档案管理软件使用说明.ppt

档案管理软件 使用说明,中国矿业大学档案馆 2014.3, 系统登录,用户在使用该系统前，应与档案馆联系，取得相应的用户名和密码。 进入矿大主页，单击 “教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页后，单击左侧“档案管理系统”图标，进入系统登录界面。,单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页,单击“档案管理系统”，进入系统登录界面,各单位输入相应的用户名和密码，即可进入系统,登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。 这里以人事处为例。,依次单击“文书档案”和“文书归档库”文件夹左侧的加号，展开后可以看到本单位对应的档案表，单击表名（如人事处），即可进入人事处的档案著录界面。, 添加文件级档案记录,添加文件时，点击页面上方的“新增”按钮，系统自动弹出相应的题录信息著录界面。 在这里，系统已经自动生成了实体分类号和档号，而且档案门类、全宗号、归档单位和归档时间也已选定，一般情况下，各单位无需修改。系统默认密级为“公开”，保管期限为“长期”，用户可根据文件实际情况，对此两项进行修改。,在编辑框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、文件件号、档号、归档单位、归档时间等项均为系统默认，用户无需改动。系统默认密级为公开、保管期限为长期，用户可根据文件实际情况进行修改。,盒号：文件所存放的档案盒编号。,正题名：文件题名。如果文件没有题名，需自拟题名，并用“ ”括起来。,责任者：文件落款的单位或个人（如：人事处）。,文号：如果文件有文号，请填写（如：中矿大201301号），没有则此项保持为空。,时间：文件的落款日期，由年、月、日组成，用点隔开，年份为四位数字。,页数：本份文件的页数，如“3”，代表此份文件有3页。,附注：对本份文件的备注说明。,确认信息填写无误后，点击“保存并新增下一条”按钮。,此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件的著录，并出现下一份文件的著录界面。,此时，“文件件号”和“档号”均自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。,所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“”关闭弹出框。,关闭弹出框后，系统以列表形式显示出刚刚著录完毕的档案信息。, 添加件内文件级档案记录,添加件内文件有两种方法： 1、在文件级档案表下的“关联卷内”卡片内添加。 2、在件内文件级档案表中直接添加，添加完成后通过组卷归卷到对应的文件中。,方法一,1、点击进入文件级档案表,3、点击“关联卷内”卡片，页面下方对应的列表即为该份文件的件内文件记录。,2、选中需要添加件内文件的记录，如选中“W-2013RSC-C-1”这条记录（选中的记录背景为淡蓝色）,点击此处的“新增”按钮，添加件内文件。,在弹出框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、档案号、盒号、密级、保管期限、归档单位以及归档时间都与文件级的记录一致，无需改动。,页数为每份文件的起页，最后一份文件，输入文件的起止页。,件内文件号系统自动默认从1开始。,其他著录项目与添加文件方法相同。确认信息无误后，点击“保存并新增下一条”按钮，完成件内文件录入。,此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件的著录，并出现下一份文件的著录界面。,此时，“件内文件号” 自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。,所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“”关闭弹出框。,关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文件信息。,方法二,1、点击进入件内文件级档案表。这里点击“人事处件内”,2、点击此处的“新增”按钮，添加件内文件。,如果不清楚该份文件的确切档号，可以用“大写字母-数字”的格式来标记，请将分属不同文件的件内文件的档号区分开来。,如果不清楚该份文件的确切盒号，可不必填写,其他著录项目与添加文件方法相同。确认信息无误后，点击“保存并新增下一条”按钮，完成件内文件录入。,如果不清楚该份文件的确切实体分类号，可以用大写字母来标记。,此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完成本份件内文件的著录，并出现下一份件内文件的著录界面。,此时，“件内文件号” 自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。,所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“”关闭弹出框。,关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文件信息。,所有件内文件添加完毕后，将档号相同的记录选中，点击“组卷”图标,在弹出框中，选择要归卷的卷号，如“W-2013RSC-C-1”，并按照件内文件号升序的方式排序，然后点击“归卷”,归卷成功之后的记录显示如图，系统自动为其添加了正确的实体分类号、档号、盒号、归档单位等信息。, 修改记录,如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下：,方法三：点击需要修改的记录后面的“修改”图标，进入编辑界面进行修改。,方法一：点击需要修改的记录左侧的方框，选中记录，然后点击上方的“编辑”图标，进入编辑界面进行修改。,方法二：双击需要修改的记录的正题名，进入编辑界面进行修改。,修改完毕，点击“保存”后，即可并关闭对话框。, 插入一条记录,如果发现有一份文件漏输了，选中需要在其之前插入的记录，点击页面上方的“插入”图标，并在弹出框中输入要插入的文件信息，输入完毕，点击“保存”即可，系统会自动将其后的文件往后顺延排序。,勾选需要在其之前插入文件的记录，然后点击“插入”图标。如，这里选中第二条记录。,点击“确定”，进入插入操作编辑框。,此时，“文件件号”和“档号” 显示为插入点的文件件号和档号，其他著录项目的内容根据插入文件的实际情况录入，完成后点击“保存”。,此时可以看到，文件 插入成功，插入点之后的记录的档号自动往后顺延。, 删除一条记录,如果已经添加文件后，发现文件重复或文件错误，可以将重复或错误的文件删除。方法如下：,勾选需要删除的记录，点击“移除”图标。然后点击弹出框中的“确定”,此时可以看到，记录被删除，且删除点之后的记录的档号重新排序。, 给文件添加电子文件全文,大部分单位的文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了上传功能。方法如下：,1、点击列表下方的“原文”卡片按钮,2、点击“浏览”选择需要上传的文件原文。,3、选择需上传的原文后点击“上传”。,注意：上传文件一律采用PDF格式，且文件名请用该份文件的档号命名。如此处上传的文件名为“W-2013RSC-C-1”,上传文件完成后，可以在记录列表左侧的“状态”栏中看到原文图标，也可以在页面下方“原文”卡片中的“附加文件”中看到上传的文件原文。,如果上传时文件名没有修改，待上传完成后，可以勾选原文，点击“修改名称”。,在弹出框中输入文件的名称（以档号命名），备注可以填写该文件的真实文件名（如关于*的通知）。, 文件目录打印,用户可以通过系统自动生成文件目录，并打印输出。,点击页面上方的“打印”图标，并在弹出框中点击“打印数据”图标。,在打印模板的下拉框中选择“文书归档文件目录（A4纵向）”模板，并点击“确定打印”