协同办公系统操作手册办公室篇.doc

力诺集团协同办公系统用户操作手册办公室篇2008年3月力诺集团协同办公项目组目 录第1章 协同办公系统框架说明41.1. 版块划分41.2. 名词解释4第2章 公共功能说明52.1. 搜索功能52.2. 打印功能6第3章 系统登陆83.1. 登录界面83.2. 系统首页8第4章 个人邮箱104.1. 写邮件104.2. 收件箱134.3. 废纸篓164.4. 文件夹设置174.5. 邮件规则184.6. 邮箱配置204.7. 邮箱信息20第5章 个人事务225.1. 待办事宜225.2. 委托办理235.3. 公文阅览255.4. 个人日历265.5. 个人文档285.6. 个人设置295.7. 个人主页305.8. 个人地址薄32第6章 公司事务376.1. 宏济堂收文376.2. 宏济堂请示报告376.3. 公司收文、发文、请示报告416.4. 流程配置41第7章 行政办公517.1. 力诺集团收文517.2. 力诺集团发文547.3. 力诺集团请示报告587.4. 会议管理（仅限集团使用）587.5. 领导交办667.6. 催办提醒667.7. 领导出行667.8. 接待管理667.9. 档案管理697.10. 图书管理697.11. 印章管理707.12. 用印管理717.13. 话费管理727.14. 礼品管理737.15. 办公用品737.16. 监督管理757.17. 会议管理757.18. 催办提醒767.19. 领导出行767.20. 接待管理777.21. 用印管理797.22. 话费管理817.23. 礼品管理837.24. 办公用品86第8章 领导出行89第9章 业务办理909.1. 人力资源管理909.2. 法务合同管理929.3. 专项信息管理939.4. 人力资源管理959.5. 法务合同管理979.6. 专项信息管理99第10章 领导审批104第11章 公共信息10711.1. 公告栏10711.2. 大事记10811.3. 讨论区10811.4. 留言薄11211.5. 公共通讯录11211.6. 规章制度11311.7. 常用资料11311.8. 动态新闻11311.9. 常用信息11411.10. IT公告114第12章 收藏夹116附录1信息系统账户申请管理办法117附录2力诺集团协同办公系统运行管理规定120第1章 协同办公系统框架说明1.1. 版块划分协同办公系统共划分为以下版块：1、 个人邮箱：在一定存储空间（100M）内能够正常收发电子邮件的企业内部邮局。邮箱的空间限制为100M；超出空间限制后，个人邮局将不能正常使用。2、 个人事务：集中展示个人办公事务的版块；包括待办事宜、委托办理、公文阅览、个人设置、密码修改，个人日程安排等功能。其中“个人文档”模块占用“个人邮箱”的空间。3、 公司事务：各公司独立管理、使用的，公司内部的办公系统；以公文流转作为其主要处理形式。4、 行政办公：集团总部范围内，办理日常行政事务的版块；以公文流转作为其主要处理形式。5、 业务办理：集团范围内，办理日常业务的版块；以公文流转作为其主要处理形式。6、 公共信息：展示各种公示性信息的版块。7、 收藏夹：管理、使用个人常用网页的版块。1.2. 名词解释1、 导航栏：在协同办公系统中纵向的引导性链接。2、 导航条：在协同办公系统中横向向的引导性链接。3、 编辑栏：在打开的窗口右上方的按钮区域4、 提交：根据设定流程拟定意见后的签名动作5、 驳回：需要提报人或某一环节审批人重新修改报批内容的操作6、 抄送：是在“写邮件”功能中，发送邮件副本给“抄送人”的功能；所有邮件接收者均可看到抄送对象7、 密送：是在“写邮件”功能中，发送邮件副本给“密送人”的功能；8、 模块：进入办公系统后左侧导航栏内的大标题（如：），即为模块名；9、 功能：每个模块的下拉菜单中的小标题（如：），即为功能名。第2章 公共功能说明2.1. 搜索功能此处以公共通讯录模块中的“搜索”功能为例进行讲解。其他模块中的搜索功能操作与之类似，在相应的模块中将不再进行详细的讲解。搜索功能按钮在相应模块的右上角，如图1所示。图1 搜索功能按钮搜索功能分为两类：快速搜索、高级搜索。1） 快速搜索在快速搜索“编辑栏”中输入要查询的内容，然后点击编辑栏右侧的“搜索”按钮，如图2所示。图2 快速搜索功能搜索结果便会列出，如图3所示。图3 快速搜索结果若搜索结果不存在，则会出现图4所示提示。点击“确定”后退出。图4 快速搜索提示2） 高级搜索点击“高级搜索”按钮进入高级搜索界面，如图5所示。在编辑栏中输入要查询的内容，点击“添加条件”按钮，添加查询条件（可添加多个条件，添加时请注意蓝色圈定范围，以确认个条件间的逻辑关系），然后点击“开始搜索”按钮。搜索结果列表与快速搜索结果列表类似。图5 高级搜索功能2.2. 打印功能协同办公系统中的打印功能分为两类：有“打印”按钮；无“打印”按钮。两种打印方式操作差异较大。1、 通过“打印”按钮打印此处以行政办公模块集团请示报告功能为例进行讲解。其他模块中的打印功能操作与之类似，在相应的模块中将不再进行详细的讲解。“打印”功能按钮在相应模块的右上角，如图6所示。图6 打印按钮在图6所示界面中点击“打印”按钮，进入审批意见打印界面，如图7所示。在图所示界面的最下方，点击“打印”，即可打印图7所示界面。图7 界面打印第3章 系统登陆3.1. 登录界面登录界面如图8所示：图8 协同办公系统登录界面在登陆界面相应的编辑栏内输入“用户名”、“用户密码”，点击“登录”进入“系统首页”。需要注意的是登录界面中有时会出现系统提示，请按照提示可进行操作。浏览器建议使用IE6.0版本。3.2. 系统首页系统首页总共12个版块，分别是：图片新闻、动态新闻、待办事宜、IT公告、通知公告、常用链接、搜索引擎、规章制度、讨论区热帖、集团网站、常用资料、网上调查。首页图片如图9所示：首页导航栏，通过点击相应链接可直接进入相应的模块；其中“办公系统”是进入业务系统的门户。待办事宜滚动显示当前需要办理的事务，点击链接直接进行事务的处理。IT公告存放企业信息化建设过程中的常见问题及解决方法。现阶段集中显示协同办公系统、及计算机日常操作中出现的问题。其他区域是办公系统信息的集中展示，点击链接查阅详细内容。图9 协同办公系统首页第4章 个人邮箱个人邮件是办公自动化系统的关键模块，它为用户提供了功能强大的邮件服务；同时许多其它模块如公文流转、会议管理等也要通过邮件来发送提醒通知。它由写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、废纸篓、文件夹、邮件规则、邮箱配置、邮箱信息九个子模块组成。4.1. 写邮件用户在OA系统左侧导航条中点击“写邮件”按钮如图10所示，进入邮件编辑界面如图11所示：图10 “写邮件”按钮图11 “写邮件”界面l 在“收件人”（或抄送、密送）编辑栏中写入收件人邮箱地址（邮件地址必须是在服务器上注册或在Internet上存在邮箱的用户）；邮件地址可以从 “公共地址簿”或“个人地址簿”（注：“个人地址簿”的“个人”设置，请点击这里进行查看）选择来添加，也可以手动输入；如果在“个人地址簿”中已设置了群组（个人群组的设置点击这里进行查看），那么在发送邮件时可以在“个人地址簿”中选择一个群组，给该群组中的所有人发送邮件。l 附件功能如图12所示：附件上传，点击“浏览”按钮选择附件，选择后打开，附件被上传到邮件中；附件删除，点击后面的“删除”按钮，可以删除附件；发送的邮件可以最多上传8个附件，上传附件总计限制到10M。上传附件时应保证所传附件处于“未使用”状态，否则附件无法上传。图12 附件功能l 勾选“发送时保存到发件箱中”复选框选项,发件箱中将保留邮件副本。l 勾选“纯文本正文”复选框，邮箱正文只能以纯文本形式编辑；不选，正文则以富文本形式编辑。富文本可以对文件格式，字体等相应的修改，可以插入图片，特殊符号，表格等。富文本编辑器如图13所示：图13 富文本编辑器l “邮递选项”功能点击“邮件选项”按钮如图14所示，进入邮件选项编辑页如图15所示：图14 “邮递选项”、“定时发送”按钮图15 邮递选项 重要性在“重要性”域中选择“高”、“一般”或“低”。 如果选择了“高”，则收件人接收邮件时，收到的邮件旁会显示一个叹号。 邮递报告仅在失败时：仅在不能邮递邮件消息时，发送一个邮递报告。确认邮递：无论消息是否被邮递，都发送一个邮递报告通知。跟踪整个路径：从每个路由消息所通过的服务器发送报告，并且最后的报告指明是否邮递了消息。无：不发送邮递报告。 邮递优先级高：立即邮递邮件。一般：在下一次计划邮件服务器发送邮件时邮递消息。低：在系统设置的服务器空闲时邮递邮件。 回执在每次发送邮件时选中，当收信人打开邮件时，系统会自动给发信人发送一封邮件，通知其收信人已经接收并查看邮件。l “定时发送”功能点击“定时发送”按钮如图14所示，进入定时发送编辑页如图16所示： 在“选择发送时间”编辑框中点击左键，在弹出的窗体中选择未来某一时间如图16所示，然后点击“确定”按钮。图16 定时设置图17 时间选择页面写好的邮件可以点击“发送”按钮进行发送； 如果不发送，可以点击“保存退出”按钮，该邮件将被保存到草稿箱中。4.2. 收件箱点击打开“收件箱”，如图10所示，进入收件箱界面如图18所示。图18 收件箱列表中显示用户的全部邮件记录，通过上、下翻页在浏览所有邮件。点击某一封邮件打开，阅读邮件内容如图19所示。图19 阅读邮件回复邮件阅读邮件时点击“回复”按钮如图19所示，进入回复邮件界面如图20所示。按照“写邮件”的规则进行操作即可。邮件将仅回复给邮件发送者。图20 回复邮件全部回复点击“全部回复”按钮如图19蓝色圈定范围所示，进入回复邮件界面如图21所示。按照“写邮件”的规则进行操作即可。邮件将回复给邮件发送者、邮件抄送者（不回复密送者）。图21 全部回复邮件转发打开一封邮件，点击“转发”按钮如图19所示，进入转发界面如图22所示。按照“写邮件”的规则进行操作即可。图22 邮件转发拒收邮件打开邮件，点击“拒收”按钮如图19黑色圈定范围所示，进入拒收邮件页面如图23所示：图23 邮件拒收根据页面提示进行操作即可。删除邮件用户在收件箱、发件箱、草稿箱列表中勾选要删除的邮件信息前的复选框，点击“永久删除”按钮，该邮件信息将被直接删除，无法恢复；点击“移至废纸篓”，该邮件信息将被转移到废纸篓中，可根据用户需要恢复，详见“废纸篓”章节（请点击这里进行查看）。转移邮件用户在收件箱、发件箱、草稿箱列表中选择要转移的邮件，并选择目的文件夹，点击“转移到”按钮，被选择的邮件信息将被转移到选定的文件夹中。如图24所示。图24 转移邮件功能4.3. 废纸篓在图8所示界面中点击“废纸篓”，进入废纸篓界面，23所示。图25 废纸篓在列表中选择邮件，点击“还原”按钮（图23红色圈定范围），被选择的邮件信息将被还原到移至废纸篓前所在的文件夹中；选择邮件，点击“永久删除”按钮（图23黑色圈定范围），有间将被彻底删除，此操作不能还原；点击“清空废纸篓”按钮（图23蓝色圈定范围），废纸篓将被清空，此操作不能还原。4.4. 文件夹设置在图10中点击“文件夹”按钮，进入文件夹界面，如图26所示。图26 文件夹界面在界面中，点击“新建”按钮，进入文件夹创建界面，如图27所示：图27 创建文件夹填写相应内容，点击“添加到文件夹类列表中”按钮，创建新的文件夹；在文件夹列表中创建的文件夹在收件箱、发信箱、废纸篓中通过点击“转移到”按钮的下拉菜单中就可看到该文件夹。转移邮件功能详见3.2.6章节。在邮件系统中还可以通过在邮件规则中设置“自动转移到文件夹中”的规则，当新邮件到达时，符合转移规则条件的邮件就会自动转移到相应的文件夹中。详见邮件规则章节。（请点击这里进行查看）文件夹改名，在文件夹信息列表中选择要改名的文件夹，点击图26中的“改名”按钮。在弹出的对话框中，输入新的文件名，点击确定即可。如果要删除某个文件夹，可以在文件夹信息列表中选择要删除的文件夹，点击“永久删除”按钮，该文件夹及其所含文件将被删除，无法恢复。4.5. 邮件规则通过制定邮件规则来自动管理邮件。在规则中可以设置多个转移条件和多个转移操作，当规则删除或停用后，该规则将不再起作用。点击图10中“邮件规则”按钮，进入邮件规则界面，如图28所示。图28 邮件规则界面新建邮件规则在图28中，点击“新建规则”按钮，进入新建邮件规则界面，如图29所示：图29 新建邮件规则l 在“指定条件”（红色圈定范围）中选择合适的条件选项，点击“添加新条件”，所定条件出现在左边的列表框中，可以添加多个条件；l 在“指定操作”（蓝色圈定范围）中选择在指定条件下所要执行操作，点击“添加新操作”，所定操作出现在左边的列表框中，可以添加多个操作；l 点击“保存退出”即可。l 当新接收邮件满足规则中指定的条件时，就会对其做出规则中预先指定的操作。保存后回到邮箱规则页。 编辑邮件规则在图28列表中，点击某一规则，进入编辑页面如图29所示，操作同新建邮件规则，修改规则后点击 “保存并返回”即可。4.6. 邮箱配置在图10中点击“邮箱配置”按钮，进入邮箱设置界面，如图30所示：在该页面上可以设置“回复”和“全部回复”时“带原文”或“不带原文”。若选择带原文，则回复邮件时会将原邮件的原文一起发送给收件人，否则不显示。图30 邮箱配置用户若想在发邮件时显示指定时区的时间，可选择“是否设置时区”项中的“是”，然后在“我所在的时区”项中选择自己所在的时区，如果不选择设置时区，则系统在发送邮件时会按照默认的东八区时间显示。用户若想在发邮件时使用签名档，可选择“设置签名档”项中的“是”，然后编辑签名档内容即可。系统为每个用户提供三个签名档，用户可根据需要选择使用。4.7. 邮箱信息在图10中点击“邮箱信息”按钮，进入邮箱信息界面，如图31所示：图31 邮箱信息用户可以点击页面中的“压缩邮箱”按钮来对邮箱内容进行自动压缩，以节约个人邮箱空间。在“邮箱信息”中，用户可查看有想的系统信息。第5章 个人事务个人事务类别中包含以下的八个模块：待办事宜、委托办理、公文阅览、个人日历、个人文档、个人设置、个人主页、个人地址薄。5.1. 待办事宜待办事宜配合公文的收发文、请示报告及通用流程库使用，显示当前用户需要处理的事务信息。“待办事宜”按钮如图32所示。图32 “待办事宜”按钮点击待办事宜”按钮进入待办事宜界面，如图33所示：图33 待办事宜列表中，显示当前用户需要处理的文档的简要信息。点击相应链接，进入文档处理界面，如图32所示。图34 通过待办事宜打开公文进行处理的例子用户可以点击“流程图”，查看该公文的流转流程。（公文的处理过程及其操作，详见第5、6、7章相关内容。）当用户审批完一个报告后，该公文信息自动从“待办事宜”视图中消失，而显示在“已办事宜”视图中。在“待办事宜界面”右上角有四个选项卡：“待办事宜”、“待归档”、“已办事宜”和“办结事宜”。如下图32所示：图35 待办事宜选项卡l “待办事宜”中显示等待用户进行处理的文档列表；l “待归档”中显示等待归档的文档列表（档案管理参见6.9章节内容）；l “已办事宜”中显示用户已经处理过，但是整个流程并未结束的文档列表；l “办结事宜”中显示所有经过该用户审批、并且已经审批结束的文档列表。用户可在各选项卡中寻找相应的文档信息，用户可以删除办结事宜列表中的记录（但相应业务模块中仍保留该记录）。5.2. 委托办理在图30中点击“委托办理”按钮，进入委托办理界面，如图34所示。用户在遇到特殊情况不能处理近期内的事务时，可以通过本模块设置委托待办人，如有新的业务系统会自动转移到“待办事宜”中。暂时代替自己处理自己授权的文档。图36 委托办理在图34界面中，有“委托他人待办”和“被他人委托”两个选项卡，分别记录了自己委托他人待办的文档记录，和被他人委托的文档记录。要设置新的“委托办理设置”，点击图34中的“新建”按钮，进入如图35所示页面： 图37 委托办理在页面中填写相应内容，带*的为必填项。填写完成后点击“保存退出”即可，相应设置便开始生效。返回“委托办理”界面，如图36所示。图38 委托办理记录取消委托办理设置，授权人（设置人）在图36所示界面中点击记录链接，进入委托办理记录界面，如图37所示，点击“编辑”按钮，进入图35所示界面，修改该记录的状态选择为“停止”，点击“保存退出”即可收回委托办理事务。当前日期在有效时间之外时，状态会自动被设置为“停止”。图39 委托办理记录删除委托办理业务记录，在图36所示界面中选择要删除的记录，点击“永久删除”按钮，该信息将被删除，无法恢复。5.3. 公文阅览公文阅览模块用于浏览当前用户所接收到的公文。（此模块与“公文发文”模块结合使用，详见6.2.1章节中的说明）在图30中点击“公文阅览”按钮，进入公文阅览界面，如图38所示。图40 公文阅览用户只能查阅, 删除发送给自己的公文。（注：如果同时有多人阅览该公文，删除时只删除自己查看的那份公文，并不影响其他人查看相同公文的副本）点击相应的公文记录链接进入阅读界面，如图39所示。图41 公文阅读界面公文的相关处理操作在第5、6、7章中进行详细介绍。5.4. 个人日历个人日历模块用来安排个人日程，实现提醒备忘功能（提醒项包括邮件、短信）。在图30中点击“个人日历”按钮，进入个人日历界面，如图40所示。图42 个人日历新建日程安排点击图40所示界面中“新建日历”按钮，进入日程安排界面，如图41所示。图43 日程安排编辑在此页面上填写相应内容，点击“提交”按钮，返回到“个人日里界面”，如图42所示。注：除整日事件外其它项目类型都不能跨天显示。提醒功能是根据用户设置在提醒时间时用邮件提醒接收人。图44 日程安排编辑查看日历在图42所示界面中，点击相应的标题链接就可以查看详细内容，如图43所示。点击“编辑”按钮，进入编辑状态，如图41所示。其操作同“新建日程安排”。图45 查看日历浏览日历信息在图40所示界面中，点击“按天显示”、“按周显示”、“按月显示”和“按年显示”等按钮，可按不同方式查看日历。5.5. 个人文档个人文档模块用于建立当前用户的个人文档资料库。（注：个人文档占用邮箱空间）在图30中点击“个人文档”按钮，进入个人文档界面，如图44所示。图46 个人文档界面新建个人文档在图44所示界面中，点击“新建”按钮，进入新建个人文档界面，如图45所示：在图45所是见面中填写相应内容，还可以粘贴附件，带*的为必填项；点击“保存退出”按钮即可。用户可以根据自己的需要在分类中新建自己需要的名称。如：个人资料、备忘录。图47 个人文档编辑编辑、删除在图44所示界面中，点击相应的记录，进入记录阅读界面，如图46所示。在此界面中点击“编辑”进入编辑界面，如图46所示。其操作与信件个人文档一致。图48 个人文档阅读界面在图44所示界面中，选择某条记录，点击“永久删除”按钮，删除此记录；或在图46所示界面中点击“删除”亦可。注意删除后无法恢复。5.6. 个人设置在个人设置中包括“邮箱设置”、“委托办理”、“bbs设置”、“个人信息”、“个人主页”、“收藏夹设置”等功能，方便当前用户快速设置自己在本系统中的相关信息。在图30中点击“个人设置”按钮，进入个人设置界面，如图47所示。图49 个人设置界面个人设置的操作较为简单，此处仅以“密码修改”功能为例进行讲解。点击图47所示界面中的“修改密码”按钮，进入如图48所示设置页面：图50 修改密码在界面中输入相应信息，点击“提交”即可。注：口令分三个级别，每个级别要求不一样。只有当口令符合“中”、“强”的要求时才能系统验证。（注：因为系统的处理需要一定时间，如果新口令无效，请等待一段时间）。5.7. 个人主页个人主页模块可以通过办公系统直接定制用户自己所需要的页面链接、页面格式、页面颜色等。设置完成后，用户点击图30中“个人主页”按钮后则会看到自定义的内容，方便用户查阅其关注的内容。在图30所是见面中点击“个人主页”按钮，进入个人主页界面，如图49所示（此界面为首次设置时的界面）。图51 个人主页界面在界面中选择相应的模块名点击“左栏”、“右栏”将模块放入相应的位置后点击“保存”即可，如图50所示：图52 个人主页编辑编辑后的效果如图51所示。在此进入“个人主页”用户就能看到自己定制的内容了。要修改个人主页时点击图51所示界面中“定制页面”按钮即可进入图50所示界面。图53 修改后的个人主页实例5.8. 个人地址薄在图30所是见面中点击“个人地址簿”按钮，进入个人地址簿界面，如图52。个人地址薄模块可以查看当前用户地址薄中用户的信息。图54 个人地址簿图52所示界面中有“个人”、“群组”两张选项卡，分别显示个人单一地址簿、个人地址簿群组。具体设置及使用参见4.8.1章节的内容。新建地址薄信息1、 新建个人信息l 在图52所示界面“个人”选项卡下，点击“新建”按钮，进入新建个人单一地址簿界面，如图53所示。编辑相应内容（带*的为必填项）后，点击“保存退出”按钮即可。新建成功后，如图54所示。图55 新建个人地址簿界面图56 个人地址簿界面（含个人信息）l 在图52所示界面中点击“从地址簿导入”按钮，进入从公共地址簿中导入个人信息界面，如图55所示。选择相应的人员后，点击“增加”按钮，人员信息出现在右侧编辑栏中，然后点击“确定”按钮即可。到如成功后，如图56所示。图57 从公共地址簿导入个人信息界面图58 个人地址簿界面（从地址簿导入信息后）2、 新建个人群组在图52所示界面“群组”选项卡下，点击“新建”按钮，进入新建个人地址簿群组界面，如图57所示。编辑相应内容（带*的为必填项），也可点击“从公共地址簿中引入成员”或“从个人地址簿中引入成员”厚的“查找”按钮，来添加人员，然后，点击“保存退出”按钮即可。新建成功后，如图56所示。图59 新建个人群组界面图60 个人群组界面（含群组信息）查看地址薄信息在图56所示界面中，点击某一链接，查看个人地址簿详细信息。如图59所示。群组信息的查看与此操作类似。图61 个人地址簿详细信息公司通讯录的查看在图52或图56所示界面中点击“到公共通讯录”按钮，进入公共地址簿界面，如图60所示。在此界面中点击“到个人地址簿”按钮，则回到图52所示界面。此公共地址簿的操作参见8.5章节内容。（请点击这里进行查看）图62 由个人地址簿进入的公共地址簿界面第6章 公司事务公司事务类别中包含着各单位的办公流程模块。各单位可在此类别中开展本单位内部的日常业务。这些模块是相对独立的，即各单位只能看到本单位的相应流程。各单位收到公文后，在各单位办公室账户的“待办事宜”中会有所提示，点击相应链接即可处理公文。参见4.1章节。现以宏济堂公司的自办公系统为例进行讲解。“公司事务”按钮如图61所示：图63 “公司事务”按钮6.1. 宏济堂收文在图61所示界面中点击“宏济堂收文”按钮，进入收文界面，如图62所示。图64 收文界面公司事务中，收文功能的操作是类似的，详细操作方式请参见6.1章节。由于各单位定义的收文流程可能不一样，故各单位看到的收文流程图也可能有所不同。在具体的收文过程中，公文流转的具体路径由各单位进行定义。6.2. 宏济堂请示报告在图61所示界面中点击“宏济堂请示报告”按钮，进入宏济堂请示报告界面，如图63所示。此界面中有“待办报告”、“办理中”、“已转收文”、“已转请示报告”、“已归档”等五张选项卡，分别显示了不同状态的请示报告。用户可在不同的选项卡下点击任一链接，查看相应公文的具体内容。图65 宏济堂请示报告界面新建请示报告在图63所示界面中点击“新建”按钮，在弹出的对话框中，如图64所示，选择业务类型，进入新建请示报告界面，如图65所示。图66 选择请示报告业务类型图67 新建请示报告界面在图65所示界面中，点击“流程图”按钮（黑色圈定范围），进入该业务的流程图，如图66，查看流程图。图68 业务流程图界面在图65所示界面中填写“标题”，选择“密级”、“缓急”程度；点击“主题词”一行中的“提取”按钮（红色圈定范围），提取主题词（主题词也可手工填写、修改）；然后点击“正文”标签页下“添加附件”按钮（曲别针形，图65中蓝色圈定），在弹出的对话框中选择要添加的正文附件，点击“保存”添加附加；然后点击“提交”按钮，再在弹出的对话框中选择“下一环节审批人”，点击“确定”即可。请示报告的审批请示报告提交后，会在审批人的“待办事宜”中有提示信息，点击相应的链接进入请示报告处理界面，如图67所示。l 对正文（Word附件）内容进行修改、批注和回复在图67所示界面中双击附件图标，打开附件内容。用户可在附件原稿上进行直接进行修改，添加批注，或回复相应内容（如审计报告的反馈）（系统将以不同颜色标识修改的内容）；修改后点击“保存”，关闭附件即可。（或直接点击“关闭”，然后在弹出的对话框中点击“是”按钮。）图69 请示报告审批界面图70 审批意见填写l 对公文所述事务填写审批意见在图67所世界面，点击“审批意见”按钮，进入审批意见标签页，如图68所示。在此标签页中选择“意见类型”：选择“同意”或“分转”时，“您的意见”栏中可不填写内容，也可酌情填写；选择“不同意”时，必须在“您的意见”栏中填写相应的内容，否则无法提交。l 审批事务的提交与驳回填写完审批意见后，在图67所示界面，点击“提交”或“驳回”即可。注意：点击“驳回”按钮的前提是“意见类型”为“不同意”。“提交”按钮代表签字确认。6.3. 公司收文、发文、请示报告公司收、发文与行政办公中的集团收发文相同，具体参照普通用户手册中集团收发文，在此不做赘述。公司请示报告配置与业务办理中配置类似，具体请参照本操作手册中业务办理，在此不做赘述。6.4. 流程配置各公司流程配制均在公司自己的流程定义中进行。下面重点讲以下流程的配置点击本公司流程定义模块，进入图4.1界面：图4.1 流程定制界面在讲“流程定制”前，需要做以下几个设置： 部门角色 点击 图4.1中“部门角色”选项卡，进入图4.2界面 图4.2 部门角色界面点击图4.2中“新建”按钮，进入图4.3界面。填写相应的内容（*部分为必填内容），选择好相应的人员作为部门角色成员，在“部门角色”复选框前打勾。填写完毕后，点击“保存退出”按钮即可。图4.3 新建部门角色界面保存后的部门角色在图4.2所示界面中显示。 图4.4 部门角色待编辑界面点击“编辑”按钮，进入图4.5所示界面，修改编辑后，点击“保存退出”按钮即可。如需删除可点击图4.4、4.5中的“删除”按钮进行删除；或者直接选中图4.2中相应业务前的复选框，点击“永久删除”按钮进行删除，删除后不可恢复。图4.5 部门角色可编辑界面个人群组点击图4.1中个人群组选项卡，进入图4.6界面图4.6 个人群组界面点击图4.6中“新建”按钮进入图4.7界面。填写相应的内容（*部分为必填内容），选择好相应的人员作为个人群组成员，在“个人群组”复选框前打勾。填写完毕后，点击“保存退出”按钮即可。图4.7 新建个人群组界面个人群组中的其他设置与部门角色中相同，具体参见部门角色。审批常用语点击图4.1中“审批常用语”选项卡，进入图4.8界面。图4.8 审批常用语界面点击“新建”按钮进入图4.9所示界面，填写相应信息，选择使用范围后，点击“保存退出”按钮即可。保存后的常用语显示在如图4.8所示界面中。 图4.9 新建审批常用语界面如需修改，点击相应常用语，进入图4.10所示界面图4.10点击“编辑”按钮，进入图4.9所示界面，修改编辑后，点击“保存退出”按钮即可。如需删除可点直接选中图4.8中相应业务前的复选框，点击“永久删除”按钮进行删除，删除后不可恢复。流程定制点击本公司流程定义模块，进入图4.1界面，点击“新建”按钮，进入图4.11流程定制界面。一、填写表单相应内容。其中a、开始环节为0环节，开始和结束环节不计算在“审批环节数目”内。b、“流程简要说明”中的流程说明有时不能完全描述流程，具体应看流程图。c、“允许套打、清稿、盖章、编号的环节”仅供发文使用，建议使用默认值。d、点击“选择” 按钮选择“使用此流程数据库”，进入图4.12界面。需要注意的是：公司选择流程数据库时，一般选择“请示报告”流程图4.11 新建流程配置界面图4.12 流程数据库选择界面二、 流程中各环节的配置a、 开始环节中的“提交环节号”一般情况下填“1”。b、 环节1与后面几个环节的配置相同，在此仅以环节1为例进行详细介绍。 点击图4.11中“环节1”选项卡，进入图4.13所示界面 图4.13 环节配置界面1. 禁止委托办理：默认系统已选项“否”，不建议修改。2. 处理状态： 点击“图4.13” 中“处理状态”的下拉框(图4.14)，根据流程选择需要的状态名称。如选项中没有，各公司可根据流程需要，点击“添加”按钮，如图4.15所示界面，填写审批状态名称，点击“确定”按钮添加新的选项。图 4.14 “处理状态”下拉框图4.15 处理状态“添加”界面3. 默认处理人：在图4.13中，点击“默认处理人”下拉框出现如图4.16所示界面，可选择“由审批角色计算”、“由文档中的域指定”、“现在指定”、“流程发起人”、“无”五个选项。图4.16 默认处理人界面（1） 选择“由审批角色计算”，自动生成“处理角色”项（图4.17），点击“处理角色”下拉框（图4.18）进一步进行选择。注意：“处理角色”在本流程定制的“部门角色定义”中设定 图4.17 审批角色生成项界面图4.18 处理角色下拉框（2）选择“由文档中的域指定”。如图4.19图4.19 域指定界面（3）选择“现在指定”，自动生成“指定处理人”项（图4.20），点击“查找”按钮，弹出图4.21所示窗口。指定处理人。如图6图4.20 “现在指定”弹出项界面图4.21 公共通讯录界面（4）选择“流程发起人”和“无”，无自动生成项，直接进入流程下一步“选择范围”。注：在前三种情况下会生成“是否过滤为本部门人员”选项，它是对所选择的默认处理人的过滤。可根据需要，点击选项前的单选框即可。4. 选择范围：（图4.13）在指定默认处理人后，可根据需要，对处理人做另外的选择，具体有以下几种方式。 （1）“不可选”：此流程环节提交给默认处理人，不可再选择其它审批人。 （2）“全体员工”： 此流程环节可从全体员工（如图4.21）中重新选择相关审批人。（3）“指定范围”：点击“指定范围”前的单选框，自动生成“处理人选择范围”项（图4.22），点击“查找”按钮弹出图4.21界面，选择相应人员作为此环节选择范围内的审批人。图4.22 选择指定范围生成项（4）“指定角色”： 选择“指定角色”前的单选框，自动生成“处理角色”项（图4.2317），点击“处理角色”下拉框（图4.18）进一步进行选择角色，作为此环节可提交建立范围内的角色。注意：“处理角色”在本流程定制的“部门角色定义”中设定图4.23 选择指定角色生成项4. 多对象处理规则：（如图4.13）点击处理原则前的单选框，选择相应的处理规则。当处理人为单个人时，可直接选择“顺序审批”。 当审批需要多个部门或领导会签的时候使用“并发审批”，有两个并发审批选项： （1）并发审批：所有审批人必须都通过，流程才能进入下一环节。 （2）并发审批：只要有一个审批人通过即可进入下一环节。5. 驳回方式：点击“驳回方式”下拉框（图4.24），可选择“不能驳回”、“到指定环节” “到上一环节”。当选择“到指定环节”，需填写“驳回环节号”。图4.247提交环节号：填写提交环节号。如果提交环节还需要提交到其它环节（填写相应环节号）或结束流程（填写9999）。（如图 4.25）注：2个以上环节号之间用英文逗号“,”隔开。图 4.258.图4.13中的其他内容，可直接默认系统已选项，不建议修改。按照以上流程定制各个环节，流程定制结束，点击图4.11界面中“查看流程图”，检查流程完整性。注：流程中可能会出现反复流转在几个部门，在流程定制时管理员要充分考虑流程的适用性及其完整性。 如图4.26（此流程图是集团总部合同审批流程图，仅供参考）图4.26第7章 行政办公行政办公模块公包含16项办公业务。分别是：力诺集团收文，力诺集团发文，力诺集团请示报告，会议管理，领导交办，催办提醒，领导出行，接待管理，档案管理，图书管理，印章管理，用印管理，话费管理，礼品管理，办公用品，监督管理。“行政办公”按钮如图69所示：图71 行政办公按钮7.1. 力诺集团收文在图69所示界面中，点击“力诺集团收文”按钮，进入集团收文界面，如图70所示。图72 集团收文界面在图70所示界面中，点击某一公文的链接，进入收文处理界面，如图71所示。在此界面中点击“编辑”按钮，在对话框(如图72所示)中点击“确定”按钮，即可对公文进行编辑，如图73所示。注意：编辑时间为20分钟；如果处理时间超过20分钟，建议将正文下载至本地进行处理。图73 收文处理界面图74 编辑按钮提示图75 公文编辑界面l 对正文（Word附件）内容进行修改、批注和回复在图73所示界面中，双击附件图标，打开附件内容。用户可在附件原稿上进行直接进行修改，添加批注，或回复相应内容（如审计报告的反馈）（系统将以不同颜色标识修改的内容）；修改后点击“保存”，关闭附件即可。（或直接点击“关闭”，然后在弹出的对话框中点击“是”按钮。）图76 编辑审批意见界面l 对公文所述事务填写审批意见在图73所示界面，点击“审批意见”按钮，进入审批意见标签页，如图74所示。在此标签页中选择“意见类型”：选择“同意”或“分转”时，“您的意见”栏中可不填写内容，也可酌情填写；选择“不同意”时，必须在“您的意见”栏中填写相应的内容，否则无法提交。l 审批事务的提交填写完审批意见后，在图74所示界面中，点击“提交”按钮，公文流转选择界面，如图75所示。图77 公文流转选择界面在图72、73、74所示界面中，可点击“流程图”按钮查看“力诺集团收文流程图”，如图76所示。图78 力诺集团收文流程7.2. 力诺集团发文在图69所示界面中，点击“力诺集团发文”按钮，进入集团发文界面，如图77所示。图79 力诺集团发文界面在图77所示界面中，点击“新建”按钮，进入发文类型选择界面，如图78所示。选择好发文类型后，点击“确定”按钮，进入发文编辑界面，如图79所示。图80 发文类型选择界面图81 力诺集团发文编辑界面填写发文单在图79所示界面中，编辑“密级”、“缓急”、“题目”等信息，选择“主送”、“抄送”、“抄报”、“发送人员”等信息，点击主题词后方的“提取”按钮，提取主题词（也可直接编辑、修改主题词内容）。这样就填写好了发文单。注意：l 主送、抄送、抄报、发送人员等按照集团发文的具体要求进行定义，发问过程中应注意发文范围，以保证公文的保密性。l 所选的“发送人员”，将在“个人事务”中的“公文阅览”中看到所发公文。编辑、提交公文正文正文的编辑方式有两种：“用红头创建”，“直接添加附件”。前一种方式适用于发送红头公文，后一种方式适用于发送非红头公文。1、 “用红头创建”在图79所示界面中点击“用红头创建”按钮，进入红头文样式选择界面，如图80所示。在该界面中选择好红头文样式后，在“请输入要创建的文件名”编辑框中输入要发送的文件名，然后点击“确定”，进入正文编辑界面（Word文档编辑界面），如图81所示。图82 红头文样式选择界面图83 红头文编辑界面协同办公系统将自动填写公文标题、主送、主题词、发问日期、发文分数等信息（正式发文时会出现，首次编辑时可能看不到），所以用户不必在此Word文档中填写以上内容，只需填写红头文正文即可。注意，填写过程中请不要修改字号、字体等Word文本格式。正文编辑完成后关闭Word文档，保存所改内容即可。所编辑的公文正文便会出现在图79所示界面的“正文”栏中，如图82所示。图84 添加红头文内容编辑完正文，点击“提交”或“保存退出”按钮，进入处理环节选择界面，如图83所示。图85 处理环节选择界面如果选择“文书处理”，则表示此公文不需要进行审批，可以直接发送给相关部门/人员。一般情况下，应选择“部门领导审核”。图86 选择下一环节审批人界面选择“下一环节审批人”后点击“确定”按钮即可。2、 直接添加附件在图79所示界面中，点击“正文”标签页下“添加附件”按钮（曲别针形，图79中宏色圈定范围），在弹出的对话框中选择要添加的正文附件，点击“保存”即可添加公文正文。其他操作同“用红头创建”章节所述。7.3. 力诺集团请示报告集团请示报告的操作与“公司事务”中的请示报告的操作方式类似。请参见6.2章节。7.4. 会议管理（仅限集团使用）本模块用于对公司内部的会议室的管理，并对会议进行有序的安排，使与会人有充分的准备，方便工作开展。在图69所示界面，点击“会议管理”按钮，进入会议管理界面，如图85所示：图87 会议管理界面查看会议室状态在会议申请人新建会议通知时，为了避免会议室已经被占用，申请人在新建会议通知单时须先查看会议室的占用情况。在图85所示界面中，点击“查看会议室”按钮，出现如图86所示界面：图88 查看会议室状态界面在此页面上，可以看到在什么时间段哪个会议室被占用，会议申请人可以避开此时间段和被占用的会议室。新建会议通知单在图85所示界面中，点击“新建”按钮，进入新建会议界面，如图87所示。图89 新建会议界面l 会议申请人在“会议通知单”页面中输入会议信息，其中带有“*”符号的为必添项；l 填写“会议地点”时，若需使用会议室资源，可点击旁边的“状态”按钮查看会议室的占用情况（避免会议申请冲突）；l 可直接选择“与会群组”、“支持人员”以及“纪要人”；l 在“需要服务”中选择所需的服务品，选择其前的多选框，点击“选择设备”按钮，系统会列出与此会议室相关的所有设备，申请人可以选择会议召开时所需的设备；l 填写完相关的信息后，点击“提交”按钮，在弹出对话框中选择“下一环节审批人”，然后点击“确定”，提交申请进入审批流程；或点击“保存退出”按钮，保存所编辑内容；l 申请的会议被批准后，系统会发邮件通知会议主持人、会议的参与人员、会议纪要人和服务品的管理员。邮件接收者看到的界面如图88所示。在邮件的通知单中，参会人员可以在邮件中点击“参加”“不参加”通知会议的主持人，并提示反馈成功与否。点击“详细情况”查看本次会议详细信息，也可以选择链接进入。图90 会议通知邮件以上所述操作，其操作界面与前几章节类似，此处不再截图。会议冲突时的协调点击“提交”按钮时，如果会议室在选择的时间内被占用，系统会提示，如图89所示。在