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管理员操作手册管理员操作手册 实施部 上海协达软件科技有限公司 2010 年 1 月 修改纪录： Ver. No发版日期发版日期编制部门编制部门修改的章节号修改的章节号 1.02010-1-10实施部初始版本 一、系统初始一、系统初始 1.1、必备环境、必备环境 服务端 操作系统：Windows 2000 以上，及 UNIX、LINUX； 运行环境：JDK 1.5 ； 网络环境：Intranet 与 Internet； 协议支持：TCP/IP、HTTP、HTTPS、SMTP、POP3 等； 数据库支持：推荐使用 MS SQL Server 2000-sp3，可支持 SYBASE、ORACLE、DB2 等； 硬件支持：服务器 CPU PIII500 以上、内存 256M 以上、需要 2G 以上的空闲磁盘空间； 客户端 浏览工具：IE6 以上； 运行环境：JRE1.5 以上； 1.2、硬件推荐、硬件推荐 用户数范围与服务器配置对应表 服务器配置建议并发用户数 CPU内存硬盘 0-100Xeon DP CPU 2.6G Hz2GB DDR10GB 100-200Xeon DP CPU 3.0G Hz4GB DDR20GB 200-500 Xeon DP2 CPU 3.0G Hz 8GB DDR40GB 500-1000 Xeon DP2 CPU 3.0G Hz 16GB DDR80GB 1000 以上 Xeon DP4 CPU 3.0G HZ 32GB DDR80GB 注： 500 用户以上建议服务器采用双机负荷，数据库服务器与 WEB 应用服务器分开。 1000 以上用户，我们建议使用小型机进行分机负荷，两台为数据库服务器，两台为 WEB 服务器。 此服务器为建议配置。 并发用户数超过 500 以上建议采用专业商用服务器。建议选用：IBM Websphere,BEA Weblogic。 1.3、开始安装、开始安装 1.3.1、安装系统程序、安装系统程序 1）双击 CTOP 协同办公安装程序，开始安装。如下图所示： 2）点击“下一步”按钮，安装程序进入“重要声明”界面，如下图所示。 3）选择“我同意此声明” ，点击“下一步”按钮，安装程序进入“授权许可”界面，如下 图所示。 4）选择“我同意此协议” ，然后点击“下一步”按钮，安装程序进入“选择安装目标”界 面，如下图所示。 5）选择好程序的安装目录，点击“下一步”按钮，安装程序进入“选择组件”界面（包含 JDK1.5 和数据库 server 2000+SP3（简装版）组件，如果已经独立安装，两组件在此不必 选择） ，如下图所示 6）选择您需要安装的组件，点击“下一步”按钮，安装程序进入“选择开始菜单文件夹” 界面，如下图所示。 7）点击“下一步”按钮，安装程序进入“创建桌面快捷方式”界面，如下图所示。 8）点击“下一步”按钮，安装程序显示“安装信息” ，如下图所示。 9）点击“下一步”按钮，安装程序进度条显示复制文件，如下图所示。 10）安装完成后，安装程序显示“安装向导完成”信息，如下图所示。 11）选择“运行协同办公平台”并点击完成启动控制台配置服务。 1.3.2、配置控制台、配置控制台 1）程序安装好后，系统会自动在“桌面”上，创建“控制台”启动图标。双击图标，打开 控制台。如下图所示。 数据库地址数据库地址：SQLServer 数据库服务器所在计算机的 IP 地址。安装在本机上为： ，可不用修改； 数据库名称：数据库名称：系统将使用的数据库的名称。默认为 coa，不用修改； 数据库的帐号数据库的帐号：登陆数据库所需的登录名，由用户设置； 数据库密码数据库密码：登陆帐户的密码，由用户设置； 主程序地址主程序地址：协同办公系统服务器端的 IP 地址。默认为 ,不用修改； 主程序端口号主程序端口号：访问协同办公系统的端口号。默认为 8080，可不用修改； 腾讯通讯地址腾讯通讯地址：腾讯 RTX 的服务器端计算机的 IP 地址 。在本机为：，可不用修 改； 腾讯通讯端口：腾讯通讯端口：腾讯即时通讯服务端口。默认为：8012，不用修改。 提示：控制台的参数设项，除提示：控制台的参数设项，除“数据库帐号数据库帐号”和和“数据库密码数据库密码”需要用户设置以外，其它需要用户设置以外，其它 都可以不用设置。都可以不用设置。 2）设置好参数后，点击“系统初始”按钮，系统弹出“要还原数据库吗？”选择框，如下 图所示。 选择选择“是是”：系统将从让您选择安装程序自带的数据库，进行初始化。初次安装应该选择 “是” 。 选择选择“否否”：系统使用已有的数据库，跳过初始化工作。一般用于系统升级。 3）在还原数据之前，系统提示“确保数据库的账户和密码设置正确” 。 4）点击“是（Y） ”按钮，选择需要还原的数据包，系统开始初始化数据。 5）点击“确定”按钮，弹出“修改成功”信息提示框，控制台参数设置完成。控制如下图 显示 。 主程序主程序：用于启动系统主服务。如果选择了“自启动” ，系统服务便随计算机启动而自动启 动。 确定确定：保存当前控制台参数设置。 复位复位：控制台参数设置恢复到系统初始值。 取消取消：取消当前控制台参数修改。 备份备份/还原还原：备份当前系统的数据库和目录文件。 系统初始系统初始：初始化系统数据库。 系统重设系统重设：移出系统服务和数据库，系统重新设置。 程序升级程序升级：在线升级系统到最新版本。 点击“运行”按钮，即可启动服务。 1.3.2、启动服务及运行程序、启动服务及运行程序 1）点击控制台主程序的“运行”按钮，启动服务。然后打开一个浏览器窗口，在地址栏中 输入：http:/ 系统服务器端的 IP 地址:服务端口号（如： 00:8080）,即可进入协同办公系统的登陆界面。 系统的初始登陆帐户为，用户名：系统的初始登陆帐户为，用户名：admin 密码：密码：111 2）登录成功后，便进入系统。如下图所示： 1.4、系统卸载、系统卸载 1）打开“开始”菜单，在“程序”栏目里找到“协同软件” 。如下图所示。 2）点击“卸载 协同软件” ，系统弹出“协同软件 卸载”对话框。如下图所示。 3）点击“是（Y） ” ，系统便开始进入卸载程序界面。如下图所示。 4）卸载完成后，系统提示“协同软件 已顺利地从您的电脑中删除”信息。如下图所示。 5）点击“”确定” ，协同软件卸载成功。 1.5、其它说明、其它说明 1）MSSQL 端口号不是默认的 1433，系统不能正常运行： 可手工修改“OA 安装目录/resin/conf/resin.conf”文件，找到 Resin 域中 server 域中 database 中的数据库连接参数，红字为可修改参数，URL 中的是连接数据库的字符串，格 式为“jdbc:jtds:sqlserver:/SQL 服务器地址:SQL 端口号/数据库名” ctopDB jdbc:jtds:sqlserver:/:1433/coa sa coa 8 20 30s 1.5.1 如何支持如何支持 SQL SERVER2005 1、打开“SQL Server 配置管理器” ，开始程序Microsoft SQL Server 2005配置工具 SQL Server 配置管理器 2、打开“SQL Server 2005 网络配置”“MSSQLSERVER 的协议” 3、在右边选择“TCP/IP” ，右击启用，重启 SQL SERVER，确保 SQL 为混合验证模式 1.5.2、如何支持如何支持 WINDOWS VISTA 1、 以管理员身份运行 COA.EXE 2、 进入 OA 安装目录 3、 右击 COA.EXE，选择“以管理员身份运行” ，使用此方法在桌面快捷方式打开控制台 将导致控制台功能受限 4、或右击 COA.EXE，选择属性，在兼容性选项卡中勾选“请以管理员身份运行该软件” ， 使用此方法以后可正常使用桌面快捷方式 1.5.3、如何支持如何支持 UNIX 1、 将 windows 中的软件安装目录下的所有目录及文件放至 Linux 或 Unix 系统中，如 “/coa/”下 2、修改系统配置文件如“/coa/coa/WEB-INF/classes/ctop.conf”中部份参数： DB_TYP 为数据库类型，如“MSSQLSERVER” drivers 为连接数据库所用驱动，如“net.sourceforge.jtds.jdbc.Driver” url 为数据库连接字符串，如“jdbc:jtds:sqlserver://coa” User 为连接数据库帐号名，如“sa” Password 为连接数据库密码，如“coa” app_dir 为当前系统目录，如“/coa/coa/” 其它参数可不修改，除有特殊需求。 3、修改服务配置文件如“/coa/resin/conf/resin.conf”中 Resin 域中 server 域中 database 中的 数据库连接参数，如： ctopDB jdbc:jtds:sqlserver://coa sa coa 8 20 30s 其它域可不修改，除有特殊需求。 4、 安装 JDK，并配置好相应环境变量，如“JAVA_HOME” 5、 启动服务，如“/coa/resin/bin/httpd.sh” 6、 如有使用短信服务，LINUX 及 UNIX 不支持短信猫，只可使用其它方式 1.5.4、如何支持如何支持 APUSIC WEB 服务器服务器 支持 APUSIC 后不可由控制台启动 OA 服务，需使用 APUSIC 中的启动服务器来启动。 1、 正常安装完 JDK、OA、APUSIC； 2、 复制“resinlibjtds-1.2.jar”到“ domainsmydomainlib”下； 3、 修改“domainsmydomainconfigdatasource.xml”内容如下； 4、 修改“domainsmydomainconfigserver.xml”内容如下； 设置访问数据库的用户名 设置访问数据库的用户密码 服务器上安装协同办公平台的路径 5、 （可选）修改“domainsmydomainconfigapusic.conf”内容如下； 二、系统维护二、系统维护 2.1、自动备份、自动备份/还原还原 2.1.1、数据备份、数据备份 1）在桌面上双击“协同软件”图标，打开系统“控制台” ，如下图所示。 APUSIC 的 WEB 应用端口默认为 6888， 可修改此值为现协同办公应用访问端口 2）点击“控制台”右上角“停止”按钮，先停止服务。然后点击右下角的“备份/还原” 按钮。系统将弹出如下对话框。 3）首先，点击“设置目录” ，选择系统数据要备份的目录路径。如下图所示。 4）设置好目录，点击“确定” ，系统回到如下界面。 5）点击“备份”按钮，系统开始进行数据备份。如下图所示。 提示：备份的数据包括两个部分：数据库文件和目录文件。提示：备份的数据包括两个部分：数据库文件和目录文件。 6）系统备份完成后，系统弹出“操作已完成”信息提示框。如下图所示。 2.1.2、数据还原、数据还原 1）从桌面打开“控制台” ，先停止服务，然后点击“备份/还原”按钮，如下图所示。 2）点击“设置目录” ，找到备份数据的目录，点击确定，系统将显示该目录下面可还原的 数据文件。如下图所示。 3）选择要还原的数据文件，点击“确定” ，系统便开始还原数据。还原完成后系统弹出提 示信息框“操作完成” 。数据还原成功。 2.2、手动备份、手动备份/还原还原 2.2.1、数据备份、数据备份 1）打开 SQL SERVER 企业管理器，选择 OA 数据库，右击选择“任务备份” 2）在“目标”中点击添加，选择备份文件路径，点击确定对数据库进行备份。 3）进入 OA 目录，如“coa” ，手动备份以下目录： UserFiles user pubfile imageslogin_icon imagessig_icon imagesnews filemodel filefile_plan filefile_mode filefile_custom filefile filefile_bbs filefile_doc filefile_mail filefile_news filefile_note Documents Templatefiles customcustomimg documentphoto documentdocAttach portalportal_img flow_store diskupload 2.2.2、数据还原、数据还原 1）打开 SQL SERVER 企业管理器，与数据库备份类似操作，使用还原功能将之前备份的 数据库文件原还至 OA 数据库中。 2）将之前备份的文件还原至“/coa”中。 2.3、数据迁移、数据迁移 如将当前系统数据迁至其它 OA 服务器时，请参照“2.2、手动备份/还原”操作进行迁移工 作 2.4、其它说明、其它说明 1）数据库服务器与 WEB 服务器不在同一台服务器上时，控制台中的备份/还原功能不能正 常使用，只能使用手动备份/还原，请参照以上做法。 2）在使用备份/还原时请确保备份的文件与需还原的系统为同一版本号。 三、系统管理三、系统管理 3.1、单位设置、单位设置 点击“单位设置”子菜单， 进入单位设置页面，系统安装好后，系统管理员首先要做 的工作就是对单位进行初始设置。点击“控制面板”-“单位设置” ，进入单位信息设置页 面，如下图所示。 单位名称单位名称：设置单位的名称。 服务器服务器 IP:本系统所安装的服务器的 IP 地址。 访问访问 URL：访问本系统的 URL。设置的格式是：http:/服务器 IP 地址：服务端口号 /。 标题自定义标题自定义：用于设置系统 logo 和名称。标题内容支持 html 标签。如果选择了“支 持”选项，系统显示当前标题的设置；反之，系统显示默认效果。 WebOffice：选择是否支持 web Office 控件的使用。如果选择“支持” ，系统的公文管 理、数据采集、报表分析可直接调用内嵌式的 office 进行编辑和显示；反之，公文管理中 不能选择“高级编辑” ，报表分析和数据采集将直接系统中的 excel 并导出数据。 “默认为 高级编辑框” ，表示公文管理中的文件正文编辑框是否直接使用 office 控件作为编辑器。选 上，表示直接启用 office。 系统插件系统插件：勾选上相应的框表示使用此插件功能。 “文件中转” 、 “文件共享”在办公门 户网络硬盘下；“电子考勤”在办公门户下；“电子签名”则为“是否”在处理事务时 使用“电子密钥” ；“专业门户”则为“是否”能使用门户功能；“流程绩效”则为“是否” 能使用流程绩效功能；“消息服务”是否开启，关系到系统里的 RTX、短信等功能的使用； “数据交换”勾选上，则可以使用系统里的数据交换功能。 个性设定个性设定：设置系统“个人设定”中是否具有“语言选择、界面风格、桌面设置、工 作台设置、业务设置”选项。 登陆设置登陆设置：设置是否使用“动态密码”或者“验证码”方式登陆系统。 即时消息自动弹出即时消息自动弹出：勾选上后，在系统里的即时消息会自动弹出对话框。 单独列出签报菜单单独列出签报菜单：选择“是” ，在办公门户下会出现“签报任务”菜单，选择“否” 则没有。 流程锁定时间流程锁定时间：当处理事务时，流程事务会自动锁定，其他人不能同时处理事务。 附件上传大小限制附件上传大小限制：限制系统里用户上传的附件的大小。 注意：访问注意：访问 URL 路径如果没有设置正确，则在系统使用中附件、电子签名不能正常路径如果没有设置正确，则在系统使用中附件、电子签名不能正常 打开和显示。打开和显示。 3.2、部门设置、部门设置 点击“部门设置”菜单，进入部门设置操作界面，如下图所示。 删除删除：删除当前选中的部门。若该部门下面有下级部门或者是人员，则不能删除。 增加增加：在当前选中的部门下面添加新的部门。 修改修改：修改当前选中部门的信息。 展开展开：展开当前选中部门，以显示下级部门。 关闭关闭：关闭当前展开的部门。 注意：系统进入正常使用以后，请不要进行删除部门操作，以避免造成流程使用紊乱。注意：系统进入正常使用以后，请不要进行删除部门操作，以避免造成流程使用紊乱。 3.3、角色管理、角色管理 角色信息是用于设置系统的角色，并对其进行维护。点击“角色信息”进入如下页面。 增加增加：添加新的角色。 删除删除：删除当前选中的角色。 点击“增加”按钮，进入角色信息设置页面，如下图所示。 角色权限信息的类别和授予方式与用户管理中的“个人权限”授予的方式是一样的， 但角色权限设置的时候不具有“权限范围”的设置，系统默认为“本部门” 。 注意：一个角色设置好后，如果此角色中无任何人。那么在流程设计时，请不要选择注意：一个角色设置好后，如果此角色中无任何人。那么在流程设计时，请不要选择 此角色作为节点的处理人，否则节点不能正常显示。此角色作为节点的处理人，否则节点不能正常显示。 3.4、用户管理、用户管理 用户管理是系统维护的重点。管理的内容包括用户信息、在线用户、图标显示、动态 密码卡四个方面。操作界面如下图所示。 3.4.1、用户信息、用户信息 在用户信息里，可以添加用户、删除用户、修改用户权限等。 增加用户增加用户：添加新的用户。 删除用户删除用户：删除当前选中的用户。此操作属于假删除，用户的数据和信息仍保留在系 统中。 永久删除永久删除：彻底删除一个用户的全部信息。 恢复删除恢复删除：对已经做了假删除的用户，系统管理员可根据需要恢复被删除的用户，使 之能正常使用。 封锁用户封锁用户：封锁当前选中的用户。被封锁的用户不能再登录系统。 解除封锁解除封锁：解除已被封锁的用户，使之恢复正常使用。 回收密匙回收密匙：回收当前选中用户的电子签名，使以前申请的电子签名处于无效状态。假 如电子签名丢失，管理员可以回收密钥使之可以重新申请。 点击“增加用户” ，进入新用户信息设置页面，如下图所示。 用户名称用户名称：用户在系统里显示的姓名。 登录名称登录名称：用户登录系统的登陆名。 序号：序号：用户在用户管理界面上的显示顺序。 口令口令：用户登录系统的密码。 性别性别：用户性别。 民族民族：用户所属民族。 部门部门：用户所属部门。 角色角色：用户所属角色。一个用户可以属于多个角色。 类型类型：系统提供了三个选项：普通员工、部门管理员、系统管理员。普通员工类型， 是不具有系统管理的权限；部门管理员，具有本部门的用户管理里的权限，包括本部门的 用户的添加、删除等；系统管理员，可以具有对系统管理的权限，系统管理员具有“控制 面板”中所有的权限。 工作职位工作职位：用户的主要职称。 职位类别职位类别：系统提供了三种类型：普通员工、副职、正职。副职、正职属于部门的领 导。此项设置在流程中将用到。 手机手机：用户的联系电话。此项设置将自动生成为“通讯录”中的联系电话。 地址地址：用户的联系地址。此项设置将自动生成为“通讯录”中的联系地址。 短信提醒：短信提醒：用户是否能支持个人设定中的短信提醒。 短信发送：短信发送：用户是否能发送短信。 文档中心文档中心：用户知识管理容量的大小。 邮箱大小邮箱大小：设置用户的电子邮箱容量的大小。 附件大小附件大小：设置用户上传的附件的大小。 签名图像签名图像：设置用户的电子签名图像。 发文委托：发文委托：设置人员不在线时的发文事务处理人员。 收文委托：收文委托：设置人员不在线时的收文事务处理人员。 表单委托：表单委托：设置人员不在线时的表单事务处理人员。 签报委托：签报委托：设置人员不在线时的签报事务处理人员。 会议委托：会议委托：设置人员不在线时的会议事务处理人员。 备注备注：填写用户的备注信息。 提示：用户的登录名称设置好后不能再进行修改。流程设计节点处理人中的提示：用户的登录名称设置好后不能再进行修改。流程设计节点处理人中的“发起人发起人 领导领导”指的就是正职和副职。系统管理员并不一定就是档案管理员或者资源管理员。指的就是正职和副职。系统管理员并不一定就是档案管理员或者资源管理员。 设置了用户的基本信息以后，点击“确定”按钮，一个用户帐户就添加好了。用户的 初始权限是按照此用户所属的“角色”来计算的。若要修改用户的权限，点击用户“修改” 图标，进入用户信息修改和权限信息修改界面，如下图所示。 用户的权限包括以下几种类型： 动作权限动作权限：用于控制一个用户是否具有此项处理动作的权限。动作权限包括有“收文 动作、发文动作、会议动作、签报动作、传阅动作、表单流转动作”等。 管理权限管理权限：用于控制一个用户是否具有此项管理权限。管理权限包括有“档案权限、 资源管理权限、信息集成权限、工作交流及意见反馈、流转管理等。 使用权限使用权限：用于控制一个用户此项使用权限的范围。使用权限包括有“流程绩效、档 案借阅、资源预约、表单使用”等。 权限范围权限范围：动作权限、管理权限和使用权限都是具有范围限制的。系统提供的限制方 式有：本部门、部分部门、所有部门。 除了以上权限，还有一些特殊权限设置。比如“工作流权限”栏目中有“高级回退、审批 意见查看、工作流定制”选项。 提示：从权限的授予方式，我们就可以知道一个用户属于提示：从权限的授予方式，我们就可以知道一个用户属于“系统管理员系统管理员”类型，但并类型，但并 不表明他一定具有档案管理或者是资产管理等权限。不表明他一定具有档案管理或者是资产管理等权限。 注意：一个用户所具有的权限是注意：一个用户所具有的权限是“权限信息权限信息”+“角色角色”两者权限之和，是两者的一个两者权限之和，是两者的一个 并集。并集。 3.4.2、在线用户、在线用户 在线用户用于显示当前正在使用系统的用户的信息。点击“在线用户”进入到如下页 面。 管理员可根据需要对当前在线用户记录信息作删除维护操作。删除此在线用户记录会 导致此用户退出系统。 3.4.3、图标显示、图标显示 用于管理用户登录界面的登陆图标的显示信息。点击“图标显示”进入如下界面。 3.4.4、动态密码卡、动态密码卡 设置用户的动态密码卡，使动态密码卡和用户绑定。点击“动态密码卡”进入如下界 面。 要使用要使用“动态密码动态密码”登陆系统，需在登陆系统，需在“单位设置单位设置”里开启里开启“动态密码动态密码”功能。功能。 1）点击“增加” ，进入新增动态密码卡界面。 选择好使用的用户，输入动态密码卡的 SN 文件，点击“确定” ，即绑定完成。 2）动态密码卡在生成密码前需要输入“用户 PIN 码”来获取动态密码，如果连续 10 次输错 PIN 码，动态密码卡将会锁定，锁定以后，需要管理员使用“解 PIN 码”来解除锁 定状态。点击“解 PIN 码” ，进入如下界面。 SN 号：号：此动态密码卡的 SN 号码。 密码卡数字：密码卡数字：密码卡生成的数字。 解密码：解密码：自动生成解密码。 3）如果产生了动态密码，但是没有使用此动态密码进入系统，会产生密码不同步情况， 此时需要管理员使用“同步密码”来让系统和密码卡同步。点击“同步密码” ，进入如下界 面。 SN 号：号：此动态密码卡 SN 号码。 动态密码：动态密码：密码卡生成的动态密码。 使用次数：使用次数：密码卡上显示的使用次数。 密码卡时钟：密码卡时钟：密码卡上显示的时钟。 3.5、数据交换、数据交换 点击“数据交换” ，进入数据交换页面。 此功能需在此功能需在“单位设置单位设置”里勾选上里勾选上“数据交换数据交换” 。 用于多套布署时，各套之前公文交用于多套布署时，各套之前公文交 换配置。换配置。 3.5.1、本单位密钥管理、本单位密钥管理 点击“生成密钥”后，点“确定” 。 3.5.2、外部单位设置、外部单位设置 进入“外部单位设置” ，点“添加” ，如下图。 单位访问地址：单位访问地址：外部单位的访问 URL 地址。 单位密钥：单位密钥：外部单位的单位密钥。 单位名称：单位名称：外部单位名称（自动生成） 。 单位代号：单位代号：外部单位代号。 设置完成以后，就可以在“发文单位管理”和“收文单位管理”里进行操作。 3.5.3、发文单位管理、发文单位管理 点击“发文单位管理” ，进入如下页面。 点击“添加单位” ，如下图。 选择一个上级单位即可。 3.5.4、收文单位管理、收文单位管理 点击“收文单位管理” ，进入如下页面。 在操作栏目里进行操作即可。 3.6、模版管理、模版管理 模板管理是用于对系统中各种模板统一管理。包括公文、签稿、计划事务、日志事务、 新闻、工作交流、知识、邮件模版设置。操作界面如下图所示。 公文模版公文模版：公文模版的类型包括有签报、发文、收文、会议等。应用时对应于公文的 类型。 签稿模版签稿模版：公文使用中系统会自动根据公文起草时的相关信息自动形成签稿。签稿模 版主要是用户对签稿格式的调整。特殊情况也可以添加签稿字段内容。 计划类型计划类型：用于设置个人日程中的计划类型。比如，周计划、月计划等。 日志类型日志类型：用于设置个人日程中的日志类型。比如，周总结、月总结等。 新闻模板新闻模板：设置新闻格式。 工作交流工作交流：设置电子公告和讨论区的模板格式。 知识模板知识模板：设置不同类型的知识格式。 邮件模板邮件模板：设置邮件的稿纸样式。 点击“增加”按钮，进入到模版设计页面，如下图所示。 类型类型：设置模版的类型名称。 类别类别：设置模版所属类别。 默认模板：默认模板：公文管理中的文件正文起草时是否直接调用此模板。 默认流程默认流程：设定当前公文类型进行流转时的默认流程。 模板显示图片模板显示图片:图形化显示下的图片显示。 备注备注：填写备注信息。 在文本编辑框中设置好公文的公文模版格式。最后点击“确定”模板即设置完成。 3.7、流程意见、流程意见 点击“流程意见” ，进入流程意见设置页面，如下图。 设置好“默认意见” ，选择默认意见使用范围（收文、发文、会议、签报、表单） ，点 击“增加” ，完成默认意见的预设。 在“收文、发文、会议、签报、表单”的处理页面上，会出现默认意见选择框，选择 预设好的意见。 3.8、知识分类、知识分类 用于设置知识管理中的“知识类别” 。操作界面如下图所示。 增加增加：添加新的知识分类类别。 删除：删除：删除已有的知识分类类别。 修改：修改：修改已有的知识分类类别。 允许放置文档：允许放置文档：选择“是” ，就可以在此文件夹下放置知识文档。 “放置部门”和“角 色”是允许放置文档的人员范围。 允许修改权限：允许修改权限：设置可以修改此文件夹的文档的人员范围。 允许删除权限：允许删除权限：设置可以删除此文件夹的文档的人员范围。 此分类或下级分类必选此分类或下级分类必选：如果设置为“是” ，则在新建知识的时候，必须选择此分类或 此分类的下级分类；反之，可以不选择此分类或下级分类。 分类必选分类必选：如果设置为“是” ，则在新建知识的时候，必须设置当前知识所属公共分类； 反之，可以不选择所属知识公共分类。 至少选择分类数至少选择分类数：当前知识必须选择至少几个公共分类。 3.9、计算机管理、计算机管理 计算机管理用于记录单位中计算机的所有者和占用的 IP 资源等。操作界面如下图所示。 计算机信息计算机信息：记录计算机的所有者、使用 IP 等信息。 计算机类型计算机类型：用于添加和删除、修改计算机所属的类型。 3.10、网络管理、网络管理 网络设置，用于管理当前允许访问本系统的电脑。其操作界面如下图所示。 允许登录允许登录 IP ：设置允许访问本系统的 IP 地址。 禁止登陆禁止登陆 IP：设置禁止访问本系统的 IP 地址。 登陆设置：登陆设置：启用“禁止登陆 IP”或启用“允许登陆 IP” 。 3.11、邮箱配置、邮箱配置 邮箱设置管理包括两方面的内容：邮箱设置和通讯组。操作界面如下图所示。 内部邮箱设置内部邮箱设置：设置系统用户的邮箱空间大小和发送邮件时附件允许的大小。 外部邮箱设置：外部邮箱设置： 设置可以收发外部邮件的用户。 通讯组通讯组：设置电子邮箱中的通讯组。通讯组的成员可对所在通讯组发送邮件。 3.12、运行记录、运行记录 运行记录包括六个方面的内容：系统日志、访问日志、使用统计、临时文件清空、操 作记录和访问统计。操作界面如下图所示。 系统日志系统日志：用于读取系统的运行日志记录，同时可进行清除操作。系统运行的日志保 存在安装盘的web-infoclasses下面的 datalog.txt 文件中。 访问日志访问日志：以列表的方式显示用户访问系统的时间、IP 地址等信息。 使用统计使用统计：以柱状图的方式按部门或者按人员显示使用的次数。 操作记录：操作记录：记录所有人员从登陆系统开始后在系统内的任何操作。 访问统计：访问统计：记录系统内所有文件的被访问情况。 3.13、WEB OFFICE 用于管理系统使用的 Office 控件。操作界面如下图所示。 模版管理模版管理：设置系统“高级编辑”状态下的使用的模版。模版可以是 word、excel 格 式。 签章管理签章管理：设置系统“高级编辑”状态下使用的电子签章。 权限管理权限管理：设置 Office 控件中的功能的使用权限。 3.14、项目协作、项目协作 服务开启，界面如下： 项目协作分类修改，界面如下： 用户添加协作权限，在工作交流及意见反馈中： 3.15、权限说明、权限说明 用户权限设置图： OA 的权限分为以下几个部分： 用户的权限包括一下几种类型： 动作权限：动作权限：用于控制一个用户是否具有此项处理动作的权限。动作权限包括有“收文动作、 发文动作、会议动作、签报动作、传阅动作、表单流转动作”等。如上图蓝色框显示。 注：动作权限中有“收文登记、发文拟稿、会议起草、签报拟稿、传阅拟稿、表单登记” 涉及到对应的菜单权限。 管理权限：管理权限：用于控制一个用户是否具有此项管理权限。管理权限包括有“档案权限、资源 管理权限、信息集成权限、工作交流以及意见反馈权限、流转管理权限。等。如上图粉红 色框显示。 注： 1.档案管理权限指的是具有档案类目、档案的修改、删除、审批权限； 2.备份档案管理权限指的是仅具有档案审批的全线； 3.资源管理权限指的是具有资源的增加、修改、删除、审批权限； 4.备份资源管理权限指的是仅具有资源审批的权限。 使用权限：使用权限：用于控制一个用户此项使用权限的范围。使用权限包括有“档案借阅、资源预 约、表单使用”等。如上图橙色所示。 权限范围：权限范围：动作权限、管理权限和使用权限都是具有范围限制的。系统提供的限制方式有： 本部门、部分部门、所有部门。 注：用户权限中除工作流权限“高级回退、查看审批意见”其它权限都具有范围限制。 除了以上权限，还有一些特殊权限设置。比如“工作流权限”栏目中有“高级回退、审批 意见查看、工作流定制”选项。 为了方便用户对不同版本的功能的理解，系统添加不同版本权限的颜色标注。 提示：从权限的授予方式，我们就可以知道一个用户属于提示：从权限的授予方式，我们就可以知道一个用户属于“系统管理员系统管理员”类型，但并不表类型，但并不表 明他一定具有档案管理或者是资产管理等权限。明他一定具有档案管理或者是资产管理等权限。 注意：一个用户所具有的权限是注意：一个用户所具有的权限是“权限信息权限信息”+“”+“角色角色”两者权限之和，是两者的一个并集。两者权限之和，是两者的一个并集。 权限和菜单对应关系权限和菜单对应关系 模块子菜单权限模块权限设置项 表单定制 表单分类 表单流程动作登记 报表分析 表单流转流转管理表单流转 流程定制工作流权限工作流定制 表单流程 工作平台 发文起草发文动作拟稿 收文登记收文动作登记 签报拟稿签报动作拟稿 传阅拟稿传阅件动作拟稿 发文流转发文流转 收文流转收文流转 签报流转签报流转 传阅流转 流转管理 传阅流转 公文管理 公文流程工作流权限工作流定制 发文档案 收文档案 传阅档案 签报档案 人事档案 档案管理 备份档案管理档案管理 实物档案 档案管理 档案管理 会议起草会议动作会议起草 会议流转流转管理会议流转会议管理 会议流程工作流权限工作流定制 新增资源资源管理 浏览资源 资源查询 资源管理 资源预约 资源管理资源管理 备份资源管理 电子公告 讨论区 投票管理 工作交流 电子考勤 工作交流管理及意见 反馈 工作交流管理 信息定制 信息维护 新闻中心 信息集成 出行参考 公共信息管理公共信息管理 四、表单设计指导四、表单设计指导 4.1、表单分类、表单分类 1.首先，我们要做的工作是新建表单所属的类别。进入协同办公系统后，点击“表单流 程” ，进入“表单分类” 。 注意：在新建表单的之前，须设置好它的分类。当然，如果类别已经建好，就可以跳 过这步操作 2.比如，现在要建的是“项目进度表” ，它属于“项目管理” ，那么我们就在“表单分类” 中新增一个类别。 3.新建分类以后，系统返回到分类页面，并显示刚才已经建好的类别。 已经建好的表单 分类； 在这里可以，增加新 的表单类别。 填写表单类 别信息。 已经建好的 表单分类。 4.2、表单定制、表单定制 1.表单类别新建好后，就可以在建好的分类里新建所要的表单。点击“表单定制” ，进入 已经建好的“人事管理”分类。 2.在上图页面中，没有看到此表单类别任何已经建好的表单。点击“新建”按钮，我们 就可以添加新的表单了。 3.在表单设计页面中，可以看到新建一张表单，首先需要设置好表单的属性。每个属性 的功能，请查看表 1：表单属性说明 表 1：表单属性说明 点击“新建”按钮， 进入表单设计页面。 表单的基本属性。 同时，包括了使用 范围和权限设置。 表单属性说明表单属性说明 属性名称属性名称功能介绍功能介绍 表单存储名称指表单在数据库中存放的对应表的名称。假如一张表单的存储名称设置 为“qingjia”，那么它在数据库中对应的表名为是“C*_ qingjia” 。 “*” 是一个数字编号。 表单业务名称指的是表单在实际应用中的名称；比如， “请假表” 、 “报销申请表”等 表单显示图片填报表单时对应显示的图片 表单使用说明关联表单的使用说明文档 表单类别名称调整表单所属分类 表单功能描述用于设置此表单的作用、版本等信息。 表单类别指表单所属类别。系统中表单有两种类别：审批类和流转类。 他们之间的区别是： 1、 “审批类”表单使用时，第一个发起人是可以填写表单的内容；而 “流转类”表单的发起人不作任何的操作，仅仅就是发起表单。 高级显示模板如果新建的表单选择了“使用模板”选项，那么在表单保存后，可以使 用系统提供的表单编辑控件，来调整表单格式和增添新的内容。 表单使用范围此选项用来控制表单的使用范围。 按人员，角色，部门等方式 可设置为“本部门”和“本单位” 。如果选择“本部门” ，那么此表单的 使用范围仅限于本部门的人员，其它部门的人员则看不到，也不能使用。 如果选择了“本单位” ，则此表单可以供全单位人使用。但是否是每个 人都能使用，还需要看他的“表单使用权限”的范围。 例如，有一张“请假表单” ，它的“使用范围”选择了“本单位” ，但张 三的“表单使用权限”则是“本部门”的，那么他也不能使用此表单。 表单查看权限设置表单数据在“报表分析”中的查看的权限。 有三种设置方式：1、按人员指定；2、抽象指定人员，比如“发起人” ， “发起人的领导”等；3、按角色指定。 例如， “请假表单”中的数据，每个人只能查看到自己的请假情况，当 然上级领导可以设置具有查看权限。 表单默认流程在表单定制的时候，可以事先选择好此表单所关联的流程。如果没有选 择，则在以后使用过程，须要再进行选择一次。 表单相关流程设置此表单对应可供选择的流程。 4.在表单新建时，我们先要填写表单的基本属性信息。 5.设置好属性信息以后，我们就可以设置表单中的字段内容了。 6.在添加表单中的字段信息的时候，可能会碰到一些字段的类型是本系统没有提供的。 表单的字段 内容。 比如性别类型，或者时办公用品类型等。像这种情况，我们可以通过“自定义类型” 来实现。 7.系统中已提供的项目类型有十多种，每种字段类型的作用如下表所示。 表 2：字段类型说明 项目类型使用说明项目类型使用说明 字段类型字段类型功能描述功能描述图例图例 字符类型字符类型 它是系统中项目类型的默认选项。像一张表单中的“姓名” 、 “部门” 等都属于字符类型。 字符长度由用户自己定义，输入框的长度与字符长度一致。 1 长字符类型它类似于“字符类型” ，但它能实现输入多行内容。像一张表单中的 “备注”通常属于长字符类型。 字符长度为 500，输入框的长度为 80 个单位。 2 数值类型数值类型表明它是一个数字，它具有“加减乘除”计算功能，能使用 系统提供的公式。 字符长度为 10，输入框的长度为 10 个单位。 3 日期类型具有日期格式的类型。系统中的日期格式为下面所示： 2006/3/15，或者 2006/3/15 9:30。 字符长度为 15，输入框的长度为 10 个单位。 4 自定义类型即此类型数据是系统所没有的，由用户自己定义。像“性别” ，系统 没有提供，那么我们可以定义一个“性别”类型，它的值为：“男” 或者“女” ，以供选择。 字符长度由字定义的值类型确定，输入框的长度与值长度一致。 5 知识文档此类型在使用的时候可由用户自由选择在权限范围内的知识文档。6 部门列表此类型在使用的时候有一个供选择的组织机构框。用户可以在选择框 中选择部门。 字符长度为可变，输入框的长度显示为 10 个单位。 7 用户列表此类型类似于“用户列表”类型，使用的时候，会有一个人员选择框， 以供选择。 字符长度为可变，输入框的长度显示为 10 个单位。 8 引入数据此类型在使用的时候可由用户自由选择在权限范围内的通过数据采集 得到的数据。 9 自动填值在项目设置的时候，设置好自动填值的条件。系统会根据所设置的条 件，把另一张表单中符合条件的值自动填写过来。 字符长度由用户自己定义，输入框显示的长度与字符长度一致。 10 关联调用在项目设置的时候，设置好要调用的表单和字段。在使用的时候，用 户可以查看所调用的表单的记录。双击所要的记录，系统会根据事先 设置好的调用字段，自动填写到本张表中对应的字段。 字符长度由用户自己定义，输入框显示的长度与字符长度一致。 11 关联查看类似于“关联调用”类型。但它们的区别在：1、关联查看仅用于查 看另一张表的记录；2 关联查看的条件是在使用的时候设置； 字符长度由用户自己定义，输入框显示的长度与字符长度一致。 12 超链接如果一个项目定义为“超链接”类型，那么在使用的时候，可以输入 一个超链接的地址和名称，那么下一个处理人就可以使用这个超链接。 字符长度无须设置。 13 自动编号在项目设置时，可设置编号规则。使用表单的时候，系统按照规则自 动进行编号。像表单的“流水号”就属于此中类型。 字符长度由用户自己定义，输入框显示的长度与字符长度一致。 14 Web 普通编 辑器 此类型在使用的时候可引入一个 web 编辑器，供使用者使用。15 Web 高级编 辑器 此类型在使用的时候可引入 weboffice 编辑器，供使用者使用。16 引入联系人此类型在使用的时候可引入联系人列表供选择。17 说明：需要进一步了解项目类型的使用，可参考文档后面的表单项目类型使用图解 8.在表单所有的内容都设置好以后，一张“人员信息表”就建好了。在“人事管理”类 别下面我们就可以看到刚才所建的“人员信息表” 。 9，表单定制时，我们可以对整个表单进行字段权限的控制。如下图所示：（指定了 “王 强”对“填写日期”这个字段有录入和查看权限。 ） 10，我们也可以根据同一个表单走不同的工作流程来控制表单字段内容的读写权限。 指定人员对表单各字段 内容的读写 设置了“人员信息表”在走此流程时，流程中“审批”节点处理人对表单“姓名” 、 “性别” 、 “年龄” 、 “填写日期” 、 “出生年月”字段可以修改 提示：如果表单本身“字段权限”和“流程权限”有冲突，系统以“流程权限”为主。 11我们可以通过高级模版来个性美化和扩展表单。 12，以 Word 操作的方式对表单打印模版的定制。 注意：使用此功能需要在服务器端装有 Office 软件。 选择表单所要走的工作流程， 进行设置 表单的高级打印模版 4.3、智能分析、智能分析 系统中每一张填写的表单，最后都会按照类别形成统计列表。 1.点击“表单流程” ，进入“智能分析”中，就可以查看各种表单数据的统计结果。 2.现在，以前面填写的“差旅费报销单”来做一个介绍。进入“财务管理” ，点击“差旅 费报销单” ，我们就可以看到如下的页面： 3.设置好“查询条件”以及要“显示的字段”以后，点击“开始查询”按钮，系统便按 照刚才所设置好的条件查询数据。 4.如果这样的查询会经常用到，那么我们可以把刚才这样的查询设置，作为一种“方案” 进行保存，这样下次就可以不用设置条件，直接选择方案进行查询。同时，我们也可 以根据需要，点击“高级查看” ，把查询出来的数据导入到 excel 中进行统计分析以及 打印。 在这里，您可以筛选 要显示的表单内容。 在这里，您可以 设置您的“组合 查询”条件。 查询的结果。 4.4、表单项目类型图解、表单项目类型图解 4.4.1、超链接。、超链接。 具体功能：输入的值可以链接到某一个地址。地址可以是直接显示的方式，也可以是 “超链接”地址与显示值不一致，链接的对象可以是网页，也可以是图片、文本等其他文 件。 实现方法：所有输入的字符型框中，支持超链接，或者直接有个超链接类型。 4.4.2、表单关联查看。、表单关联查看。 具体功能：从一个表单中，依据一张表填入的“项目名称”值，检索出对应“项目名 称”值相等的本软件系统的另一张或者多张表单。 实现方法：项目类型中，加一个“表单关联查看” 。设定时包括：本表关联项目名称、 对应表单业务名称、对应表单项目名称。 4.4.3、项目值关联选择调用。、项目值关联选择调用。 具体功能：项目的