李尔公司报销系统操作手册.doc

User Manual-T&E System用户手册：报销系统Content 目录1. 如何新建报销单2. 如何修改报销单1. 原有单据修改2. 退单单据修改3. 删除报销单3. 如何审批报销单1. 邮件审批2. 报销系统中审批4. 其他1. 查看报销单状态2. 查看已审批报销单3. 修改密码4. 帮助1 如何新建报销单员工可登录中国李尔的网站/ 点击 Reimbursement（报销），进入报销系统界面，选择Log in（登陆）进入登录界面，Company选择相应工厂，输入用户名以及密码，随后Log in（登陆）新建报销单选择NEW REQUEST（新建报销单）根据报销内容，在EXP. TYPE（报销类型）选择Local（本地）或Travel（差旅），然后点击OK说明：1. 图中Exp. NO（报销单号）为系统自动生成的报销单号，每份报销单都会有自己相对应的唯一的报销单号；2. 图中Cost Center Code为（员工所属成本中心）；3. 图中Program No为（费用的项目号），请在下拉框中选择所属项目；4. 图中Bank account NO为（员工的银行卡号），请在下拉框中选择银行卡号。5. 图中TR No.为出差申请号，如为差旅费，请填写。填写说明： 请在SELETE START DATE(选择发生日期)中选择费用发生的日期； 请在Exp.Item（报销项目）中为费用选择相对应的Item； Amount（金额）中填写费用金额； Name Title Company（姓名，职务公司）中填写姓名，职务以及所属公司；如果为招待费，同时请注明人数。 Where（地点）中填写费用发生的地点，若是出租车费请注明哪里到哪里（如Company to XX Road）； Business Purpose（费用产生原因）中注明费用发生的目的（如为XX项目）； 如果有预支现金，请将预支金额填写在Advance（预支金额）中。 若是外币结算，请选择相应币种，在Rate中填写相应的汇率，并附上银行兑换水单/网上显示的当天汇率/其他可得出您填写的汇率的相关凭证填写完相应信息，请点击Add（增加），系统会自动生成一条您所填写的费用信息如果有其他费用，请参照以上步骤新增费用信息填写完成后，请选择Submit（提交）此时您的报销单已经填写完成，请将此封面打印出来，并附上相应发票凭证交予财务部门2 如何修改报销单2.1 原有单据修改填写报销单时若需要修改信息，可选择Edit-更改信息；Delete-删除相应行点击Edit（修改），可修改Name Title Company（姓名职务公司）; Where（地点）; Business Purpose（费用发生原因）以及金额修改完相应信息，请点击Update（更新）可保存修改信息，Cancel为取消更改员工可选择Delete删除所属行，如果所示2.2退单单据修改当员工的报销单被拒绝时，系统将自动发送邮件到员工邮箱，提醒员工进行修改。员工可登录报销系统，在Request List（报销单列表）中查看自己报销单所处状态，被拒单的状态为Reject此时员工可点击被拒单据的报销单号（如BX0000000018089）拒单人会在Rejection Reason（拒单原因）中写明您的报销单被拒的原因，请根据相应提示进行更改。更改完成后请点击Submit（提交），此时报销单可重新开始走流程2.3删除报销单员工完成报销单并交予财务部门后，请勿更改报销单。当员工在制作报销单时需要删除所填报销单，请选择Delete（删除）处的红色叉字符号，并点击OK3. 如何审批报销单3.1 邮件审批当上一级审批人完成审批后，系统会自动发送邮件到下一级审批人邮箱，下一级审批人可点击邮箱中的链接直接审批该人报销单3.2报销系统中审批员工可登录报销系统，在Approval List（审批列表）中找到当前等待该员工审批的所有报销单信息，如图所示员工可以点击其中的报销单对其进行审批Approval（批准）为批准报销单，当点击Approval以后，费用会自动跳转到下一级审批人Reject为拒绝报销单，请在Rejection Reason中填写相应拒绝原因以供员工参考4. 其他4.1查看报销单状态员工登录报销系统后，可选择Request List（报销单列表）查看自己报销单的状态4.2查看已审批报销单员工登录报销系统后，可选择Approved List（审批列表）查看自己审核过的所有报销单4.3修改密码员工登录报销系统后，可在Home界面下选择Change Passwords更改密码请在Old pas