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会议宝典经典大全(14) 大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制如果需要保密代表证可以特制印制有代表的数码身份照片会场入口设立保安; 展览的控制比较复杂因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标展览主办方需要控制的秩序而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性有些展览附带有展中会还有的带有技术交流或者论坛性质所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证为同时满足展商信息最大化的需求现在国外开始引入电子名片管理 【资料快速收集利器电子名片】 传统的展会上少不了的是满天飞的名片参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片想取代这些繁琐可以使用电子名片 所谓电子名片通常用磁卡或带条形码的材料制作可以说是为参展商和参观者特制的参展证在签发该证前组委会会要求参展商或参观者输入个人资料包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等然后把这些资料存入卡中同时组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租参展商可以自由选择租用与否参展商租用设备后只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用买家需要把名片给参展商时只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里做到十分有条理地管理买家资料 尽管这些设备比较昂贵但可以由展会组委会统一购买、重复使用参展商只需付出较低的价格向组委会租用十分实惠和方便如果每个参展商及买家都使用电子名片展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数 【会展考察/旅游】 实际上会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作) 1、真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门 2、会展旅游:一般而言会展旅游基本安排短线旅行旅程很少离开会展举办地500公里以上时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)少数旅程可能超过1000公里以上时间可以长达一周甚至可以跨国旅行此时中介公司的作用就相当于旅行社将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务 【展览设计】 如果说展览是一台戏展览
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