网店管家用户手册.doc

网店管家用 户 手 册（适用版本：V2.1个人版、企业版）笛佛软件 2009目录第一章：软件介绍第二章：如何开始第一节：系统初始化第二节：系统设置第三节：建立基础数据第四节：建立货品资料第五节：交易处理第三章：基本设置第一节：系统设置第二节：基础数据设置第四章 ：货品管理第一节：货品分类第二节：货品管理第三节：图片管理第四节：组合装货品第五章：采购管理第一节：新建采购第二节：采购计划和采购订单第三节：采购退货第六章：销售管理第一节：订单管理第二节：现款销售第三节：报价管理第七章：库存管理第一节：入库管理第二节：出库管理第三节：库存盘点第四节：当前库存第八章：客户管理第一节：客户分类第二节：新建客户第三节：客户管理第四节：供货商管理第五节：竞争对手第九章：账款管理第一节：现金银行第二节：应收应付第三节：查账登记第四节：经营成本第五节：邮资月结第十章：售后服务第一节：退货管理第二节：客户回访第二节：维修管理第十一章：邮件管理第一节：邮件设置第二节：邮件模板第三节：邮件调用第十二章：办公管理第一节：发货公告第二节：来电管理第三节：站内信件第四节：任务管理第五节：记事本第十三章：统计分析第十四章：自定义第一节：报表设计第二节：快递包裹单设计第三节：客户信息字段第四节：订单标记第十五章：系统管理第一节：数据备份第二节：数据恢复第三节：系统优化第四节：数据归档第五节：用户管理第六节：后台数据库第七节：数据导入第一章：软件介绍网店管家是一款面向B2C、C2C商家，专注于电子商务订单管理的软件；系统以提供高效的订单处理手段为目标，提供了一套包括：采购、销售、仓储、客户关系、账款、售后服务等全面管理功能的综合业务管理系统。基本涵盖了电子商务企业和个人从业者，在业务运营过程中面临的管理需求。近两年，商家不但在数量上快速成长，个体的规模也今非昔比；越来越多的电子商务商家以企业或团队的形式出现。对于电子商务企业管理者来说，提高协同工作效率；保护敏感资料；深层挖掘业务数据等变得尤为重要，而这些都不是销售平台所能提供的。借助网店管家，用户可以很好地解决上述问题。网店管家采取流程化管理，将任务按照岗位设置分解，所有操作员的权限和视图都可以灵活配置。另外还提供了详尽、强大的统计分析功能。与传统的零售批发相比，在线销售的业务模式不仅仅是工具意义上的差异，在营销理念、管理思想上也发生了很多变化。以解决线下销售管理为设计目标的传统进销存系统，在新的业务模式下，格格不入也就理所当然。为了更好地服务商家，网店管家针对淘宝、拍拍等主流的电子商务平台，做了很多独特的设计；同时也为用户自己建立独立的B2C平台，提供了开放的接口。主要模块结构如下：围绕网店管家，我们还开发了一些周边产品。包括：能够从淘宝等平台自动下载订单的“网店蜘”；可供用户远程访问的“web模块”；为分销管理而设计的“E桥网”；为会员管理而设计的“售后服务平台”、小型呼叫中心“电话服务平台”以及“短信收发模块”等。用户可以根据自己的实际需要灵活选用。如下图：软件目前提供两个个并行版本：个人版、企业版。用户可以根据自己的经营状况进行选用。版本间，都可以实现数据的无缝升级。版本特点适合用户个人版实现了所有功能，以Access为后台数据库，安装、转移方便。只能单机使用。一般规模的用户，适用于单机用户。企业版实现了所有功能，以SQL Server 2000为后台数据库，可以实现多个用户同时操作，可以存储海量数据。需要一台电脑做服务器，其它电脑以客户端形式访问数据。交易量大，多计算机操作的团队用户。个人版试用版可以录入100笔订单，网络版试用版可以录入500笔订单。到期后需购买正式版软件，试用版数据在购买后可以继续保留使用。个人版用户，也可以在补差价后，转到企业版，数据无缝导入。第二章.如何开始安装完毕后，运行网店管家，会弹出一个登陆界面，第一次使用，不需要输入任何用户名和密码，直接点击“登陆”即可。一. 系统初始化点开菜单“系统”-“系统初始化”。在系统初始化界面填写您的信息，如果第一次使用，勾选下面的数据项。相应的数据将被清空。 由于数据初始化可能清空系统数据（如果选择了对应的数据项），因此要谨慎使用。特别是系统使用一段时间后，如果要改变用户的基本信息，请千万不要选择您不希望清空的数据项。否则将导致数据丢失。系统初始化设置系统运行的关键参数，并清空测试数据。系统初始化一般在系统初次使用时执行，系统运行后不建议再做此操作，特别是清空数据操作。图 系统初始化系统的订单管理有四种模式：标准模式、简化模式、严谨模式、精细模式。四种模式主要是订单处理流程的差异。对比如下：订单模式流程标准模式新建订单-确认订单-收款发货简化模式建单收款-发货出库严谨模式新建订单-结算收款-发货出库精细模式新建订单-确认订单-结算收款-发货出库货品管理一般采用单规格模式。多规格一般用在服装鞋帽类货品的管理，这种情况下，每个编号下的货品，存在一个以上的规格。采用多规格后，建立货品资料时，除了填写货品的基础资料外，还要填写对应货品下包含的规格。规格可以通过基础目录中的颜色和规格组合。二. 系统设置菜单：“系统” “系统设置” 。根据实际情况填写相关设置。更详细帮助请参考后续的“系统设置”。如果您一时还不能确定如何设置，也可以等到在实际使用过程中，根据使用情况作设置调整。另外，系统内置的默认值充分考虑到了大部分用户的情况，可以作为您设置时的参考。三. 建立基础数据菜单：“目录”；选择“店铺目录”、“员工目录”、“收支帐户目录”、“收支项目目录”、“发货方式目录”、“包装方式目录”、“币种/汇率”、以及其它基础信息，依次设置。不是所有的设置都是必须的。以后根据实际情况调整。四. 建立货品资料菜单：“货品”-“货品分类” ，给您的货品建立分类。菜单：“货品”-“货品目录”，建立您的货品信息。初次建立货品目录时，可以将货品的库存数据一起填写。在后续的库存管理中，需要通过库存管理的出入库来管理，而不能再手工修改。如果用户有自己的历史数据，可以把数据转换成“Excel格式”，点菜单：系统-从Excel导入数据，把您的数据导入。数据导入支持客户数据和货品数据。五. 交易处理交易处理采取流程化管理，系统默认标准模式（在系统初始化中设置）包括：订单登记-确认定单-收款发货-业务回访（可选）等几个阶段。在完成上述工作后，就可以开始交易管理了，更多信息请参考后续的“交易管理”。第三章.基本设置基本设置包括：系统设置和基础数据设置。一.系统设置系统设置界面包括：基本设置、店主信息、编号计划、高级设置和扩展接口。图 系统设置1基本设置设置项说明建议值统计业绩时间点业务统计按照订单的某个处理时间作为统计时间点。收款结算日期回访功能如果开启了业务回访功能，在设置的天数范围您会在业务回访中生成相关业务的待回访列表。不勾选每页显示数据量分页显示数据时，每页显示的数据量30允许负库存出库特别情况下，您可以设置“允许负库存出库”，否则在交易发货时，如果库存不足，将不能进行下去不勾选出库审核后生效为了更好地控制出库，可以选择“出库审核后才生效”，如果选择了该功能开关，交易中产生的出库单并不直接出库，而是等“出库审核”后才扣除库存不勾选入库审核后生效入库单必须审核后，才会改变库存不勾选隐藏零库存商品为了更好地浏览库存商品，您可以设置“隐藏零库存商品”。勾选禁止销售未登记商品没有在货品目录中登记的货品，不能录入订单勾选货品编辑后需审核货品编辑后，需要进入审核环节，审核后生效不勾选禁止黑名单客户交易完全阻止黑名单用户进行交易不勾选客户自动建立会员号新建客户时，自动生成客户的会员编号勾选订单登记后邮件通知订单登记后，生成一封通知邮件给客户不勾选打包去必须货品校验打包发货前，需要进行货品数量和品种校验不勾选发货出库后提示毛利发货后，提示当前单的毛利。勾选启用零成本发货提示发货时，检查货品成本，如果为零，做提示。勾选报表打印前不预览报表打印前是否先预览不勾选启用资源节俭模式启用资源节俭模式后，将不记录订单操作日志，不在订单明细中显示库存量、订购量和在途量。勾选交易备注严谨模式设置交易备注严谨模式后，交易备注不能随意修改删除，只能逐行添加。不勾选2店主信息店主信息是在系统初始化中设置的，可以在这里维护。店主信息可以在邮件模板、货运单中调用。3编号计划系统默认了所有单据的编号生成规律，用户也可以根据自己的需要进行编号的自定义。自定义编号需要指定前缀，前缀指的是编号固定的头部。比如JY090212001,其中字符“JY”是固定头部，即前缀。变动部分为后缀，后缀有两种生成方式，一种是完全按照流水走，这种情况要设置后缀的位数和起始值。形如JY000001的编号，“0000001”为7位后缀，起始值为1，后面会在起始值的基础上累加。另外一种生成方式是按照日期走流水，流水号中包含日期，每天第一个单为“当天日期+0001”。图 编号计划4.高级设置 网上成交“”天后未收到货款警告提示，该交易将以红色显示。同时也会在“软件登陆”后的“系统提醒”中提示。 个人版用户需要设置数据备份路径，路径设置在非系统盘下，以保证数据安全。 为了避免离开后，其他人操作软件，可以设置系统的离开自动锁定。 老板键即自动最小化的快捷键。系统老板键为“Ctrl+W”。用户可以禁用。 从交易平台上抓取的订单，往往没有和系统库存所匹配的货品编号。可以将货品编号嵌入“交易名”，订单登记时，系统自动提取。用户需要设置固定的前缀后缀方式，供系统失败。比如设置前缀为“”,后缀为“”,淘宝上如果有个订单的交易名为“网店管家（个人版）006”,则会自动提取“006”作为货品的编号。 开启会员积分管理后，用户需要设置积分规则。图 高级设置5.外部接口系统为分销和售后服务提供了数据接口。分销通过“E桥网”实现。勾选“启用分销平台接口”，设置好E桥网的商号（注册E桥网后即分配）和验证码（默认为用户在E桥网设置的登陆密码）后，即可实现库存数据的分销平台同步。“E桥网”产生的订单可以通过“网店蜘蛛”抓取。售后服务平台目前有两种，一是我们提供的MSC售后服务系统，另外是官方网站提供的API接口。通过服务平台接口，可以将客户关心的订单状态、发货信息等同步到网络平台上。图 外部接口二.基础数据设置点开：菜单“目录”，对该菜单下的子菜单一一设置，建立基础数据。店铺目录：您的网店名称，设置好后， 在交易登记的时候，不同网店的交易分 别登记到对应的网店中，以便统计。员工目录：团队的员工信息，设置好后可以在用户管理中引用。收支帐户目录：您常用的收款（付款）的帐户，需要特别说明的是，为了便于记帐，收款帐户分为“现金帐户”和“银行帐户”两类。设置时，需要根据实际情况选择帐户类别。收支项目目录：可以将您日常收入、支出项目列出，以便管理收支，比如“进货”“邮资”等，都可以作为支出项目。发货方式目录：您常用的发货方式，例如“邮局包裹”“中通快递”等。包装方式目录：发货采用的包装。币种/汇率：如果要收外币，设置币种和对应的汇率。交易方式目录：例如先款后货、先货后款等。计量单位：软件内置了常用的计量单位，可以根据您货品的实际情况添加。货品规格：您货品常见的规格设置，提高录入货品信息的效率。货品颜色：您货品常见的颜色，提高录入货品信息的效率。出入库原因：出入库开单时，常见的原因。货架仓位：存放商品的仓位，便于检货。除了上面提到的基本目录外，还有货品分类、会员分级、客户类别等也需要设置。第四章.货品管理一.货品分类点开菜单：“货品”-“货品分类”，对货品进行分类。支持多级分类，为了提高效率，不建议设置超过3级目录。图 货品分类货品分类与货品编号关联。设置好货品分类后，在新建货品时，会自动生成货品编号。用户也可以对某个分类下的货品，进行自定义货品编号。二.货品管理点开菜单：“货品”-“货品目录”，可以编辑货品。货品编号是必须填写项目，不能重复，它唯一识别商品。默认情况下，当光标焦点转入商品编号输入框时，它会自动商品的类别生成编号。图 货品编辑商品的价格有四种：零售价、进货价、会员价、批发价。零售价是一般销售价格；进货价是进货默认价；会员价是会员享受的价格，对于会员购物的优惠措施请在会员分级中设置；批发价格是批发给下一级销售商的价格。此外，系统预留了3档价格供用户自定义。在自定义菜单，自定义字段功能下，选择“货品”，如图：图 自定义货品字段“进货均价”是货品的成本价，用来核算订单的利润。期初建立货品资料时，可以手工录入。在后续的入库过程中，这个值会根据每次入库的价格进行加权平均计算而有所变化。如果采用按照货品计算客户的消费积分，可以在货品目录中预设货品积分。如果采用按照货品计算员工提成，也可以在货品目录中预设货品的提成。消费积分管理，可以参考后续的“客户管理”部分内容。员工提成可以参考后面的“办公管理”部分内容。如果采用条码来管理商品，需要输入货品的条型码，条形码的输入可以是手工，也可以直接用扫描枪直接采集输入。条码可以打印；点击右上角的“条码”或者某个商品条码输入框后的“条码”打印按钮都可以将条码打印出来。服装鞋帽类商品如果采用了“多规格型号商品管理”（“系统初始化”里面设置），编辑商品时，填写对应商品包含的所有规格。为了能够在通过“网店蜘蛛”、“浏览器插件”等方式，自动获取订单过程中，方便地将订单中的交易名和库存品对应关联，可以为每个货品设置常用的交易名。除此之外，还可以通过在交易名中内嵌交易编号的方法进行关联，详见前面的“系统设置”部分说明。商品信息维护可以采用批量模式提高效率，可执行的批量操作包括：调价、自动编号、生成条码、生成交易名、图片处理、修改品名。如图：图 批量处理为了更好地控制货品信息的编辑，确保信息的完整性和准确性，用户可以根据需要，设置编辑后的货品是否需要进行审核。在系统设置中可以进行相关设置，如图：图 设置编辑后需审核设置了“货品编辑后需审核”后，编辑操作后，货品记录以红色显示，并进入“货品修改审核”。在此环节，可以做“审核通过”和“还原”操作。所有商品信息均可输出到Excel格式。三.图片管理个人版和企业版图片管理有所不同。个人版图片存储在本地，默认在软件的安装文件夹下的PIC目录下。企业版图片存储在服务器上，在服务器上需要开启“管家助理”以实现和客户端的通讯。如图：图 设置图片存储文件夹服务器端的“管家助理”开启后，客户端需要配置服务器的IP地址，如图：图 设置图片服务器地址图片服务器运行正常，且客户端连接成功后，会在货品管理下的状态栏显示图片服务器连接成功。在货品管理中，可以导入图片。图片文件大小不能超过600K。图 货品图片四.组合装货品组合装是多个单品的集合，常用于捆绑销售。在组合装货品目录下，先定义组合装货品的编号、名称等基本信息，然后填写包含的单品及其数量。在建立订单过程中，可以直接选择，如图：图 选择组合装货品在订单货品出库时，系统会自动分拆出库。第五章.采购管理一.新建采购系统提供了多种建立采购单的方式。最常用的是直接点击“采购”菜单下的“新建采购”手工建立采购单。如下图：图 新建订单如果有用Excel做好的采购单，点击右上角的“导入”可以直接导入。录入过程中，鼠标点击编号表格录入区域，会在编号表格单元格后出现一个按钮，点击按钮选择货品即可。用户可以通过鼠标拉动调整列宽，点击右下角的“记住表格布局”可以保存表格布局。采购单录入后，有两个操作：存为采购计划和存为采购订单。如果是采购过程非常简短，不涉及复杂的账款和物流往来，可以存为采购计划，在采购计划环节打印采购计划单，按照计划单采购，采购完成后，在采购计划中直接结算入库。比较适合于到批发市场现款进货的情况。采购订单指的是向某个特定的供货商下订单，用于非现款现货情况下。采购计划可以转为采购订单。采购单生成后，将刷新货品库存中的“在途量”。除了手工建立采购单，还可以根据库存状况自定生成。有以下几种方式：1.通过库存状况自动生成。在当前库存中，点击右上角“生成采购单”，如图：图 根据库存状况生成采购单可以以警戒库存和订购量为筛选条件。补充条件说明如下：按供应商分别产生采购单：根据货品目录中设置的货品的供货商信息提取供货商，然后按照供货商归并订单，一次可能产生多个采购单。按照进货价格优化供应商：同一货品存在多个供货商的情况下，按照低价原则选择供货商。此条件生效的前提是，在供应商目录做了货品价格的维护。忽略在途库存：采购单生成后，会增加对应货品的在途库存。正常采购，会考虑在途库存，特别情况，需要忽略在途库存时，勾选该项。2.通过订单生成。在订单管理的收款发货环节，点击右上角的“采购单”，可以生成采购单。如图：图 根据订单生成采购单也可以选择单品，点击右键，单独做采购：图 选择货品直接采购二.采购计划和采购订单采购计划一般用于现款现货的简单采购，如到批发市场进货；采购订单一般用于过程比较复杂的采购，如向某个供货商下订单。采购计划也可以作为复杂采购流程的一个待审核环节，采购主管审核后再转为采购订单。流程如下：图 采购管理流程建立采购时，如果选择了“存为采购计划”，符合条件的货品进入采购计划列表，如图：图 采购计划采购前，可以将采购计划打印出来，或者导出到Excel格式处理。采购到货后，选择到货货品，做入库结算。如图：图 结算入库也可以将选择的货品“生成采购订单”进行后续的订单处理。在订单管理中，可以对订单货品进行编辑。支付货款后，点击“付款结算”。收到货品后，点“收货入库”。如图：图 采购订单如果货品分多次到货，需要根据实际到货情况做入库，如图：图 采购入库三.采购退货采购中，如果发生退货，可以点击“采购退货”进行库存和账款平衡。如图：图 采购退货采购退货中，可以点击“从采购单导入”，直接选择退货的采购单生成退货单。第六章.销售管理一.订单管理订单管理采用流程化管理。用户可以在系统初始化中设置适合自己的订单流程，详见前面的“如何开始”部分内容。不管采用那个流程，都包括最重要的三个环节：订单登记、收款结算和发货出库。下面以标准模式为例，分述订单登记、确认订单、收款发货。1. 新建订单网上成交后，进行订单登记，为了提供效率，订单登记可以通过分析交易平台发送的成交通知邮件自动登记，也可以通过分析成交信息页面登记；目前支持的平台有：淘宝、易趣、一拍等。也可以手工填写订单，订单填写完毕后，点击“登记”完成登记，该订单转入“确认订单”阶段。图 订单登记登记时，如果是老客户，可以点击“网名”输入框后的“”按钮，在弹出的客户选择框中选择客户。选择客户窗口的客户查询支持模糊查询，也支持客户姓名的首拼音字母查询。另外，也可以直接输入网名，按回车键，调出客户资料。当客户资料和“收货人”资料一致时，不需要在录入“收货人”信息，反之，需要填写收货人资料。默认情况下，以“零售价”销售商品，当您设置了会员级别，而且不同级别有不同的优惠措施时，登记时，将根据对应的会员等级的优惠价格记价。如果是预存款交易，在交易方式中选择“客户预存款”。“交易店铺”、“交易方式”、“结算币种”、“收款方式”、“发货方式”、“包装”等信息，可以勾选后面的“记住”按钮，绑定默认值，提高录入效率。添加货品时，点击“商品编号”输入框后的“”按钮，选择商品，选择商品窗口支持模糊查询和商品名称的首拼音字母查询。对于多件商品成交的情况，可以点击“批量添加”。一次性添加多件货品，如图：图 批量添加货品需要特别说明的时，商品编号是必须填写的项目，它和您货品库存（或者货品目录）的编号要一致，如果您是通过成交通知邮件自动登记，如果商品名称和商品目录一致，会自动填写编号，否则要手工填写。货品编号唯一识别货品，在您完成收款发货后，会自动在库存扣除。如果在系统设置中设置了“禁止销售未登记货品”，订单登记的货品必须是货品目录中已有的。如果登记的货品的可用库存（库存量-订货量）小于当前订购量，会以红色记录提示。订单登记后，在库存中，对应的库存商品，订货量会增加。如果您填写的订单有误，点击“作废”按钮，该订单被清除。2. 确认订单订单登记后，将转入“确认订单”，通过“网店蜘蛛”自动抓取的订单，在这里会以绛红色显示，并提示“为人工确认”。该阶段主要处理的是：和客户取得联系，进一步完善客户信息，了解客户事实需求。如果卖衣服的，可能需要确定客户需要的大小、颜色以及是否还有其它的需要。点击“成交通知”，会跳出一个邮件发送窗口，您可以根据自己的需要定义邮件模板，邮件设置以及邮件模板定义相关帮助请参考后续的主题。得到用户的回应，可能要进一步晚上客户资料以便发货，也可能客户的需求有所变化，需要修正登记时的商品信息，点击“修改订单”对这些信息进行补充、修正。如果某一客户，有多笔订单，在这里可以合并订单。操作是：安装ctrl键，点选订单记录，点击“合并订单”。另外，如果不能得到客户的回应，可以发送交易提醒邮件，或者手机短信。当和客户充分交流，确定下一步就是收款发货后，点击“收款发货”进入下一个阶段。 如果由于某种原因，交易无法进行，点击“取消交易”将交易取消。3. 收款结算收到货款后，点击“收款结算”，弹出窗体，填写实际收款以及收款方式、收款日期等。如图：图 收款结算默认情况下，以本币（人民币）结算，如果是外币，选择下拉框的币种即可。汇率可以在“币种/汇率”中设定。如果不是马上到帐，勾选“挂账”生成应收款。点击“收款通知”，向客户发送收到货款通知。也可以点击“收款发货”界面右上的“短信”发送手机短信通知。特殊情况下，也可以撤销收款操作。选择订单记录，点右键。在右键菜单点击“撤销收款”，如图：图 撤销收款4. 发货出库发货管理，一般的步骤是：配货人员打印发货单，根据发货单到仓库配货，然后打印货运单，等待打包人员打包。打包人员校验货品（对比发货单和实物），无误后封箱，贴货运单，填写发货信息。用户可以根据自己的仓库管理的实际情况灵活应用。如图：图 发货出库发货单和货运单支持批量打印打印，一般有两种批量打印方式：一种是按住Ctrl键，多选订单；还有一种是根据条件筛选出订单后，点击“选择全部”，打印所有符合条件的订单。常用的条件罗列在左侧目录中，比如可以选择打印状态为“发货单未打印”的所有订单，打印发货单；或者选择货运方式为“申通快递”的订单，批量套打打货运单。有写用户，省略了打印发货单的步骤，将货品信息打印到货运单中，如图：图 套打货运单其中，货品信息可以通过自定义规则灵活生成。点击菜单“自定义-货运单货品项”，如图：图 自定义货品项在打包出库处理中，可以借助发货单的条码，快捷定位订单。将光标定位在查询输入框，用扫描枪扫描发货单的条码，如图：图 发货单发货后，点击“发货出库”，弹出界面，填写发货过程发生的邮资以及其它费用，发货方式、包裹号（快递单号）以及发货日期等。发生的费用将被计入“支出帐”，如果发货方式设置了月结，支出帐户会自动变为“资费月结”，邮资月结在账款管理中有对应的处理。图 发货出库发货后，可以点击“发货通知”通知客户，以便查收。发货出库后，订单货品的库存将减少，订购量也将减少，并计算业务毛利，计算公式如下： 利润计算公式：毛利实际收款实际邮资其它费用包装成本货品成本。如果您由于操作失误等原因，导致发货操作要撤销，选择订单点右键，在右键菜单选择 “撤消发货”。在撤消过程会提示删除帐款或者删除出库单，按照提示操作后即可撤消。 5. 结束订单的处理点击菜单：“销售”“订单查询”可以对所有订单，包括已经取消、已经完成的订单查询。查询结果可以导出到Excel格式，也可打印输出。对于利润有误差的情况，可以点击右键“刷新毛利”。对于已经结束的订单，但是需要退款或者退货的情况，可以点右键“售后-退货换货”。对于已经取消的订单，如果需要返回处理，点右键“恢复交易”。图 结束订单处理二.现款销售现款销售将收款结算、发货出库集中在同一个界面处，售类似POS功能，可以用于实体店的销售和网上成交客户自提货的情况。对于有些散客，不需要或者无法知道客户具体信息的情况下，勾选“不记录客户信息”，结算时，系统不再提示输入客户信息。现款销售支持条形码输入。图 现款销售三.报价管理对于意向客户，可以先建立报价单，确定交易后，直接转入订单流程。报价管理包括：新建报价和报价单管理。图 报价管理第七章.库存管理库存管理由：入库开单、入库审核、出库开单、出库审核、库存盘点、当前库存和拆卸组装几部分构成。其中的关系如下：图 库存管理一.入库开单点击菜单：“入库管理”“货品入库”。货品入库商品可以直接从货品列表中选择，也支持条码输入。如果入库货品在货品列表中不存在，入库过程会自动将货品填入货品目录。如图：图 入库开单货品入库时，如果当前进价和库存相同商品的进价不同，会采取滚动加权平均的算法将平均价计入库存。如果设置了“入库需审核”，开单后并不会马上出库，而是生成一张待审核的入库单。二.出库开单正常交易中对应的商品会自动在交易出货的时候出库，对于异常情况下，比如赠送、自用、报废等情况，需要手工出库。点击菜单：“出库管理”“货品出库”可以进行货品的出库。图 出库开单如果在系统设置里面设置中设置了“出库审核后才生效”，出库开单或者在订单处理中“发货出库”后并不马上出库，而是生成待审核的出库单，出库审核后才生效。三.库存盘点为了维护库存，使得实际库存和账面库存切合，定期盘点是个不错的办法，盘点的目的在于用实际库存去修正账面库存，同时计算盈亏。点击菜单：“货品”“库存盘点”，可以对库存进行盘点，库存盘点分以下几个步骤。1） 盘点初始化；2） 打印盘点表；3） 对照打印的盘点表进行实际盘点，并将实际数目填入盘点表；4） 对照盘点表录入实际库存；5） 点击“盘点处理”进行盘点盈亏计算，调整账面库存。图 库存盘点四.当前库存当前库存反映了当前时间的实时库存。点击菜单：“库存”“当前库存”，库存数据可以导出到Excel格式文件或打印。如果不希望看到零库存货品，可以选择“隐藏零库存”过滤掉零库存货品。如图：图 当前库存当前库存中，点击右键，可以调出货品明细、出入库明细、销售明细等。对于当前库存低于警戒库存和订货量大于当前库存的情况会以不同的颜色显示提示。当前库存中的“库存”显示的是对应商品的当前库存量,“订货量”指的是客户订购的该商品的数量合计，指导备货。“在途”指的是当前正在采购的该商品数量。如果“定货量”、“在途”数量和实际数量有出入，可以点“刷新定货/在途”刷新数据。选择货品点右键-“出入明细”将调出对应货品的所有入库、出库、盘点历史。第八章.客户管理一. 客户分类和会员分级为了便于管理、查询客户，可以先对客户按照自己的实际需要建立分类，点击菜单：“客户”“客户分类”对客户进行分类。如果需要使用软件里面的“会员管理”功能还需要建立会员分级目录。菜单：“客户”“会员分级”对会员进行分级，不同级别的会员可以给予不同的购物优惠。图 会员等级二. 新建客户新建客户的方式有两种，一种是在交易登记的时候自动登记，另外一种是，在菜单：“客户”“客户管理”下直接建立。如图：图 新建客户“网名”唯一，不能重复。客户信息预留了3个自定义字段，可以在“自定义-自定义字段”菜单下自定义。对于一些非常重要的备注信息，希望提示销售登记人员，可以勾选“订单登记时提示备注信息”。三. 客户管理点击菜单：客户客户管理。在客户管理界面的左侧是按照客户分类和客户会员级别生成的树型目录。图 客户管理点击“短信群发”可以提取客户手机号码信息，并通过“管家助理”发送。点击“邮件群发”可以提取客户Email地址，并通过“管家助理”发送。点击“数据整理”将重新统计客户的交易次数、金额、利润等数据。点击“消费积分”管理积分（兑换等）。点击“预存款”管理客户预存款。按住“CTRL”键，选择多条记录，可以将这选择的客户记录合并。另外可以打印客户列表和客户信息明细，还可以将客户资料输出到Excel格式。客户管理有黑名单功能，黑名单客户以黑色背景显示，点击客户记录，右键选择“打入黑名单”将该客户设置成黑名单客户，在交易时，如何检测到交易客户是黑名单客户，将会给出提示，阻止交易。选择客户，点击右键，选择“撤销黑名单”将对应的客户从黑名单撤销。四供应商管理供应商信息包含了供应商的联系资料，同时也是库存管理的重要基础信息。对于同一种商品有不同供应商，进货价格不同，需要自动生成采购单的时候优化的情况，可以在供应商记录下的“供应商品”选择包含的商品以及进货价格。五竞争对手管理记录、管理竞争对手资料。第九章. 账款管理帐务管理包括：现金银行、应收应付、查帐登记、经营成本、邮资月结等。 一现金银行现金银行记录了各个帐户的当前余额、收支情况。帐户信息需要在“目录”“收支帐户目录”中设置。一般的业务，如交易结算、采购入库等情况，可以自动进行收支记帐，特别情况下，无法在业务中处理的额外收支，比如购买邮局包裹单等情况，可以新建收支。其中的“收支项目”需要在“目录”“收支项目目录”中设置。如果在收支项目中，设置了帐户收支需要审核，则所产生的收支必须审核后才入现金银行账。点右下的“存取/转帐”可以进行帐款的帐户间划拨。二.应收应付欠款情况，体现在应收应付中，除了在收款付款结算中选择“挂账”建立应收应付外，也可新建应收应付。当应付已经付款，应收已经收款的时候，需要做帐款核销。核销后的帐款进入“审核对帐”，审核通过后正式入帐。核销方式有两种，一种是对某笔帐款核销，一种是按照往来单位，一次核销所有帐款。用户根据实际情况可以灵活处理。三.查帐登记在严格区分查账和订单管理权限的情况下，查账人员可以将查账结果登记在这里，便于订单管理人员跟踪订单到款情况。该记录可在订单管理的“收款结算”中引用。另外，订单管理人员也可以在这里新建“申请查账” 的账单，等待查账人员确认。四.经营成本对于经营产生的费用，如：人员开支、场地租金等，需要列入成本的情况，在这里登记，利润相关的统计中将体现。除了在这里手工新建外，也可在“现金银行” 中，选择收支记录，点右键-“计入经营成本”完成成本登记。经营成本在分析中的“月经营历程”的毛利计算中将被计入。五.邮资月结对于采用月结方式结算的货运公司，可以采用邮资月结管理。首先在“目录-发货方式目录”下，对应货运公司勾选“账款月结”，如图：图 发货方式在发货处理中，选择发货方式，会自动将收款方式标示为“资费月结”，如图：图 发货出库发货后生成账款记录，“邮资结算”中罗列了所有的待结算的结算单。如图：图 邮资结算双击要结算的记录，进入“待结算账单”（也可以选择条件筛选后，点“全选”一次性导入）。系统自动汇总金额，点击“支付结算”，支付邮资，如图：图 邮资支付第十章. 售后服务一. 退换管理退货管理包括：新建退换、退货入库、增货发货和退换结算四个步骤。其中，当只有退货没有换货的情况下，将跳过“增货发货环节”。如图：图 退换流程退换处理也将根据业务中发生的成本、支出、收入核算业务成本，并在业务统计中体现。1. 新建退换可以直接调用已经完成的订单机那里退换单，也可以完全新建。如图：图 新建退换如果是退货，只要填写退货页面的退货货品即可。如果是换货，除了要填写退货货品，还要填写增货货品。系统自动结算退货金额、增货金额，如果需要客户付邮资，邮资金额填写到“邮资补贴”栏。根据退货金额、增货金额以及邮资补贴，确定结算类型和结算金额。新建退换后，进入“退货入库”环节，等待客户的退货。2. 退货入库收到客户的货品后，点“退货入库”，产生入库单入库。如果邮资到付，填写支出邮资，如图：图 退货入库退货入库后，如果是换货情况，进入“增货发货”处理，否则直接进入“退换结算”。3. 增货发货换货情况，收到客户的退货后，发货。如图：图 增货发货4. 退换结算退货处理的自后一个环节是退换结算。结算完成后，将核算退换业务利润。如图：图 退换结算二. 客户回访客户回访是可选功能，可以在系统设置中设置是否开启交易回访功能。在设定的时间内，符合条件的交易，会出现在回访列表中。回访完成后点击“完成关闭”将该回访关闭。另外，也可以对客户进行周期性回访。在“客户管理”中对需要回访的客户，设置回访周期，到期后，在回访列表的右上角将会有等待加入回访列表的周期性回访提示，点击“加入”后将被导入。三. 维修管理对于存在售后服务的电子产品，可以在软件里面处理维修服务。维修管理采用流程化管理，包括：返修登记、维修处理、修复发货3个步骤。 1返修登记：如果是老客户，会在选择客户后，列出用户曾经购买的商品，双击其中要维修的商品，即可自动登记维修品。2维修处理：对维修进行处理，可能会涉及到成本开支。维修完成后，转入“修复发货”处理。3修复发货：对修复品做发货处理。第十一章.邮件管理一. 邮件设置网店管家支持二种方式的邮件发送：调用系统默认的邮件客户端、使用系统内置的SMTP客户端。如果您习惯使用Foxmail或者Outlook发送邮件，建议您选择使用“系统默认的邮件客户端”；这样，软件会自动调用您的客户端（Outlook、foxmail）发送邮件。选择使用“系统内置的SMTP客户端”就是使用网店管家中自带的客户端发送邮件。使用系统默认邮件客户端的设置。是用系统默认邮件客户端，不需要作其他设置。有些用户可能会碰到这种情况：自己使用的是Foxmail，但是系统调用出来的却是Outlook；这是因为您系统默认的客户端不是Foxmail而是Outlook 的原因，解决的办法是，打开您的Foxmail，选择菜单：“工具”“系统设置”，“常规”页，启动项，勾选“检查Foxmail是否为系统默认的邮件软件”，确定后关闭，重新启动Foxmail时，会提示是否将Foxmail设置为默认客户端软件，选择“是”即可。使用系统内置的邮件客户端，需要在邮件设置中设置SMTP相关信息。具体设置方法类似Outlook和Foxmail，不同的邮件系统设置不同，可以参考您的邮件服务提供商的相关说明。一般来说，要设置的方面有：SMTP服务器、账号、密码、回复邮件地址，显示的称呼等。如果您使用了代理服务器，还需要设置代理服务器的地址，端口等。二. 邮件模板邮件模板分为五类：成交通知、发货通知、收款通知、交易提醒和交易回访。每类模板可以建立多个模板。模板由基本文字和基本元素构成。基本元素也即变量，在不同的交易中该变量会被具体的值替代。比如某个成交通知邮件模板中保好了“.交易编号.”这个元素，在交易编号为“JY050122”的交易中调用该模板的时候，“.交易编号.”将被替换成“JY050122”。有些元素比如：收款方式、店主信息等是公共元素，和具体的交易无关，这些值可以在系统初始化或者系统设置里面设置。基本元素分为：交易、客户、店主、货品、系统等五组，共36个。三. 邮件调用在交易中可以根据需要发送各种内容的邮件，如果您设置好了邮件模板，会自动生成这些邮件。发送邮件前可以选择模板，发送方式以及附件。在软件中调用邮件模板发送邮件的情况有：联系客户中的发送成交通知邮件，交易提醒邮件；收款发货中的收款货款通知邮件和已经发货通知邮件以及交易提醒；交易回访时的回访邮件；其他情况下的交易提醒（好评通知等）。企业版还可以设置邮件自动发送策略。发送策略包括：发送时机和调用的邮件模板，生成的邮件通过“管家助理”自动发送。第十二章.办公管理办公管理包括：发货管理、来电管理、站内信件、任务管理、记事本几个部分。一发货公告 用文本格式罗列发货情况，可以复制后放到网店公告或者社区里。二来电管理 详见电话服务平台。三站内信件用于团队内部交流信息，可以新建以及回复信件。支持群发。 四任务管理用来管理团队内部的任务，跟踪执行情况。包括创建、接受、执行、评价几个环节。可以通过在“用户管理”中分配“禁止查看他人任务”将不同人员的任务隔离。五记事本记事本为用户提供了一个记录的平台，用户可以利用记事本记录下一些比较重要，用户日后想要查看的事情。网店管家中的记事本还提供了提醒功能，用户可根据自己的需要设置提醒的时间。（注意：时间是按照计算机的时间为准的，请注意核对计算机时间）第十三章.统计分析网店管家提供了非常丰富的统计功能，可以方便地掌握各种经营指标。统计表示形式一般有表格和图标两种方式，所有的统计表格均可导出到Excel格式。统计图均可打印，或者存为图片。需要特别说明的是，由于网络交易从创建订单到收款、发货、评价、关闭整个周期比较长，统计的时间点不同，得出的统计结果也可能有很大差异，用户可以根据自己的习惯设置自己的统计方式。点“系统”菜单-“系统设置”可以设置统计的时间点。第十四章.自定义一报表设计报表设计器是基于fastreport内核的。用户可以根据自己的需要，对报表进行设计、修改。1纸张大小设计报表纸张有A4和自定义两种。用户可根据自己的实际需要改变大小。在编辑模式下，双击编辑界面，跳出页面设置窗口。可以设置标准的纸张，如A5，B5；也可以设置自定义大小的纸张。对于有些打印机不支持自定义纸张，在纸张大小的下拉框下可能没有“自定义”选项。这种情况，需要在打印机设置中设置自定义纸张，在这里调用即可。图1 页面设置2.添加文字点击左边的“插入矩形对象”，在要添加文字的地方插入文本框。这个时候会跳出文本编辑器，深入您要插入的文字即可。图2 插入矩形对象图3 输入文字文本框可以移动位置，可以通过改变文本属性调整文本的大小、颜色、字体等。3插入图片点击左边的“插入图片”，在报表中插入图片。图4 插入图片框图5 装入图片可以根据需要移动、拉伸图片。4.添加线条、形状点击左边的“划线”、“插入Shape对象”在报表中插入图片。图6插入图形线条的位置，图形的大小，填充色等可以设置、调节。5.对象的属性文字、图片、线条、形状均可设置颜色、尺寸等。对象的属性可以在“对象查看器”中设置。图6对象查看器如果找不到对象查看器，可以点击“工具-工具栏-对象查看器”调出“对象查看器”。图6调用对象查看器6.插入字段对于某些报表，其中的数据是调用数据库记录产生的。可以在编辑中，添加（删除）某些字段。如下图所示，“客户名称”在数据库中对应的字段是“客户”，在报表中引