公务员礼仪修养之语言礼仪规范5.doc

公务员礼仪修养之语言礼仪规范5 （二）封文格式 封文即写在信封上的书信内容国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函其封文有着不同的具体格式内容 1.国内邮寄信函在交付邮寄的国内信函信封上应先在左上角写清收信者所在地的邮编然后另起一行书写收信者的详细地址收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央信封的右下方应写清寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编 2.国际邮寄信函在交付邮寄的国际信函的信封上收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名书写地址时应自小而大与国内写法相反书写时应尽量使各行文字左右对齐 3.托带信函在托人带交的信封上内容一般较为简洁信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样收信者地址、姓名写法不变如托带人知道收信者地址可以不写地址而只写姓名信封右下角一般只注明写信者姓名不必写其地址收信者和写信者的邮编均不必写 不同的信函封文除了上述不同的格式要求外还有许多普遍的规范和要求基层公务员应当严格遵守 一是信封款式信封有直式和横式两种直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜；横式信封则以纯白色为佳吊唁用的信函当使用素色信封 二是封文字体封文字体的书写可用钢笔、圆珠笔、毛笔等但切勿使用铅笔颜色则以深蓝色或黑色为佳忌用红色、绿色等彩色笔书写写给长辈的信应以端正的字体书写以表尊敬 三是封文称呼封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼如“姥爷”、“四叔”等 四是邮编邮票为便于邮局作业寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封书写要清晰工整一字一格 直式信封的邮票应粘于信封的左上角横式信封的邮票则应贴在右上角邮票应贴得端端正正给人以尊重、踏实之感寄航空、挂号等信函时需加贴标签标签应粘贴端正 二、回复与管理 对于公务信函的发送者而言重要的是信函的撰写；而对于公务信函的接收者而言重要的则在于信函的回复和管理 （一）回复信函 使用公务信函必然是有事要谈有事要办公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中是发信者最牵挂的事因此基层公务员在收到公务信函后务必要以适当的方式予以及时回复以示对对方的尊重 1.回复及时基层公务员在收到公务信函后应尽快回复切不可拖拖拉拉、懒散对待甚至不予理睬和回复否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现导致发信者忧心忡忡公务也不能及时办理 2.回复方式公务信函的回复应遵循“照旧”原则即以函复函如果因故改变回复方式应向对方道明原因为尽早消除对方的担忧之情可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到然后再及时复函 复函时除对对方的提议、要求作详实答复外还应告之所收到的是何时所发的信函我方又是何时收到的这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现如果双方信函往来频繁更有必要这么做如告诉对方：“您于3月6日发出的信函我在11日收到了” 3.解释延误基层公务员在收到公函后如果当时确实无法及时回复则必须先电告对方并致以歉意向对方解释原因然后再抽时间予以回复 如果在回函时遇到困难例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围切不可不予理睬、束之高阁甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”即使帮不了忙也应尽早答复并致以歉意要表现出坦诚的态度以便早让对方另做安排 （二）妥善管理 每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料即使在回函之后也有一定的参考和保留价值因此基层公务员必须加强对公函的管理 1.严格保管基层公务员应当对收到的公函进行分类整理妥善保存于安全之处按照常规未经允许或批准基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表涉及党和国家机密的信函更应严格管理不得随意进行口头扩散或书面引用 2.定期销毁对于那些没有保存价值的信函基层公务员可予以定期销毁根据有关规定销毁信函应经过鉴别和主管领导