工程会议管理制度

9.5 会议管理制度9.5.1 总则为规范XX项目的会议管理，确保会议决议文件的及时签发和有效落实，积极协调解决项目建设过程中的问题，制定会议管理规定。根据会议召开层次的不同，规定了会议通知单发放、会议签到、会议纪要起草、会议纪要的流转、签收的时间和内容要求。9.5.2会议管理的依据制定本会议管理制度的依据：1、XX项目管理有限公司制度汇编第五章2、有限公司关于XX的调研报告。9.5.3 职责1、明确公司的会议类型，会议的参会方和会议内容2、明确各会议的流程，做好会议记录9.5.4会议管理的程序9.5.4.1 会议的类型项目管理的会议包括2个层面，即企业内部组织召开的会议（企业层面）、工程管理部组织召开的会议（项目层面）。按照会议的召开周期及内容划分，包括项目管理例会、项目管理专题会议。图9.5-1会议的类型(一) 企业层面的会议1）每日晨会建议每日晨会为各部门内部会议，召开部门：主持人员：部门领导参与人员：各部门所有人员会议内容：主要是昨日工作的完成情况，今日的工作计划，记录人员：会议结果：考虑到每天都有晨会，每天写会议纪要过于繁琐，暂不建议。2） 每周例会建议公司定期举行，开会内容为企业管理中对于项目需要解决的问题。主持人：总经理/副总经理参与部门/人员：总工，各部门主管，各部门所有人员会议内容：主要是公司各部门中存在的问题，以及部门之间的矛盾，工作的衔接，需领导决策的问题会议成果：周例会会议纪要、项目管理周报3） 月管理会建议每日晨会为各部门内部会议，主持人员：撖总参与人员：总工，各部门主管，各部门所有人员会议内容：主要是本月工作的完成情况，下月的工作计划，会议结果：项目管理月报(二) 项目层面的会议1）项目管理例会（每周四上午9点）召开部门：XX管理公司（撖总，副总经理，工程管理部部长）主持人员：撖总，如无重大问题，可由副总经理代为主持参与人员：设计单位，监理单位，施工单位，指定分包商，投资监理，招投标代理单位（注释：参与人员为与业主有合同关系的人员）会议内容：1) 业主传达主管部门的相关文件精神，提出本项目的相应措施2) 业主对本项目的要求（投资、进度、质量、造价、安全），需做出的变更3) 上次项目管理例会指出的问题的解决情况，逐条核实4) 本周项目中出现的问题，主要是需业主协调、解决的问题，需请示上级领导（市领导）的问题5) 其他问题记录人员：工程管理部会议结果：1) 项目管理例会会议纪要2) 项目管理工作联系单3) 技术核定流转通知单2）监理例会召开部门：各标段的监理公司主持人员：各标段监理公司的总监参与人员：施工单位总包执行经理（现场经理），各分包单位的负责人（注释：与总包有合同关系的分包单位）会议内容：安全、质量、进度会议成果：1) 监理例会会议纪要（监理单位出具，报XX备案）2) 工程整改单/停工单（监理单位出具，报XX备案）9.5.4.2流程图9.5-2会议管理的流程9.5.5会议管理的要求9.5.5.1 会议组织方的会议通知至少在会议召开2日前采用送达、传真、电话、E-Mail等形式告知参会者。会议通知中应明确会议时间、会议内容、会议的组织方、主持人、会议出席范围、是否需参会单位做书面汇报、会议的联系人等内容。9.5.5.2 每周工程管理部负责人主持召开所有参建单位项目经理出席的项目管理工作例会，研究各项目建设过程中的问题，研究各单位所提出的需协调解决的问题。9.5.5.3 工程管理部每月25日主持召开一次项目群所有参建单位参加的大会，每个参建单位针对本单位的情况做书面汇报，总结前段时间的工作情况，制定下阶段工作计划。9.5.5.4 工程管理部根据工作需要不定期地组织XX公司管理部门、项目相关参建单位参加项目管理专题会议，通报建设信息，研究解决项目建设管理中的问题。9.5.5.5 公司各部门应明确自身的会议制度，应每周召开项目的工作例会，并根据项目具体情况和需要定期或不定期召开专题会议，以解决相关问题。9.5.5.6 每次会议应作好会议内容的记录，对于重要的会议决议形成会议纪要。对于会议形成的决议由会议的组织方按规定的格式于2日内完成会议纪要的撰写，附会议签到单后按照规定的流程进行签发。签发的会议纪要将作为后续项目管理工作的依据。会议纪要签发的流转期限应少于3天（含3天）。9.5.5.7工程管理部及档案管理办对会议纪要按信息的分类规定进行存放，以备查询及存档。9.5.6会议管理的记录1、 会议通知单（见表9.5-1）2、 项目管理周报（见表9.5-2）3、 项目管理月报（见表9.5-3）4、 项目管理例会会议纪要（见表9.5-4）5、 项目管理工作联系单（见表9.5-5）6、 技术核定流转通知单（见表9.5-6）7、 监理例会会议纪要（监理单位出具）8、 工程整改单/停工单（监理单位出具）9、 会议签到表（见表9.5-7）表9.5-4第五十七次工程管理例会会议纪要发送单位：XXXX编号：J0201-07057时间：2007年7月26日上午9：00地点：工地三楼会议室参加单位及人员：XX项目管理有限公司 XXX XXX 设计单位 XXX监理单位 XXX XXX施工单位 XXX XXX XXX 投资监理 XXX招投标代理 XXX 序号会议内容执 行单 位备注1业主、设计、勘察、施工、监理、投资监理、招投标代理、记录2356824XX施工单位监理设计院投资监理招投标代理记录整理：XX项目有限公司XX项目2007年07月27日抄送：投资监理 XXX设计 XXX监理 XXX施工 XXX XXX招投标代理 XXX表9.5-5项目管理联系当项目管理联系单 编号：J0207-02-07036收件人：单位 负责人传真号码：发件人：传真号码：总页数：1涉及阶段：前期策划 设计 招标及采购 施工 竣工移交 其他内容摘要：组织问题 管理问题 经济问题 合同问题 技术问题 其他涉及单位：业主方监理单位设计单位 施工单位 供货单位 造价咨询单位 其他文件属性：提供信息 研究讨论 决策支持 组织落实 其他抄 送：单位 接受人日 期：2007.08.22主 题：关于XXX的有关事宜 事项陈述：单位，问题，意见/处理，谢谢合作！工程管理部（签字）： XX项目管理有限公司XX项目管理有限公司工程管理部2009年 月