会议事务处理工作表格.doc

会议（活动）事务处理工作表格会议（活动）计划表会议（活动）名称开会（活动）地点开会（活动）日期开会（活动）时间会议议题（活动目的）与会（参加活动）单位、人员（附详细名单）人数主持人会议（活动）召集单位会议（活动）主要工作人员（附分工明细表）与会者（参加活动人员）应备资料会场标示资料召集者拟分发资料会议活动筹备期审检表审检要点分结论会议活动目的开会的目的是否明确？会议活动要项开会的时机、时间是否妥当？开会的地点场所是否合适？邀请对象是否恰当？会议活动通知与会人员是否已得到通知？会议活动的议题是否已通知与会人员？与会人员是否已就议题做好准备？是否要求与会人员事先备妥有关资料？会议活动准备是否已拟好议题的进行顺序及时间的分配？是否已备好应分发的参考资料？准备工作是否已完全充分？是否安排好会议记录？是否使用幻灯机或摄像机等设备？会议活动筹备细节审核表项 目审核项 目审核1、活动费用预算 灯光2、招待对象的层次 音响效果、录音3、总人数（查人员名单） 茶水饮料供应4、活动日期及时间16、宴会的形式5、活动天数 餐桌入座式6、活动负责人 自助餐入座式7、活动作业明细分工表 鸡尾酒立食式自助餐8、酒店的预订及安排 立食式鸡尾酒会 客房的标准及数量17、酒水饮料客房分配名单（包括工作人员住宿） 国产白酒 酒店接待服务柜台 鸡尾酒9、会场的预订 啤酒（瓶装或扎啤）主会场 香槟、葡萄酒 分会场 饮料及牛奶 洽谈室18、香烟 展示室19、花饰方面 来宾休息室 花篮 工作人员休息室 桌上花饰 演艺人员休息室 胸花10、制作来宾名册 赠用花束姓名、地址、单位、电话、职衔等 典礼台花饰11、邀请函 展示品花饰 信封及信封书写 蜡烛 邀请卡及投递日期20、植物盆景 A、观叶盆景 B、观花盆景 遮阳伞12、纪念品方面21、看板、标示板类 纪念品的选定 观迎看板 礼品包装 大门看板 礼品题款及姓名书写 方向标示 蝴蝶结装饰 专用停车场标示牌 订制数量 展示商品说明牌13、交通工具方面 社徽、商标看板 飞机、火车、客车、轿车22、拍照摄影方面14、酬谢费（给司机、演艺人员等） 纪念照片15、会场布置 纪录摄影 主席台及座次23、胸章、名牌方面 台下座位颜色、大小、种类的选定 会标公司名称、职衔、姓名的书写24、着装方面 邀请函、DM的制作 男工作人员着装 游艺节目 女工作人员着装 入场运输计划25、新闻方面 现场装设计划 文字记者 A、展示产品 新闻稿 B、展示器具 摄影记者 C、现场电气安装工程 录像记者及电源准备 解说体系26、安排用餐方面 A、海报 住宿者的用餐事宜 B、产品宣传说明资料 来宾、司机的用餐问题 C、解说员 服务人员的用餐 迁出计划 演艺人员、乐队的用餐 茶水点心27、活动行程方面 用餐问题 活动行程表 洽谈室 司仪开场白 接待记者采访人员 主持人致辞 展示会费用预算 来宾致辞 宣读贺电 致谢辞 播放背景音乐28、服务柜台的工作方面 来宾出、缺席的确认 发放胸牌 发放活动行程表 引导来宾到休息室 发放纪念品 设置临时电话 来宾签名纪念29、表演节目的总预