办公室手册之档案管理.doc

办公室手册之档案管理 一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理(一)学习目标能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。(二)分类、检索1.常用档案分类法一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。最常用的档案分类方法有下述三种：第一，年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。第二，组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。第三，问题分类法就是按照文件内容所反映的问题(或称事由)将全宗内档案分成若干类别。2.现实分类中几种方法的结合运用在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。这种结合也称复式结构分类法。传统的复式结构分类法主要有：组织机构-年度分类法，年度-组织机构分类法，年度-问题分类法，问题-年度分类法。但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：第一，年度-组织机构分类法就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。例如某城市建设集团全宗档案按年度-组织机构分类法分类如下：1997年 经理办计划部工程部经营部财务部人事部1998年 经理办计划部工程部经营部财务部人事部第二，年度-问题分类法就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度-组织机构分类。在这种情况下，就可以采取此种方法。例如某生产性企业全宗档案按年度-问题分类法分类如下：1997年 行政事务类生产经营类劳动人事类财务管理类教育培训类综合类1998年 行政事务类生产经营类劳动人事类财务管理类教育培训类综合类2.常用档案检索工具的编制和使用档案检索工具，是查找档案使用的目录、索引、指南等的统称。(1)案卷目录案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。如图：案卷目录案 卷 号题 名年 度页 数备 注档案室编档案馆编案卷目录在档案管理中有广泛的用途。但是，由于它的查检对象是一组有密切联系的文件组合体，人们对于单份文件的查准率受文件立卷质量制约较大。(2)全引文件目录全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇编在一起而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录合二为一的产物。其形式有两种：一种是先列出案卷号、题名、年度、页数、期限，随之就在下面标出此卷内文件目录。如图：案卷号题名起止日期卷内页数保管期限顺序号文号责任者题名日期页号备注此种方法的缺陷是不能使用已有的卷内文件目录，需要重新填写卷内文件目录。另一种是指明案卷号(在卷内文件目录的右上角)，下面再列出这个案卷内的卷内文件目录。如图：号案卷顺序号文号责任者题名日期页号备注此种方法简便易行，将已使用的卷内文件目录(标有案卷号)，复制一套，按照一定的规律装订成册即可。但此种方法未列出案卷标题，检索当中有一定局限。全引目录这种检索工具的优点是，揭示档案的内容和成分比较具体，无论查找案卷或单份文件都方便，编制也比较简单，但不便按专题查找档案。(3)人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引。综合性人名索引是将档案中所涉及的人名都编成索引；专题性人名索引是根据所列专题范围(如任免、奖惩等)，对涉及该专题的人名编制索引。人名索引，一般按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。(4)全宗指南全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：第一，立档单位和全宗的历史概况。此部分简要地叙述立档单位成立时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。第二，全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。首先，介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；再者，介绍全宗内档案的整理(分类、编目)及保管情况。第三，全宗指南的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明(利用方式、服务手段、利用效果)，有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况(自编参考资料的种类、数量)等。档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息存储的起因和目的。档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。一个单位的档案文件达到成千上万卷并不是希罕事。面对大量的档案，档案提供利用工作并不只是依靠简单的取和放完成的，而是先要通过检索这一瓶颈。档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检索工具。在企事业单位档案部门，所存档案形成时间不长，利用者又基本为内部员工，在利用档案时，能够提供一定的查找线索。因此，这里的检索工具，并不必像档案馆那样详尽完备。只要有案卷目录、全宗文件目录、文号目录、人名目录和全宗指南等检索工具就能够满足需要。(三)相应知识档案整理工作是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。对此也可称为档案整理工作的内容。档案整理工作一般是从区分文件所属全宗开始的，只有把属于一个全宗的文件集中在一起，才能根据全宗的具体情况进行下一步的系统整理工作。如果不先区分全宗，属于不同全宗的文件混淆不清，就不可能或者不能正确地作进一步的整理。一个全宗内文件的系统整理，一般是先分类再立卷。文件怎样分类以及分类是否正确，对立卷有重要关系，因为立卷是在一个类的范围内把文件组成许多小的单位，不是一个类的文件不能组成一个案卷。案卷的系统排列，只能在立卷之后才可能进行。立成的案卷，为案卷排列提供了实际对象，而排列又确定了案卷的位置。案卷目录的编制，是在案卷排列之后进行。案卷排列为编制案卷目录提供了具体内容，而案卷目录又最后固定了案卷的排列顺序。这里牵涉到两个很重要的术语，即全宗和立档单位。分述如下：全宗是由一个国家机构、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个公司所形成的全部档案可包括：党群管理、行政管理、财务管理和产品、基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。一个科学家、文学家、艺术家、教育家、企业家、金融家、社会活动家及其他知名人士，在其一生活动中所形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个单位或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。立档单位的定义是与全宗相对应的。其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或者个人即称为立档单位。确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案是独立构成全宗，还是作为一个全宗的组成部分，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件是：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文。第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。这三个条件通常是互有联系，有此即有彼的。但是，三个条件又不是并列的，其中以第一个条件最为主要。为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。充分利用原有基础，尊重档案的自然形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，便于保管和利用，是档案整理工作的原则。档案整理可以为档案工作的其他业务环节奠定基础，是科学管理档案、有效发挥档案作用的前提条件。(四)注意事项1.档案分类的注意事项(1)分类时如何正确判定档案文件所属年度一个立档单位的档案，无论是采用年度-组织机构分类法，还是年度-问题分类法，都要首先涉及正确判断文件材料所属年度问题，这是档案分类中一个很重要的问题。对于下面几种情况的文件，应该准确地判定其所属年度：第一，文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件。对此类文件要根据文件的特点，确定最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。如，法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据(公布生效的文件，以公布日期为根据)；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据。第二，文件上没有准确日期的文件。对此类文件应运用多种方法，判定和考证文件的准确日期或接近日期。其方法是，分析文件的内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者通过与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。第三，跨年度的文件。此类文件有两种情况：一是一份文件内容跨了两个以上年度。如，前一年的工作总结和后一年的工作计划，内容针对两个年度。对此，应以主要内容为根据，判定其所属年度；内容不分主次的，应归入形成文件的年度。五年计划、三年总结、十年规划等文件，属于计划的，归入计划开始的一年；属于总结的，归入总结针对的最后一年。二是一组有密切联系的文件，形成于两年以至于两年以上，如一次会议，前一年底开会后一年初结束，此种会议形成的文件，应归入会议开幕年。专门案件形成的跨年度文件放在结案年立卷。(2)分类时如何正确判定档案文件所属机构按组织机构分类时，对涉及几个机构的文件，在一个立档单位内应有一个统一的规定，以便将文件合理而有规律性地分入相应的类别，以便查找起来有规可循。如，经本单位党委、党组讨论而以单位行政名义发出的文件，一般应归入行政某机构类内；业务机构起草而以单位行政名义发出的文件，一般归入单位的中心机构，也可归入业务机构；几个机构联合办理的，一般归入主办部门，也可归入批示退存的部门或最后承办部门。2.采用问题分类法应注意的问题第一，按文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌。通常要参照单位的职权范围和基本工作职能，根据文件的实际状况而设类，不可随意设类和设虚类。第二，类目体系力求简明，合乎逻辑。类目设置应按全宗大小、立档单位工作任务的繁简和文件的多少来决定。层次不宜过多，类别概念的外延不与全宗名称的外延等同。同一级各类之间应是平等的并列关系，不能互相包容，彼此交叉。为解决全面性、综合性文件的归类，通常应设总类或综合类。第三，要按文件的主要内容有规律地归类。在实际分类过程中，如遇到既可归入甲类又可归入乙类的或归属不明确的文件，应认真研究并认定文件内容的主要问题，归入相应类别。二、能够对档案进行鉴定，确定合理的保管期限(一)学习目标对档案进行鉴定，确定合理的保管期限。(二)鉴定方法严格讲来，档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。但档案界通常所说的档案鉴定工作指的是档案价值的鉴定工作。是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。1.档案价值鉴定工作的主要内容制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；剔除无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕这些工作而开展的一系列鉴定组织工作。档案价值鉴定工作的意义在于它是解决档案庞杂和精练之间矛盾的主要途径。鉴定工作开展得好，可以节约档案保管成本，提高工作效率，一旦遇到天灾人祸对档案的突袭还可以有所主次，保证重点档案的保护和抢救。2.确定期限根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。第一，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要包括两部分：一部分是本单位工作中制成的重要文件，如指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划和总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任免的文件材料等；另一部分是上级单位颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、批复等，还有下级单位报送的有关方针政策性的和重要问题的请示、报告、总结等文件材料。第二，凡是反映本单位一般工作活动，在相当长时间内本单位需要查考的档案，应列为长期保管。它也主要包括两部分：一部分是本单位工作中制成的，在相当长时间内需要查考的文件材料；另一部分是上级单位颁发的和下级单位报送的比较重要的文件材料。第三，凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。它主要包括本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计表等文件材料。(三)相应知识能够对档案进行安全保管所谓档案的保管工作，简言之，就是指