公司公关活动接待组织流程总结

邀 请 函XXX有限公司XXXXX总经理： 诚意邀请您于XXX年XX月XX日上午光临在XX举办的XXXXX仪式。商祺！ XXXXXX有限公司 总经理 XXX XXXX年-XX月-XX日注：下为邀请函回执单下为邀请函回执单单位名称XXX 有 限 公 司来宾个数来宾姓名（联系方式）性别来访行程到达具体时间住宿否来访日住宿日来宾姓名性别返程行程返程时间返程票预订返程票付费备注备注：此表为应邀单位秘书填写并邮件或传真回执；可根据需要自由调整表框数。回执邮箱：xxxxxx；联系人：xxx，137xxxxxx。活动组织行程单 XXXX行程单 年 月 日组织方联络人联系方式住宿地点月 日项目早餐活动一活动二午餐活动一活动二晚餐活动一活动二时间集合：用餐：准备：开始：准备：开始：集合：用餐：准备：开始：准备：开始：集合：用餐：准备：开始：准备：开始：地点集合：酒店大堂开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：车务等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：陪同人员月 日项目早餐活动一活动二午餐活动一活动二晚餐活动一活动二时间集合：用餐：准备：开始：准备：开始：集合：用餐：准备：开始：准备：开始：集合：用餐：准备：开始：准备：开始：地点集合：酒店大堂开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：集合：开始：车务等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：等待：出发：陪同人员备 注要求：XXXX；活动公关接待流程一、活动类别（一）签约类活动（二）谈判类活动（三）庆祝类活动（四）重要领导考察活动（四）走访、视察、参观类活动二、来宾身份类别（一）重要谈判投资合作方（二）一般商人（三）政要重要领导人物（四）一般政要领导、记者等三、来宾归属地类别（一）赣州市外（二）赣州市内四、活动接待安排程序原则是热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理，方针是灵活应变。（一）活动前期准备工作：活动策划书的撰写1、主题活动的名称2、时间活动时间3、地点活动地点4、人物活动负责人，活动主持人，活动参加人（政要领导、合作人、其他友方等）5、工作安排与细节（1）活动流程的制定；主持人发言，领导致辞，活动开始，活动过程、活动结束，盛宴。（2）邀请函、邀请回执单、来宾自行程反馈单、来宾详情表、活动行程单的统计；先发送邀请函、邀请回执单、来宾自行程反馈单至对方邮箱，并要求回执。按照邀请回执单、来宾自行程反馈单上的来宾信息填制来宾详情表、活动行程单。不同的来访单位有不同的自行程安排，所以要根据要求有针对性的制定各单位行程安排。（3）参会人员名单确立，用餐人员名单确立，住宿人员名单确立，会场站位安排，用餐桌次安排；根据身份，按照重要程度分配位置，并分配陪同领导。（4）接客车的安排；每日各项活动接车地点、送往地点，接车前集合时间与发车时间。（5）下榻酒店的预定与分配，用餐餐厅预订，菜单定制；依据住宿于餐饮标准，选择住宿酒店与用餐酒店，两者尽量安排在同一地方。所有的预定房间规格尽量相同，若有不同则按照档次高低依据宾客身份高低依次下分。每餐安排的菜单要提前预定，用餐时间、用餐地点要提前安排。必要情况下办事员与领导用餐分开进行。（6）活动会场安排，活动前休息室安排，谈判室安排；重要活动会场安排提前预定，要配有休息室，供提前到场的来宾休息。根据需要提前或临时安排谈判室，并通知对方谈判时间与谈判地点。（7）活动现场布置，条幅制作，礼仪公司的联系，礼仪小姐的聘请及工作安排，签到本落实，胸花购买及佩戴，庆祝酒购买，香烟准备，媒体记者的邀请，摄像、拍照人员的安排、现场来宾的指引接待人员、茶饮服务人员安排，翻译安排，活动全天的统筹接待人员安排；（8）领导讲话稿的准备，谈判资料准备，会签合同的准备，会议及其他方面的文字材料准备； 此材料根据活动安排而准备，包括纸质材料，也包括电子材料，水笔。必要时要随身携带移动盘，提前准备多媒体、笔记本电脑等硬件材料。 （9）公司接待来宾参观的各项细节准备；公司接待来宾要做以下准备：厂外、办公室与车间的整洁度，茶水、水果提前准备，鞋套的准备，参观陪同人员的介绍准备，拍照准备。（11）游客游玩、娱乐安排；此项为活动行程单内容，游玩前确定天气状况，陪同人员确定，游客游玩、娱乐地点的选择，游玩、娱乐中餐饮的安排。（10）活动资金预算；各种花销均计算在内。（11）责任落实；领导与办事员责任：宾客联络、接待责任；下榻酒店预定与餐饮安排责任；接客车联络责任；会场布置与现场接待责任；谈判安排责任；材料准备与供应责任；参观、游玩导游责任；临时状况处理责任；其他责任。（12）其他准备。（二）活动实施1、活动安排严格按照活动行程单执行。2、入住手续的办理。此手续办理有两种情形，一是在预定酒店时即办理入住手续，提前领取房卡、提前登记，按照来宾名单分配房后，来宾到达下榻酒店后统一发放。二是办理入住手续需要客人的有效证件，则在来宾到达下榻酒店时，统一收集有效