化的进程。因此，房地产档案信息化必须要坚持标准化建设目标。要建立规范化的标准、程序化的操作方式、系统化的管理，将各个管理环节科学地排序，使整个操作过程有机连接，一环扣一环，保证档案的完整有效性。要制定规范化的标准，“统一文件与格式”、“统一分类编码”、“统一信息交换形式”等，为广泛使用电子计算机与高密度信息储存技术以及通讯传输技术等先进的自动化手段打下良好基础，使今后的联网与实现某些信息共享成为可能。 三、房地产档案信息化建设必须要坚持一体化思路 一体化是档案信息化建设的重要基础和方向。档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、人员配置等方面，其中系统设置和人员配置是关键。但在档案信息化建设过程中，没能结合工作实际，充分考虑匹配性和兼容性问题，难以实现人机结合，影响了信息化建设的成效。因此，房地产档案信息化建设必须要坚持一体化思路。要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，将档案的信息录入微机，建立完整、准确的档案信息通用数据库，通过计算机网络实现由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现档案信息远程数据交换，实现档案管理的微机化、网络化。要加强档案信息系统的维护，档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，信息录入要准确、及时、完整，确保档案材料的齐全、完整和准确性，进一步推进档案信息化进程。要注重档案管理人员培养，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，让档案管理人员熟练掌握现代信息管理技术，成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。 四、房地产档案信息化建设必须要坚持效益化要求 效益化是档案信息化建设的重要抓手和要求。房产档案现已成为财产确认、利用及保护的主要法律依据，且自身的重要性随着我国房地产行业的快速发展而日益凸显，并越来越受到政府职能机构和广大人民群众的重视。但在现实生活中，房产档案一直以来或作为房地产管理部门办理房屋移转或房屋变更手续查询所用，或作为司法机关办理房地产类案件查询证据所用，或作为解决历史遗留的房地产纠纷关键资料所用，适用范围比较窄，不对社会相关单位和房屋所有权人开放查询功能，明显制约了房地产作为生产资料或生活资料在房地产市场的流通、融资和交换功能，剥夺了房屋所有权人对自己名下房屋存在状况的知情权。因此，房地产档案信息化建设必须要坚持效益化要求。要实现档案资源共享，利用档案信息数字化平台的优势，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、城市建设等各项工作提供服务。要加快档案信息利用服务平台建设，建立公开信息查询系统，最大限度地为群众提供快速、便捷的服务，使档案馆成为社会公众查阅