做一个成功的客户会议.ppt

召开一个成功的客户会议,客户会议将是什么样的？,客户会议的硬件要素,时间（年、月、日、时）地点（大环境、室内环境）人物（组织者、与会者、主持人）资金（预算）,客户会议的软件要素,目标议程组织服务,模式,会议,流程,客户会议要素,客户会议的会前准备,会议前自问六个问题,为什么开会（可不可以不开？）WHY会议的议题是什么？WHAT在哪里开？WHERE什么时候开？WHEN由谁来参加？WHO怎么开？HOW,会议的筹划,确定会议的目的、目标（和发起者沟通）会议的流程（会议前、会议中、会议后）,客户会议的目的和目标,目的要明确目标要有衡量性、书面化、符合实际,客户会议的目的,市场教育新产品推广增加客情企业形象推广通过专业研讨改进产品的性能对忠诚的客户进行表彰和鼓励解决问题（小型）展示和推荐（营销模式）,客户会议的目标,让60%的客户了解了我们经营的事业（不是向多少客户传达了我们的市场信息）客户对我们的企业形象打分从5分提高到8分把我们的客户满意度从70%提高到80%85%的客户抱怨问题在会议中得到了解决。使30%的客户对我们的产品有购买意向从客户处得到超过150条建议,客户会议流程项目图,成立会务组（组织者）,会务组要具备素质会务组的职责,组织者具备的素质,善于与人共事善于注意小节善于解决问题善于与人协商能够管理会议财务事宜,熟悉酒店运作能够安排恰倒好处的菜单能够熟练操作电脑能够熟练地与视听服务公司打交道能妥善接待贵宾和外国客人熟知各种礼仪行事果断、执着,组织者具备的素质,组织者的职责和任务,制定计划，确定会议的目标制定会议议程了解可供使用的场所和设施情况选择或提议合适的场所检查并比较各项设施安排交通事宜协调会务工作人员的活动招收、培训会务人员、安排纪录,组织者的职责和任务,制定可行预算或按既定预算安排有关工作确定各项工作的时间安排视察选定的场所和设施与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）确定印刷公司安排食品、饮料有关事宜讨价还价同会议发言人和各位贵宾进行联系,议程设计,由重要到不重要会议开始时即讨论主要议题,以免误时影响后面重要议题。由容易到困难让大家渐渐溶入会议的节奏,不要一开始就接触不熟悉的部分而造成挫折感。由不尖锐到尖锐将尖锐议题移后,让与会人员建立默契与信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。,与会者选择,嘉宾客户员工相关人员,与会者选择标准,对实现会议目标有潜在贡献的人能够因参加会议而得到益处的人人数的标准涉及会议的行动后果的人,开会时间的选择,长度与会人员的空期时间点,开会地点的选择标准,场地必须有空档可以使用场地必须足够大以容纳与会人员和设备拥有桌椅在内的适当家具充足的照明和通风设备隔音条件好，干扰少成本合算客户方便,会议通知的派发,通知的要素（时间、详细地点交通、会议目标、议程、要求与会者事先准备的事项、其他与会者的姓名）通知派发的时间点及时确认,主持人的选择,谁适合做主持人？主持人的沟通能力和领导能力？会前沟通的重要性,会场的设计,会场的布置,主题性布置附属性布置装饰性布置,会议的时间和空间策略,时间策略（合理安排时间，颠倒准备和召开时间，确定召开和结束时间，准时开会，限时开会，改变时间知觉，候会制度）空间策略（密度安排，净化空气，光线、视听工具）,会议准备的标准,越细致周到越好！,会中工作主持人的六大职责,掌握会议的进程完成会议要达到的目标创造良好的会议氛围处理会议中产生的问题和意见应付与会者总结会议精华,会中工作主持会议的原則,以人为本主持人应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员受尊重且能够自我发展。避免操纵应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议。目标与过程兼顾在过程中达到目标,让每个人享受到学习的乐趣。对事不对人感觉与理性兼顾解决问题也处理情绪,会中工作主持人管理会议的技巧,开场白时间分配和进度把握沟通与反馈（探询与聆听）运用不同的主持方法应对不同类型的与会者,会中工作会议讨论的结构,描述问题阐述问题存在的结果了解以前是如何解决问题的诊断目前存在问题的症结所在寻求就解决问题的途径寻求解决问题的方案,会中工作会议的引导,（1）主题的引导一个议题开始时就确定结束的时间或时机不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期）纠正误解和不相关的话题邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况会议当中不要修正文件错误如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题有下列情况者就结束讨论1进一步讨论所需的资料缺乏；2讨论所需的人没有参加会议；3成员认为需要时间考虑或与同事商量；4事情说明原有议题的假定已经发生改变；5本次会议已经没有时间更好地讨论该议题了；6有反对意见，达成一致意见明显是困难的。结束每个议题的讨论后，主持人要总结一下所取得的成果,会中工作会议的引导,（2）与会者的引导l开会一定要准时，不要等待。l位置非常重要。l打破沉默l保护弱者l鼓励实现火花l不要企图一切问题都有答案l最重要的人物最后发言,会中工作与会者守则,事先分发的资料，都要过目，不懂之处要做记号，开会时可做询问。开会前5分钟即席就位，并翻开资料。就座时，如有其他人在旁，先打个招呼。如果可能，尽量对会议进行纪录。开会时注意聆听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离席，很不礼貌。自己带到会场的物品或者会场分发的资料整齐堆放，不要零乱随意放置。如需抽烟，需要会场上允许和旁边人的同意如要发言，可以举手，征得主持人同意发言。不能中途无故退场。,会中工作常见问题及处理,与会者11消极行为,与会者11种消极行为,会中工作常见问题及处理,会议的3个“杀手”1在某个问题上滞留过长时间。2在不同的议题间跳来跳去，每个问题都没有彻底解决。3不把注意力放在个人观点上，而是对个人作人身攻击。,会中工作记录的技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主语、动词、形容词明确数字运用keyword列表说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言而蔽之,会后工作3项追踪,开会结束时要回顾哪些重点？1.行动项目2.决议3.下一阶段的议题,成功会议的标准,有效根据会议的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐营造和谐的气氛,使与会者对团队有安全感、信任感、认同感。参与参与的人全心关注,才能让会议得到健全的发展。效率当一个会议成功的要素具备后,能在預定的时间內完成开会,就是效率。学习在参与开会的同時有更多学习