中电置业档案管理.ppt

中电投江西置业有限公司,档案管理制度,一、中电投江西置业有限公司档案保管制度,1目的为维护档案的完整与安全,方便档案的利用，制订档案保管制度。2适用范围置业公司档案保管工作3档案保管基本要求3.1集中管理是公司档案管理的基本原则。公司各部门在工作中形成的各种门类、载体的档案都须归口集中管理，任何部门和个人不得擅自保存，更不能据为己有。3.2档案装具要齐备、充足，符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。3.3定期检查档案的保管情况,发现破损档案及时修复，对于需要长久,保存的档案，采取措施加以重点保护，使其既安全又能延长其寿命。3.4档案库房要符合防潮、防水、防光、防尘、防虫、防有害气体的要求，严禁放置易燃、易爆、与档案无关的物品。3.5库房要保持整洁、卫生，温湿度要控制在相对湿度4560%、温度1724，二周做一次测试记录，逐步掌握库房管理规律。3.6每半年进行一次安全检查，及时发现问题并采取相应措施，同时做好安全记录分析。3.7非工作人员不得擅自进入库房，严禁在库房内吸烟和点燃明火。3.8节假日对档案进行安全检查，催回借出档案。3.9库房钥匙专人保管，他人不得随便使用，发现钥匙丢失要及时汇报，认真处理。3.10离开库房前关灯、锁好库房门窗。,一、中电投江西置业有限公司档案保管制度,二、中电投江西置业有限公司档案保密制度,1目的为确保档案秘密的安全，根据国家保密法和档案法及公司有关规定，特制定本公司档案保密制度。2适用范围置业公司档案保密工作3档案保密工作要求3.1档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法及公司有关规定，共同保守档案机密。3.2对各类档案均应按规定的范围进行查阅、借阅,并严格履行手续。查阅、借阅机密档案要经主管领导批准。,二、中电投江西置业有限公司档案保密制度,3.3对机密档案要严格管理,不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。3.4凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。3.5利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。3.6对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。3.7发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。,二、中电投江西置业有限公司档案保密制度,3.8对不归档的重份的秘密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定的、需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作领导批准后，由二人以上共同负责监销。3.9尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。3.10严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度。认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。3.11档案库房重地，未经管理人员同意，一律不得入内。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,1目的为维护档案工作正常秩序，有效预防、处理由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，保证档案工作依法顺利进行。2适用范围因人为或自然原因引起的突发性危及或可能危及公司档案安全和严重干扰档案工作秩序事件的应急处置工作。3工作原则3.1坚持应急处置与预防工作相结合。把确保档案及人员安全作为应急处置工作的出发点和落脚点。做好预防、预测、预警、预报及应急装备、培训、预案演练等工作，提高突发事件的应对处置能力。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,3.2在档案工作中突发事件应当坚持统一领导、分级负责、及时反应、果断处理、合作互助的原则。4工作目标在突发事件发生后，及时按本预案规定采取有效措施，尽快消除对档案的威胁；迅速转移和妥善安置未受损的档案；立即组织有关专业人员抢救已受损的档案，并将抢救出的档案存放至安全位置；最大限度减轻对档案的损害，避免突发事件对档案工作的干扰和影响。5组织机构和职责5.1综合部会同有关部门成立公司档案工作突发事件应急处置领导小组（以下简称“领导小组”）。领导小组组成人员如下：,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,组长:公司档案工作分管领导副组长:综合部负责人成员:综合部文秘、文书档案管理人员，人事档案管理人员、财务部财务档案管理人员、工程部档案管理人员.5.2领导小组主要职责5.2.1组织、协调和指挥突发事件应急处置工作，决定启动或终止本预案。5.2.2提出重大决策建议，布置处置措施。5.2.3组织和派员现场指导，做好与其他有关部门的协调工作。5.2.4做好事故发生后的善后处理工作。5.3领导小组下设办公室，办公室设在综合部。办公室组成人员如下：,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,办公室主任:综合部主任成员:档案管理人员5.4领导小组办公室主要职责5.4.1日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析。5.4.2组织应急预案的宣传、培训和演练。5.4.3提出公司档案工作应急处置工作方案。5.4.4在突发事件发生后，及时报警，并维护好现场秩序。5.4.5向领导小组报告，提出预警及预案启动的建议。5.4.6在专业救灾部门未到达前组织人员进行救灾。5.4.7做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。5.4.8承办领导小组交办的其他事项。5.5领导小组及其办公室成员,应结合人员变化情况及时进行补充和调整。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,6预警和预防机制6.1应急准备6.1.1档案工作应急处置领导小组办公室要按照档案管理的要求，在档案库房配备必要的监控和防护设施，定期进行检查，确保各项设备运转正常，急救器材能够随时使用；建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，要求档案管理人员熟悉各类档案、重要检索工具、各种开关、设施的具体位置，加强对库房常用及备用钥匙的管理。6.1.2综合部要对档案管理人员经常性地开展安全警示教育，对突发事件法律法规、应急处置、受损档案抢救与修复以及各种抢险工具使用等方面进行专业培训，提高应急能力。6.2预警预防行动,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,6.2.1档案管理人员要经常对处置区域安全情况进行定期检查，库区防火防盗监控设施、灭火系统定期维护，使其保持良好状态。6.2.2档案管理人员应熟悉库房消防设施的存放位置和使用方法、抢救区域的供水供电开关位置、熟悉各种求救方式方法。6.2.3建立突发事件预警机制，切实强化安全管理，加强日常监测，及时消除各类安全隐患；对于监测到的突发事件苗头应立即向领导小组办公室或领导小组报告。6.2.4领导小组或办公室接到有关报告后，应及时确定应对方案并通知有关部门，按照应急处置预案，积极做好应急准备。7处置区域7.1处置区域,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,公司档案应急处置区域位于办公楼2楼文书档案、3楼财务档案库房，2楼人事档案库房，3楼工程档案库房。文书、人事、财务档案库房配备常用及备用钥匙，由档案管理人员及综合部1名人员分别保管。工程档案库房常用及备用钥匙由工程部保管。7.2抢救档案的顺序在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门，并按以下顺序和临时安置场所转移和安置：7.2.1文书档案7.2.2人事档案7.2.3财务档案7.2.4科技档案,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,7.2.5实物档案7.2.6声像档案8应急响应8.1分级响应根据突发事件的性质、严重程度和影响范围，将档案突发事件分为级、级、级，三个响应等级。8.1.1级（重大突发事件）已经或可能导致档案受到严重损毁、库房崩塌、人员伤害等情况发生，包括地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害或出现档案被盗、泄密事件，并造成重大影响。8.1.2级（较大突发事件）,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,已经或可能导致档案或档案设施遭受损失的情况发生，包括局部发生爆炸、火灾、水灾等引发的一般性灾害事件或已出现档案被盗、泄密等事件。8.1.3级（一般突发事件）库房出现烧烤异味、轻微进水，局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。8.1.4根据国家有关规定和公司档案工作实际，突发事件分级可适时作出调整。8.2响应程序如遇档案突发事件，应按相应程序启动应急响应预案，并按分工组织有关部门和人员开展应急处置工作。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.2.1启动级响应等级时，由领导小组组长负责率领小组成员指导应急处置和事故调查工作。具体处置措施：8.2.1.1及时报警、通知专业抢险救援部门,并成立事故现场指挥小组，负责统一指挥、协调各有关部门的工作；8.2.1.2关闭库房总电源；8.2.1.3及时疏散滞留在处置区内的相关人员；8.2.1.4维护现场秩序，开展力所能及的自救及现场的安全保卫工作；8.2.1.5在救援力量到达后积极配合抢救工作，提供档案分布、房屋结构等信息，按照已确定的档案抢救顺序抢救和转移、安置档案；8.2.1.6对于受损档案，特别是受水淹档案，应及时采取相关措施，避免灾情进一步扩大；,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.2.1.7档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员出入，积极配合有关部门开展调查取证工作。8.2.2启动级响应等级时，由领导小组办公室主任负责，率领办公室成员开展应急处置和事故调查工作。具体处置措施：8.2.2.1组织有关人员查勘或立即报警；8.2.2.2关闭库房总电源；8.2.2.3及时疏散滞留在处置区内的相关人员；8.2.2.4组织档案人员,有关部门、物业公司人员采取措施控制危险源，标明危险区域；8.2.2.5救援人员利用一切应急抢险工具控制险情、抢救和保护档案资料；8.2.2.6根据灾情，按照临时制定的安置场所转移和安置档案；,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.2.2.7对于受损档案及时进行处置，避免灾情进一步扩大。8.2.3启动级响应等级时，由领导小组办公室主任负责应急处置和事故调查工作。具体处置措施：8.2.3.1档案管理人员应立即进行安全检查，通知物业公司协助排除险情；8.2.3.2切断电源，通知有关人员对设备和线路进行检查、维修，防止火灾、水灾等事故发生；8.2.3.3组织档案管理人员、物业人员排除库房进水。8.2.4在事态得到有效控制后,档案管理人员要迅速开展损失核定工作,对突发事件造成的档案损失情况进行全面清理、统计和登记，评估受损情况，及时制定补救措施。8.3事件报告,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.3.1事件报告程序档案突发事件发生时，事故现场档案管理人员应及时报告本部门负责人，或直接将事故情况向领导小组办公室主任报告,由办公室主任视情况确定启动响应的应急响应等级。报告可采用电话等应急报告形式，但随后应形成书面事件报告。8.3.2事件报告内容包括：8.3.2.1事件发生或可能发生的时间、地点、类别、影响范围和现场情况；8.3.2.2事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；8.3.2.3事件原因分析；8.3.2.4事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.3.2.5其他需要报告的有关事项等。8.4在处置突发事件工作中，档案管理人员应封闭和保护好事故现场，接受事故调查，如实提供事故情况；任何部门和个人都不得对突发事件进行隐瞒、缓报、谎报。9奖励与责任追究9.1对在档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献的部门或个人，由有关部门按照有关规定给与表彰和奖励。9.2对在应急处置工作中，由于玩忽职守、渎职、违法违规等行为造成严重后果的，依照国家有关法律及行政法规，追究当事人和有关部门的责任，并由有关部门予以处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,10支持性文件与相关图表10.1中华人民共和国档案法10.2档案工作突发事件应急处置管理办法10.3中国电力投资集团公司总部档案工作突发事件应急处置预案10.4档案工作应急预案领导及办公室人员联系方式（见附件一）,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,档案工作应急预案领导及办公室人员联系方式,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,1目的规范公司档案管理的职责与权限、管理内容与要求、报告和记录。2适用范围置业公司档案管理工作。3管理职责与权限3.1公司综合部负责文档、财档和人档的档案管理工作，工程部负责科档的档案管理工作。3.1.1对公司档案实行集中统一管理，维护档案的安全与完整。3.1.2负责公司归档文件的收集、整理、归档、立卷和保管等，提供档案的利用，为公司的各项工作服务。3.1.3做好档案的鉴定、销毁和借阅等各项工作。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4管理内容与要求4.1档案的归档4.1.1按规定期限把已承办完毕的各类文件及时收集，进行立卷工作。4.1.2归档时间为每年6月底前，即各部门人员必须于6月底前向档案室移交上年度的文书、资料立卷卷宗。每年6月至11月为档案室档案整理工作时间，应用办公软件登记案卷目录后装订入柜，12月底前完成上年度的档案鉴定工作。4.1.3归档文件必须收集齐全、完整，能正确反映公司各项工作的真实内容和历史过程。4.1.4归档案卷必须保证质量，符合要求，填好案卷目录，设有备考表，注明保管期限，装订整齐、美观、牢固。案卷封面上应书写简明标题，标题应由组织机构、问题、名称等组成。4.1.5卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应复制并与原件一并立卷；案卷应用三孔一线的方法装订；不装订的案卷卷中文件应逐年用细线装订。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4.1.6归档的范围包括：公司的收文和发文；公司接收和发出的重要文书,主要有月报、年报、简报、总结、规章制度、合同、协议、各类证书、法律文书、安全记录、工作计划、会议记录、统计资料、传真电报等；人事档案、财务档案、技术档案、设备档案等；各类图纸、竣工资料等；各类图书、培训资料等;其他有保存和利用价值的文书、资料。4.2档案的保密工作4.2.1严格执行党、国家及公司的保密规定和保管制度，维护档案的安全与完整。4.2.2档案管理人员要严格遵守保密工作规定，树立保密观念，严守机密，加强管理，防止丢失和泄密。4.2.3保密档案材料的管理和利用、密级的划分、变更和解密必须按照国家有关保密制度和规定办理。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4.2.4经常检查档案室，发现问题及时向分管领导汇报。4.3档案的借阅4.3.1档案的借阅应本着便于工作、安全保密的原则积极提供，为公司各项工作服务。4.3.2凡本公司员工均可到档案室借阅档案材料，并做好登记。4.3.3档案原则上不可外借，确需借出或复制档案，须填写借阅登记单，经公司领导批准，由档案人员负责进行复印，并注明份数和用途。4.3.4查、借阅档案的人员，应爱护档案，不得擅自摘录、复制，不得抽拆、涂改、划圈作记号和毁损档案，不得横传、转借。4.3.5档案借出要按期归还，若发生档案遗失或损坏时，应立即报告，采取弥补措施，对所产生的后果由借查人员负全部责任，并按中华人民共和国档案法等有关规定处理。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4.3.6外单位来查阅和抄录档案时，严格履行手续，经主管领导批准后才能借阅，一般不可外借。4.4档案的统计4.4.1档案管理要建立、健全统计制度，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。4.4.2档案统计要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。4.4.3收集的文件材料要及时整理登记编号入库，每年6月底前应进行前一年归档卷数汇总。4.4.4定期统计档案保管状况和鉴定情况，通过定期进行库存档案的清理核对和检查，确保档案的齐全完整，帐物相符。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4.5档案的鉴定4.5.1根据国家档案局有关规定，公司档案室应结合实际情况编制档案保管期限表，档案保管期限可分为永久、30年、10年三种。档案管理人员应依档案保存时间要求整理档案。公司规定应永久保存的文书种类与范围有；4.5.1.1公司章程，股东名簿，组织规程及办事细则，董事会及股东大会文件,审计报告、财务报表，不动产所有权状况及其他债权凭证；4.5.1.2公司重大事项的往来文书,重要合同、协议，重要的诉讼等法律文书；4.5.1.3公司发出的重要公文和文书。4.5.2公司档案鉴定领导小组，根据有关档案保管期限和密级划分原则，考虑档案的利用价值逐个对档案内容进行详细审定，最终确定档案的保管期限与密级。4.5.3鉴定工作可根据实际情况组织鉴定，每次鉴定必须写出鉴定报告，并注明鉴定意见，由鉴定小组负责签名注明日期。档案的鉴定应履行鉴定人、批准人签批手续。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4.5.4在档案鉴定工作中发现档案不正确或不完整时，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。对已超过保管期限，但经重新鉴定，仍有保管价值需延长期限的档案，应重新划定保管期限。4.6档案的保管4.6.1档案室要保证制成档案的材料质量，若发现使用不合格的材料，应立即向公司领导或有关部门提出，要求及时更换或改正。尤其是对永久保存的文件,质量一定要保证。4.6.2在整理档案时，要对文件原稿进行修补；要拔除曲别针、大头针和订书钉等金属用品；装订案卷时应用线缝或不锈钢订书钉装订，防止金属腐蚀文件纸张。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,4.6.3建立严格的卫生制度，防蛀、防水、防腐蚀、防虫害、保持库房内外清洁卫生。4.6.4库房温度以1418为宜，相对湿度以50%65%为最佳。库房内外应装有测量温度、湿度的量具。4.6.5库房应杜绝火灾隐患，注意防盗、防档案丢失。4.6.6利用计算机管理档案。保存三年以上的档案原则上都要输入计算机(图书和培训教材只通过目录管理)。磁盘和光碟要留有备份,并定期检查,妥善保管。4.7档案的销毁4.7.1档案经档案鉴定领导小组鉴定后决定销毁的，工作人员应做好登记。4.7.2档案销毁时应严格执行保密制度，由综合部指定两名以上人员监销，并在销毁清册上注明销毁日期，由负责销毁及监销人员签字，存档案室立卷归档,长期保管。,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,5报告和记录档案的归档、借阅、销毁等均应按本制度要求作好记录，档案的鉴定应出具鉴定报告。6相关图表6.1档案借阅流程图6.2档案销毁流程图,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,档案借阅流程图,档案销毁流程图,四、中电投江西置业有限公司档案管理制度,7支持性文件7.1中华人民共和国档案法7.2企业档案管理规定7.3江西省档案管理办法7.4中电投集团公司江西分公司档案管理制度,五、中电投江西置业有限公司档案鉴定及销毁制度,1目的为规范公司的档案鉴定及销毁工作，保证档案鉴定及销毁的科学性和安全性。2适用范围置业公司档案鉴定及销毁工作3档案鉴定及销毁的基本要求3.1档案室应定期对档案及文件材料清理鉴定一次。清理鉴定工作应在公司领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组主持下，直接对档案及文件材料进行鉴定。3.2档案文件材料的保管期限分为永久、30年和10年三种。在清理鉴定中,对确无保存价值和超过保管期限的档案及文件材料要登记统计。,五、中电投江西置业有限公司档案鉴定及销毁制度,3.3对超过保管期而仍有保管价值的档案，重新进行鉴定，重新划定保管期限，其保管期限从第一次鉴定时的年限算起。同时，对一些原保管期限不准确、不完整的，要进行修改和补充。3.4档案通过鉴定，要求划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。3.5清理鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由案卷负责人签名，并注明鉴定日期。对确无保存价值和超过保管期限的档案进行造册登记统计，如需销毁时由档案管理人员提出“鉴定销毁报告”，经档案管理领导小组审定后，报公司主管领导批准方可销毁。3.5批准销毁的档案，应由档案管理人员和有关人员二人共同在指定地点监销。,五、中电投江西置业有限公司档案鉴定及销毁制度,3.6档案要集中销毁，不得自行处理和出售。在销毁档案时，销毁前应认真清点核实，在档案未完全销毁时，不得擅自离开现场，销毁后监销人员要出具销毁报告并在销毁清册上签名盖章，存档备查。4相关附件4.1档案鉴定及销毁流程图,五、中电投江西置业有限公司档案鉴定及销毁制度,中电投江西置业有限公司公司档案鉴定销毁流程图,六、中电投江西置业有限公司档案借阅制度,1目的为规范公司档案借阅利用，保证档案安全合理使用。2适用范围置业公司档案借阅工作。3档案借阅基本要求3.1档案资料的借阅本着便于管理、便于工作、安全保密的原则进行。档案人员应迅速准确提供有关借阅资料。3.2员工借阅档案，应办理借阅手续，填写借阅单，方可借阅，归还时填写利用效果。3.3档案一般不对外，若外单位因工作需要查阅摘录本部档案，须凭所在单位介绍信，分别经公司领导或部门负责人批准方可查阅，地点仅,六、中电投江西置业有限公司档案借阅制度,限阅档室。3.4借阅人应爱护和妥善保管档案,不得在案卷内划线、涂改、损坏。若造成案卷损失要追究其责任,严重者按档案法等有关规定处理。3.5凡借出的档案，其借阅时间一般不得超过一周，特殊情况逾期应办理续借手续。3.6档案归还时，应当面清点和检查，借阅人员和档案室人员双方签字。,七、中电投江西置业有限公司声像档案归档制度,1目的为加强公司档案业务建设，进一步提高公司声像档案管理水平。2适用范围置业公司声像档案归档工作。3归档范围3.1反映领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。3.2公司领导及有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。3.3涉及公司权益的声像资料。3.4其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。3.5其它具有保存价值的声像资料。,七、中电投江西置业有限公司声像档案归档制度,4归档要求4.1录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明要收集齐全。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；4.2接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；4.3声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。5声像档案的整理5.1声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。5.2声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。6文字说明的编写6.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。,七、中电投江西置业有限公司声像档案归档制度,6.2编写文字说明的要求6.2.1准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。6.2.2照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明，文字要求整洁、语言通顺。6.2.3时间用阿拉伯数字表示。如：200302167案卷要求7.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。7.2卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。7.3卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动。,七、中电投江西置业有限公司声像档案归档制度,8声像档案的保管声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。9保管要求9.1对库存的声像档案要定期进行倒带检查。9.2归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档部门同意，报经主管领导审批，登记造册。9.3声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,1目的为便于正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本公司主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用。2适用范围置业公司所属各部门文件材料归档。3定义公司文件材料是指本公司各部门在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。4公司文件材料归档范围和不归档范围4.1公司文件材料归档范围,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,4.1.1反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作和历史研究具有利用价值的文件材料。4.1.2公司工作活动中形成的在维护公司和员工权益等方面具有凭证价值的文件材料。4.1.3公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。4.1.4其他对公司工作具有查考价值的文件材料。4.2公司文件材料不归档范围4.2.1上级单位的文件材料中,普发性不需公司办理的文件材料,任免、奖惩非公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。4.2.2公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,信封，部门内部互相抄送的文件材料，公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。4.2.3同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。4.2.4下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。5归档的基本要求5.1归档的文件材料须符合归档文件整理规则的规定。5.2书写及签字不准用圆珠笔、铅笔和复写纸。5.3归档的文件材料须完整、准确、手续齐备。5.4归档由立卷部门按公司编制的保管期限表划分永久、30年、10年,填写归档文件目录（格式见附件二）一式两份，向档案室移交。,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,6归档目录的填写要求：6.1件号：即文件排列顺序号。6.2责任者：填写制文机关，须写全称或通用名称，以文件所盖公章为准。6.3文号：文件字号。6.4题名：填写文件标题。6.5日期：填写文件形成时间，数字不能省略，“年”、“月”、“日”字可省略，如20030305。6.6页数：填写该文件总页数。6.7备注：说明卷内文件有关情况。7卷内备考表填写齐全7.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,情况，并签名、标注时间。7.2立卷人必须签字或盖章，填写立卷日期，备考表检查人栏由档案管理人员签字。8档案的移交8.1凡属公司归档范围的文件材料，必须按公司档案管理相关制度向档案室移交，实行归口统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。8.2各部门于每年六月底之前将上一年度档案向档案室移交。8.3档案员对移交档案检查认定合格后，双方在移交清单上签字。8.4对移交不合格案卷，档案部门暂不接受，由立卷部门在限定时间内重新整理合格后再办理移交手续。,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,9文书档案保管期限9.1文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。9.1.1永久保管的文书档案9.1.1.1公司制定的规章制度；9.1.1.2公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；9.1.1.3公司在职能活动中形成的重要业务文件材料；9.1.1.4公司关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；9.1.1.5公司机构演变、人事任免等文件材料；9.1.1.6公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；,八、中电投江西置业有限公司文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,9.1.1.7上级单位制发的属于本公司主管业务的重要文件材料；9.1.1.8同级单位关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。9.1.2定期保管的文书档案主要包括：9.1.2.1公司在职能活动中形成的一般性业务文件材料；9.1.2.2公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；