酒店文档档案印管理制度.docx

文档管理制度文档管理制度公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由人力资源部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店人力资源部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到人力资源部阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第一季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送人力资源部登记保管。9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。机密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。发文处理制度1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店董事长签发。店内涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但涉及人财物问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。7、印刷文件需认真校对，重要文件实行三校复核，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。8、酒店正式行文必须由录入员统一编号，用酒店专用公文纸印刷，经盖鲜印方能发出。档案管理制度（一）归档-各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。(二)档案分类-酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）培训工作类；（7）声像档案类；（8）离店/骨干人员档案类；（9）会计档案类；（三）分类方法：1、按组织机构分类；2、按工程项目分类；3、按专业性质分类；4、按设备型号分类；5、按时间分类；6、按问题分类；（四）档案保管1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。（五）档案保密。注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。（六）档案鉴定。 酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存。3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4、鉴定工作由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关挡案管理机关备案。销毁挡案时，要严格执行保密规定。（七）档案统计1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。（八）档案管理现代化1、档案管理要列入酒店信息化管理的整体计划中统筹考虑。2、酒店档案室要应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。（九）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。（十）客史档案应专门妥善管理。并做到不成套借出，各部门经理可借阅复印件;避免书面材料流传，依法保护 VIP客人的隐私。印章管理制度1、酒店印章、合同专用章统一由酒店人力资源部及财务部管理。2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。3、使用宾酒店馆合同专用章，