高校院系档案室的规范化建设

2012-07-19#2012-07-19#2012-07-19#重庆科技学院 刘晓培后勤工程学院 欧潮海摘 要 高校档案工作是高等学校一项重要基础性工作。在院系建立规范的档案室有利于广大教职工进一步提高教学、科研水平。建立一个规范的档案室必须要明确档案收集的内容, 制定出规范的档案管理制度。 关键词 档案管理 教学档案 科研档案 行政档案 学生档案院系是大学相对独立的管理实体 , 是集教学、科研、行政和学生工作等于一体的实体性管理机构。在院系制定专业建设和学科 建设规划、计划以及开展教学科研等重大工作中, 各种资料的收 集、整理早已是必不可少的重要环节。因此, 在院系建立规范的档 案室, 是高等学校一项重要的基础性工作。为此, 笔者就如何建立 规范的院系档案室略陈管见。一、明确档案归档的类别和档案资料的内容结合各高校院系的实际情况, 院系档案材料可以大致分为行 政档案、教学档案、科研档案和学生档案四大类。1.行政档案类。行政档案主要包括上级党政机关及有关部门下 达的重要通知和文件、学校重要工作的会议记录、学校开展大型活 动的宣传提纲和工作方案等, 总之, 要能够体现出学校每学年的工 作精神和重要活动的开展情况。档案管理人员要对这些资料按时 间和类别进行归档, 特别是像教师的职称评定、在职进修等每年都 要进行的专项重要工作, 一定要注意单独归档。除了收集这些能体现学校工作动态的常规资料外, 院系还应 该建立有自己特色的行政档案资料。首先, 院系应该制定有与学校 制度相结合的各项管理制度、管理细则和每学年的工作计划、工作 总结, 其次还要建立院系的师资队伍档案, 对教师的基本情况建立 电子信息库。师资队伍档案包括院系的师资队伍数量与结构、师资 结构状态与发展趋势等。2.教学档案类。教学档案要能够真实记录在教学管理和教学实践活动中的重要环节 , 它可以是文字、图表、声像等不同载体的文 件资料。在对院系的教学水平进行评估时, 教学档案的记载是最具 有权威性的材料。( 1) 教学材料档案。学校的中心工作就是教学, 因此在教学过 程中所形成的教学材料涉及的范围很广。在理论课程环节, 主要有 学校及院系教学管理规章制度 , 各专业培养计划, 各科教学大纲, 教师授课计划, 教学检查情况; 教师在教学活动中的过程记录 , 包 括学生平时成绩记录表、学生平时考勤记录表、实验成绩记载表、 课程考核方式审批表、( 试卷) 试卷分析表、( 试卷答案) 考场情况记 录表、教师的课程学期总结等等。实验环节主要有实验教学大纲, 实验教学指导书, 实验教学申 请计划, 学期实验教学实施计划表, 实验课记录表, 学生实验报告, 学生实验成绩评定方法, 实验成绩记录, 实验室安全卫生检查记 录, 实验室教学情况学期总结等。独立实践环节主要有独立实践环 节教学大纲, 独立实践环节计划指导书 , 独立实践环节任务, 独立 实践环节计划总表, 学生实习笔记和实习报告, 教师独立实践环节 学期教学总结等。毕业设计环节主要有学生的毕业设计资料( 建议 刻录成光盘以便于保管) , 毕业设计指导任务书和教学大纲, 教师 指导毕业设计( 论文) 情况登记表, 毕业设计答辩委员会名单, 毕业 设计成绩统计分析表等, 特别要做好优秀毕业设计的存档工作。!着互相依托、相互交错、协调发展的新趋势, 在这种形势下, 成人教育的发展规划、教学形式和教学内容及手段, 都与普通高等教育有 着很密切的互相依存关系, 成人教育必须与普通高等教育科学成 型的教学档案管理制度相参照, 制订出一整套有成人教育特点的 教学档案管理制度, 并在实际教育实践过程中, 加以贯彻实施。4.加强队伍建设, 提高专职档案员的素质。档案工作的职业决定 了 档 案 员 不仅 要 有 一 定 的档 案 专 业 知 识 和 热 情 服 务 的 工 作 态 度, 还要具有严谨细致的工作作风, 否则, 会给学校造成不可挽回 的损失。所以要不断强化成人高校专职档案员的职业道德。档案管 理工作是一门管理科学, 随着科技的发展, 大大加快了档案管理工 作的现代化, 这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习 档案法规标准, 还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。5.大力开发利用教学档案信息资源, 主动提供服务。教学档案信息资源的开发和利用是教学档案管理工作的最终目的, 也是成 人高校档案部门的职责。随着高等教育事业的快速发展, 成人高校生的信息以及学校内部各部门和社会各界对不同层面的教学信息的需求也日益增长。为便于利用, 成人高校档案部门可在校园网上 建立档案网页, 并利用计算机收集、整理教学档案信息。有条件的 高校可建立教学专题档案数据库, 如学籍档案数据库、学位论文数 据库、各类试题数据库、电子课件数据库等 , 以方便师生们通过计 算机检索, 获得自己需要的档案材料。只有将教学档案作为资源, 围绕学校的中心工作、教学改革的任务 , 及时有效地开发利用, 并 为之服务, 才能真正实现教学档案的利用价值。6.建立健全一整套成人教学档案监督评估体系。监督评估体系是保证质量建设的重要手段, 成人教育行政管理部门要制订出关 于成人教学一系列成套的档案评估方案和实施细则, 并制订出适 合全系统的成人教学档案质量评估具体措施和操作体系, 定期开 展对成人教学档案的考核和评估。参考文献:1.赵美珍.高等教育自学考试在终身教育中的地位与功能J.成人高教学刊, 2005( 2)2.顾丹.浅谈高校成人教育的综合档案管理J.继续教育研究, 2004( 1)3.王少君.高校教学档案的科学管理与利用J.大连民族学院学报, 2004( 2)2012-0办学7形-式1和9教#学#管#理#的方#法#也#是#多#种#多#样#的#, #因而#教#学2活0动1中2产-07作-者1邮箱9: #jian#gh#hym#16#3.c#om#2012-07-( 责1编9: 巩#文#德#) #形成的有保存价值的材料。包括教师参加国际国内的培训和进修、学术交流活动情况统计; 教师的进修学习证书, 英语和计算机合格 证书复印件; 教师每年发表的论文复印件, 教师每学期的工作量统 计表和年终考核表, 对教师教学情况的学期评价表等资料。3.科研档案类。科研档案是指在科研管理和科研实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等文件材料。 由于科研档案真实地记载和反映了教师参与科研活动的全过程 , 因此, 科研档案是否完整和系统是衡量学校科研水平的重要标志。 虽然在高校科研主管部门都会设有专门的科研档案室, 但是院系 作为高校基层科研单位, 也应该将教师完整的科研项目材料进行 归档。这样, 既为教师查找利用提供了方便, 又能对院系的科研活 动过程进行记载, 能随时为院系的专业建设、教学评估、专项检查 等重要工作提供材料。院系科研档案主要包括: 科研工作规划及政策相关文件, 科研 工作相关通知, 科研项目下达文件, 科研工作总结与计划, 科研成 果分学年统计表, 科研奖励资料等。科研材料收集要注意完整性, 一套完整的科研文件材料应该包括立项准备、研究实验、总结鉴定 验收、成果和奖励申报推广应用等五个阶段所形成的全部材料, 特 别要注意对在研究实验阶段形成的各种载体的原始记录、实验报 告、数据处理、设计文件及图纸等重要原始性材料的收集与归档。4.学生档案类。学生档案主要包括学籍档案和学生个人档案。 院系收集的学生档案资料和学生处、教务处所收集的学生档案资 料有所区别。学生入大学前的原始材料、学生的学籍材料、毕业材 料等学籍档案, 主要由学生处和教务处存档。院系所建立的学生档案主要是指学生的个人档案, 针对学生 在大学期间的发展记录。学生在入学后就应该以班级为单位, 尽快 建立学生的信息库, 比如学生的入党材料、入学登记卡、学期发展 记录表、学期成绩单、奖励和处分材料等, 特别是将学生在学习期 间所取得的成绩, 开展的学生活动等做动态记录 , 利用这些档案, 可以了解学生从入学到毕业受到的奖励或处分以及综合测评的情 况, 并使之与荣誉称号、奖学金的评定等直接挂钩 , 有利于促进学 生整体素质的提高。二、健全和落实档案管理制度1.建立高素质的档案管理队伍。档案管理工作专业性强, 需要 高素质的档案管理人员。首先, 要具有全心全意为人民服务的思 想, 对档案工作既要具备较强的专业知识, 也要有强烈的事业心和 高度的责任感。档案管理工作是一项复杂而又繁琐的长期性动态 工作, 随着档案管理手段的现代化, 档案工作者要掌握多种技能, 譬如能熟练操作计算机, 具备计算机管理的知识( 如病毒的防治、 电子档案存贮的安全性、档案资料的备份等) 。所以, 以往做不了别 的工作去管档案的看屋型档案管理人员, 已经完全不能适应新形 势档案管理工作的需要, 加强对档案管理人员的业务培训、提高档 案管理人员的业务水平, 是院系档案工作的当务之急。2.疏通档案资料的收集渠道。院系档案资料种类繁多, 既有上 级党政机关及有关部门下达的材料, 又有院系老师、学生提供的资料。为了保证收集材料的完整、系统、全面、真实以及及时, 院系应而下层层有人负责 , 横向各部门有人承办, 形成上下配合、左右协作的档案管理网络。这样在档案管理人员积极主动开展收集工作 的同时, 院系领导给予重视, 有关单位和人员能够给予支持和配 合, 从而全面调动全体人员做好档案材料收集上交工作的积极性。3.制定合理的档案管理制度。( 1) 建立严格的归档制度。档案体现了广大教师和学生的劳动价值, 是珍贵的材料, 所以院系应根据档 案 法等 有 关 法 规 , 建立 严 格 的 归 档制 度 , 明 确 档 案 的 归 档 范 围、归档时间、归档要求和归档手续。作为院系领导首先要组织广 大教师认真学习一些有针对性的档案归档条文, 增强档案意识。院 系还可以将文件材料的形成归档列入相关人员的工作任务和责任 制, 将能否及时归档作为年终考核的内容之一, 由档案室管理人员 向考核主管领导提供档案移交记录。只有疏通了档案收集渠道、保 证了归档质量, 才能为管理人员顺利开展档案管理工作提供保障。( 2) 制定档案目标管理标准考核制度。以往档案工作是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”, 院系在建立档案 室时就要制定相应档案管理规范, 使档案管理工作有章可循, 步入 制度化、规范化管理轨道, 同时要定期和不定期地对档案管理工作 进行检查, 年终进行总结考评, 采用适当的激励手段。档案管理工作是一项默默无闻的特殊工作, 虽然有很强的专 业技术性, 但很难对取得的成果进行评估, 如果忽略了对档案管理 工作者责任心的培养, 忽视了对档案管理工作者工作的肯定, 工作 人员就更容易在这个岗位上产生消极情绪。档案工作具有长期性 和动态性, 工作人员消极情绪的产生很可能会影响到资料的追踪 收集, 直接影响到档案的质量和利用。( 3) 严格院系档案销毁制度。再宽敞的档案室也不可能容纳长年累月收集的每一份档案, 在采用现代档案贮存手段减小档案存 放空间的同时, 也有必要对一些无用的档案进行销毁。但院系档案 销毁是一项十分严肃的工作, 必须要有严格的审批制度, 档案管理 人员在进行档案销毁工作时不能凭借经验自行做主, 一定要向领 导请示后按程序进行销毁。对于教师业务档案建议永久保留。院系档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主 , 由于纸张的 老化变质和查阅取放时的自然磨损, 使纸质档案保存期不长且存 放不方便。随着现代科技的高速发展, 出现了越来越多新型载体档 案, 如照片、录音机、录像带、光盘等 , 而且计算机技术也非常广泛 地应用在档案保管中, 档案管理工作的计算机化、网络化已经是必 然的发展趋势。院系在实现档案工作现代化的同时, 也要具备与之 相适应的先进保管和复制技术, 定期对电脑资料进行拷贝, 配备必 要的空调器、除尘器、防盗设施 , 使档案保管达到所需要的最基本 的防光、防潮、防高温等条件, 延长档案的寿命。总之, 在院系建立规范的档案室, 能够及时、准确、完整地提供 档案信息, 更好地为教学、科研、党政管理、学生工作、实验室建设 等方面工作服务, 对于院系的改革与发展意义重大, 加强院系档案 管理工作势在必行。参考文献:1.闫连山.高校档案收集与管理工作刍议J.兰台世界, 2006( 8)2.夏雪, 杨艳红.采取措施加强高校科研档案管理J.兰台世界, 2005( 9)3.费菊.高校教学档案管理工作探析J.辽宁教育行政学院学报, 2004( 12)兰 台 世 界2007.4 理 论 版41作者邮箱: liuxiaopei023 ( 责编: 张铁)Your request could not be