公司工区电子公文管理实施细则

检修试验工区电子公文管理实施细则第一章 总 则第一条 为了加强工区电子公文管理，规范电子公文处理工作，依据国家有关规定和甘肃省电力公司公文处理办法(暂行)（司总发200219号）、甘肃省电力公司电子公文管理办法(试行)(甘电司总200134号)，以及平凉地区电力局机关本部公文处理实施细则(暂行)(平地电办200217号)，结合工区实际，特制定本实施细则。第二条 电子公文是指企业在生产、经营、基本建设等管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传送的公务文书。目前我处以办公自动化系统(简称OA)为有效载体，实现电子公文的快速传递、流转和处理。电子公文和纸质公文具有同等效力。第三条 工区电子公文归综合部统一管理。电子公文处理坚持党政工分开的原则，由生技部、政务组对口处理。计算机信息技术管理员负责OA系统软硬件的运行管理，确保电子公文的正常流转。第四条 办理电子公文，应实事求是，认真负责，克服形式主义和文牍主义。行文要少而精，注重实用。各班组要积极推广电子公文，逐步减少纸质公文的数量。第五条 在电子公文处理中，必须严格执行国家的保密法规，确保国家、企业的秘密安全。凡是涉密的文件均不得在网络上传输。第二章 发文类型第六条 工区电子发文种类（文种）分为：决定、规定、办法、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。共十类十一种。第七条 常用电子发文类型主要有：党支部发文的红头为“中共平凉供电公司检修试验工区支部委员会文件”。由党支部书记签发，综合组组负责审稿、送签、编号、用印。生产、行政发文的红头为“平凉供电公司检修试验工区文件”。上行文中，凡涉及人、财、物的重要请示、报告由分管或协管领导会审，主任签发（主任不在时由主持工作的领导签发）；一般性事项由分管或协管工区领导签发。平行文、下行文和各种例行报表、报告，由分管工区领导签发。综合组负责审稿、送签、编号、用印。处工会发文的红头为“平凉供电公司检修试验工区工会委员会文件”。由工会主席签发，工会干事负责审稿、送签、编号、用印。团支部发文的红头为“共青团平凉供电公司检修试验工区团支部文件”。由团支部书记签发，团支部干事负责审稿、送签、编号、用印。第八条 其他类型会议纪要。会议纪要的代字有“党支部”、“办公”、“工区事务”、“*专纪”四种，由主持会议的工区领导签发。分别由会议主办部门负责整理、编号、印发。便函。凡需以平凉供电公司变电处名义制发的函件，由综合组确定。第三章 公文格式第九条 电子公文格式严格执行国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999），采用省公司统一制订的Microsoft word 2000标准模板，页面设置为国际标准A4幅面。第十条 电子公文格式严格执行平凉地区供电公司机关本部公文处理实施细则(暂行)中规定的纸质公文格式。(见附件1)。第四章 行文规则第十一条 电子公文行文关系与纸质公文相同，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：上行文。根据职权范围和业务关系，只有处党支部、行政、工会、团支部向上级主管机关和业务主管部门行文。下行文。工区党支部、行政、工会、团支部可根据职权范围向下属班组发布，可根据职权范围向公司所属单位行便函。第五章 公文办理第十二条 电子收文处理流程包括登记、拟办、批示、二次分办、承办、督办、预归档等环节(见附件2)。第十三条 电子发文处理流程包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、复核、编号、用印、分发、预归档等环节(见附件3)。第六章 公文打印第十四条 需形成纸质文件的，由打字室统一印制，再由发文部门发送。第十五条 文件的打印份数按主送、抄送单位数量和归档份数确定，但OA系统内用户不用打印，直接在OA系统中阅览。第十六条 电子公文全部流程结束后，所有收、发文处理单由综合组负责打印、核对和归档。第七章 统计查询第十七条 OA系统能够实现按部门、年度、文号、拟稿人、预归档、主送单位、抄送单位等项目的分类统计功能。第十八条 综合组OA管理人员可在工作业务范围内，从局域网上查询、浏览普通文件。第八章 立卷归档第十九条 电子公文办理完毕，应当按照中华人民共和国档案法和有关规定，与纸质公文一起立卷、归档。第二十条 在上报下传电子公文的同时，向收文单位的公文管理部门报送1份纸质公文。第二十一条 电子档案类别分为文书档案（基层单位0-5大类）、科技档案（基层单位6-9大类）、会计档案（基层单位4大类）、声像档案（基层单位0-9大类）、实物档案、其它档案等六大类(见附件4)。第二十二条 综合组文书在完成电子公文的预归档工作后，由文书对电子公文随时进行正式归档。第二十三条 次年5月底前，文书负责将纸质公文提交公司档案管理部门，公司档案管理部门对纸质收发文按照立卷归档顺序进行组卷归档。第九章 安全管理第二十四条 综合组信息管理员负责做好OA系统的软硬件技术支撑、维护和局域网、广域网的安全管理、运行管理、设备维护。第二十五条 为保证系统安全，处信息管理员和OA文书必须是专人专机。严禁随意改动本地计算机系统设置和各自计算机IP地址的设置、OA系统设置。运行OA系统的计算机用户端必须安装防、杀病毒软件。保证OA帐号的安全性，由于个人原因造成系统登录、账号被他人盗用等，综合组将追究当事人和所在班组负责人的责任。第二十六条 各部门不得私自通过ISDN、DDN或其他方式接入Internet,各班组局域网到三级网的出口执行省公司广域网安全管理有关规定和要求。第十章 附 则第二十七条 本办法适用于平凉供电公司综合组电子公文处理。第二十八条 本办法由平凉供电公司综合组负责解释。第二十九条 本办法自下发之日起试行。附件1 平凉供电公司电子公文常用格式及处理要求附件2 平凉供电公司电子公文收文处理流程附件3 平凉供电公司电子公文发文处理流程附件4 平凉供电公司电子档案分类附件1：检修试验工区电子公文常用格式及处理要求电子公文要素一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、电子印章、附注、主题词、抄送单位、印发机关、印发日期等部分组成。一、秘密等级和保管期限、紧急程度用3号黑体字。二、发文机关标识即红头用小标宋体字，字号以醒目美观为原则酌定，最大不得等于或大于22mm15mm。三、发文字号用3号仿宋体字。四、签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。五、电子公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。六、电子公文的文字从左至右横写、横排；正文用3号仿宋体字；一般每页22行，每行28字（标点占一个汉字宽度）。七、主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一个汉字宽度。主题词执行国家电力公司公文主题词表，可手工填写或由OA系统自动生成标准、规范、完整的主题词，一般由三至五个词汇组成。八、电子公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。只有两个层次可分别用“一、”和“1.”标识。正文中序号采用手工填写的方法处理，不采用自动序号生成，每个自然段前首行缩进2个字符。对于电子公文正文中出现表格的情况原则上采用文本、表格分离的处理办法，即表格内容作为文件附件来处理，不再列入正文。但对于与正文联系紧密、无法分离的表格，可根据表格的多少、大小、幅面来决定，对于表格个数少于或等于3个，表格总幅面小于1页页面的表格可以在正文中直接处理，对于表格个数多于3个，表格总幅面大于1页页面的表格一律从正文中拆离出来作为附件处理。对于纸制文件等需要进入OA系统进行流转的，一律将纸制材料扫描处理后进入OA系统，扫描软件一律采用PhotoShop，扫描材料要求文件首末彩页大小不得超过100K，黑白页扫描后大小不得超过50K，扫描后的电子材料要求字迹清晰，背景白净，不得出现黑色或灰色背景，扫描材料一律插入Word文档中，占满A4纸张版心大小。九、电子公文附件格式必须符合公文文档格式要求，统一规范为Word和Excel两种文件格式，对于一些特殊的文件格式要求可以特殊处理，文本文档附件一律采用Word文件格式，报表、表格附件一律采用Excel文件格式，图纸附件可以采用Auto CAD、JEPG、JIF文件格式，但严禁使用BMP文件格式。对于Word和Excel附件严禁在电子公文处理单附件中出现两个及以上同类型附件文件，对于有多个同类型附件的文件要求将多个同类型附件合并为一个附件，具体要求为：多个同类型Word文档附件，合并为一个Word文档附件，原各附件内容在合并后的附件文件中按照原附件文件的先后顺序排列，标题前加“附件1”、“附件2”等标识进行标示；在公文正文末尾标识附件名称的文字部分不再进行合并。多个同类型Excel附件，合并为一个Excel附件，原各附件内容在合并后的附件文件中按照原附件文件的先后顺序分别导入到Excel文件中的各个工作表中，工作表名称为原各个附件名称；在公文正文末尾标识附件名称的文字部分不再进行合并。十、电子印章是将正式印章扫描，经特殊技术处理而成，带有“电子专用章”字样的印章。电子公文加盖电子印章，其位置由OA系统自动控制完成。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。公司属各单位、各科室（部门）电子印章由计算机信息技术管理部门制作，电子公文管理部门校核和监督使用。（备注：工区印章由OA文书负责，其他人不能擅自使用工区生产、行政、党支部电子印章）附件2：检修试验工区电子公文收文处理流程一、登记1.工区OA文书负责扫描纸质收文或接收电子文档，负责登记、填写来文单位、文号、文件标题、主题词、页数（包括正文和附件页数）、来文份数等项目，OA系统自动生成收文编号（大流水号）。2.整理电子文档形成与原文相同的电子收文后提交综合部主任拟办。二、拟办综合组主任填写处理意见，并提交工区领导批示。三、批示工区办公自动化公文处理中，领导批示后，可提交其他领导阅知，并选择、提交主办部门和协办部门办理。四、二次分办主办部门和协办部门负责人根据本部门业务分工填写分办意见后，提交一个或多个承办人具体承办。五、承办承办人根据领导批示、分办意见进行办理，各承办人办理完毕并签署意见后，将公文退回综合部主任处。六、督办1.综合组组长对滞留时间过长且需办理的收文，有权在工作范围内发送催办、督办信息。并对积压不办的按照经济责任制考核标准进行考核。2.OA文书有权督查收文的全部处理过程，并有权收回长时间不办理处于死环节的公文。七、预归档综合组长接到公文办理完毕信息后，由OA文书对公文进行预归档。附件3：检修试验工区电子公文发文处理流程一、拟稿1.拟稿人（文书）按规定格式拟写、编辑文稿。2.拟稿人（文书）完成拟稿后，提交核稿人（综合部主任）核稿，并自动进行字迹跟踪。3.发文部门有权及时催办发文文稿的各个办理环节。二、核稿1. 综合组长对拟稿人提交的发文稿件(包括发文处理单、正文和附件)进行审核修改。2.部门负责人通过审核，填写审核意见，返回拟稿人（文书）。需会签的提交会签部门会签。 3.部门负责人外出，由授权代理人完成核稿的全部工作。三、会签1.会签部门负责人或其指定人对发文部门提交的发文提出会签意见。2.会签部门负责人外出，由授权代理人完成会签工作。四、审核1.公文管理部门文件审核人员（综合组长）对拟稿人（文书）提交的发文稿件进行审核修改。2.未通过审核，签署意见后退回拟稿人（文书）；通过审核，提交阅知人阅知或签发人签发。3.公文管理部门文件审核人员（综合组长）外出，由授权代理人完成审核的全部工作。五、签发1.签发人对经审核提交的发文稿件进行审查修改，填写签发意见，并返回公文管理部门文件审核人员（综合组长）。2.公文一经签发，任何人均无权修改。确需修改，须经签发人同意。3.签发人外出，由授权代理人完成签发工作。六、复核1.公文正式印发前，由公文管理部门文件审核人员（综合部主任）进行复核。复核重点内容有：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。2.经复核需对文稿进行修改的，应按程序进行复审。七、编号、用印、分发1.由公文管理部门（综合组长）完成编号、用印、分发工作。2.编号由OA系统自动生成，文书可对生成错误的发文文号进行修改。3.用印。OA系统在自动生成文号的同时生成正规发文和在成文日期上生成电子印章。4.分发。公文管理部门（综合部组长）按照发文确定的分发范围，分主送、抄送和内送将文件发送，各部门负责人进行二次办理。分发完成后系统将自动记录分发人和时间。八、预归档分发完毕后，由公文