办公室管理规章制度.ppt

办公室管理规章制度,昆山永诚食品工业有限公司,第一章总则第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。,第二章细则第一条办公秩序1.办公室工作人员均要严格遵守纪律，遵守作息时间。工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话及通讯规定（雅虎通、SKYPE联系,其他通讯工具严禁使用）。做到长话短说、简明扼要、切实主题。,3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面整洁。4.部门、个人专用的设备由部门指定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。,5.爱惜公物，自觉节约使用办公消耗物品。发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应及时报修。6.吸烟应到规定的区域范围内。7.办公室人员外出出门证或用车派车单需由指定授权主管审批，详细列明去向和事由。,8.非公严禁拨打私人电话，工作时间严禁谈论与工作无关事项，严禁利用网络做与工作无关事项。9.遵守职业道德与员工守则，保守职责范围内资料和数据以及机密资料和数据，严禁擅自翻阅他人物品和资料。,10行政部人员都要严格履行职责，及时、准确地完成本职工作，做到不扣压、不拖延、不失误。11.如遇相关政策事项，由指定专人负责解答解决，对拿捏不准的问题，必须逐级向上级请示。,第二条服务礼仪规范仪表：公司职员仪表应端庄、整洁、大方、得体。1.头发：男性职员头发不留长发。2.指甲：不留长指甲。3.胡须：男性职员不留长胡须。4.女性职员不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水,二、服务1.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答。2.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。3.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。4.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。,三、着装1.办公室职员上班服装如公司有制服应穿公司制服，无制服者应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服。2.男性职员应穿浅色衬衫，深色裤袜，深色皮鞋，严禁穿着牛仔裤3.女性职员应保持服装淡雅得体，严禁穿着薄露透服装和牛仔裤。,第三章责任第一条本制度的检查、监督部门为行政主管、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分及罚款。第二条行政部对本制度负有最终解释权和修改权。第三条本制度自公布之日起生效执行。,办公室管理规章制度附则,在公司内职员应保持优雅的姿势和言行，具体要求如下（参考）：,1.站姿：全身从脚心开始微微上扬，收腹挺胸；双肩撑开并稍向后展；双手微微收拢，自然下垂；下颌微微收紧，目光平视，后腰收紧，骨盆上提，腿部肌肉绷紧、膝盖内侧夹紧，使脊柱保持正常生理曲线。会见客人或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。,2.坐姿：拉近与工作台的距离，将桌椅高度调到与自己身高比例合适的最佳状态。臀部充分接触椅面,腰部挺直，双肩依然后展，使头、颈、肩、胸处在一种微微绷紧的正常生理曲线状态，尽量避免头颈部过度前倾或后仰。3.公司内与同事相遇应点头表示致意。,4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的，异性间应先向男方伸手。5.递交物件时：如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递上去，如是水笔，应把笔尖向着自己，使对方容易接着，至于刀子或剪刀，应把刀尖向着自己。,6.接待服务用语一、接待服务用语的特点（一）热情主动（二）通俗易懂（三）亲和适宜,二、常用接待服务用语（一）问候语“您好”、“早上好”、“先生您早”、“李经理好”等。（二）迎接语“欢迎光临”、“见到您真高兴”、“很荣幸能再次与您相遇”、“欢迎您的到来”、“欢迎阁下莅临指导”等。,（三）欢送语“再见”、“慢走”、“您走好”、“欢迎再次光临”、“一路平安”、“一路顺风”等。（四）致谢语“谢谢您”、“非常感谢”、“感激不尽”、“非常感谢您的关心与支持”等。,（五）征询语“您需要我的帮助吗？”、“我能够帮你做什么吗？”、“您觉得我这样处理，您满意吗？”、“你需要这件还是那件？”、“请问，我可以为您撤换骨碟吗？”、“对不起，请您重复一遍，行吗？”、“对不起，我可以占用您一点时间吗？”等。,（六）请托语“请您稍候”“很对不起，让您久等了”、“劳驾您了”、“对不起，打扰您一下”、“麻烦您帮我一个忙”“借光，让我先过一下”等。（七）应答语“对”、“好的”、“是”、“一定照办”、“没关系，这是我应该做的”、“您不必客气”、“请多多指教”、“没关系”、“不要紧”、“好的，一定为您办到”等。,（八）赞赏语“很对”、“非常好”、“非常正确”、“您的意见非常宝贵”、“您对这个非常在行”、“这个意见对我们非常重要”、“你真棒，我要向你学习”、“真了得”等。（九）道歉语“对不起”、“非常抱歉”、“不好意思，请多包涵”、“十分抱歉，是我们的失误耽搁了您”、“对