如何运用邮件高效沟通PPT课件.ppt

让我们高效的沟通邮件礼仪及管理,1,邮件沟通的重要性,电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式。使用电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递自身的某种理念和情感、获取外界信息和展示职场形象等。,2,电子邮件的作用,电子邮件的作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。,3,你是否在邮件沟通上遇到很多麻烦？,邮箱初用菜鸟回复？全部回复？抄送？密送？先，然后呃第一句话怎么写？,4,那麽接下来的时间让我们各个击破！,5,让邮件更专业,邮件到底要发给who？会议记录要发给who？,6,让邮件更专业,抄送？抄送给who?密送？密送的处理？,7,主题主题明确，清晰。主题是邮件接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，这样让收件人第一时间判断邮件的重要性。,让邮件更专业,8,这些主题恰当吗？无主题*关于您*年*月*日提出的*问题的回复王先生收关于*和*等相关问题的回复RE,让邮件更专业,9,1、主题空白是失礼的；2、主题要简短，不宜冗长；3、主题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌含义不清；4、一个邮件尽可能只针对一个主题，不谈多件事情，以便于收件人整理存档；5、可适当用使用特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，谨慎用“紧急”之类的字眼；6、回复对方邮件时，可以根据回复内容更改主题；7、主题不要出现错别字，千万！,邮件主题的拟定原则,10,各部门负责人：大家好！现已将xxxx通知发送至您邮箱，请查收后给予意见或回复！祝您工作愉快！XX公司XX部门2014年7月7日,让你更懂邮件礼仪,有内容,有称谓,有落款,注：落款先公司名称或部门后日期,有问候,再次问候,11,这样的邮件恰当吗？1、直呼收信人全名；2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”；3、邮件中文字拼写错误。,让你更懂邮件礼仪,12,用合适的称呼对方如有职务，应按职务尊称；如不清楚职务，通常按“x先生/女士”，前提是性别一定要准确哦；不熟悉或级别高于自己的人可以直接称呼“x老师”；称呼全名是不礼貌的；不要逮谁都称呼“Dearxxx”。开头结尾最好有问候语“您好”、“祝您工作顺利”是有必要的！礼多人不怪，即使邮件中有不妥之处对方也能多一些宽容。,邮件中的称呼与问候,13,1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用：一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。,邮件正文，你懂吗？,14,如邮件中有附件，请在正中提示收件人查看附件；附件的命名与该邮件的主题保持一致或突出其关联性；正文中对附件可做简要说明，特别是有多个附件时；附件最多不要超过3个，如果文件数量较多，可以打包成压缩文件；如果附件是特殊文件格式，建议在正中明标注打开方式，以便查阅；附件不宜过大，如果有大附件，可以分开发送。,邮件附件，你懂吗？,15,邮件签名档，你懂吗？,16,这样处理合适吗？现在忙，抽时间集中回复；工作中交流的问题比较复杂，等等再说；出差或休假中，不能回复邮件；同一问题，反复回复邮件。,怎样处理你的邮件？,17,收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复，这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时以内，特别是对一些紧急重要的邮件；如果事情复杂你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回得等等”对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些不紧急的邮件可集中在一特定时间内处理，但不要超过24小时。,怎样处理你的邮件？,18,当回复邮件时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单、太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,怎样处理你的邮件？,进行针对性回复,回复最好多于10个字,19,如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,怎样处理你的邮件？,20,如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他本人即可；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论，双方讨论好了再告知其他人。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，请三思而后行！,怎样处理你的邮件？,要区分单个回复和全部回复,21,