金蝶旗舰版各部门操作流程.doc

金蝶旗舰版岗位操作说明 根据公司管理需要，结合购买金蝶旗舰版系统模块能够实现的功能及公司高级蓝图流程，现对本公司金蝶KIS旗舰版系统操作人员的岗位职责作出以下说明。 一、采购业务操作岗位（“供应链-采购管理”模块） 职责：采购业务岗位操作人员在系统上主要是对供应商资料的维护及负责“供应链”模块的“采购管理”模块。具体操作：采购业务单据操作流程采购申请单采购订单采购发票外购入库 1、对于供应商资料的维护，系统操作人员可以通过登录系统，打开“系统设置”“基础资料” “公共资料” “供应商”来对供应商资料做新增、禁用及修改等处理操作； 2、生产部根据需要的原材料，向仓库领货，仓库根据实际库存确定要求采购的原材料数量,打开“供应链”“采购管理”“采购申请单”，采购申请单是需要采购的材料需要领导批准签字，才允许采购的一个步骤; 3、采购业务谈成，公司和供应商签订合同后，采购业务录入人员可以登录系统，打开“供应链”“采购管理”“采购订单”模块做新增采购订单（注：根据公司业务流程，把采购订单替换采购合同，所以不需做采购合同，采购订单一般由“采购部”进行操作，记录采购合同的发生），如需修改、审核及删除采购订单，可进入“供应链”“采购管理”“采购订单” “采购订单-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购订单做相应的处理； , 4、当货物实际入仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”“采购管理”“采购订单” “采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单，点击“下推”按钮生成外购入库单（注意：正常的操作流程是仓库操作人员收到货物后生成外购入库单），如需修改、审核及删除外购入库单，可进入“供应链”“采购管理”“外购入库” “外购入库单-维护”界面，选中需修改、审核及删除外购入库单做相应的处理； 5、仓库生成外购入库单后，采购人员就可以进入“供应链”“采购管理”“外购入库” “外购入库单-维护”界面，选中审核后的外购入库单，点击“下推”按钮生成采购发票，并点击“保存”，“审核”按钮，如需修改、审核及删除采购发票，可进入“供应链”“采购管理”“采购发票” “采购发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购发票做相应的处理； 6、生成采购发票后，财务就可以进入“供应链”“采购管理”“采购发票” “采购发票-维护”界面，选中审核后的采购发票，点击“勾稽”按钮进行外购入库单和采购发票的勾稽，此勾稽动作一定要做，如果不进行勾稽，那么采购发票就不能生成凭证（注意：此发票不只包括专业的增值税专用发票，普通发票，税率根据实际的税率自己在单据上进行修改。收据或者类似的凭据也包括），勾稽操作做完后，整个采购系统也就走完了； 7、如果职员想要查看库存报表，可打开“供应链”“采购管理”“即时库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。 二、销售业务操作岗位（“供应链-销售管理”）销售业务单据操作流程销售发票销售出库销售订单 职责：销售业务岗位操作人员在系统上主要是对客户资料的维护及负责“供应链”模块的“销售管理”模块、“应收款管理”模块的操作。具体操作： 1、对于客户资料的维护，销售业务录单人员可以通过登录系统，打开“系统设置”“基础资料”“公共资料”“客户”来对客户资料做新增、禁用及修改等处理操作； 2、销售业务谈成，公司和客户签订合同后，销售业务录入人员可以登录系统，打开“供应链”“销售管理”“销售订单”模块做新增销售订单（注：根据公司业务流程，把销售订单替换销售合同，所以不需做销售合同）处理，如需修改、审核及删除销售订单，可进入“供应链”“销售管理”“销售订单” “销售订单-维护”界面，选中需修改、审核及删除销售订单做相应的处理； 3、销售业务员销售订单录完，并审核后，可进入“供应链”“销售管理”“销售订单” “销售订单-维护”界面，选中审核后的销售订单，点击“下推”按钮生发货通知单，并点击“保存”按钮，对发货通知单进行保存，做发货通知单的好处是启到销售部门及仓库部门的沟通作用，让仓库人员做好发货的准备，等到货物实际发出仓库后，仓库人员就可以根据发货通知单下推生成销售出库单，如需修改、审核及删除发货通知单，可进入“供应链”“销售管理”“ 发货通知” “发货通知单-维护”界面，选中需修改、审核及删除发货通知单做相应的处理； 4、当货物实际发出仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”“销售管理”“销售订单” “销售订单-维护”界面，选中审核后的销售订单，点击“下推”按钮生成销售出库单，并点击“保存”按钮（注意：正常的操作流程是仓库操作人员发出货物后生成销售出库单），如需修改、审核及删除销售出库单，可进入“供应链”“销售管理”“销售出库” “销售出库单-维护”界面，选中需修改、审核及删除销售出库单做相应的处理； 5、仓管员生成销售出库单后，销售人员就可以进入“供应链”“销售管理”“ 销售出库” “销售出库单-维护”界面，选中审核后的销售出库单，点击“下推”按钮生成销售发票，并点击“保存”按钮，“销售管理”模块生成销售发票，如需修改、审核及删除销售发票，可进入“供应链”“销售管理”“销售发票” “销售发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除销售发票做相应的处理；6、如果销售想要查看库存报表，可打开“供应链”“销售管理”“库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。 三、仓库业务系统操作人员（“供应链-仓存管理”模块） 职责：仓库业务操作人员在系统上主要是对物料、仓库、计量单位的维护及负责“仓存管理”模块的操作。具体操作： 1、对于物料、仓库及计量单位资料的维护，仓库业务系统操作人员可以通过登录系统，打开“系统设置”“基础资料”“公共资料”“物料”、“仓库”及“计量单位”来对物料、仓库及计量单位资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、对于除了正常的采购业务取得的货物以外的入库，如：调整库存，或者接收赠送等业务，业助可以通过进入“供应链”“仓存管理”“验收入库” “其他入库-新增”做新增其他入库单处理，如需修改、审核及删除其他入库单，可进入“供应链”“仓存管理”“验收入库” “其他入库-维护”界面，选中需修改、审核及删除其他入库单做相应的处理；3、对于除了正常的销售业务发出货物以外的出库，如：调整库存，或者赠送给客户等业务，业助可以通过进入“供应链”“仓存管理”“领料发货” “其他出库-新增”做新增其他出库单处理，如需修改、审核及删除其他出库单，可进入“供应链”“仓存管理”“领料发货” “其他出库-维护”界面，选中需修改、审核及删除其他出库单做相应的处理；4、同一个账套仓库之间物料的调拨，业助可进入“供应链”“仓存管理”“仓库调拨” “调拨单-新增” 做新增调拨单处理，如需修改、审核及删除调拨单，可进入“供应链”“仓存管理”“仓库调拨” “调拨单-维护”界面，选中需修改、审核及删除调拨单做相应的处理； 5、每月末仓库业务系统操作人员可以登录系统，打开“供应链” “仓存管理” “盘点作业” “盘点方案-新增”新建盘点方案，并根据盘点方案生成盘点表，然后仓库业务系统操作人员就可以进入“供应链” “仓存管理” “盘点作业” “盘点表打印”界面打印出盘点表来对实物进行盘点，盘点数据出来后，仓库业务系统操作人员就可进入“供应链” “仓存管理” “盘点作业” “盘点数据录入”界面，录入盘点出来的数据并保存，系统就会自动把传送到盘点报告里，这事仓库业务系统操作人员就可进入“供应链” “仓存管理” “盘点作业” “编制盘点报告”界面，然后按“盘盈单”和“盘亏单”按钮，系统就会自动核对账上库存数量与实际的盘点数量，然后根据两者的差额来自动生成一张盘盈单或者盘亏单，如需修改、审核及删除盘盈单或盘亏单，可进入“供应链”“仓存管理”“盘点作业” “盘盈入库-维护”或“盘亏毁损-维护”界面，选中需修改、审核及删除盘盈入库单或盘亏毁损单做相应的处理； 6、每月终了，仓库业务系统操作人员都可以通过登录系统，打开“供应链”“仓存管理”“库存查询”（此些表只能查看数量的即时库存）及“报表分析”（此些表可以查看的数量金额式的进项存账）模块来查看物料的进销存情况，另外，系统也提供“查询分析”模块，仓库业务系统操作人员可根据自身的需要或公司管理层的需要来自定义一些统计报表。 四、出纳人员岗位（“现金管理”模块） 职责：出纳人员在系统上主要是对币别及银行账号的维护及负责“现金管理”模块日常业务的操作。具体操作： 1、对于币别或银行账号资料的维护，出纳人员可以通过登录系统，打开“系统设置”“基础资料”“公共资料”“币别”或“银行账号”来对币别或银行账号资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、当出纳人员接到公司员工的费用报销或差旅费借支等费用，需要登录金蝶系统，进入“财务管理”“现金管理” “现金”或“银行存款” “现金日记账”或“银行存款日记账”界面新增日账（具体是进入“现金日记账”还是“银行存款日记账”根据出纳人员实际支出或收到的是现金还是银行存款来确定），保存即可； 3、出纳人员收款或付款后（这里是指收客户款或支付供应商款，即跟应收账款或应付账款科目有关），需登录系统，打开“财务会计”“现金管理”“往来结算”模块做新增收款单及付款单处理，如发现新增的收款单或付款有误，需要修改，需进入“财务会计”“现金管理”“往来结算” “收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面，选中需修改的单据进行修改，需要注意的是如果销售业务系统操作人员做了收款通知单及采购人员做了付款申请单，出纳人员就不需要新增收款单及付款单了，而是直接根据销售业务系统操作人员录入的收款通知单生成收款单，根据采购业务系统操作人员录入的付款申请单下推生成付款单，具体的操作是销售业务员或采购业务员登录系统，打开“财务会计”“现金管理”“收款通知单录入”或“付款申请单录入”模块新增收款通知单或新增付款申请，然后出纳人员进入“财务会计”“现金管理”“收款通知单序时簿”或“付款申请单序时簿”界面，选中收款通知单或付款申请单下推生成收款单或付款单，出纳人员检查生成收款单及付款单无误后，就可以进入“财务会计”“现金管理”“往来结算” “收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面审核收款单或付款单，并选中所有的收款单或付款单按“登帐”按钮及“发送”按钮，“登帐”按钮是把收款单或付款单登记到现金日记账里或银行日记账里，“发送”按钮是将收款单或付款单发送到“应收应付”模块； 4、出纳人员在录入收款单及付款单时，要特别的注意单据上的“结算日期”及“日期”两项必须要一致，只有两项都一致了“现金管理”模块的收款单及付款单才能传递到“应收款管理”及“应付款管理”模块； 5、对于出纳人员收的当期支票（单月可收到钱），只需要做收款单即可，具体操作可按上述第二点操作，收到的跨期支票（需跨期收款），需登录系统，打开“财务会计” “应收款管理” “票据处理” “应收票据-新增”做新增票据处理，如需修改、审核、背书及贴现票据等，需进入“财务会计” “应收款管理” “票据处理” “应收票据-维护”界面，选中需修改、审核、背书或贴现的票据做相应的处理； 6、月末出纳人员如果需对现金进行盘点，金蝶软件提供现金盘点表打印功能，所以出纳人员在对实物现金进行盘点之前，可以先登录系统，打开“财务会计” “现金管理”“现金” “现金盘点表”模块来打印现金盘点表，盘点结果出来后，打开“财务会计” “现金管理”“现金” “现金盘点表”点击“新增”按钮来录入盘点金额，系统就自动核对实物现金与账上现金是否相符，避免现金的短款或长款的发生，同时每月账上银行存款余额要与银行对账单（或存折上）的余额核对，金蝶软件提供此核对功能，所以出纳人员在核对账上银行存款余额是否和银行对账单余额相符时，可以通过登录系统，打开 “财务会计” “现金管理” “银行存款” “银行存款对账”功能模块来相核对，如果核对后账面存在差异的话，系统会自动生成一张银行存款余额调节表； 7、费用报销单及费用借支单等单据登记日记账后，就可以进入“财务管理”“现金管理” “现金”或“银行存款” “现金日记账”或“银行存款日记账”界面，选中需要生成凭证的记录，点击“按单”（指一条记录生成一张凭证）或“汇总”（指将选中的所有记录生成一张凭证）按钮来生成凭证，特别需要注意的是收款单和付款单是在“应收管管理”和“应付款管理”模块生成凭证，而不是在“现金管理”模块生成凭证，生成凭证后，如需修改或删除凭证，可进入“财务管理”“现金管理” “凭证管理” “会计分录序时簿”界面，选中需修改或删除的凭证，点击“修改”或“删除”按钮即可； 8、每月终了，出纳人员需登录系统，打开“财务会计”“现金管理”“现金”及“银行存款” “现金对账”及“银行存款与总账对账”界面进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“财务会计”“现金管理”“期末处理” “期末结账”进行结账处理，结转到下一个月。 四、会计人员岗位 职责：会计人员在系统上主要是负责各模块业务单据的复核及生成凭证、会计报表，供管理层决策使用。具体操作：1、“供应链存货核算”模块 当“采购管理”、“销售管理”及“仓存管理”模块的出入库单据录完，并核对无误审核后，财务操作人员就可以对“供应链”系统进行存货核算。 （1）、首先是对入库核算，财务操作人员可进入“供应链”“存货核算” “入库核算” “外购入库核算”、“存货估计入账”、“自制入库核算”及“其他入库核算”来进行入库核算，具体是要做“外购入库核算”（针对做了采购发票）、“存货估计入账”（针对未采购发票）、“自制入库核算”（针对盘盈入库）还是“其他入库核算”，需要根据公司入库单据种型来确定，例如：公司做了外购入库单，同时又做了相应的采购发票，那么就需要做“外购入库核算”，如果做了外购入库单，但是没有做相应的发票，那么就需做“存货估计入账”核算，而不需要做“外购入库核算”；公司做了其他入库单，那么财务操作人员就需要做“其他入库核算”，如果没做其他入库单，那么就不需要做“其他入库核算”； “自制入库核算”（针对盘盈入库）与上述的操作相类似。（注意：如果职员在做外购入单及其他入库单的时候，已把入库单价录人，而财务又确定无误，那么外购入单及其他入库单核算就不需要做，如果所录入的单价有误或没录入，那么就需要做入库核算）（2）、其次，入库核算操作完以后，财务操作人员就可以做出库核算了，财务操作人员可进入“供应链”“存货核算” “出库核算”“红字出库核算”（针对销售退货）、“材料出库核算” 来进行出库核算，如果公司没有销售退货的话，就不需要做“红字出库核算”，而只需做“材料出库核算”即可，当做完“材料出库核算”后，系统提示“核算成功”，那么说明核算已通过，整个核算过程就已结束。（3）、存货核算通过后，财务操作人员可进入“供应链”“存货核算” “凭证管理”“凭证模板”界面，选择单据类型进行单据凭证模板设置（注意：凭证模板只要第一次设置好后，以后就不需要在设置了，这个由软件服务商设置），凭证模板设置完后，就可进入“供应链”“存货核算” “凭证管理”“生成凭证”界面，选择单据类型进行单据生成凭证，如生成凭证后发现错误修改或删除，可进入“供应链”“存货核算” “凭证管理”“凭证查询”界面，选中需修改或删除的凭证，做相应的操作处理。（4）、每月终了，财务操作人员需登录系统，打开“供应链”“存货核算” “期末处理”“期末关账”界面，点击“关账”按钮来进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“供应链”“存货核算” “期末处理”“期末结账”界面进行结账处理，结转到下一个月。2、“总账”及“报表”模块（1）、“供应链”模块生成凭证后，系统就把从这些模块生成的凭证自动传递到“总账”模块，财务操作人员只需要在“总账”模块录入与这些模块不相关的凭证，例如：计提员工工资、摊销待摊费用等凭证，录入凭证可进入“财务会计”“总账” “凭证处理”“凭证录入”界面来新增凭证，并保存，当财务操作人员核对生成的所有凭证无误后，需要进入“财务会计”“总账” “凭证处理”“凭证查询”界面，对所有的凭证进行审核并过账（不包括结转损益的凭证），把所有的凭证审核过账后，就需要进入“财务会计”“总账” “结账”“结转损益”双击生成结转损益凭证，然后再一次进行审核过账（特别强调：费用及成本类的损益科目不管是增加还是减少，生成凭证时都应保持在借方，而收入类的损益科目不管是增加还是减少，生成凭证时都应保持在贷方）；（2）、财务操作人员需要查看会计科目账表时，可进入“财务会计”“总账”“账簿”或“财务报表”界面选择需要查看的报表类型打开即可；（3）、财务操作人员对所有的凭证审核过账完成后，可进入“财务会计”“报表”“（性质）-报表”选择资产负债表及利润表来查看，核对两大报表数据准确无误后，可进行结账处理，结账处理可进入“财务会计”“总账”“结账”“期末结账”结转到下一月，但是对“总账”模块结账之前一定要保证：“供应链”模块要分别与“总账”模块进行对账并且对账通过无差额（具体对账操作详见各模块说明）；各模块对账通过后，建议财务人员要对账套进行备份处理，备份完成后就对本月各模块进行结账处理，在对各个模块进行结账操作时，建议是先把“供应链”、“应收款管理”等模块结账后，最后再对“总账”模块进行结账，结转到下月工作中去； （4）、金蝶软件提供丰富的自定义报表设置，如果贵公司管理层觉得目前系统提供的报表还不能够满足公司的管理需要，那么公司会计人员可以通过登录系统，打开“财务会计”“报表”“新建报表”模块来设置公司管理层需要的报表，以便满足公司管理的需要。 五、出纳人员岗位（“现金管理”模块）出纳的模块还未购买，以下主要是出纳在ERP软件中的主要职责 职责：出纳人员在系统上主要是对币别及银行账号的维护及负责“现金管理”模块日常业务的操作。具体操作： 1、对于币别或银行账号资料的维护，出纳人员可以通过登录系统，打开“系统设置”“基础资料”“公共资料”“币别”或“银行账号”来对币别或银行账号资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、当出纳人员接到公司员工的费用报销或差旅费借支等费用，需要登录金蝶系统，进入“财务管理”“现金管理” “现金”或“银行存款” “现金日记账”或“银行存款日记账”界面新增日账（具体是进入“现金日记账”还是“银行存款日记账”根据出纳人员实际支出或收到的是现金还是银行存款来确定），保存即可； 3、出纳人员收款或付款后（这里是指收客户款或支付供应商款，即跟应收账款或应付账款科目有关），需登录系统，打开“财务会计”“现金管理”“往来结算”模块做新增收款单及付款单处理，如发现新增的收款单或付款有误，需要修改，需进入“财务会计”“现金管理”“往来结算” “收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面，选中需修改的单据进行修改，需要注意的是如果销售业务系统操作人员做了收款通知单及采购人员做了付款申请单，出纳人员就不需要新增收款单及付款单了，而是直接根据销售业务系统操作人员录入的收款通知单生成收款单，根据采购业务系统操作人员录入的付款申请单下推生成付款单，具体的操作是销售业务员或采购业务员登录系统，打开“财务会计”“现金管理”“收款通知单录入”或“付款申请单录入”模块新增收款通知单或新增付款申请，然后出纳人员进入“财务会计”“现金管理”“收款通知单序时簿”或“付款申请单序时簿”界面，选中收款通知单或付款申请单下推生成收款单或付款单，出纳人员检查生成收款单及付款单无误后，就可以进入“财务会计”“现金管理”“往来结算” “收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面审核收款单或付款单，并选中所有的收款单或付款单按“登帐”按钮及“发送”按钮，“登帐”按钮是把收款单或付款单登记到现金日记账里或银行日记账里，“发送”按钮是将收款单或付款单发送到“应收应付”模块； 4、出纳人员在录入收款单及付款单时，要特别的注意单据上的“结算日期”及“日期”两项必须要一致，只有两项都一致了“现金管理”模块的收款单及付款单才能传递到“应收款管理”及“应付款管理”模块； 5、对于出纳人员收的当期支票（单月可收到钱），只需要做收款单即可，具体操作可按上述第二点操作，收到的跨期支票（需跨期收款），需登录系统，打开“财务会计” “应收款管理” “票据处理” “应收票据-新增”做新增票据处理，如需修改、审核