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与 建 材装 饰2013 年 12 月 浅谈档案数字化管理的重要性 朱 红 （国网四川省电力公司德阳供电公司四川 德阳618000） 摘要： 随着经济社会迅速发展， 档案管理数字化、 信息化已成为档案管理工作发展的重要趋势。 本文主要介绍了档案 数字化管理的重要性， 并针对现阶段存在的问题， 提出了解决对策。 关键词： 档案； 数字化管理； 重要性 中图分类号： G276文献标识码： B 文章编号： 1673-0038 （2013） 41-0080-02 1 档案数字化管理概述 数字化档案管理就是指把传统的纸张、 录音带等为传播介质 的原始材料， 采用扫描、 压缩、 转化的方式制成图片、 声音等文 件， 并且图片的文件可以通过文字识别技术来表现， 在应用存储 的技术等图片的时候可以通过大容量的媒介来表现，也可以通 过各种比较方便的查询工具达到查询检索的目的。信息使用者 可以把这些信息发布到网络上， 企业内部网、 国际互联网， 以此 来实现文件的共享，达到数字化档案管理的新型网络档案管理 技术。它的使用技术建立在计算机技术的基础上， 使用者通过数 字化的手段， 保证管理的准确性和高速性， 凭借高速宽带通信技 术为主要的管理系统。 数字化档案管理的特点主要包括： 淤现代化的通信、 计算机 网络、 多媒体技术为管理的设施， 在管理的内部建立一个计算机 网络平台， 在外部建立一个高速的宽带分享型网络； 于数字化管 理在各个时间段、 各个学科的档案信息库的信息为主要的资源， 这些资料包含传统档案，以及对其转化后的办公自动化的电子 文档和各个职能部门的信息库；盂数字化管理以智能化的处理 技术为主要的技术， 把以往的数据库变成基本的知识信息， 使用 常用的语言进行全网络的搜索； 榆建立起全方位、 整体化的档案 管理体系， 及时的搜集各种各样的信息资源， 并且可以为档案信 息提供更为严密的保密措施和环境。 数字化档案管理相较于传统的档案管理拥有以下的优势： 淤 占用空间小、 储藏信息量大。档案数字化管理运用先进的数字存 储技术将各种文字、图片和声音影像等档案性资料转化为计算 机能够识别的数据， 通过计算机等电子设备展现给用户。占据空 间很小的数据库能存储大量的信息资源，打破了原来纸质文档 一统天下的局面，崭新的存储方式让传统档案馆望尘莫及。同 时， 全球互联的网络技术实现了信息共享， 用户通过数字化档案 馆能查阅到其他档案馆的信息， 它不仅是网上档案馆， 更是网上 文化和信息交流中心。 于实现了管理模式自动化。 通过设计出合 理的程序， 各种档案信息就能被分门别类地存入信息系统， 无需 人工鉴别再分门别类地运输上架。新型数字化档案馆将传统档 案馆实现了高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务 也将以信息的收集、 分析以及信息资源的开发为主， 更有利于促 进档案馆信息资源的全面化和服务优质化。盂查询资料更加快 捷。使用数字化档案馆， 短时间内就能获得大量所需要的档案信 息， 用户只要拥有数据终端， 比如一台电脑， 在操作系统中输入 档案资料或信息的关键字就能立刻查询到数据库中存储的相关 信息。更重要的是， 档案数字化管理通过网络将信息自动呈现在 读者面前， 免去专门跑传统档案馆的麻烦， 能够让读者随时随地 方便快捷地查阅信息， 省时省力， 提高了工作效率。榆不同地域、 单位建设的数字化档案馆通过网络的互联互通，实现了信息资 源共享， 大大增加了档案馆的资源， 加大了不同地域、 单位之间 的信息交流。 2 数字化档案管理的重要性 （1） 是时代发展的必然需求。 从我国信息数字化的发展来看， 其在历史的发展中受到很多因素的制约，网络技术的发展并没 有引起档案管理者重视度。信息需求者者在需要信息时， 不能得 到及时、 准确的服务， 致使我国的档案管理的效率和服务， 大大 落后与世界的先进国家。随着我国经济和科技的飞速发展， 特别 是我国加入了 WTO 以后，档案管理的数字化在这几年迅速发 展， 适应了社会发展的需要。所以如果现在不加强对档案数字化 管理的建设， 不能利用现在国际上的先进的数字化的技术， 我国 档案管理就不能实现稳定发展， 必将落后于时代的发展。 （2） 档案管理数字化是提高我国的国际竞争力的有力手段。 数字化档案管理是在旧的档案管理模式上的创新，是参与攻击 竞争的有力武器， 是我国科学技术发展的具体体现。它不但可以 提高管理的效率， 更包含多种语言、 文字和文化， 这些都为我国 在国际环境下的发展， 提供了必要基础条件。 （3） 档案管理数字化还可以加强科学研究、 普及知识的力度， 为社会更好的服务。数字化档案管理可以提供更为准确和快速 的信息， 方便信息利用者的搜索。而且所提供的信息一定是具有 权威性和可利用价值的信息， 既能够满足科学领域的需求， 也能 够满足教育领域的需求，对我国的科教兴国战略有着巨大的促 进作用。 （4） 可以完善档案管理工作， 提升档案管理工作的社会影响 力。数字化的档案管理对计算机技术、 通讯技术、 网络技术的广 泛应用， 实现了科技在信息领域的具体应用， 实现了档案管理体 系、 机构的整顿和改革， 从档案信息管理角度实现了信息传递的 准确性和真实性以及广泛性， 真正的达到对档案信息的共享， 实 政工 管理 80 与 建 材装 饰2013 年 12 月 现了档案事业发展的飞跃， 提高了其在社会活动中的地位。 3 档案数字化管理中存在的问题 3.1 缺少资金支持 任何新设备、 新技术的更新都需要强有力的资金支持。建设 数字化档案馆所需的设备： 淤费用高； 于设备更新淘汰比较快， 随着科技的不断发展， 电子设备更新的周期不断缩短； 盂设备使 用磨损影响使用年限， 档案馆要服务全社会的查阅需求， 使用人 数多， 必然影响设备的使用寿命。 3.2 缺乏专业化管理人才 目前， 大部分档案馆在档案管理信息化人才队伍的建设上力 度不够。在人才结构上， 既具备专业的档案管理知识， 又能够熟 练掌握计算机应用基础知识、 网络技术知识、 现代管理技术的综 合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上， 没有规范的章 程和标准， 缺少专门的档案管理人员， 大部分是由从事其他工作 的职工兼管。并且， 大多数档案馆管理人员普遍存在年龄偏大、 计算机操作不够熟练、对数字化档案馆的相关知识一知半解等 问题。档案馆在社会上的地位不高， 很难吸引优秀人才进入档案 馆发展， 甚至连内部的优秀人才也因此外流。 3.3 数字化网络安全性能低， 影响档案管理工作 档案的数字化管理离不开网络应用的大力支持。然而， 但凡 存在网络的地方， 网络安全就成为一个值得关注的难题。目前， 很多网络中都存在着很多安全隐患，档案数字化管理同样存在 网络安全问题，这些问题致使档案数字化管理体系无法正常运 行， 甚至导致网络瘫痪。随着科技发展， 各种病毒也日益复杂难 缠， 对网络安全的威胁越来越多， 会给档案数字化带来很多麻烦 和损失。 4 加强档案数字化管理的几点措施 4.1 增加资金投入， 确保硬件设备齐全 数据库建设是档案馆数字化建设与发展的基础和根本， 要实 现数字化， 必须确保硬件建设， 而这一整套设备的购入就需要雄 厚的资金作后盾。此外， 数字化档案馆主要以数据处理和应用为 主，其最终目的是最大限度满足查阅者访问网上资源和馆藏资 源的需求， 因此， 在选择技术和产品时， 应充分考虑到其先进性、 适用性、 经济性， 以便及时扩展和易于维护， 要根据本地区特点， 研制开发简单、 便于操作的管理系统。 4.2 加强管理人员队伍建设 淤定期开展专业技术培训， 有目的有计划地选派技术骨干去 参加数字化专业技术的培训和研讨会， 不断学习和掌握新技术、 新技能。 于大力引进高素质的专业技术人才。 馆员不仅具有档案 馆学、 情报学以及相关学科的专业知识， 还需要计算机技术、 网 络技术、 通讯技术等相关的知识， 因此， 档案馆应通过各种方式 建立起能留住高层次人才的待遇机制。盂把数字化档案馆建设 纳入城市现代化建设的整体规划中。一个设施先进， 数据资源丰 富的档案馆不仅可以更好地服务大众，更能彰显一个城市的品 位， 因此， 要尽可能地创造条件， 推进数字化档案馆的发展。 4.3 实现档案馆资源共享 为避免重复化建设， 节约数字化档案馆建设成本， 最大限度 地实现资源共享， 应按区域、 按类别采用联合采购、 联合存贮、 联 合编目、 联合建库、 联机检索等手段， 实现不同地区间数字化档 案馆的资源共享，更好地服务大众。加强对档案数字化管理研 究， 对实现科学规范的现代化档案馆发展具有重大意义， 要进一 步加快数字化档案馆建设和相关制度完善，提高数字化档案馆 工作人员的管理水平和业务素质，把好档案馆信息和服务质量 关， 积极发挥数字化档案馆在现代城市建设过程中的作用， 进一 步加快智慧城市建设步伐。 4.4 强化数字化网络管理， 营造安全环境 网络安全问题是档案数字化管理的重中之重。 安全可靠的网 络环境才能实现有效的档案管理。因此，单位应当提升预防意 识， 加强网络安全的管理。淤可以利用杀毒软件， 可以将其安装 在工作站、 服务器、 互联网网站之中， 使其发挥作用； 于可以利用 防火墙技术， 也能够为单位节省更多的开支， 如果档案资料非常 重要， 可以安装安全岛设置加以预防； 盂针对在信息储存和传输 方面，应当采用加密的处理方法，比如目前比较好的公钥匙设 施。工作人员要时刻谨慎进行档案信息的数字化管理工作， 保证 信息数据不丢失， 不缺损， 使其实现自身存在价值， 促进单位档 案管理工作的顺利开展。 5 结 论 档案数字化在我县是一个新生事物， 是一项长期而又艰巨的 任务， 在实践过程中会不断地涌现新的情况、 新的问题、 新的技 术。这就要求必须具备发展的眼光， 将学习到的新知识、 新技术 应用到实际工作中去，