四级职业秘书第四章.ppt

第四章会议与商务活动,职业秘书课堂教学,第一节会议筹备,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够：按要求发送会议通知，制发会议证件预定会议室完成接站、报到、签到、座位引导工作拟定会议议程、日程正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通,一、发送会议通知,技能要求：能准确地发送会议通知,（一）会议通知的发送,1、发送形式（1）正式通知除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员。（2）非正式通知先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函；先发电子邮件，再通过电话或电子邮件确认,（一）会议通知的发送,1、发送内容（1）预备日程、材料等随会议通知寄发（2）需回复的会议通知或预备通知夹入明信片（3）将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单等）与会议通知一起寄发（4）如某些与会者对地址不熟悉，附加一份说明或回执单（5）附一份代理委托书,（二）会议通知和委托书的样式,1、会议通知的内容被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、日期2、会议通知格式便函式、卡片式,例1.便函式,例2.卡片式,（二）会议通知和委托书的样式,3、会议委托书和回执部分会议需与通知一起寄出会议委托书和回执。,例3.会议委托书,例4.会议回执,（三）相关知识,1、会议及会议的构成要素会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。,基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备、各种消耗性材料等,构成要素,（三）相关知识,2、会议的主要种类,（三）相关知识,3、公司常见会议的种类与作用（1）经理例会与特别会议（2）部门员工例会（3）股东大会和董事会议（4）公司年会（5）客户咨询会（6）产品展销订货会（7）业务洽谈会（8）新产品新闻发布会,（四）注意事项,1、明确会议通知发送对象2、落实发送的回复确认环节3、对书面会议通知的地址、邮编要填写准确4、对经常参加某类会议的部分人员，可打印出标签或准备多套邮寄标签5、对保存的地址要注意随情况变化不断更新,二、席发会议的姓名卡片和证件,技能要求：掌握各种会议证件的制发方法,（一）制发方法,1、内容设计上会议名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称2、大型会议贴照片。卡片颜色为红、蓝、白、黄四种3、在接待区发放,（二）证件的类型、作用,（三）注意事项,1、设计上应区分与会者不同身份2、根据公司不同的文化理念设计卡片3、经济适用美观大方,三、发放会议文件资料,技能要求：掌握各种会议文件的发放方法,案例：天地公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大堆资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。,会议文件资料发放基本方法,1、准备文件袋，并写好名字2、对文件编号、登记。编号在文件首页左上角3、需会后退回的，附一份文件清退目录4、分发会议资料要适时适量5、内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达,四、准备会议所需用品和设备,技能要求：掌握会议所需各种物品和设备的准备方法,（一）考虑全面，有备无患,1、了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话2、了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话3、掌握企业内可用的音像设施的类型和存放位置的清单4、掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修单位的名称、地址和电话,（二）注意事项,1、事先制定周密的准备方案，详细列出用品和设备的名称、数量和价格2、统筹节约、经济适用的原则3、一丝不苟，有备无患,五、预订内部会议室,技能要求：掌握内部会议室的预订方法,预订内部会议室基本方法,1、尽早预订2、使用前一天再次落实3、场地大小、格局、设备与会议的人数、性质和类型相匹配4、留有足够的自由使用空间和时间5、将会议需要与设备使用相结合,六、热情迎接与会者,技能要求：掌握接待与会者的基本工作内容和程序,（一）接站报到工作主要步骤,1、有统一的指挥调度系统，编制表格2、有足够的车辆和接站人员3、告知自备交通工具到达的与会人员详细路线4、在车站、机场设置接待站5、报到处设立引导牌和标示牌6、将文件袋发给与会人员,（二）做好签到和引导工作,1、选择恰当的签到形式人工签到、签到卡和电子签到机配合使用2、准备好登记簿等相关用品3、请与会者按照会前安排好的座位或区域就座内部会议：一般有自己的习惯座位大中型会议：事先制做座次或区域标示品（主席台或会议桌的名签卡片、座次图表、指示牌等）,例5.签到登记簿样式,（三）注意事项,1、训练有素，照顾周到2、提前到岗3、按礼仪规范引导客人入场,七、拟定会议议程和日程,技能要求：拟定会议议程和日程正确选择会址、安排与会人员的食宿和交通,（一）会议议程表的设计,1、方法（1）各议程事项的顺序（2）第一项宣布议程，再安排讨论的问题，同类性质的问题尽量集中排列（3）保密性较强的议题一般放在后面,（一）会议议程表的设计,1、样式案例：天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司。如下图：,修改前,修改后,（一）会议议程表的设计,1、样式基本内容宣布会议议程说明人员缺席情况宣读并通过上次会议的记录财务主管报告其他报告新的议题有关人事任命提名并选举新的负责人通知有关事项宣布休会,（二）会议日程表的设计,采用简短文字或表格形式。（同接待安排）,（三）会议议程表和日程表区别,1、会议议程对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰的表达出来。会前发给与会者。2、会议日程会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后。会前发给与会者。,（四）注意事项,1、会议议程编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整2、会议议程和日程安排必须吻合3、会议议程和日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施,八、正确选择会址,技能要求：能够正确选择会址,综合考虑各种因素选择恰当会议地点,1、交通便利2、会场大小与会议规模、主题相符3、场地要有良好的设备配置4、不受外界干扰5、应考虑有无停车场6、场地租借的成本必须合理,第二节会议中的服务,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够：做好会议记录做好会议期间的信息沟通做好会议值班、保卫工作,一、会议记录,技能要求：承担会议记录工作,（一）会议记录的准备工作,1、准备好基本用具2、准备好补充工具3、备有一份议程表和其他的相关资料和文件4、提前到达会场，了解座位图5、录音同时，必须手工记录,（二）会议记录内容,1、会议描述2、与会者姓名3、会议过程4、主席、记录员签名,（三）会议记录方法,1、凡是做出判断性的内容都要一字不漏的记录如主要讨论的观点、决议、决定、重要声明等2、漏记内容要及时处理3、与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来,（四）会议记录的修改,1、定稿打字前，向主席提交草稿并签字批准2、指出的错误要经会议批准方可修改3、一经签名，任何地方都不能再做改动,（五）会议记录的要求,1、真实2、完整3、简洁4、准确,（六）注意事项,1、了解公司的业务情况2、记录原稿统一编号3、会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理要求4、记录原件要由专人负责保管,二、确保会议期间的信息沟通,技能要求：掌握会议期间进行信息沟通的方法,（一）做好收集、传递、反馈工作,1、多听、多记、多想、多算、多跑2、深入实际3、注重信息的加工提炼，形成成果使各方都可以使用4、注重实效5、反应敏捷，狠抓反馈信息的收集,（二）做好对外宣传工作,1、妥善处理与新闻媒体的关系2、内外有别，严守单位秘密3、传递方式和内容选择上本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑4、收集舆论报道5、为召开记者招待会提供必须的信息资料,（三）相关知识,1、信息加工的形式（1）综合加工（2）提炼加工（3）推导加工,（三）相关知识,2、信息传递的形式（1）口头传递（2）影像传递（3）电子系统传递（4）专人传递,（四）注意事项,1、会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出2、与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时,三、会议值班、保卫工作,技能要求：做好会议值班、保卫工作的具体做法,（一）会议值班工作做法,1、搜集有关情况、文件和资料，传递信息2、控制人员出入会场3、备有领导联络方式4、备有后勤服务部门主管电话5、制度健全，坚守岗位6、负责督导和协助会议人员做好各项服务7、做好矛盾协调8、建立主管领导带班制度,（二）会议保卫工作做法,1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫2、会议重要文件的保卫3、会场和驻地的保卫4、会议的各种设备用品的保卫5、与会者私人贵重物品的保卫,第三节会议善后工作,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够：合理安排与会人员的返程清退会议文件整理会议室进行会议文件资料的立卷归档做好会议经费结算工作,一、安排与会人员返程,技能要求：掌握与会人员返程工作的主要内容,（一）提前做好车、船、飞机票的登记预售,1、及早安排外地与会人员的返程事宜2、事先了解与会者要求，并尽可能满足3、先远后近的次序安排返程机票、车票的预定4、编制与会者离开的时间表,（二）帮助做好返程准备,1、提醒及时归还各种物品2、提醒与会务组结清各种帐目3、帮助检查、清退房间4、帮助托运大件物品,二、会议文件资料清退,技能要求：掌握会议文件清退方法,（一）清退方法,1、小型内部会议文件清退的方法（1）放桌上（2）门口收集（3）向个别已领取文件而未到会的人员收集,（一）清退方法,2、大中型会议文件收集方法（1）提前发文件清退目录（2）对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退,（二）注意事项,1、统一制发清退文件的目录2、分清清退文件和不清退文件的范围3、避免只要求部分与会者退回文件，而造成误会,三、整理会议室,1、收拾整理2、清理文件3、检查归位,四、会议文件资料的立卷归档,技能要求：掌握会议文件立卷归档的做法,（一）步骤,1、会议文件的收集整理（1）确定会议文件的收集范围（2）选择收集会议文件的渠道（3）运用收集文件的不同方法2、会议文件的立卷归档,（二）注意事项,1、会议文件责任要落实到人2、履行文件登记手续，并认真检查3、注意保密4、严格遵守档案制度,五、会议经费结算,技能要求：掌握会议会议经费结算的方法,（一）会议收款与付款的方法,1、收款的方法和时机（1）在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法（2）注明与会人员可采用的支付方式（3）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等（4）与财务部门提前确定正确的收费开票程序,（一）会议收款与付款的方法,2、付款方法和时间,（二）注意事项,1、会议经费的名称要规范2、遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定,第四节商务活动,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够：做好会见与会谈的准备工作完成开放参观活动的准备与接待拟定开放参观活动的方案安排宴请活动,一、会见与会谈的准备,技能要求：能够完成会见与会谈活动的准备工作了解会见与会谈的相关知识,（一）操作程序,1、收集对方相关资料（1）对方求见目的（2）对方求见对象（3）对方相关社会背景（4）参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等（5）主要求见人的详细资料国际间会见，应准备两种文字的文字资料,（一）操作程序,2、通知主方参加会见与会谈的人员会见一般由上司出面，出单独会见外，一般还要安排陪同人员及译员（1）通知主方接见人（2）通知主方陪同人员（3）通知主谈人（4）通知其他会谈人员,（一）操作程序,3、了解会见与会谈的地点和时间（1）会见的地点和时间地点：一般在主人的办公室、会客室或小型会议室时间：礼节性的会见，在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见根据需要确定（2）会谈的地点和时间地点：一般在客人所住的宾馆会议室时间：先征求对方的意见,（一）操作程序,4、通知对方5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置足够的家具物品、座位卡、标志旗帜、通讯扩音设备等（2）会见的座次安排（主左客右）（3）会谈的座次安排双方会谈多方会谈,（二）相关知识,1、会见国际上，身份较高者会见身份较低者，或主人会见客人，称为会见；身份较低者会见身份较高者，或客人会见主人，称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国，不做上述区分，一律统称会见、接见和拜见后的回访称回拜。,（二）相关知识,1、会见从内容上，分为（1）礼节性（2）政治性（3）私人事务性,（二）相关知识,2、会谈商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。会见与会谈往往相辅相成。,二、会见与会谈的基本程序,技能要求：要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作,（一）操作程序,1、迎接（1）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口（2）人员：主人、接待人员2、致辞、赠礼、合影（1）主宾双方均可致辞（2）简单致辞后赠礼（3）安排合影（注意位置的安排）,（一）操作程序,3、会见或会谈（1）落座（切忌主人自己抢先坐下）（2）清场（3）不可交头接耳等无礼行为（4）新闻采访在正式谈话开始前，在双方站立握手面向记者拍摄，记者离开会场，会谈开始（5）秘书人员备好茶水,（一）操作程序,4、记录要有人做专门记录，填写情况汇报表5、会见与会谈结束主人送客秘书做好相关的服务工作,（二）相关知识,做好会见与会谈前的技术准备1、了解相关政策和规定2、客观全面地准备资料（1）客观（2）全面充分了解对方个人资讯、谈判风格、谈判经历、背景情况、会谈方案、商务伙伴及关系、决策者的情况,三、开放参观的准备与接待,技能要求：要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作,（一）操作程序,1、迎接（1）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口（2）人员：主人、接待人员2、致辞、赠礼、合影（1）主宾双方均可致辞（2）简单致辞后赠礼（3）安排合影（注意位置的安排）,（二）准备与接待工作的内容,1、开放参观的项目（1）组织的展览室（2）生产设备和工艺流程（3）厂区环境（4）员工的教育与培训设施（5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施,（二）准备与接待工作的内容,2、开放参观活动的操作流程（1）准备宣传小册子（2）放映视听材料（3）观看模型（4）引导观摩实物（5）中途休息服务（6）赠送纪念品（7）征求意见,（二）准备与接待工作的内容,3、秘书在开放参观中的职责（1）准备工作准备与寄发请柬为来宾准备休息服务处准备介绍材料准备特殊的参观用品准备茶水饮料准备赠送的礼品和纪念品,（二）准备与接待工作的内容,3、秘书在开放参观中的职责（2）接待工作服务与要求来宾到达后热情引导接待放映视听资料时认真解说参观过程中为来宾做向导做好招待来宾的餐饮服务耐心解答来宾提出的各种问题做好欢送工作,四、拟定开放参观活动的方案,技能要求：能够拟定开放参观活动的方案,（一）拟定方案,1、确定开放参观活动的主题就是组织通过一系列活动所要达到的目的和希望取得的效果。常见的主题有：（1）扩大组织的知名度，提高美誉度（2）促进组织的业务拓展（3）和谐组织与社区的关系（4）增强员工与家属的自豪感,（一）拟定方案,2、安排开放参观的内容要根据主题来安排开放参观的内容（1）情况介绍（2）现场观摩（3）实物展览,（一）拟定方案,3、选择开放参观的时机周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等4、确定邀请对象一般性参观：员工家属或一般市民特殊性参观：与本组织有特殊利害关系的团体和公众,（一）拟定方案,5、选择参观路线（1）能引起参观者的兴趣（2）能保证参观者的安全（3）对组织正常工作干扰小,（一）拟定方案,6、策划宣传工作7、做好解说及接待准备（1）挑选并培训导游或解说人员（2）制作并寄发请柬（3）设立接待服务处（4）准备特殊的参观用品（5）准备礼品或纪念品,（二）注意事项,1、目的明确2、时机选择要恰当3、处理好公开与保密的关系4、安排好细节问题5、精心做好展示工作,五、能够安排宴请活动,技能要求：能够掌握安排宴请活动的方法与要求,（一）安排宴请活动的方法,1、列出宾客名单，发出正式请柬（1）根据宴请目的，与上司确定被邀请的名单（2）根据宴请目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格（3）发出正式请柬事先口头约定的或电话通知的也要补发,（一）安排宴请活动的方法,2、确定宴请时间，选好宴请场所（1）确定时间根据上司的提议根据其他因素而确定一般不选在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日,（一）安排宴请活动的方法,2、确定宴请时间，选好宴请场所（2）确定地点要考虑规格，规格高的安排在高级饭店或酒店要考虑宴请对象，对文化素质高、有一定身份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究,（一）安排宴请活动的方法,3、确定菜单（1）菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突出（2）客人的饮食习惯、禁忌（3）冷热、甜咸、色香味搭配,（一）安排宴请活动的方法,4、排定座次宴会要事先安排好桌次和座次，是参加宴会的人都能各就其位（1）排定桌次桌次地位高低以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。（举例四个）,（一）安排宴请活动的方法,4、排定座次（2）排定座位以主人座位为中心，如果女主人参加时，则以主人和女主人为基准，近高远低，右上左下，依次排列主宾在主人的右手位置，主宾夫人在女主人右手位置主人方面的陪同人员，尽可能与客人相互交插译员安排在主宾右侧座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间,（一）安排宴请活动的方法,5、宴请程序（1）迎客（2）入席（3）敬酒（4）交谈（5）散席,（二）相关知识,1、宴请形式根据宴请的目的、出席人员的身份和人数得多少，将宴请分为：正式宴会便宴酒会冷餐会茶会工作餐,（二）相关知识,2、宴请目的目的多种多样，常见的有：为代表团来访为庆祝某一节日、纪念日为展览会的开、闭幕为某项工程动工、竣工等,（三）注意事项,1、秘书要提前到场布置并检查组织工作2、座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会厅陈列宴会简图3、如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道主先提供。答谢宴会则由客方先提供,第五节商务旅行,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习，能够：完成出差旅行的一般准备工作发挥旅行社的服务作用拟定商务旅行计划完成国外商务旅行的准备工作,一、一般性准备工作,技能要求：能够为上司商务旅行做好一般性准备工作,（一）操作程序,1、订机票、车票（1）预订火车票：出发地点、到达地点、日期、车次、座位（2）预订机票：到达时间、地点、航班、座次（3）取票：核对各种信息,（一）操作程序,2、预订房间根据上司的爱好和习惯来决定（1）获取相关信息（2）预订服务的途径（3）进行预订订房须知：保证预订、结帐时间、房间位置（4）确认预订拿到旅馆确认预订的传真或其他书面形式的证明，附在旅行计划后面,（一）操作程序,3、准备后备资料及上司随身携带的用品将文件资料及用品按公与私列出清单,（一）操作程序,4、预支差旅费差旅费一般包括往返当地的交通费、住宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。携带方式：现金、信用卡或旅行支票,（二）相关知识,（三）注意事项,1、弄清上司出差应享受的待遇2、订票时一定要查用最新的时刻表3、考虑上司的个人爱好和习惯,二、商务旅行计划,技能要求：能够掌握制定商务旅行计划和旅程表的基本方法了解制定旅行计划的注意事项,（一）制定商务旅行计