费用报销程序指引

差旅费、业务招待费报销程序指引 为协助员工了解并适应于公司的特定工作环境，降低或消除重复工作，提高办事效率，方便各部门更好地理解和适应新的费用报销程序，正确填写表格，我们在此提供了相关工作指引，并附上了新的单据格式。本指引适应于差旅费、业务招待费用的报销申请，其他费用、材料采购、外协加工、资产项目、客户结算等方面的付款申请适用财务付款程序指引。正确地填写这些表格、收集合法税务发票并完成适当的批准程序是所有部门和员工的责任。 一、 费用界定：差旅费是指员工因工作需要并经批准离开公司办公所在地而发生的相关费用，主要包括住宿费用、交通费用、伙食补助、出差期间发生的杂费支出（有电话补贴的员工不再报销电话费）等，需填写“差旅费用报销单”。业务招待费是指因工作需要而对公司外部各相关部门和人员发生的各种业务应酬费用，包括业务餐费、礼品及其他，需填写“业务招待费报销单”二、 报销时间：收单时间：逢周三上午、周五上午：各部门将审批手续齐全的付款单据、发票等交到财务部，由财务部加以整理、汇总。付款时间：逢周二上午、周五上午：财务部将整理后的付款汇总表上呈财务总监及总裁签批支票办理支付手续，遇节假日、财务总监或总裁出差的则顺延至下一期支付。报销单据经审签后，财务部以邮件或电话形式通知经办人领取支票、现金或直接存入领款人个人存折（除特殊情况经财务总监或其指定授权人批准可领取现金外，其余的由财务统一存入员工工资卡）。三、 报销表格填写指引费用报销表格类别： 差旅费用报销单 （见附表一：A、B） 业务招待费报销单 （见附表二）（一）差旅费用报销指引：1 员工国内长途出差前应先填写 “出差申请报告单”（附表三），如果是出国申请则应填写“出国申请单”（附表四），经相关领导批准后方可出差。费用的报销一般由出差申请人办理，不可以代办；多人同行出差如果由某个人代付了共同费用，原则上应由这个人办理报销手续；对长途出差但没有附出差申请表的报销事项，财务均不予办理（副总裁以上人员除外）。2 出差人员必须在返回公司后一周内，整理好各种票据，填写“长途出差报告”（附表五）“差旅费用报销单”，如果在出差过程中发生业务招待费用的,除需要在“差旅费用报销单”中“业务招待费-业务餐费、其他”等栏目中填写金额外，还需将详细资料填写在“业务招待费报销单”中作为附件。3 “差旅费用报销单”填写指引：1) “姓名”、“部门”、“职位”：报销申请人需正确填写，以确定其适用的 费用标准。相关人员的职务类别以行政部正式公布的任命文件为准。各级别副职除另有规定外按正职的标准执行。2) “附件张数”：本申请单后面所附的原始凭证自然张数。3) “起讫地点”：以出差长途交通票据所载起讫地点为准，顺序填写。4) “业务招待费-业务餐费”：指在出差途中发生的业务招待餐费；“业务招待费-其他”：指业务餐费以外的其他招待费用。所有业务招待费用均需填写“业务招待费报销单”附在本“差旅费用报销单”后面作为附件。5) “外币”类：外币费用应该兑换成人民币金额后记录在表格的“金额小计-人民币”栏目中，并注明汇率。外币兑换收据必须附上，作为当时汇率的依据，没有收据的必须注明兑换率的来源。如果没有发生外币费用则不用填写这些栏目。6) “已借支款项”：如果出差前已借支款项的，需在本栏内填写已借支金额。7) “应付给员工”：如果报销单中费用合计金额大于已借支款项金额的，则将余额填写在本栏目；如果报销单中费用合计金额小于已借支款项金额的，则将余额填写在“应退给公司”栏目并将款项退还给公司。8) “审核意见”与“批准金额”：本栏目由各审核/审批人填写其具体的审核处理意见及同意报销金额。如果完全同意则不用填写。4 长途出差返回当天的住宿费用不得报销。住宿费为非定额发票的，发票“客户”栏必须填写单位名称(全称)，不得写住宿人姓名，以及需要在发票上写明住宿起止日期；住宿费为定额发票时，报销人员必须在发票背面注明住宿起止日期。5 凡机票上注明“此联与登机牌一同构成报销凭证”的一定要提供登机牌方可报销。如不能提供“登机牌”，由部门负责人确认登机事实后，按机票金额的80%报销。6 凡车票没有注明起止地点的，必须在发票背后注明，否则财务部不予受理。（二）、业务招待费报销指引1 单独发生业务招待费用（即不在长途出差旅途中发生的），只需填写“业务招待费报销单”，业务招待费必须由部门总经理审批，部门总经理或以上职级的由上一级领导审批。2业务招待费报销时原则上要求在 “业务招待费报销单”上分别注明日期、事由、参与人数、接待单位名称等信息（包括营销系统业务招待）。特殊情况可以不在“业务招待费报销单”上注明接待单位及人员，而另外填写一个特别支付说明附后报批，否则财务不予受理。财务部按月收集特别支付说明，统一交行政部存档。3 营销系统（鹰牌、华鹏、国际业务部）业务招待费用报销与销售业绩挂钩。但是报销限额并非固定补助或福利性开支，财务部将严格依公司规定审核其真实性与合理性。（三）、其他要求1各项费用的报销，必须附有合乎税务要求的真实、合法、有效的票据。2申请人需按照费用类别将原始票据分类按“报销单据粘贴单”（附表六）上要求粘贴，不符合要求的财务将不予受理。3 填写报销单据时应做到：用黑/蓝色的签字笔或钢笔填写，字迹端正、用途明确、时间清楚、项目齐全，金额准确、大小写一致、所有内容不得涂改（涂改液也不得使用）。4 如果发票原件丢失，需另附申请说明具体原因、所丢失票据的内容及相关证明资料，由所属领导批准，按实际支出金额的80%报销。5 审批日常费用的主管/经理有主要责任检查报销并保证有效性、合理性和适用性。6如果审批人本人也参与了业务接待、出差等费用支出的相关工作，则本费用支出应由其上一级领导审批。7财务部在审核过程中，如果发现假发票，退回申请人处理；发现有弄虚作假嫌疑时，可要求申请人询证，如果申请人申明无误，财务部先按程序办理报销手续，办理完毕后移交稽核部作进一步调查并通知其部门主管，如调查属实，视其性质、情节、后果的严重程度按公司规章制度进行纪律处分直至解雇。8出纳在报销办理完毕后须在申请单和所有附件上加盖“现金付讫”印章。9费用报销审批流程及权限参见费用报销审批权限一览表10本指引未尽事宜，参见财务审批管理制度。 四、 生效日期本指引自审批下达之日起正式执行。批准： 审核： 撰写： 会计营运科 附件：单据格式（如公司现有相同功能的表格，可以继续使用直到用完。否则按本指引所示填写。）附表一：差旅费用报销单附表二：业务招待费报销单附表三：出差申请报告单附表四：出国申请附表五：长途出差报告附表六：报销单据粘贴单10 / 10附表一：A差 旅 费 用 报 销 单所属公司: 姓 名部 门职 位申请日期 附件张数出差地点 事 由预算内预算外日 期 起讫长途住 宿 伙食补贴市内其他业务招待费金额小计 地点交通费费交通补贴业务餐费其他人 民 币 外币币种外币金额汇 率 合 计（大写）： 万 仟 佰 拾 元 角 分已借支款项 ￥ 应付给员工 ￥应退给公司￥收 款 人 审核意见 批准金额 申请人： 审 批：会计复核： 本报销单所附单据自然张数。正确填写确认适用的费用标准，以行政部文件为准。附表一：B差 旅 费 用 报 销 单所属公司: 姓 名部 门职 位申请日期 附件张数出差地点 事 由预算内预算外日 期 起讫长途住 宿 伙食补贴市内其他业务招待费金额小计以出差长途交通票据所载起讫地点为准，顺序填写 地点交通费费交通补贴业务餐费其他人 民 币 外币币种外币金额汇 率 出差途中业务招待餐费，需另填业务招待费报销单附后如果发生外币支付的费用需填写并需折成人民币业务餐费以外其他招待费，需另填单如出差前已借支公司款项需填写如果费用合计金额小于已借支款项，则将差额填写在此栏并退还给公司合 计（大写）： 万 仟 佰 拾 元 角 分已借支款项 ￥ 应付给员工 ￥应退给公司￥收 款 人 各审核/审批人填写其同意报销金额。各审核/审批人填写其具体的审核处理意见。审核意见如报销单中费用合计金额大于已借支款项，则将差额填写在此栏目 批准金额 申请人： 审 批：会计复核： 附表二： 业务招待费报销单申请日期：姓 名： 部门及职位：预算内 预算外日 期城市/国家 事由/目的出席人(名字,头衔,公司名称) 业务餐费 其它费用附件张数：合 计 申请人： 审批：会计复核： 附表三： 出 差 申 请 单部门名称： 申请日期： 年 月 日出差人姓名：携同人员姓名：出差地点：费用预算（元）出差时间：自 年 月 日起至 年 月 日止天数： 天长途交通费出差事由：出差补助业务费其他合 计申请借款金额（小写）：长途交通工具主管意见：总经理意见：附表四： 出国申请 出国人员部门前往国家时间出国目的：费用预算：审批流程部门意见：签名/日期：总裁意见：签名/日期：备注1、 费用预算按照财务最新文件执行。2、 非出口业务人员需经总裁批准 复印件：借款用 原件：报销用 附表五： 长 途 出 差 报 告部 门报告人出差时间XX年XX月XX日至XX年XX月XX日出差地点出差事由出差记录时间：XX月XX日XX时 XX时 城市：公司名称：接待人：联系方式：内容（请着重填写行为经过）：结果和下一步的计划：时间：XX月XX日XX时 XX时 城市：公司名称：接待人：联系方式：内容（请着重填写行为经过）：结果和下一步的计划：（表格可按实际情况自行增加）部门负责人确 认时 间附表六：报销单据粘贴单注意