辽宁国茂集团合同管理办法.doc

辽宁国茂集团合同管理办法（草案）目录第一章 总则2第二章 授权委托3第三章 合同订立5第四章 合同审查9第五章 合同履行13第六章 合同变更16第七章 合同解除16第八章 合同履行的监督及纠纷处理18第九章 合同档案管理19第十章 罚则22第十一章 附则26附件27第一章 总则第一条 为建立健全辽宁国茂集团法律事务管理制度，规范合同管理流程，明确合同管理职责，有效预防法律风险，特制订本合同管理办法。第二条 本管理办法适用于辽宁国茂集团、下属二级公司以及其他有权对外签订合同的业务部门，以下称辽宁国茂集团各单位、业务部门。第三条 本管理办法适用于各类合同及相关文件。所称合同是指辽宁国茂集团各单位业务部门与其他单位、个人签订的合同或协议，包括但不限于房屋销售合同、联合开发合同、工程建设施工合同、借款合同、抵押合同、保证合同、抵押反担保合同、代理合同、广告合同、购销合同、加工定作合同、招标合同、运输合同、股权转让协议、投资合同、租赁合同、进出口合同等，以及具有合同性质的还款协议、抹帐协议、确认书、授权书、意向书、对帐单和备忘录等。所称文件是指由辽宁国茂集团各单位或其业务相对人单方出具的与各单位及其员工经济利益有关的文件，包括但不限于证明、催款通知、收条、索赔函以及认可任何事实的文书等。劳动合同的管理，按照集团人力资源管理关规定处理，不适用本办法。第四条 任何单位和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害本单位或辽宁国茂集团其他单位的利益。 第五条 辽宁国茂集团法务部是合同管理的归口管理部门，负责对各单位合同管理工作进行指导、监督。第二章 授权委托第六条 各单位内部的业务部门应在职权范围内严格遵照制度规定开展业务活动，不得擅自以本单位名义对外签订合同及其他具有合同性质的文件。第七条 各单位、业务部门被授权对外签订合同的业务人员，应具有相应业务能力和法律知识，严格按照授权的范围从事代理活动，对法定代表人或单位负责人负责，维护本单位利益。第八条 各单位应当指定专门部门制定并管理授权委托书、法定代表人身份证明。（参考样本见附件一、二）第九条 授权委托行为应遵循一事一授权原则，有明确的权限范围和期限。第十条 业务人员需要办理授权委托书时，应按照本单位用印程序办理填写授权委托书、法定代表人身份证明，由指定部门将授权委托书一式两份，按规定呈送授权人签字、用印，一份交由被授权业务人员，一份存档。第十一条 正式出具的授权委托书、法定代表人身份证明不得有任何修改、涂抹的痕迹。第十二条 被授权业务人员要妥善保管授权委托书，不得出借给他人，发生毁损、遗失等情况时，应立即书面报告。被授权业务人员申请补办授权委托书的，由本单位指定部门审核后，视情况决定是否补办。第十三条 一般情况下，被授权的业务人员不得再转授权他人。特殊情况下为维护授权人的利益必须转授权其他个人的，应报本单位法定代表人批准后，办理单项授权委托书。办理批准手续时，应向本单位法定代表人提供转授权的事由及复代理人的姓名、职务（任职文件）、身份证件等书面资料。第十四条 出现下列情况之一，授权委托书失效：（一）授权委托期限届满的；（二）授权委托书虽在授权期限内，但被授权人工作岗位发生变动的；（三）授权委托书虽在授权期限内，但授权权限超出业务范围的；（四）调出本单位的，自被授权人正式调离本单位之日起授权委托书失效；（五）被授权人与所在单位解除、终止劳动合同或达到法定退休年龄的，自劳动合同解除、终止之日或办理完毕退休手续之日起授权委托书失效，特殊情况除外；（六）授权委托人撤回全部或部分委托授权的；（七）其他应当视为失效的情况。第十五条 各单位要建立业务人员聘用与解聘、代理人的授权与解除授权的通告机制，对解雇业务员和解除授权的情况应当及时通告公示。第十六条 各单位的法人证照、公章、合同专用章、法人印鉴和空白介绍信、授权委托书、法定代表人身份证明应由各单位指定专人严格按照用印制度统一保管、使用。一般情况不允许由个人携带外出使用。如因特殊情况需要携带，必须经本单位主管经理书面批准，并有两名人员同行。各单位的委托代理人外出携带合同专用章应于返回单位当日归还保管部门。第十七条 严禁在没有内容的空白的纸张上或空白合同书上加盖印章。第三章 合同订立第十八条 各单位在合同签订前，由业务部门对合同对方当事人的主体资格进行审查，对方当事人必须提供如下资料：（一）企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证原件及加盖对方公章的复印件；审查要点：合同业务种类是否与其营业执照核准的经营范围相符；相关证照是否已按时年检，是否在有效期内；复印件是否与原件一致；（二）法定代表人身份证明、授权委托书原件及签约人身份证复印件；审查要点：法定代表人是否与工商登记、营业执照所记录的相符合；签约人是否经依法授权并在授权范围内行使代理权；身份证件是否真实有效，复印件是否与原件一致。（三）特种行业专营许可证或专业资质证照原件及加盖对方公章的复印件（此类资料在签订工程施工、特殊产品买卖合同时提供）；审查要点：证照是否真实有效，复印件是否与原件一致。以上证照复印件与原件核对无误后，连同法定代表人身份证明、授权委托书原件由业务部门存档保存。第十九条 对境外合同当事人，业务部门交由风法务部按照该当事人注册地法律对其主体资格进行审查。第二十条 业务部门应对对方当事人的资信和履约能力进行审查，包括资金状况、货源情况、技术条件、生产能力和商业信誉等。对于重大合同，应当审查对方当事人的履约信用，及是否存在重大经济纠纷或违法行为。第二十一条 与不具有法人资格的分支机构，如分公司、办事处、营业部、施工队、门市部等订立合同时，应审查其经营范围。超出经营范围的，应要求其提供其上级法人单位的授权书。第二十二条 一般情况下，各单位、业务部门不得与自然人签订除代理合同、居间合同外的其他经济合同；不得与签约资格、履约能力或资信状况有瑕疵的合同当事人签订合同。必须签订时，必须报本单位主管领导书面批准，同时，应要求对方提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，应对担保人资信及代偿能力进行认真审查；以抵押或质押方式担保的，应当对担保物情况进行核实确认，并依照法律规定程序履行登记手续。第二十三条 业务部门应当建立客户信息数据库，收集整理每次签订合同时客户提供的企业法人营业执照、专营许可证、专业资质证等证照，并跟踪证照有效期限进行动态更新，对客户履约资信情况进行评价。第二十四条 订立合同前，各单位、业务部门应与对方当事人就合同内容进行细致的磋商。订立合资、合作、承包、租赁、等非日常生产经营合同、重大经营投资合同前，各单位、业务部门应提前通知法务部派员参与制定预案，参加磋商谈判。第二十五条 在对外经济往来中，除金额较小且可即时结清之外，均应订立内容完备的书面合同。各单位根据不同的业务种类分别作出具体规定。第二十六条 应当签订书面合同，但由于紧急需要或其他特殊原因未签订书面合同的，业务部门及经办人员应妥善保管与合同相关的全部资料，事后及时补签书面合同。第二十七条 订立书面合同，必须优先采用法务部提供的合同示范文本；无示范文本的，可采用国家规定示范合同文本，或由当事人自拟合同文本，或交由法务部委托律师起草。无示范文本的合同必须交由法务部审查后方可签订。第二十八条 签订合同，应明确约定必备条款，包括当事人的名称、住所、合同标的物、数量、价款、质量标准及异议期、履行期限、地点和方式、价款结算方式、禁止债权转让、违约责任、争议解决方式。根据实际情况，合同中还可以约定合同解除、所有权保留、保密等条款。第二十九条 签订合同注意事项（一）选择的合同范本应当与所要签订合同权利义务内容一致。（二）合同各方名称必须写全称，与营业执照名称、公章完全一致，不可简化。（三）合同内容应符合法律法规的规定，合同条款必须完备，在合同签订中用语统一、清晰、完整、准确、规范；条款内容无前后矛盾之处。（四）合同双方约定的专用名词、技术用语、技术标准、质量标准等应约定其确切含义，不得有歧义。（五）合同内容应尽可能采用计算机打印文字。确有合理原因需要手工填写的，应由同一人用同一笔体填写，并做到书写工整，无涂改。第三十条 合同按本办法第四章规定通过审查后，方可签字盖章。第三十一条 不得以各业务部门章代替合同专用章。第三十二条 合同当事人法定代表人或委托代理人的签字，应保证字迹清晰，易于辩认。采用不易辨认的个性化签名的，应附以规范的文字注明签字人的姓名。第三十三条 法律或行政法规规定需要报请政府主管部门审批的合同，应当在订立合同后及时申报。第四章 合同审查第三十四条 各单位订立合同必须严格履行审查与批准程序。第三十五条 合同审查分为业务审查和法律审查。第三十六条 合同的业务审查由业务部门经办人、部门负责人和部门主管领导负责，主要对订立合同的必要性，在业务上的合理性、合同的可行性、合同对方当事人资质及主体资格进行审查。具体审查流程由各单位自行规定。第三十七条 各单位合同的法律审查采用统一管理、专人负责的模式。各单位的重大合同、没有范本由业务部门自拟或对方拟定的合同，交由集团法务部进行审查。第三十八条 重大合同包括：1.股份转让合同； 2.对外担保合同； 3.承包合同、租赁合同； 4.合资合同； 5.项目合作合同； 6.不动产转让合同；7.涉外合同；8知识产权合同；9.其他非典型合同。第三十九条 订立合同、合同履行过程中或订立补充合同、还款协议时，如需对法务部提供的示范文本或原合同条款进行变更，必须经法务部审查后，由业务部门负责人报请本公司经理或主管副经理批准方可签订，重大合同应报辽宁国茂集团总经理批准。第四十条 法律审查要点：（一）合同的合法性。包括：合同内容是否符合国家法律法规；当事人有无签订合同的权利能力和行为能力。（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；文字表述是否确切无误；合同条款内容是否具体、明确；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；合同条款是否有利于我方实现权利和降低法律风险。第四十一条 按照本办法规定由各单位自行法律审查的合同，各单位应在法务部指导下制定具体审查制度，并按制度规定进行审查。由法务部审查的合同，按照下列规定办理：（一）送审集团各单位、业务部门（以下统称“送审单位”）提交法务部进行法律审查的合同，必须事先填写“法律审查申报表”（见附件三）一式两份，在申报法律审查事项一栏概括性描述送审事项基本内容，并由经办人、部门主管领导及公司主管领导签字。同时送审单位应将与审查事项相关的资料、附件连同“法律审查申报表”一并报送，并在表格中列出资料、附件的明细。经办人或业务人员应向法务部详细报告合同的商务条、和要点、风险点、谈判细节，并对法务部的询问做出明确解答。（二）审查法务部接到送审材料后，在合理时间内提出相应法律审查意见。对于资料不全，要求送审单位补足的，送审单位应及时补足，不能提供的，应做出书面说明。审查完毕由审查人员在“法律审查申报表”上填写审查意见并签名，由辽宁国茂集团总经理签字、加盖合同章。“法律审查申报表”原件一份及审查资料复印件留底，另一份“法律审查申报表”原件连同其他材料发还送审单位归档备查。（三）意见反馈对于合同法律审查人员提出的法律审查意见，送审单位要及时反馈修改结果；如遇特殊情况不能按照审查意见进行修改的，送审单位应书面说明理由，并经本单位主管领导签字确认后，反馈给合同法律审查人员，审查人员结合说明依据相关法律规定重新出具法律意见。（四）注意事项1、送审单位应当先全面填写“法律审查申报表”，履行全部签字程序后，法务部方予以审核。 2、对由于送审单位不能提供相应资料或不能对合同背景、谈判情况以及商务条款做出说明的或者送审合同无主要条款或者主要条款不明确的，法务部不予受理。3、各单位、业务部门应当事先通知法务部参与重大合同磋商而没有通知的，在履行送审程序的同时，必须由合同磋商谈判的负责人携带完整资料至法务部配合审查。4、对于法务部出具的法律意见，送审单位应在相关规定的范围内做好保密工作。第四十二条 对于各单位、部门未经风险评估审查而擅自签订的合同，法务部不再予以审查。第五章 合同履行第四十三条 合同生效后，各单位应当按照合同约定，全面、及时履行合同义务。第四十四条 合同履行注意事项：（一）办理登记。各单位应按照合同规定的时间及时办理抵押登记、变更登记。（二）开具发票。业务部门接收对方开具发票或向对方开具发票时，应当对发票单位、金额、接收时间、接收人进行登记，并妥善保存发票的收据、收条。（三）付款。各单位作为合同付款一方，业务部门应当严格按照合同中写明的付款比例、付款时间、收款人开户行、帐号付款通知财务部门付款；收款人提出改变开户行、帐号的，对方当事人应当出具书面变更材料，经业务部门及财务部门核准无误后方可变更。（四）履行监督。各单位、业务部门应在放款后按照公司规定按时对客户用款、还款进行监督跟踪。在还款期限届满前及时催收。第四十五条 在合同尤其是履行期限较长合同的履行过程中，业务部门应负责对对方当事人的资信、经营状况等信息进行实时收集，如果已收集到确切证据证明对方当事人发生经营状况严重恶化、转移财产、抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉等可能影响到合同履行的情形，要及时上报辽宁国茂集团总经理。第六章 合同变更第四十六条 因合同履行情况发生变化需变更合同条款，各单位、业务部门须填写“法律审查申报表”，交法务部出具法律意见，并在辽宁国茂集团总经理审核同意后，方可以口头或书面形式向对方提出变更合同的要求。在未得到对方书面答复前，除依法可以中止履行的情形或为减少损失必须中止履行的情况外，仍需按原合同规定履行。 第四十七条 各单位、业务部门或合同经办人不得以对方的口头形式的答复作为合同变更的依据。 第四十八条 合同对方当事人提出变更合同要求的，应当要求其以书面形式提出。对方当事人口头提出变更合同要求的，各单位、业务部门或合同经办人必须要求对方提供书面文件，否则仍按原合同规定履行。 第四十九条 合同各方就变更合同的事项达成一致后，应当及时签订补充合同。经法务部审查的合同，需要作出重大变更的，应当就变更事项按照合同法律审查程序进行审查。第七章 合同解除第五十条 各单位因业务经营条件、合同签订基础发生变化需要与合同对方当事人解除合同的，应事先将相关情况报法务部，由法务部针对解除合同的具体操作程序、可能产生的法律后果及对策出具法律意见；需要与对方当事人进行协商谈判的，应当提前通知法务部派员参加。第五十一条 各单位因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，需要解除合同的，须立即向对方当事人提出书面解除要求，并提供有关证明文件。对方因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，提出书面解除合同要求时，应立即中止合同的履行，并要求对方提供有关证明文件。 第五十二条 合同对方当事人出现合同约定可以解除合同的违约行为，业务部门在发出书面文函告知对方，如可通过协商由对方当事人纠正违约行为或做出相应赔偿，经本单位主管领导批准后，合同可以继续履行；如因对方当事人的违约行为致使合同目的已无法达到，或造成重大损失且无法协商解决的，应及时以单位名义书面通知对方当事人解除合同，并依法追究对方违约责任。合同对方当事人提出解除合同的，各单位应交由法务部处理。第五十三条 解除合同的通知或复函须经法务部审查，经辽宁国茂集团总经理批准同意后，在法定或约定期限内发出。第八章 合同履行的监督及纠纷处理第五十四条 法务部为合同履行监督管理部门，实施合同履行监督管理。 第五十五条 对各单位合同履行情况的监督、检查采取自动报告与不定期检查相结合的方式。 第五十六条 业务部门及具体经办人负责生效后合同的全面履行，并负责配合法务部对合同履行的监督。 第五十七条 各单位、业务部门负责人应加强对本单位部门合同实施的监管，以保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。发现问题应及时纠正、处理，对合同在履行过程中所发生的严重瑕疵应立即书面上报。 第五十八条 财务部门应严格依据合同条款进行挂账、收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：（一）应当订立书面合同而未订立书面合同的； （二）收款单位与合同对方当事人名称不一致，又没有合同对方当事人出具合法有效的变更手续、委托收款手续的； （三）根据业务部门通知对方履行合同有瑕疵，问题尚未得到解决的（四）不符合合同约定付款条件的。 第五十九条 在合同签订或履行中发生纠纷，应首先采取协商、调解方式解决，及时征询法务部意见，能够达成一致的，应依合同签订程序修改或重新签订合同。修改或重新签订合同，应按照本办法的规定履行审查程序。（合同纠纷处理流程表参考表样见附件八）第六十条 协商、调解不成，合同经办人应及时向部门负责人、部门主管领导汇报，并报法务部做好仲裁或诉讼准备。合同纠纷由外聘律师负责处理，业务部门及合同经办人应当积极配合法务人员对纠纷的处理。第六十一条 在合同纠纷处理过程中，未经律师同意不得向合同另一方作出任何实质答复或提供文件资料。第九章 合同档案管理第六十二条 合同档案，是指各单位、业务部门在从事业务经营、管理等活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料。 第六十三条 合同资料包括： （一）有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件； （二）合同谈判会议纪要； （三）有关合同招、投标及中标通知书等文件资料； （四）对方营业执照复印件、税务登记证复印件、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证复印件以及其他有关文件； （五）合同项目的增减凭证及我方人员的签证； （六）合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书； （七）合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件； （八）合同的变更、解除协议书； （九）其它有关材料。 第六十四条 公司合同档案由法务部负责保管，并按档案管理规定归档。第六十五条 合同资料归档步骤（一）预立卷：合同已由双方当事人签字盖章后，由业务部门编制清单，将签订的合同原件、营业执照复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份证明原件、委托授权书原件、对方签约人身份证复印件等资料移交法务部合同管理员归档。（二）充实资料：在合同履行过程中，业务部门将收集到的与合同履行相关的资料原件随时移交法务部合同管理员，资料范围见本办法第六十三条。（三）正式立卷：在合同履行完毕后，业务部门经办人出具合同履行完毕书面说明，交由本法务部合同管理员，制作合同档案。归档过程中涉及的资料原则上必须为原件（各类证照除外），如其他部门亦需要原件的，业务部门在签订合同、收集其他合同资料时应为合同归档预留一份原件；只能提供复印件的，应在复印件上注明原件保管部门、保管人及联系方式。第六十六条 法务部要建立详细的合同管理微机台帐，在预立卷阶段对移交的合同分配唯一编号，就合同名称、当事人、标的类别、金额、履行期限、变更、中止、解除情况进行登记，以便随时掌握合同订立及履行情况。第六十七条 合同文本及有关文件应统一妥善保管，不得遗失或涂改。 第六十八条 因工作需要借阅或复印合同及相关资料时，按借阅档案的有关规定进行审批和登记。第六十九条 各单位的合同资料、合同信息属于商业秘密，任何人不得随意泄漏。第七十条 各单位、业务部门应制定严格完善的工作交接制度，避免因为人员岗位变动造成合同档案的丢失、损毁。第十章 罚则第七十一条 各单位、业务部门违反本办法规定，有下列行为之一的，由法务部责令其限期改正；拒不改正的，由法务部上报总经理予以通报批评，并处以二千元以下罚款；情节严重或者造成企业财产重大损失的，处二千元以上一万元以下罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应纪律处分：（一）未按规定对合同严格履行审查、批准程序的；（二）未按规定制定授权委托管理制度的；（三）未按规定建立合同管理制度，或因管理不善，造成合同资料档案丢失、毁损的；（四）不采纳合同审查人员提出的审查修改意见，无正当理由拒绝修改的。第七十二条 各单位、业务部门违反本办法规定，有下列行为之一，予以通报批评，情节严重或造成企业财产重大损失的，处以二千元以上一万元以下罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应纪律处分：（一）未经批准与未经工商管理机关核准登记并领取营业执照或营业执照失效的公司、企业、个体经营户及其他经济组织订立合同；（二）未经批准与公司、企业、个体经营户订立超出其经依法核准的经营范围的合同；（三）订立显失公平的合同，损害本单位或金融公司其他单位利益的；（四）订立无效的合同；（五）未经批准擅自为他人提供担保；（六）未经审批的合同擅自实际履行；（七）未经批准，先放款签合同；（八）违反合同专用章管理规定；（九）由于计划不周，致使合同不能正常履行；（十）未经审批程序而擅自变更合同条款、中止、解除合同；（十一）在律师处理纠纷、收集证据时，拒不配合，或消极应付的；（十二）违反本办法规定致使企业遭受损失的其他情形。第七十三条 各单位、业务部门的工作人员违反本办法规定，有下列行为之一，扣减工资50-200元，造成轻微经济损失的，按损失额赔偿，情节恶劣、造成严重后果的，调离原岗位，给予相应行政处分，直至解除劳动合同，并对对直接负责的主管人员依法给予相应纪律处分；对涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任：（一）对对方资信和履行能力不清而与之订立合同；（二）应当订立书面合同而未订立的；（三）订立的合同中没有明确主要条款和主要事项；（四）除本办法规定外，订立合同时不使用示范文本的；（五）私自携带合同专用章对外订立合同或私自刻制合同专用章；（六）无正当理由，不严格履行已经合法订立合同的；（七）对不符合本办法规定程序办理授权委托书或无授权委托，擅自实施代理行为的；（八）超越代理权限签订合同的；（九）对开展订立、履行合同过程中玩忽职守、恶意串通他人，损害企业利益的；（十）在合同履行过程中，应当履行交接货物、发票签收手续，而未履行的；（十一）发生质量异议，未能及时向对方以书面形式提出，致使丧失请求权利的；（十二）发现对方违约行为，未能及时向对方以书面形式提出，并通知财务部门进行账目处理，致使本单位遭受损失的。（十三）因保管不善，材料移交不及时，造成保存的合同等文件资料丢失，无法作为证据提供的；（十四）违反本办法的规定致使企业遭受损失的其他情形。第七十四条 违反本办法规定的，由法务部提出意见，交由辽宁国茂集团总经理对相关单位、部门及责任人进行处罚。造成经济损失较大的送交司法机关追究其民事、刑事责任。第十一章 附则第七十五条 对在促进企业依法经营，保护企业资产，避免或者挽回企业重大经济损失等方面工作成绩突出，作出重大贡献的单位、部门和个人给予表彰和奖励。第七十六条 本实施办法解释权归属于辽宁国茂集团法务部。第七十七条 本办法自2011年6月1日起实施。附件：1.法定代表人身份证明书（参考样本） 2.授权委托书（参考样本） 3.法律审查申报表 4.收货清单（参考样本） 5.产品质量异议函（参考样本） 6.工程质量异议函（参考样本） 7.合同履约情况登记表（参考样本） 8.合同纠纷处理流程表（参考样本）附件1：法定代表人身份证明书（参考样本）XXX在我公司担任XXX职务，是我公司的法定代表人，特此证明。 （公章） 年 月