《时间管理规划》word版.docx

时间管理规划 目标搜寻目标分析的原则设定可以立刻转化成行动的目标努力使目标清晰目标搜寻的四个阶段1勾勒出生命远景首先勾划出你的生命远景是什么，这一生到底想完成哪些事情。2依据时间标准区分远景目标及生命体系依据一个时间标准区分出自已的愿望和人生目标。一开始，个人的想法是否可以实现，或者是空想并不重要。这个观点以后再作检讨。3职业理想的推拟重要的是要找出什么是求生存，什么是生存决定性的准绳，进行职业推拟。4目标清单开列列出清单，筛选出你认为最重要职位，这些职位是你要达到人生目标或事业目标的一个标准。第二，想一想，你的愿望和年轻时的梦，与目标是不是符合；第三，再想一下，往后推算5年到10年，有没有可能让这些目标不再是幻想，而是让它美梦成真。【自检】根据自己的实际情况填写下表，明确你的目标是什么，把你的目标进行排序。在你设定目标的时候要考虑SMART原则。同时说明如何才能达到你的目标？ (1)你的第一目标是什么？_(2)你的目标彼此之间是否协调？ 是 不是(3)向目标迈进时，是否有最高目标与特定的中期目标？ 是 不是(4)这些目标中，哪些是你自己能够做的、哪些是你必须加强的？_(5)请你根据目标搜寻的4个阶段来设定你的目标。_时间管理规划【本讲要点】时间管理规划的原则与意义时间管理规划的原理与规则时间管理规划系统时间管理规划的原则与意义规划的原则今天所做的每一种选择，以及所做的每一个决定都有两种可能性,或者两种结果：一种是离你的目标越来越近，一种是离你的目标越来越远。因此，你所做的每一种决定，离目标越近，就要去做；离目标越远，就要灵活地去修正。在这个过程中，要让你的目标规划更具合理性，就要进行时间规划。时间规划是要确保最宝贵的资产“时间”的经济价值；时间规划的最高标准是将可以使用的时间投入到最有益处、最有成就的作为中；时间规划最低的标准是用最少的时间去完成追求与设定的目标。规划的意义为你实现目标作准备，为你时间效率的最大化作架构；在你个人的工作范围，规划使用有限的时间以达到目标；规划你的工作可以节省时间。时间管理规划的原理与规则规划的原理让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务，才能够达成你的目标。规划的规则1基本原则60/4060%的时间可能是在工作，你的收入来源，你的需求；40%的时间可能是完成目标所做的一些努力。如果只把你工作时间的特定部分纳入计划，就是60分。60%是你的工作，40%可能都是在延续你未来的目标。2行事与时间分析表在做每一天的工作以及时间分析表时，书面记录要仔细检查，你如何以及为什么使用你的时间。3任务总表行事计划表你要达到目标，首先就把要达成的目标做详尽的描述。其次是弄清具体的任务，即任务总表。4规则的、系统的、执着的根据任务总表你必须有规则的、系统的、执着地去安排事情。5务实的规划你要务实，千万不要好高鹜远，只在你实际上能够处理的范围内做规划。6学习保持弹性弹性是时间的计划，是用来实现目标的，而不是用来限制自己的。时间管理规划系统规划系统在你的生命过程中，你有一个生命计划生命远景，有很远的一个计划多年计划，还有今年的目标年度计划。你的年度计划一定要靠每一个季度去完成，就是季计划。季计划是靠月计划完成，月计划又靠周计划完成，周计划要靠日计划完成。日计划就是每日的结果，日结果一周累计起来就是周结果，周结果累计一个月就是月结果，三个月累计起来就是一个季结果，季结果以后，又有年结果，循环下来，对年的结果进行调整。同时应随时检验结果。时间规划系统里你会找到你生命的远景，找到你多年的计划，然后拟订你的年计划，分解以后成为你的季计划、月计划等。例如，一名总经理，他的生命计划可能是要成立一个集团，他多年的计划可能是要发展多少家企业，今年的年计划必须完成多少营业额。假如今年他要完成100万的营业额，那每一季至少要完成30万到40万营业额，每一个月就要10万到20万营业额。依此类推，一周至少完成要5万的业绩，每一天要完成1万。那每一天完成了，周才能完成；周完成了，月才能完成；月完成了季才能完成；季完成了，年才能完成；年计划完成了，就等于离目标更近了，这样才能完成你的多年计划，才能完成你的生命计划。图6-1 时间管理规划系统时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内。【自检】请你根据上面的时间规划系统来设计你的时间管理规划。_全方位检查如果目标不明确，就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来，把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如，你重视健康，因为你相信健康就是财富，你知道拥有健康的身体，才可以做你能做的事情。第二个角色，你现在是一个什么层次的年龄，你在家庭里扮演的是一个什么样的角色，假如你的健康出问题的话，你可能会怎么样。你了解健康是人生最重要的一点，因此你相信不好的食物不能随随便便入口，所以你必须让我自己更快乐，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我还追求心理的健康。你相信，你的锻炼，你的付出，会让你的健康更得到充实，让你的健康状态变得更佳，这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。图6-2 生命潜能金字塔同时全方位的成功还包括了健康、理财、人际、家庭、心智、心灵、休闲、工作，每一个都不能少。图6-3 系统全方位检视表6-1 全方位检查【总结】本讲阐述了时间管理规划的原则与意义，时间管理规划的原理与规则以及时间管理规划系统。时间管理时间规划是要确保最宝贵的资产“时间”的经济价值。要让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务，才能够达成你的目标。运用时间规划系统进行有效的时间管理。时间规划系统就是把你多年的梦想变成多年的计划，把多年的计划设定一个目标，然后再逐步地成为我们的年计划、季计划、月计划甚至周计划、日计划。【心得体会】_时间管理的80/20法则【本讲要点】决策的必要性帕雷托(PARETO)时间原则运用ABC分析法来设定优先顺序决策的必要性优先顺序优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的有限顺序，以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。决策的必要性设定优先顺序的好处1只做重要而且是必要的任务在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且是必要的任务。作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的任务。2每一次只集中在一件事情上每个人的角色不同，在当时的状况之下设定目标，应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则，这样在计划周期结束时，每个人至少都处理了重要事情。帕雷托(PARETO)时间原则19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO）发现：80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果，最后的结果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。表7-1 Pareto时间原则(80：20原则)你使用或准备的时间占80%，即次要的多数问题占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的时间占20%，即重要的少数问题，造成的成果却占80%。例如：作为销售人员推销时，你打50个电话，可能只有5个顾客给你相约见面，就是说你花了80%的时间在约见客户，但是只有20%的客户跟你见面。作为一个职业经理，可能你花了两个小时的时间做准备，但是会议进行可能不到30分钟，也就是说用80%的时间做准备，造成的结果是20%，但是这20%的准备造成了80%的结果。也可用下图来表示：图7-1 8020原则成果产出的过程中，使用时间的前20%（投入）造就了80%的成果（产出）；相对的，使用其余80%的时间，只有20%的效果。【自检】一天里，你怎样去运用时间管理的80/20原则？_运用ABC分析法来设定优先顺序ABC分析法ABC分析法这个技术是来自于经验，也就是重要和次重要的任务。在所有任务的集合中，由不同任务所组成的百分比通常是固定的。字母A、B、C将不同的任务，依照它们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级。特别重要的称为A，比较重要的为B，不重要的为C。ABC分析法基础图7-2 ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少数，称为A级任务，次等重要的B级任务不多，其他都是不重要的，是C级任务。从功能有效的达成角度去看，C级任务的成果比较低，次要任务成果平平，而重要任务的成果比较大，这就是ABC法则。仔细回想一下，一天里实际上做的最有意义、最有成果的事情也许只有20%，大部分的时间，即80%的时间做的都不是特别重要的事情。任务价值观图7-3 任务价值观消耗了20%的时间可创造80%的效益，可有时往往消耗了80%的时间，只创造了20%的效益，这叫做80/20的任务价值图，也就是说当你从事最重要的任务，用最少的作为就能够达到最大的成果。最重要的任务A占15%，因为作为领导人的任务总和差不多是15%，而这些任务的本身价值就占达成目标贡献的65%。一个单位经理是很少的，他是关键的少数，决定了关键多数的事情，这也就是80/20规则中的A级任务。中等任务B任务，占一个领导人的综合的比例是20%，相当于它也只有20%的价值。较不重要的C任务，反而占到65%的时间，但是他的价值很小，只有15%。C任务，虽然数量多但是它的贡献很小。所以对于A任务，是必须做的，应该投入更多的时间。B任务是应该做的，而C类任务是不值得做的。【自检】A、B、C事件