EDNmeeting会议管理系统使用说明书.doc

EDN-Meet会议管理系统应用指南北京怡康科技软件科技有限公司最后更新时间：2011年-09月目 录第1章 EDN-Meet会议（论坛）管理系统- 5 -第2章 功能概述- 6 -第3章 安装布署- 8 -3.1 安装环境要求- 8 -3.1.1 软件环境（windows版）- 8 -3.1.2 软件环境（linux版）- 9 -3.1.3 虚机环境要求- 9 -3.1.4 服务器最低配置- 9 -3.1.5 网络要求- 9 -3.1.6 备份要求- 9 -3.2 Windows环境下安装程序- 10 -3.2.1 安装tomcatJRE- 10 -3.2.2 SQL Server下的配置- 13 -第4章 论坛管理- 14 -4.1 论坛（会议）管理- 14 -4.1.1 创建论坛（会议）- 14 -4.1.2 创建分论坛（会议）- 16 -4.1.3 论坛（会议）说明- 17 -4.1.4 论坛（会议）信息控制- 18 -4.1.5 邀请学者- 22 -4.1.6 学者管理（学者列表）- 29 -4.1.7 航班预订管理- 33 -4.1.8 住宿预订管理- 34 -4.1.9 论文管理- 35 -4.1.10 其它相关人员管理- 37 -4.1.11 回收站- 38 -4.2 学者数据库管理- 39 -4.3 数据统计- 40 -4.3.1 自定义查询- 40 -4.3.2 数据表查询- 44 -4.4 签到管理- 51 -4.4.1 扫描条码签到- 51 -4.4.2 直接输入邀请码签到- 51 -4.4.3 查询学者完成签到- 52 -4.5 系统管理- 54 -4.5.1 结构管理- 54 -4.5.2 角色管理- 55 -4.5.3 部门管理- 56 -4.5.4 用户管理- 57 -4.5.5 站点设置- 58 -4.5.6 后台风格设置- 59 -4.5.7 结构图片管理- 60 -4.5.8 网站水印管理- 60 -4.5.9 样式管理- 61 -4.5.10 绩效统计- 62 -4.5.11 操作日志- 62 -4.6 个人管理- 63 -4.6.1 修改密码- 63 -4.6.2 修改个人信息- 63 -4.6.3 站内信- 63 -第5章 参会者操作部分- 68 -5.1 会员登陆- 68 -5.1.1 第一次登录- 68 -5.1.2 再次登录- 69 -5.2 会员中心- 70 -5.2.1 会员基本信息- 71 -5.2.2 编辑基本信息- 71 -5.2.3 编辑个人信息- 72 -5.2.4 提交论文- 73 -5.2.5 签证办理- 73 -5.2.6 提交住宿信息- 74 -5.2.7 航班信息- 75 -5.2.8 财务补助- 75 -5.2.9 会后是否参加活动- 76 -5.2.10 参加旅游信息- 76 -5.2.11 特殊要求- 76 -5.2.12 被检索意愿- 77 -5.3 参会状态查询- 77 -5.3.1 参合通知- 78 -5.4 查看参会人员- 79 -5.5 修改密码- 80 -第1章 EDN-Meet会议（论坛）管理系统EDN-Meet会议管理系统V6.0平台以中间件平台为基础，采用模块组件化设计思想，将项目做为数据流核心，会议流程可定制化，支持跨平台运行。 系统可实现会议发布、参会者报名管理、会议安排接待等，实现多种语言显示，界面美观，具有良好的用户体验设计，使用方便，易学易用，对使用者计算机能力要求不高，特别适合会议组织机构使用。并更适用于大型会议和重要活动。其管理系统，包括：宾客接待、住宿、宴会 、饮食、参观活动、陪同人员等各项内容安排， 对宾客抵达和离开时间，对不同信仰、不同民俗、不同宗教、不同文化等宾客信息进行有效管理。该系统适用于组办方对大型政治、经济、文娱、体育等盛会的组织管理。可提高组办方的管理水平和管理效率，确保重要活动的成功举办。安全性高：系统采用权限分级功能，按照功能和授权模式进行系统管理，综合采用加密通信协议、IP限制、CA认证等模式，最大限度降低受到外部攻击的概率。兼容性好：系统数据库结构，支持所有主流的操作系统、应用服务器和数据库，安装智能快捷，可以在免费的操作系统及管理系统上安装，便于信息的整合。功能强大：可动态发布会议信息，快速建立展示页面，并且其结构可以随需要而更改，本系统配备标准插件，都可为该系统配备。可扩展性：系统基于EDN系统架构与B/S结构，由JAVA语言开发完成，保证了良好的升级性。同时提供业界标准接口和开发规范，可以自行开发功能插件，满足企业特定需求。易学易用：会议创建管理方式简便，专门针对网站建设和内容编辑人员设计。操作界面清晰简洁，直观方便，即装即用。部署：本系统为B/S模式，在配置部署上，除了支持一般的Windows操作系统外，还可支持Linux操作系统，使用MySQL数据库，在Tomcat服务器中运行。 第2章 功能概述会议信息中心会议信息发布网站管理可以管理会议相关信息的发布，比如会议介绍、会议程序介绍、会议日期发布、会议报名表下载等信息的发布和管理，可以自由增减栏目，可以自由定义展示样式，管理员可以自主定义信息的管理权限。曾参会会员的信息导入对于以前已完成的参会申请，可以把参会人员信息做成指定格式的EXCEL表格导入系统中，用于数据的查询及备案。参会者管理参会邀请管理系统可创建邀请企业或个人，并自动生成邀请码,用于印到邀请函上，注册提交参会申请时填入。参会者报名管理1 参会者注册登陆管理:参会者查看网站后有意参加会议，可以在线注册登陆，系统保存注册信息，并管理用户帐号。2 参会者提交申请：参会者可以在线提交不同格式（人员身份不同填写的表格也不同）的参会申请表，申请表可以上传文件及各种选项。提交后在管理员未审核前可编辑自己的申请。3 参会申请的格式定义：管理员可以通过授权管理，在线创建并修改参会申请表的格式，不同的会议，不同的语言，可以生成不同申请表供选择。会议设置-会场座席设置可对会场的座席进行预设管理。报到管理在重大活动（项目）报到现场，通过扫描参会人员报到通知中的条形码，完成报到工作。条形码中含有该参与人员的基本信息。系统可及时统计重大活动（项目）报到情况。同时提供手工登记录入完成会议报到。自动提取信息进行胸卡打印，签到，并可查看已报到人员。参会回执发放系统可自动发送回执邮件。参会申请的审核与查询管理员可以查询并审核参会申请，可以按各种条件找到指定类型的申请表，并审核其真实性，申请者不能编辑审核后的申请表，会议申请支持多种排序方式。参会者数据库管理根据参会人员不同身份，全面详尽记录参会者资料及联系人信息，记录客户参加过的活动，包括参加的会议、展会、论坛、电话邮件联络的重要信息等；对客户进行分类、按多种查询方式查询、统计、导出各种报表。会议服务管理建立用户资料数据库把已审核参会申请的会员加入到用户资料数据库中，可进行用户搜索，用户数据能够生成EXCEL文件，可群发E-mail至指定用户。参会者的接待安排通过审核的参会者，可以进行接待安排的管理，可输入其接待相关信息，比如：接待人、车次航班、人数、时间等信息，接待安排提交后，参会者可以查看到此信息。参会者的住宿安排通过审核的参会者，可以进行住宿安排的管理，可输入其住宿相关信息，比如：联系人、住宿酒店、房间号、住宿人数、住宿天数、住宿费用、时间等信息，住宿安排提交后，会参者可以查看到此信息。参会者座位安排可对参会者进行座位安排，并可查看已安排座位的参会者。工作人员的管理工作人员也就是各项会议事务的管理人员，可以归属于不同的部门（设置部门管理）可以被分配不同角色，一个管理人员可以分配多个角色，每个角色对应不同的管理权限，从而让管理员可以无限级的细分会议管理中的每一个环节，每一项工作。系统多语言的支持系统要求可以用不同的语言界面进行操作，可以根据浏览者使用的操作系统的语言不同而首要显示不同的语言界面，可以生成不同的语言前台信息展示网站，页面支持多种语言选择（中，英，法）。会议数量范围会议管理总数不限。各次会议的服务对于每次不同会议的管理，系统开发者相应要提供相关的服务，包括以下方面：建立不同的会议信息发布网站、建立不同的会议申请表、为系统备份。1 建立不同的会议信息发布网站每次会议的主题不同，与会方不同，参会人员不同，会方相关信息不同，要发布不同的对外网站，并预设的网站栏目及具体信息，并完成中，英，法语言版本的发布（译文由甲方提供）。因会议的主题不同网站的风格也会要求不同，比如主色调，页面布局等方面都要做相关的调整。2 建立不同的与会申请表不同的与会方要建立不同的与会申请表，通过培训相关工作人员，可以自行进行申请的创建及修改，同时提供必要的答疑支持3 系统的备份系统的程序文件可以同时安装于备份服务器，数据库可以做到每天自动备份，并自动传递到备份服务器，当主服务器出现故障时，可以把备份服务器启用，从而实现数据信息的还原，保证可以还原至故障前一天的状态数据库备份及文件备份可以定期刻盘存档。4 以前已进行会议的信息导入对于以前已完成的会议，可以把参会人员信息做成指定格式的EXCEL表格导入系统中，用于数据的查询及备案在此项工作中，乙方负责制作指定格式EXCEL表格的样本数据统计强大的数据统计功能，可设置固定统计字段或自定义查询统计，且统计出数据能够生成EXCEL文件。日志管理系统自动记录对页面的删除修改，登陆登出等重要操作，系统管理员进行日志管理时可以查询。绩效统计系统管理员进行日志管理时可以查询全部应用程序日志可根据部门、个人查询每日、每月、每季度工作量（邀请参会者、创建论坛、删除参会者、航班预订、住宿预订等详细操作记录）第3章 安装布署3.1 安装环境要求3.1.1 软件环境（windows版）服务器操作系统：服务器使用中文版windows2003或windows2008；数据库：MS SQL Server 2005数据库或mysql5.0或Oracle10g；Web 服务器：tomcat6.0 ，tomcat运行需占用服务器80端口，所以服务器上不应有其他程序（如IIS）占用80端口；JAVA环境：jre 1.5以上。3.1.2 软件环境（linux版）服务器操作系统：服务器使用linux CentOS 5；数据库：mysql5.0以上；Web 服务器：tomcat6.0 ，tomcat运行需占用服务器80端口；JAVA环境：jre 1.5以上。3.1.3 虚机环境要求独立tomcat；独立数据库mysql；独立CGI-bin；支持JSP；java:Java httpd-2.0， jdk-1.5，tomcat-5，Struts1，Struts2，JavaBean，spring，Hibernate，JSF，JSP，Proxool，Servlet，javamail。3.1.4 服务器最低配置1G以上内存；80G以上存储；CPU相当于Intel 奔腾双核2.5GHz ；网卡启动。3.1.5 网络要求带宽：视访问量及数据流量考虑带宽，可随业务增长逐步增加。网络端口：需占用80端口网络协议：HTTP如需远程运维系统需开通远程控制功能，如远程桌面、pcanywhere等数据如需实现异机备份，需开通FTP端口并安装FTP工具。如需开通邮件订阅等功能，需要可用邮件SMTP账号，服务器需开通SMTP（25）端口。3.1.6 备份要求通过在服务器上挂接移动硬盘，实现每日定时数据异机备份，硬盘大小视网站数据量而定。3.2 Windows环境下安装程序3.2.1 安装tomcatJRE在中即可下载Tomcat，点这里下载安装JAVA运行环境. 点击接受即可. 安装Tomcat把安装目录更改为e:edn把端口更改为80这里选择jre目录,单击install即可删除E:ednwebapps目录下的所有文件,并把EDN复制到此目录下.单击”开始”菜单,打开Configure Tomcat把启动类型(Startup type)改为自动(Automatic)在Java标签中最大可用内存空间(Maximum memory pool)填上800(一般是物理内存的80%即可)修改配置文件头部添加 添加文字库，支持中文，不显示乱码。配置线程连接数修改配置文件，让tomcat生成访问日志删除一下一段代码的注释符号即可3.2.2 SQL Server下的配置通过还原数据库的方法安装原始库还原edn、ednaccess的备份文件edn.bak、ednaccess.bak到数据库更改连接库文件找到E:ednwebappsROOTWEB-INFperties文件中内容更改如下:灰色部分为连接数据库的用户名和密码。注：系统直持移植到LINUX系统下，并支持其他数据库。可根据要求部署。第4章 论坛管理4.1 论坛（会议）管理4.1.1 创建论坛（会议）首先进入后台论坛（会议）列表管理菜单如下图，可以根据论坛（会议）名称、论坛（会议）地址、论坛（会议）负责人、论坛（会议）时间进行检索，一年只能创建一个新论坛（会议），如果今年创建过论坛（会议）则“创建新论坛（会议）”按钮将会隐藏。点击创建新论坛（会议）如下图，有一个切换菜单分别是基本信息和日程安排，基本信息中可以设置论坛（会议）的中英文名称、论坛（会议）时间、酒店名称、论坛（会议）的中英文地址、登录时效、论坛（会议）缩略图、中英文内容简介。论坛（会议）时间：指该论坛（会议）的会议开始和结束时间。登录时效：指参会人员在前台的登录时效，如果不在此时效内则无法在前台登录。日程安排如下图1，上方为中文日程显示，下方为英文日程显示，在参会人员前台显示如下图2。图1图24.1.2 创建分论坛（会议）创建完总论坛（会议）后我们可以在总论坛（会议）下创建分论坛（会议），如下图： 鼠标移至总论坛（会议）后边的操作会出现下拉菜单，然后点击创建分论坛（会议）即可创建分论坛（会议），如下图，跟创建主论坛（会议）类似，创建分论坛（会议）的基本信息里可以创建分论坛（会议）的中英文名称、分论坛（会议）规模、分论坛（会议）负责人、分论坛（会议）联系方式和中英文内容简介。分论坛（会议）的日程安排跟主论坛（会议）日程安排相同。4.1.3 论坛（会议）说明在“论坛（会议）列表”页面下管理员可查看到历年来举办论坛（会议）的详细情况：论坛（会议）名称、论坛（会议）时间、论坛（会议）举办地点、论坛（会议）人数、论坛（会议）负责人，并可对当前论坛（会议）进行相关操作管理。点击“操作”功能按钮，下面就出现相关功能菜单：详细（可查看当前论坛（会议）的详细信息并可修改论坛（会议）信息）、创建分论坛（会议），论坛（会议）说明（即论坛（会议）的特殊说明）、信息控制（即论坛（会议）每个环节报名时间约定及注释）、学者列表（所有参会学者列表，包括受邀及确认参会的）、删除。4.1.4 论坛（会议）信息控制首先进入论坛（会议）管理列表页中，如下图，鼠标滑过总论坛（会议）后边的操作按钮选择下拉菜单中的信息控制。进入信息控制页面，如下图1：1、邀请码注册时间：设定此时间后，在该总论坛（会议）或者子论坛（会议）发出的邀请码必须在此时间之前才能注册激活，超过此时间即无法注册，在前台首次登陆输入邀请码也会提示邀请码过期。图12、随行人员收费：可以设定随行人员收费情况。前台展示位置如下图：3、提交论文：可以设置提交论文时的中英文提示以及最后提交日期，前台展示如下图，如果提交论文的时间超出我们设置的最后提交日期则会提示为红色。4、签证：设置签证的中英文提示和签证的最后提交日期，前台展示位置如下图：5、住宿：可以设定中英文住宿提示、最后提交时间、预订时间、住宿信息说明的中英文。住宿提示和住宿说明前台展示如下图：6、航班信息：可以设定航班信息的中英文提示、航班信息说明的中英文提示和最后提交日期。航班信息提示和航班信息说明前台展示如下图：7、旅游线路：可以设定三条中英文的旅游线路。前台展示如下图：8、财务补助：可以设定财务补助提示的中英文、财务补助领取方法的中英文。前台展示如下图：4.1.5 邀请学者管理员通过创建邀请，自动生成邀请码，然后管理员将学者的信息导出生成EXCEL文档，将文档中导出的条形码放到邀请涵上面，通过邮件或是卡片等方式发送到学者或是其它人员手中；邀请码针对学者是唯一的。学者凭邀请码才能登陆此系统或是参加会议。 创建邀请函管理员进入后台 “论坛（会议）管理”中，在论坛（会议）管理左侧菜单中点击“论坛（会议）列表”弹出论坛（会议）管理列表，如下图：点击“操作”管理菜单中“创建学者”；如下图：进入创建邀请页面（如下图）对邀请人员进行设置，详细如下：受邀身份：受邀请人身份可分为6种：VIP会员、普通会员、观察员、记者、志愿者、工作人员；（前三种为受邀学者身份，后三种为其他邀请人员；管理员可根据被邀请人的身份选择进行信息登记。） 其中受邀学者身份需登记的信息为，如图下图显示：该被邀请人的具体身份，在VIP会员、普通会员、观察员三种中选择；指定被邀请人参与哪一个分论坛（会议）；此处的分论坛（会议）列表是在创建论坛（会议）时创建好的。 查重功能被邀请人姓名，为了防止其他管理员已邀请过该人，生成重复邀请，姓名后面加设了查重功能。点击查重按钮，系统会列出所有身份同名本次会议已邀请人，并同时显示其所属地域，如没有同名已邀请人，则提示：“此学者暂时未被邀请”；如下图所示： 绑定历庙学者基于姓名可实现绑定历庙学者功能：点击按钮可显示出所有同名历届参会学者的信息，同时显示学者的身份证及地址信息，以便管理员确认是不是同一个人，而决定是否进行绑定，绑定后，系统自动提取该学者历届参会信息做为本次参会信息参考。绑定功能如下图：指定被邀请人所属地域：如图：分为：海外指定是否允许该学者修改分论坛（会议）； 生成邀请码点击生成邀请码，可自动为该学者生成一个邀请码（一维条码）生成规则如下：身份（V表示VIP，P表示普通学者，G表示观察，J记者；Z 志愿者；X 工作人员）+ 年份（年份的后两位数字）+ 论坛（会议）（两位数：0-9）+ 三位数字（按创建顺序自动生成）。条形码生成按邀请码的后七位数生成。填写完上述信息后点击生成邀请，即可生成一条邀请记录。其他受邀人员身份需登记的信息为，如下图显示：该被邀请人的具体身份，在记者、志愿者、工作人员三种中选择；分论坛（会议）名称、姓名、邀请码、条形码功能使用与邀请学者的功能相同，请参考上述内容；单位、职务：受邀请人所在的公司及所在的职位；填写完上述信息后点击生成邀请，即可生成一条邀请记录。 导入被邀请人信息将受邀请人名单导出成EXCEL文档；点击论坛（会议）列表“操作”菜单下“学者列表”，如下图所示：进入学者列表之后我们可以通过姓名、地区、邀请码、单位、职务、分论坛（会议）、E-MAIL、状态字段查询学者信息；也可以直接点击“受邀学者”查看受邀学者详情；如下图所示：选择受邀请学者，也可点击列表下方的“全选”进行选择，然后点击“导出EXCEL”，系统将所选择的学者以文档的形式进行保存，文档中会显示学者的基本信息，如姓名、邀请码、条形码、学者是否邀请状态等，EXCEL文档展示如下图：注：如电脑中装有下载软件，文档将默认用电脑中的下载软件下载，但是我们建议选择IE下载，以讯雷下载为例：点击“导出EXCEL”会弹出文件下载窗口如下图：点击保存/打开之后系统会自动启动讯雷软件，然后弹出讯雷下载窗口，我们建议选择“使用IE下载”或是“直接打开”保存到本地电脑中，如下图所示：使用IE下载：就是用IE将文档直接下载到本地电脑中；直接打开：就是将文档直接用EXCEL文档打开，打开之后也可以另存到本地电脑中； 发放邀请函我们将文档中学者的条形码放到邀请函中，以便学者执函扫描签到。学者也可以通过邀请函上的邀请码登录到系统中。邀请函示例如下图所示：4.1.6 学者管理（学者列表）有权限的管理员通过进入后台的论坛（会议）列表，选择操作按钮中的学者列表，进入后可以分别查看，参会学者，受邀学者和VIP学者列表，其中参会学者列表主要显示了状态为确认参会的学者信息，受邀学者列表主要显示了状态为已邀请的学者，VIP学者列表显示的是身份为VIP会员的学者列表，并可通过姓名、国家地区、邀请码、单位、职务、分论坛（会议）、E-MAIL和状态对学者进行查询，学者列表显示了学者的，邀请码、姓名、国家地区、单位、职务、E-MAIL、身份、补助和状态信息。如下图其中E-mail地址是可以进行点击的，管理员可以通过点击学者的邮箱地址对学者发送相关邮件，使用时必须在系统设置好邮件服务器后才能发信。点击某个学者后面的操作，显示了签到、报名表和删除功能按钮，如下图 签到功能当学者自己不能签到需要管理员进行代替签到的功能，管理员进入签到界面，如下图，显示了会员的姓名、邀请码、绑定邮箱和会员身份。下面显示了学者的国家地区、手机、职务、单位和照片，选择线路后点提交，点击领取补助后补助金额处显示已领取，如果学者在基本信息中选择了需要代办信宿，并且管理员为此学者在住宿预订了房间这里的房间号就会自动显示出来，当然管理员也可以在此进行修改房间号。如果学者在基本信息中选择了参会，然后由管理员在基本信息中学者管理项上添加宴会桌号后，这里的晏会桌号会自动显示出来，当然管理员也可以在此进行修改晏会桌号。 报名表管理员点击进入学者基本信息页面，可以对学者的所有信息进行修改并保存；基本信息介绍详见（论坛（会议）登录介绍），其中学者管理项只有管理员权限才能看到和修改，如下图：学者管理是管理员对学者参会的宴会桌号、签到备注、受邀身份以补助金额和地域信息的添加和修改，完成后并可保存。 删除学者删除按钮，则是管理员删除此学者，也可以选择全选钮后点删除进行全部删除；点击删除出现提示框确认，点确定后删除，点取消后返回不删除学者。如下图： 导出学者列表管理员点导出Excel表后会弹出如下图所示会弹出另存为的窗口，然后选择文件保存位置后进行保存，如果你的电脑上装有下载软件，弹出的是下载软件下载窗口也可以进行下载或者关闭下载软件使用浏览器的默认下载。如下图：导出Excel表，其中参会学者中的导出主要用于管理员查看已确参会学者的信息；受邀学者中的导出主要管理员查看和用于制作邀请函或邀请信，VIP学者中的导出主要管理员查看VIP会员的信息。如下图：4.1.7 航班预订管理学者通过在基本信息中选择是否需要代订机票和是否安排接待，如下图，如果选择是后，有权限的管理员就会代学者进行预定机票和安排接待人员。航班预定列表，显示了会员姓名，到达时间和航班号、离开时间和航班号、分论坛（会议）、身份、预定人员和接待人员等信息。并可通过姓名、分论坛（会议）、身份和接待人员进行查询。同进可对预定列表进行导出和批量导入。导出和导入功能，管理员导出后可以查看和订票等使用，同时可以根据此表对系统中已有的学者也就是在黄色区域中补充预定信息后进行批量导入。如下图点击某个学者操作项中的预订按钮，进入预订信息设置界面，根据线下实际预定好的机票，选择和输入相关预定信息后进行保存，如下图：4.1.8 住宿预订管理管理员进入住宿预订列表显示了所有学者的姓名、性别、房间类型、入住时间、退房时间、入住天数、身份状态、分论坛（会议）、房间号、预订人员、接待人员等等信息，如下图，并可通过姓名、分论坛（会议）身份和接待人员进行查询，并可对列表进行导出和批量导入预定信息。导出和导入功能，管理员导出后可以查看和预订等使用，同时可以根据此表对系统中已有的学者也就是在黄色区域中补充或修改预订信息后进行批量导入。如下图如果学者选择了需要代办住宿，则管理员选择此学者后输入线下实际预定好的房间号，然后点预订，选择酒店名称和房间类型以及入住日期和退房日期，然后输入入住天数、证件号码、预订人员和接待人员名称后保存就设定好学者的住宿信息了。如下图：4.1.9 论文管理论文管理是管理员指对学者上传的论文进行统一管理在论坛（会议）列表的“操作”菜单中找到“论文管理”，点击并进入论文管理；如下图：论文管理页面可根据系统所设置的字段对相关学者人员或按分论坛（会议）名称进行分类搜索查询； 例如学者只要上传了论文全文，那么论文全文下方即会出现下载按钮，否则下方是空白即表示该学者还未上传论文全全文。“论文摘要”处，如果学者是粘贴了文字，那么此处显示文字，如果学者上传的是文档，则同样会出现下载按钮。点击“打包下载”可同时将当前学者上传的所有文档一起下载。4.1.10 其它相关人员管理其他人员是指类型为记者、志愿者和工作人员的相关人员。可以对其它人员进行查询管理，发送E-MAIL也可以将其它人员的名单导出EXCEL文档中，方便使用及管理；导出EXCEL都与学者管理中功能使用相同；请参考“学者列表”管理；在论坛（会议）列表的“操作”菜单中找到“其它人员”，点击并进入其它人员管理；如下图：4.1.11 回收站在回收站内可恢复被删除的学者，但如果当前论坛（会议）被删除，则该学者将无法恢复，但在“回收站”可查看该学者信息。也可选择被删除的学者对其彻底删除。点击“论坛（会议）管理”左侧菜单的“回收站”进入回收站管理，如图下图所示：还原被删除的学者：选择想要还原的学者，点击列表最右边可是列表下面的“还原”按钮即可还原学者，将学者还原到被删除的论坛（会议）中，如果学者所在的论坛（会议）也被删除学者无法还原；从回收站中删除学者：选择要除删的学者，然后点击列表下面的删除即可删除学者；注：在回收站中在次删除学者将无法还原学者。4.2 学者数据库管理学者数据库管理，管理员可对所有学者进行，查询、报表名的修改、登录密码的清空和对学者的删除，以及对学者列表信息的导出Excel。如下图学者列表显示了学者的，邀请码、姓名、国家地区、单位、职务、E-MAIL、身份、补助信息等，并可通过并可通过姓名、国家地区、邀请码、单位、职务、分论坛（会议）、E-MAIL和身份对学者进行查询。导出Excel，通过导出列表管理员更好的查看和了解所有学者的信息。导出样式如下图：管理员点操作中的报名表，可以对学者基本信息页面，可以对学者的所有信息进行修改并保存；基本信息介绍详见（论坛（会议）登录介绍），其中学者管理项介绍详见（学者管理）；管理员选中一个学者然后点击操作中的清空密码，则会弹出系统提示框确认，确定后清空学者的密码，或者取消不清空密码。 如下图：管理员选中一个学者然后点击操作中的删除，则会弹出系统提示框确认，确定后删除学者，或者取消不删除学者。 如下图：4.3 数据统计“数据统计”是对论坛（会议）各方面数据的查询与统计，使管理者便于管理，统计功能包括自定义查询和数据表查询两部分。4.3.1 自定义查询自定义查询是指可以根据需要按各种不同条件进行综合或分别查询。以上所有表格均是不同条件的查询表，表格的上层有一个总的浮动的的“查询”按钮，当你选择不同条件进行查询时，得出的查询结果页面也是不同的，但表格中前面的：序号民、邀请码、分论坛（会议）、E-mail、全名和身份类型几项是每个表格中都有的，再有其它的查询结果项会自动添加到固定项的后面，如下图的“参会年度和参会人员的国籍就是按要求查询得出的结果：另外，从上图中还可以看到，每个查询结果均可以“导出Excel”表格，如下图：4.3.2 数据表查询数据表查询是根据需求按固定的条件进行查询后得出的固定格式的并具有数据统计功能的表格，下面我们分别看一下按各种不同条件查询的数据表格。分论坛（会议）邀请情况统计：从标题和下面的表格我们可以看出此表格是可以按年份对参会人员邀请情况的一个统计，包括：已发出的邀请、确认来、确认不来、摘要（上传论坛（会议）的摘要）和论文全文（上传论文全文的情况），以上的几项统计还均分为国内和国外数据，如下图：大会论文分国别/地区统计：此表格是按年份专门对大会上发表的论文，按洲别和国家区进行了统计，同时还会有一个总计数，如下图：分会论文数据：是按年份对各分论坛（会议）中上传的论文数量进行的统计与总计，如下图：到会学者按国别/地区统计：来参加会议的学者按洲别和国家区进行统计。到会学者按分会统计：对参加分论坛（会议）的人数进行统计。邀请学者按国家/地区统计：对发出的邀请进行统计，包括洲别，国家、邀请人数，确认来并通过审核的学者，确认不来并被审核拒绝的学者，如下图：论坛（会议）各项统计数据一览：此表是按年份对论坛（会议）各项，包括洲别、国家、邀请人数、到会人数、到会人数占邀请人数的百分比、提交论坛（会议）情况、提交的论坛（会议）占到会人数的百分比进行的统计分析，如下图：论坛（会议）确认来的学者：此表是按年份对确认来参会的学者进行的统计，并分别按总论坛（会议）及各分论坛（会议）、海外、中国外地、北京、北京大学、北外进行统计，如下图：特殊要求学者统计表：顾名思义，此表是对有特殊要求的学者进行的统计，都统计了什么呢，从下表我们可以看出分别是按参会人员是否有特殊饮食和特殊设备要求。邀请/参会数据统计：此表是按年份对参加各论坛（会议）的人员进行分类统计，包括共邀请了多少人、到会人数及到会人数占邀请总人数的查分比、海外人数及海外人数占到会人员数的百分比、国内人数及国内人数占到会人数的百分比。年份数据统计比较一览：此表是按年份分别列出了每年的参会人数、分论坛（会议）个数、平均每个分论坛（会议）人数、论文摘要篇数、论文提交比例以、北大学者论文篇数、论文提交比例、北大学者参会人数、参会比例以及非洲和南美洲学者参会比例。会务用表：是对参会人员各种情况的一个综合记录表，其中包括所属分论坛（会议）、参会人员类型、姓名、中文名字、工作单位、电子邮件、性别、随行人数、随行人员姓名、随行人员性别、随行人员与参会人员的关系、随行人员证件号、到达时间、离开时间、住宿情况、额外订房数、额外订房时间、是否参加论坛（会议）之夜、城市旅游线咱和人数以及特殊要求记录情况。海外补助统计：此表专门对海外人员的补助情况进行统计，包括分论坛（会议）名称、国别、证件类型、补助金额、现金、支票以及领取情况记录。国内旅费统计：专门对国内各城市学者旅费的补助，其中显示的是参会者的证件号，补助金额、现金数、支票数以及领取情况。参会学者统计表：是按年份和论坛（会议）名称对参会学者的一个综合统计，其中包括分论坛（会议）名称、海外、中国外地、北京、北京大学、北外、合计人数、上传论文的摘要数和全文数、陪同人数和额外订房数。签证表：此表是把需要办理签证的人员的名单列出，并附带了他的一些基本情况如：姓名、国家和地区、单位、职务、邮箱、VIP会员类型 以及操作项，如下图：我们可以看到上图中的操作项中，有一个“导出”功能，点击“导出”可以导出“签证表”也叫“被授权单位邀请函”，需要办理签证的人均需填写此表，如下图：学者信息总表：是对每个参会人员所有情况进行记录的一个总表，由于此表包含的数据太多，网页上无法显示，所以只能导出到Excel表里，打开导出的部分表格如下图：4.4 签到管理4.4.1 扫描条码签到会议通过扫描学者及其他人员的邀请函来记录签到，邀请函统一由论坛（会议）管理员签发的，邀请函上面有学者及其他人员自己的单独无重复的条形码及邀请码；会员通过扫描邀请函上的条形码进行签到。管理员扫描邀请函直接会弹出学者或是其他人员的基本信息，如下图：图：学者/其他人员个人基本信息4.4.2 直接输入邀请码签到直接输入邀请码进行签到；管理员在签到管理页面直接输入学者/其他人员的邀请码（如下图）点击提交会弹出学者/其他人员的个人基本信息窗口，然后进行签到；4.4.3 查询学者完成签到如果学者/其他人员忘记带邀请函不知道自己的邀请码可以通过查询学者/其他人员的基本信息进行签到；例如：张*，我们在查询页面“姓”的输入框中输入“张”；如下图所示：然后点击查询，弹出的查询页面会将所有姓张的人员全部列出，找到并核对相关人员信息然后进行签到；查询结果如下图所示：注：签到管理的对话框显示学者的基本信息，允许学者再次修改旅游线路。签到同时领取补助，点击“领取补助”按钮就表示该学者已领取补助，补助金额一栏“未领取”将变成“已领取”，同时“领取补助”按钮将不可再点。注：只有上传论文参加演讲的会员可领取补助，没有上传论文的学者不能领取，领取补助处显示待激活字样，则时按钮不能点。在此可填房间号、宴会桌号。确认完信息点击“签到”按钮即可。点击“签到”后签到管理页面会自动消失，签到学者信息将自动显示到列表处，如图：签到表单内允许直接修改房间号，点击“签到”弹出是“签到管理”对话框，可再次补充签到信息。点击“查看所有学者”即显示总论坛（会议）下所有的参会学者。注：“已签到学者”处在未签到时没有数据显示，“未签到学者”处列出所有参会的学者,签过到的学者会自动转至“已签到学者”列表下。4.5 系统管理系统管理：是指对本论坛（会议）管理系统的一些基本功能的设置与管理，其中包括本论坛（会议）系统的菜单管理、部门、用户、角色、样式定义、水印等的设置与管理。4.5.1 结构管理结构管理是指对本系统后台菜单栏目及名称的创建与定制。如下图：从上图中我们可以看到，上面横向菜单是一级菜单，左侧部分是子菜单，当然，子菜单下面还可以有子菜单，这些菜单就是在这个结构管理里进行创建的。上图中主页面部分便是创建管理菜单的页面，其中包括菜单名称、菜单的类型，网址、顺序和目标。其中，菜单的类型分为两种，一种是文件夹类型，文件夹类型是指下面还会有子菜单的菜单名称，一般最后一级菜单都会是功能菜单，一个功能菜会直接配一个JSP文件，当我们在后台使用这个菜单时就是打开了这个功能文件页面。顺序是菜单之单的显示排列顺序，是通过数字来控制先后顺序的。目标是指打开这些菜单时的方式，_left是指在本窗口打开，_blank是指在另外打开一个新窗口。 另外，上图中的“添加为同级菜单”是指新建的菜单与“当前选中的菜单”是同级；“添加子菜单”是指新创建的些菜单是“当前选中的菜单”的子菜单；“修改此菜单”和“删除此菜单”是指对已经建好的菜单进行管理；4.5.2 角色管理角色也就是使用本网站时不同人员的不同身份（如超级管理员、分论坛（会议）管理员、观察员、普通学者、VIP、学者观察员等），整个网站角色的创建，管理都在此页完成，如下图：上图是角色目录及管理页面，点上图中的“添加”和操作栏里的“修改”会出来角色的创建与编辑页面，如下图：另外，在角色设置的操作栏中有一项最重要的功能是“权限“设置，也就是给每个角色设置权限，如下图：从上图中我们可以看出，权限的设置也很简单，我们只需要在每个功能菜单上打勾，然后提交，这样此角色的人员登录后就能只看到和使用他权限内的菜单；4.5.3 部门管理部门管理是指对组织按部门进行分工合作，在这里可以看到一个组织的组成结构，如一个组织分为哪几个部门，各部门的电话、传真和人员数量，“添加”和“编辑”部门的页面也是这几项，如下图：4.5.4 用户管理用户是指登录此系统管理网站的用户，也就是网站管理员及业务员等。这里会列出所有管理本网站人员的的用户名，真实姓名、移动电话和邮箱地址，并可通过操作栏中的编号与删除及清空密码对其用户进行管理。点上图中的“添加”和“修改”会出现如下图页面：在此页面中除了要填写此用户的一些基本信息外，还要根据此用户的工作选择分配给他的角色。4.5.5 站点设置站点设置是指对此系统进行搭建时的一些基础设置，包括此站点的中英文名称、中英文简介、服务器及邮箱和网站页眉及页脚的中英文设置，如下图：从上图中我们可以看出，对于页眉和页脚的设置基本都是采用CSS样式进行定义。4.5.6 后台风格设置后台风格是指管理员使用的后台操作页面的颜色、菜单样式等定义，这里需要完全使用CSS进行样式的定义，如下图：4.5.7 结构图片管理结构图片管理是对整个网站中所有的图片进行的管理，在这里可以添加上传新的图片，也可以对已上传的图片进行查询和编辑，如下图是图片查询和图片列表页面，在图片列表中还可以看到图片的缩略图以及图片的名称、大小和上传时间。4.5.8 网站水印管理水印是用于网站中上传的所有图片，在这里可以设置此网站中上传的图片是否需要水印以及水印放置的位置等，如下图：4.5.9 样式管理这里的样式管理是对网站前台页面样式的定义，也全部是采用CSS代码进行定义的，如下图：4.5.10 绩效统计是对网站管理员的工作进行的统计与查询，其中包括管理员创建、修改、删除了多少个论坛（会议），邀请、修改、还原、删除了多少个学者，还有预订了几次航班、预订了几处住宿，并可以点后面的“明细”查看此管理员的操作日志，如2.5.11节中图片。另外，还可以将绩效表导出生成一个Excel表格，如下图：4.5.11 操作日志 这里的操作日志是指网站的管理员在后台对学者信息的修改记录，包括操作人员的名称、对参会人员的编辑记录、以及编辑的内容与时间记录，也是绩效统计的明细部分，如下图：4.6 个人管理4.6.1 修改密码进入个人管理系统，点击“修改密码”按钮，在此页面下输入旧密码，然后输入新密码，再次确认密码后，点击“提交”即完成登陆密码的修改，如图：4.6.2 修改个人信息进入个人管理系统，点击“修改用户信息”按钮，在此页面下输入要修改的信息后，点击“提交”即完成个人信息的修改，如图：4.6.3 站内信“站内信”是为方便会员商务信件往来而设的服务功能，类似于邮箱，主要由收件箱、发件箱、草稿箱和垃圾箱三部分组成，但该功能仅对网站的注册会员开放。管理员可对会员发送站内信息。站内信自动提示功能，例如：会员登陆、退出、通知系统会自动对会员发出信内信息。发送站内信时可同时发送会员外部邮件功能。站内信未阅读提示。 收件箱： 点击“收件箱”，进入“收件箱消息”页面。该页面可查询邮件，并列表显示已收到的邮件，加粗显示未读邮件，整个页面样式如下图所示：用户从每条邮件记录前面的选框中勾选对应的邮件，然后点击上面的按钮处理该邮件。并可批量完成相关操作，比如：批量删除、移动。下面是各个功能的使用说明。点击“回执”可发送已阅该信的信息给邮件发送人。 发件箱点击“发件箱”，进入“消息”页面。该页面由“邮件列表”和 “创建信件”两部分组成。“邮件列表”列出的是曾经发过的邮件，每发一封邮件，系统都会自动备份到“发信箱”中。发件箱消息”页面如下图所示：点击回执可看到哪些人看这封信，并发回了回执。 草稿箱点击“草稿箱”，进入“消息”页面。该页面由“草稿消息列表“和”创建信件”两部分组成。“草稿消息列表”列出的是写好但是没有发送的邮件，点击“主题”可以进入详细内容页面。该页面如下图所示： 废纸箱点击“废纸箱”，进入“废纸箱消息”页面。该页面由“消息列表“和”功能按钮”两部分组成。“消息列表”列出的是曾经扔进废纸箱的邮件，点击“主题”可以进入详细内容页面，该页面列出了消息的发件人、时间、主题及内容。该页面如下图所示： 撰写新邮件点击“撰写新邮件”按钮，进入“创建消息”页面。如图：“收件人”管理员可发送站内信给会员或学者，点击添加，选择指定人员。“附件”浏览文件的附件，点击后面的“添加附件”，文件则列到“附件列表”中；“选项”如果勾选，可以保存到发件箱、收件人查看时自动给我发送回执，则可以收到哪个会员看过该信。“主题”邮件内容的主题；“内容”是邮件的内容，可通过编辑器上传图片等内容到邮件中。“发送”点击之后发送给收件人； 查看邮件：点击任意邮件可查看邮件详细信息：可查看邮件主题、发件人、发件时间、收