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机关应用文写作（二）(12) 这段话看起来象是“指示”是上级向下级布置工作提出要求实际完全不是这么回事恰恰是下级向上级和一些兄弟单位作汇报这就很不得体很不切合身份了那么这是造成的呢?关键在于一系列“要”字把事情搞坏了汇报只能用计划、打算、商讨、请示性的语气来写最忌讳使用必须、应该、一定等命令式的语气不然这个机关应用文的文种性质就发生了变化它的效果、影响也完全不一样了这段话可以作这样的修改： “当前我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客冷、顶、撞、推甚至打骂顾客的不良倾向我们准备继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训树立人人信守商业道德处处讲求文明礼貌的新风尚”以下各句统统去掉“要”字只在“要建立包括”一句中把“要”字换作“我们还准备”这段文字就能恢复它本来的汇报的性质也符合汇报者的身份 二说“亲自”在一些机关应用文中特别是简报、报告、总结、汇报提纲里谈到领导同志的活动、言论常常同“亲自”联系起来什么“领导亲自到会作重要讲话”、“领导亲自主持会议”、“领导亲自参加植树活动”、“领导亲自到建筑工地视察”等等在一份简报里有这样一段话：“在落实知识分子政策中各单位党组织的主要负责人亲自主持研究方案亲自开会部署、作动员亲自主持召开知识分子座谈会亲自参加谈心活动”短短六十多个字竟用了四个“亲自”实在是用滥了不仅完全多余而且成了一种毛病使人感到俗不可耐目前在人们当中传为笑谈的所谓“亲自吃饭”、“亲自睡觉”、“亲自打牌”“亲自跳舞”等都是对滥用“亲自”的一种讥讽和嘲笑 那么为什么一些作者爱用“亲自”呢?无非两个方面的原因：一是强调领导对某项工作、某个事件、某项活动的重视；二是强调事情本身的重要借领导参与、涉足的名义扩大影响也还有的认为里面难免有“取悦”、“讨好”、为领导“贴金”之嫌这就说不清楚了 其实不论强调某项工作的重要还是强调领导对某项活动的重视都完全可以不用“亲自”而同样能够达到目的比如前述那份简报中的一段话如果把它改为：“在落实知识分子政策中各单位党组织的主要负责人主持研究方案、开会部署、作动员并召开知识分子座谈会参加谈心活动”不是丝毫无损于领导的重视?因为已经有了主要负责人那么对于“主持”人们决不会理解为是别的人的活动；同样的开座谈会、作动员、参加谈心活动也决不会算到别人的帐上如此说来那四次出现的“亲自”二字都是多余的了但愿在我们的机关应用文中尽可能以至杜绝多余的话多余的词和字使它更朴实更雅致更大方 三说“问题”“问题”一词在机关应用文中使用得更多、更普遍、也更随便以至于用成了“问题”人们往往还不认识它是“问题”可见“问题”到了何等严重的地步下面是一篇关于小城镇建设的调查报告中的一段话：“目前小城镇建设需要研究和解决的有六个问题一、具体政策问题主要有：(1)关于建镇问题这个问题又包括两个问题”读了这段不太长的文字首先一个感觉就是很别扭大问题套着小问题好象在做文字游戏仔细分析全文作者所说的“建镇问题”是指建镇的标准以及建镇后的职能和待遇这本来可以直截了当地具体写出来却偏要用“”问题”来概括往往把最本质的东西淹没在不恰当、不确切、更不高明的概括之中了机关应用文中的概括一定要准确、明晰、贴切不能大而化之笼而统