0708供方选择和评价管理程序.doc

供方选择与评价管理流程 明确选择方向获取新供方信息基本情况调查 查厂样品 否合格供方审批采购部录入ERP进入合格供方名册 合作协议书签订协议书质保协议书正常供货供方优化取消资格合格供方控制 否定期考核列入供方档案1 、目的：对供方进行评价和选择，以保证供方长期、稳定地提供质优、价格合理的物料或服务的能力。2 、适用范围：适用于对公司提供生产所需材料或服务的供方的选择与维护工作。3 、定义：3.1 供方：提供产品的组织和个人。4 、职责：4.1 采购部负责：4.1.1 组织和协调常规产品新供方的选择与评价。 4.1.2 建立供方备选信息库、合格供方价格库。4.2 技术部负责新产品开发所需新供方的选择与评价。4.3 品管部负责4.3.1 建立并修订合格供方名册，负责合格供方名册的ERP录入；负责建立合格供方档案。4.3.2 供方质量保证能力的评价。4.3.3 新增供方的样品检测。4.3.4 质保协议的签定，建立供方质量档案。4.4 财审部负责供方价格的评价及扣款。4.5 总经理负责物资采购协议书的审批。5 、程序5.1 常规产品所需物料新供方的评价和选择5.1.1 采购部根据新供方选择的方向，通过已有的采购渠道、网络、报刊、各种展会等形式，获取新供方的信息。对供方信息进行收集整理，并建立供方备选信息库。5.1.2 采购部每季度必须组织一次供应商公开招标工作，对公司批量生产产品所需物料进行公开招标工作。采购部经理每年12月份编制第二年度供应商招标工作计划，根据物资分析和需求量确定招标时间和具体实施方案，报总经理批准后发送品管部、技术部和财审部配合监督执行。5.1.3 新增供方基本情况调查：a) 对新开发供方的基本情况进行书面调查，了解供方基本情况：包括供方基本的生产设备、检测设备、信誉、供方质量体系、产品认证情况。b) 对新供方进行基本情况调查，一般采用传真/邮寄等形式，由新供方填制供方基本情况调查表，并附带加盖公章的企业各种证件复印件，采购部根据书面调查的情况，进行后续的评价工作。5.1.4 新供方的评价方法：根据物资对公司的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素， 可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：a) 样品评价：采购部供方管理员要求供方提供样品，并出具样品验证报告，由采购部经理签字确认后，和样品一起交品管部进行检验。质检员根据相应检验规范对样品进行检测并在样品验证报告上说明检测情况。对于品管部无检测能力的样品,由品管部委托项目负责人、实验中心，或者公司以外有检测能力的单位对样品进行检测,并填写样品验证报告。样品验证报告由品管部经理审核，技术经理批准。 b) 供方能力现场评价：对于重要物资，在有条件的情况下，采购部应组织品管部、技术部等部门的专业人员到供方的生产现场，对其质量管理现状、生产设备、生产能力、检测手段、生产现场管理、人员结构、质量管理体系等情况进行现场评价。评价结论记录在供方现场评价报告中，并由参加人员签字认可。重要物资包括：压缩机、电控、水泵、电机、风机、储液器、分离器、四通阀、膨胀阀、电磁阀、各种换热器、铜管等。物资划分见部品部件的质量等级划分规定c) 重要物资、外包过程的新供方选择评价一般使用以上两种方法。一般物资新供方的选择评价只需使用5.1.4中的a方法。5.1.5 根据新供方选择与评价的情况，采购部填写合格供方审批表，说明供方选择的情况,附相关评价资料经采购部经理审核、品管部确认后报总经理最终批准。完成审批的新供方由品管部加入合格供方名册，同时录入 ERP 系统。采购部只能在合格供方名册中的供应商进行选择供货，非合格供应商供货，品管部有权拒绝检验和入厂，财审部不予支付货款。5.1.6 对于通过以上评价流程的供方，采购部首先进行小批采购，经品管部检测合格、生产车间试用无问题后，采购部可进行正常采购。5.1.7 已列入合格供方名册的供方需增加供货新品种时，若产品工艺、加工条件和原配套产品相近时，可以只进行样品测试5.1.4中的a样品评价法，评价合格的，在该供方的供货范围内增加该产品。5.2 设计开发过程中新产品供方的选择论证：5.2.1 技术部负责编制设计标准采购资料。5.2.2 技术部在新产品开发过程中原则上采用设计标准采购资料所规定的供方，确实没有的由技术部提出书面申请，报技术经理批准后方可选择新供方。5.2.3 技术部进行的新品供方选择也参照正常产品的选择流程，由技术工程师或者项目负责人主持，进行基本情况调查和样品验证，具体执行5.1.3及5.1.4。5.2.4 根据新供方选择与评价的情况，技术部填写合格供方审批表，说明供方选择的情况,附相关评价资料经技术部长审核、品管部确认后交报总经理最终批准。5.2.5 以上新供方选择流程完成后，技术部将有关供方选择的资料移交品管部，包括基本情况调查表、样品验证报告、现场评价报告、合格供方审批表等。品管部体系管理员将该供方加入合格供方名册。技术部移交新产品的新供方时，要求新物资的新供方至少应在3家以上。5.3 采购协议的签订：5.3.1 对已列入合格供方名册的供方，采购部经理组织签订合作协议，包括质量保证协议和采购合作协议书。5.3.2 采购合作协议的内容包括质量验收要求、交付方式、结算方式、违约责任以及对供方的产品、程序、过程、设备、人员、质量体系的要求以及相应的供货技术规格书等内容。质量保证协议对合格供方所供产品的质量要求、检验规范、质量责任进行规定。5.3.3 采购合作协议由采购部部门经理签字确认，由总经理批准。质量保证协议由品管部经理批准。协议书由双方加盖合同专用章生效。5.3.4 签订生效的采购合作协议和质量保证协议，正本送交财审部保存，采购部保留复印件。 5.3.5 采购部负责建立并保存合格供方档案，其中包括l 供方基本情况调查表样品验证报告合格供方审批表、供方现场评价报告、采购合作协议、质量保证协议等供方选择流程表格。l 供方资质证件及样本：可包括营业执照、法人登记证、税务登记证、3C认证、ISO认证等相关基本资料的复印件。5.4 合格供方的控制：5.4.1 需要时，采购部提出，组织品管部、采购部、技术部等部门不定期对合格供方进行现场评价，了解其经营管理情况，并提出质量改进要求，以促进公司采购渠道的健康发展和运行。5.4.2 合格供方在供货过程中，出现质量问题时，品管部依据双方签订之质量保证协议对供方执行罚款，罚款单一式三份，一份品管部留存，一份交财审部，一份交采购部传真供方确认。5.4.3 采购部根据品管部出具的质量罚款单，或者供方延期交货情况，向供方发出供货质量异常反馈单，执行罚款。供货质量异常反馈单须经供方签字盖章认可，一周内无回复的视为默认。采购部将经对方确认的供货质量异常反馈单送交财审部实施罚款。5.4.4 对供方的制裁措施：对于供货质量连续三批不合格（包括在生产过程中发现的不合格）或连续三批延期到货且服务质量（配合度）不佳的供方，品管部取消其合格供方资格，根据签订协议罚款，或者通知财审部暂时停止支付货款。采购部应减少订单或暂停采购。5.4.5 重大事故否决制：合格供方在供货过程中，如果出现以下情况，采购部立即停止采购其产品，并追究其责任。l 重大质量事故一票否决制。重大质量事故是指供方所供产品存在B级及以上质量缺陷，给我公司造成重大损失的。l 价格明显高于同期市场价。l 配合不好，处理问题态度不积极，对生产和售后服务造成延误，影响客户满意度。5.4.6 采购部根据供方的产品质量、服务、交期和价格周期情况，对合格供方不断进行优化。 5.4.7 在合格供方的不断优化过程中，确保每种物资至少有3家供方，以保证公司采购渠道的畅通。5.4.8 根据供方优化选择的结果，品管部每月5号前对合格供方名册进行修订，增加新选择的供方，剔除不合格的供方。5.5 合格供方的考核5.5.1 品管部每个季度对合格供方进行评价考核一次，季度评价由品管部主持，技术部、财审部、制造部、销售公司、进出口公司等部门协助。具体见合格供方评价作业指导书。5.5.2 对于暂停采购的供方，如继续供货，必须按5.1.4 a+b条款程序重新进行评价。5.6一次性物资的供方管理5.6.1对于一次性采购的物资，由需求部门填写请购单并书面提出明确的采购要求，经部门经理签字（1000元以上采购需总经理批准）后转采购部。5.6.2采购部联系适合的供方，并与之签订一次性采购合同，经财审部审核后执行（金额2000元以上的需报总经理批准）；并将生效的合同移交财审部，同时组织采购。5.6.3当同类物资采购一年