费用报销培训手册（DOC119页）

EAS V7.0.1 费用报销模块用户指南 导读本文全面介绍了EAS费用报销模块的原理、参数设置、界面和操作方法，说明了功能覆盖范围，列举了典型的用户场景，为您尽快了解模块的功能和实施方法提供了一个快速指南文档。同时EAS 6.0和EAS 7.0.3版本的费用报销用户，也可以参考。由于时间仓促，疏漏在所难免，恳请各位读者批评指正。 适用范围 费用报销系统实施人员，二次开发人员，客户及系统管理员请注意：本文件只作为产品介绍之用，不属于您与金蝶签署的任何协议。本文件仅包括金蝶既定策略、产品及功能方面的信息，不能以本文件作为要求金蝶履行商务条款、产品策略以及开发义务的依据。本文件内容可能随时变更，恕不另行通知。目录FIEA 费用报销1FIEA010 模块概述1FIEA010010 模块简介1FIEA010020 本模块与其他模块的集成2FIEA020名词解释3FIEA030 费用报销模块总图4FIEA040 各类业务流程简介5FIEA040010 单独借款流程5FIEA040020单独报销流程6FIEA040030 借款报销还款流程7FIEA040040 费用申请流程10FIEA040050 出差申请流程11FIEA050 应用准备11FIEA050010 基础资料 业务类别 费用类型11FIEA050020 系统参数17FIEA060 初始化22FIEA070 日常操作23FIEA070010 主界面23FIEA070020 工作流待办页面25FIEA070030 费用申请26FIEA070040 借款37FIEA0700050 报销53FIEA0700060 出差申请77FIEA080 管理专题84FIEA080010 预算集成84FIEA080020 挂账91FIEA080030 多成本中心费用分摊93FIEA080040 表单初始化95FIEA090 报表查询96FIEA090010 申请单统计报表96FIEA090020 费用申请明细报表98FIEA090030 借款单统计报表100FIEA090040 借款费用明细报表102FIEA090050 报销单统计报表104FIEA090060 费用报销明细报表106FIEA090070 备用金提醒及查询112FIEA 费用报销FIEA010 模块概述FIEA010010 模块简介费用报销模块主要解决日常办公中的借款、报销和费用申请等问题。模块包含7个标准表单：借款单、费用报销单、出差借款单、差旅费报销单、费用申请单、出差申请单和对外报销单。这些表单之间可以相互关联生成。一般在使用时，表单会先跑一个工作流，工作流审批通过以后，再由表单生成凭证或付款单，从而实现业务审批与财务处理的无缝集成。费用报销模块的主要功能有：1. 表单的新建与工作流审批用户可以在浏览器或EAS客户端新建表单，并进行工作流审批。工作流可以根据需要预先配置好。EAS工作流支持工作流打回，会签，步骤跳转等流程操作。2. 借款和报销的预算控制借款或报销时，可以根据表单中的费用类型对应的预算项目进行预算扣减，以达到预算控制的目的。如果某项费用超出了预算，则不允许提交。对于未使用完的分录余额，可以进行预算返还。3. 财务集成借款或报销表单的工作流审批通过以后，可以由表单在EAS客户端关联生成凭证或付款单（根据费用报销参数决定）。涉及财务处理过程的操作，如：生成凭证、生成付款单、借款单还款、关闭表单等操作都在EAS客户端进行。4. 报表费用报销模块提供了多张报表，用于对借款和报销情况进行统计汇总，提供的报表有：备用金提醒及查询、费用申请单报表、借款单报表、费用报销单报表、费用申请单明细报表、借款单明细报表、报销单明细报表。其中最常用的是明细报表。费用报销模块7个表单之间的生成关系以及，见下图：直接与财务相关的表单是：借款单、出差借款单、报销单、差旅费报销单和对外报销单。这些表单审批通过以后，能够生成凭证或付款单等财务单据。与预算相关的表单是：借款单、出差借款单、报销单、差旅费报销单、对外报销单和费用申请单。这些表单提交或审批后，可以根据表单分录各个费用类型的金额扣除预算。 在使用方式上，费用报销模块可以分别在Web上和EAS客户端使用，其中对外报销单只能在Web上使用。推荐普通用户在Web上使用该模块，这样无须安装客户端，只要能上网就能使用。财务单据，如凭证、付款单等，仍在EAS客户端进行生成和相关操作。FIEA010020 本模块与其他模块的集成费用报销模块分别与总账、出纳和预算模块有关联。相关模块集成内容预算借款和报销业务可以配置是否与预算关联。如果关联，则表单提交时会检查和扣除相关费用类型对应的预算，如果额度未使用完则会返还预算总账借款和报销业务可以配置是否与总账集成。如果集成则借款类表单和报销类表单都可以在审批通过以后直接生成总账的凭证出纳借款和报销业务可以配置是否与出纳集成。如果集成则借款类表单和报销类表单需要先生成出纳的付款单，再由付款单生成凭证应收应付收款单只由对外报销单使用，对外报销单 以后可以生成收款单在与出纳集成时，单独新建的报销单或差旅费报销单需要先生成付款单，再由付款单生成凭证，由借款单或出差借款单关联生成的报销单，如果超额报销，才需要由报销单或差旅费报销单生成付款单。未超额报销的报销单或差旅费报销单是不需要生成付款单的，只生成凭证即可。报销单和差旅费报销单是否需要生成付款单，关键看表单中的“付现”字段是否大于零。FIEA020名词解释借款类表单：指借款单和出差借款单。报销类表单：指报销单、差旅费报销单和对外报销单。物品采购报销单不是标准产品的表单，但仍保留在系统里（在EAS客户端，web上未实现）。管理单元、控制单元（CU）：具有公用的业务政策、基础资料和管理权限的组织，一般是集团级。一个管理单元可以包含多个财务组织（公司）。财务组织：一般就是指公司。财务组织是财务核算的主体，有一套完整的会计账簿；独立出三大表；有独立的资产、负债、权益、成本、损益分类数据。成本中心：指企业内部成本核算的单位，也是预算分配的主体。一般一个财务组织包含多个成本中心。主业务组织：是EAS中用来共享和隔离数据的一种划分方法。从两个方面产生影响：一个是模块基础资料的设置生效范围，另一个是模块单据的隔离范围。每一个单据都有一个唯一的主业务组织。新建单据时，必须登录到某个主业务组织才能根据权限进行新建操作。查看序时簿时，单据是按照当前登录的某个主业务组织来隔离的。费用报销模块的主业务组织是财务组织。实体组织和虚体组织：实体组织用于发生业务，新建单据。虚体组织不能发生具体业务，只用于做统计口径。实体组织一般在虚体组织下方，虚体组织建立的基础资料，下方的实体组织可见，可用。上游表单：可以关联生成其它表单的表单。上游和下游是相对的，如：A表单可以生成B表单，B表单可以生成C表单，则B既是C的上游表单也是A的下游表单。下游表单：被其它表单关联生成的表单，参考上游表单的释义。反写：是指下游表单的状态或金额变化时，修改上游表单的状态或相关金额。反写包括状态的反写和金额的反写两种情况。如：借款单借了1000元，然后报销了800，则需报销单需反写借款单的可用余额为200元，这就是金额的反写；状态反写一般由工作流完成，如表单提交了工作流，就反写表单的状态为“已提交”，工作流审批通过，就反写表单的状态为“审批通过”。一对多：指一个表单可以关联生成多个下游表单。如：一次借款多次报销，即一个借款单可以关联生成多个下游的报销单。但必须等报销单关闭以后，借款单才能再次生成报销单，不允许借款单下游存在多个动态的报销单，这样报销单之间会相互影响。多对一：指多个表单可以关联生成一个下游表单。目前费用报销模块暂不支持多个借款单生成一个报销单，也不支持多个借款单生成一个付款单。序时簿：指表单列表界面。其中每一行代表一个表单，每一列的数据来源于表单字段。这些表单是按照一定的查询条件查询出来的，用户可以设定和保存查询条件。可用余额：指上游表单剩余的核定金额，只有可用余额大于0的表单才能关联生成下游表单。报销类表单由于是下游表单，没有可用余额的概念。F7对话框：指EAS表单上对某个字段进行输入时所打开的EAS基础资料对话框。基础资料可以是职员、职位、币别、行政组织、财务组织、成本中心等。下推，推式生成：对于上下游可以关联生成的表单，选中上游表单，然后点击【关联生成】按钮，再选择转换规则再点击【确定】。这个操作叫下推或推式生成。上拉，拉式生成：对于上下游可以关联生成的表单，新建下游表单时，弹出一个对话框，列出可以生成这个下游表单的上游表单列表，用户从中选择好上游表单，再确定，新建的下游表单就由选定的上游表单关联生成而来。这个操作叫上拉或拉式生成。GUI：指EAS客户端界面。单独新增：指直接新建表单，不通过上游表单关联生成而来。FIEA030 费用报销模块总图费用报销模块中，与财务相关的表单都有两大业务过程，一个是工作流审批，另一个是财务处理过程。FIEA040 各类业务流程简介 费用报销模块包含借款和报销两大业务流程。7个标准表单一般都是先走一个工作流，工作流审批结束后，与财务集成的表单可以按照参数的设置生成付款单或凭证，从而完成业务财务一体化的流程。 七个标准表单除了有各自的流程外，表单之间也可以按照相互的生成关系来生成下游表单，上下游表单一般都要进行金额的反写。FIEA040010 单独借款流程业务场景使用借款流程的表单有：借款单，出差借款单。单独借款时，借款表单首先要完成一个工作流，然后对审批通过的表单生成付款单或凭证（由相关参数决定）。业务流程FIEA040020单独报销流程业务场景使用报销流程的表单有：费用报销单，差旅费报销单和对外报销单。单独报销时，报销表单首先要完成一个工作流，然后对审批通过的表单生成付款单或凭证（由相关参数决定）。业务流程FIEA040030 借款报销还款流程业务场景借款、报销、还款流程是费用报销模块最典型的流程。一般是借款单与费用报销单联用，出差借款单与差旅费报销单联用。以借款单为例，用户先走单独借款流程，借款以后再在借款单序时簿上关联生成报销单进行报销。借款和报销上下游表单有金额反写关系，以借款单为例，如果与预算集成，借款单扣了预算，报销金额如果没有超过借款金额，报销单是不扣预算的，如果超出了借款金额，超出的部分要补扣预算。如果不想继续报销，借款单又有可用余额的话，需要在借款单序时簿还款。还款实际上是由借款单关联生成一个负数的付款单，付款单付款以后还款操作完成。借款单下推报销单支持一对多，即一个借款单可以生成多张报销单。但是必须等上一个报销单关闭以后，才能再次关联生成新的报销单，不允许多个动态的下游报销单同时存在，因为这样报销单之间的金额会相互影响。借款单还款时，支持全额还款，即不报销就直接全额还款。借款单还款时，必须一次性还完。目前暂不支持多次还款。借款单的不同分录中目前不允许填写重复的费用类型，下推报销单以后，报销单不需要报销的分录可以填0，下游的报销单也可以增加新的分录，新分录的费用类型无论是否与现有的费用类型重复，预算会按照新分录的费用类型和金额做扣除。业务流程FIEA040040 费用申请流程业务场景费用申请流程是一个纯工作流加预算。费用申请单与财务总账不集成，不生成凭证或付款单。所以费用申请单不是一个财务单据。费用申请单一般用于以下几种业务场景：1、在客户没有购买预算模块或不与预算模块集成的情况下（报销的参数CP001设置为否），部分替代预算功能。由某个用户先申请一笔费用，然后全部门的人都在拉式生成时，都可以从这个费用申请单生成报销单，并受费用申请单额度的控制。（报销的参数CP014须设置为“是”）。2、只做费用申请审批和预算扣减，不真正借款，即不发生实际业务。费用申请单提交时会扣除相应费用类型的预算，实际发生借款或报销业务时，再由费用申请单关联生成借款单或报销单。业务流程FIEA040050 出差申请流程 出差申请流程就是一个普通的工作流，不涉及任何财务操作。工作流可以根据业务需要进行配置。FIEA050 应用准备FIEA050010 基础资料 业务类别 费用类型费用报销模块有两个基础资料，分别是业务类别和费用类型，它们是一个性质的基础资料。业务类别是费用类型的上级。业务类别与费用类型只有两层关系，不支持更多层次的设定。一个业务类别可以包含多个费用类型。【用途与目的】业务类别和费用类型是费用报销模块与总账集成的基础，它们都能与科目进行映射，用户填写表单时根据具体费用用途选择好业务类别和费用类型，表单生成凭证时，通过这种映射关系把各项费用生成到对应的凭证科目上。一般情况在做科目映射时，费用类型对应着最明细的科目，业务类别对应比费用类型高一层的科目。费用类型也是费用报销模块与预算模块集成的基础，费用类型可以与预算项目进行映射，用户填写表单时，根据具体费用用途选择好费用类型，系统会根据这种映射关系来扣除对应的预算项目下预算值。 业务类别与费用类型的数据隔离是按照财务组织进行隔离的，上级财务组织建立的业务类别和费用类型，下级财务组织可见，可用。 1 建议只对费用类型-预算项目进行映射设置，不建议业务类别参与预算项目映射设置。业务类别比较粗，达不到预算控制的效果。 2 当预算项目编码与费用类型编码一致时，不需要做映射处理。【操作路径】在金蝶EAS客户端主界面，选择协同平台-费用管理-基础数据设置，下面有费用类型和业务类别两个基础资料。【使用时机】 业务类别和费用类型由管理员设置好以后，普通用户在费用报销模块的7个标准表单中的相关字段都可以直接通过F7对话框选取。【栏位说明】业务类别名称必填数据来源业务含义控制规则财务组织是系统计算基础资料的控制和应用范围编码是手填业务类别的编码编码不允许在当前财务组织范围内重复名称是手填业务类别的名称简称否状态是只有“启用”状态的业务类别才能在表单的业务类别F7字段中显示描述否系统预设费用类型名称必填数据来源业务含义控制规则类型编码是手填费用类型的编码编码不允许在当前财务组织范围内重复类型名称是手填费用类型的名称业务类别是类型简称否启用/禁用是只有“启用”状态的费用类型才能在表单的费用类型F7字段中显示备注否系统预设 在虚体财务组织下建立的业务类别，在登录下级的实体财务组织时，这个业务类别是可见的。但不能在这个业务类别下建立费用类型。所以对于虚体财务组织，业务类别、费用类型及与科目的映射关系要同时建立。【操作说明】在金蝶EAS客户端主界面，选择协同平台-费用管理-基础数据设置-业务类别管理进入“业务类别”主界面，如图所示：业务类别的操作包括新增、查看、修改、删除、刷新、查询、打印、启用/禁用、科目映射等操作。在业务类别序时簿界面，点击【科目映射】时，会先弹出一个业务类别科目映射序时簿，在这个序时簿中列出了已经映射好的业务类别。点击【新增】会弹出“业务类别科目映射维护”对话框。从财务角度看，一般只映射借方科目即可，系统只允许一个业务类别映射一个科目。由于生成凭证时，是用现金付款还是用银行转账付款是无法预计的，所以贷方科目是在生成凭证以后手工进行填写的。所以一般不需要对贷方科目进行映射。在金蝶EAS客户端主界面，选择协同平台-费用管理-基础数据设置-费用类型管理进入“费用类型”主界面，如图所示：费用类型的操作包括新增、查看、修改、删除、刷新、查询、打印、科目映射、核算项目映射等操作。在费用类型序时簿界面，点击【科目映射】时，会先弹出一个费用类型科目映射序时簿，在这个序时簿中列出了已经映射好的费用类型。点击【新增】会弹出“费用类型科目映射维护”对话框。从财务角度看，一般只映射借方科目即可，系统只允许一个费用类型映射一个科目。核算项目一般在生成凭证时作为辅助账使用。费用类型与核算项目的映射不是必须的。费用类型与核算项目的映射操作与费用类型、科目的映射类似，见下图：费用类型与核算项目进行映射时，只支持最多4个自定义核算项目的映射，暂不支持核算项目的映射。自定义核算项目来源于EAS 基础数据管理-辅助资料-自定义核算项目中的定义。业务类别和费用类型的建立以及与科目映射的映射设置，三者必须是在同一个财务组织下进行的，这个财务组织可能是实体也可能是虚体。虚体财务组织建立的业务类别、费用类型和映射关系，在下级的实体财务组织下可见，可用。下级的实体财务组织仍然可以建立自己的业务类别、费用类型和映射关系。用户登录了某个实体财务组织，业务类别和费用类型基础资料及科目映射关系就取自登录的财务组织，如果登录的财务组织未设定这两个基础资料，就继续找上级的财务组织中的业务类别、费用类型、映射关系，这样一层层往上找，直到找到一个可用的业务类别、费用类型基础资料。FIEA050020 系统参数【操作路径】在金蝶EAS客户端主界面，选择系统平台-系统配置-参数设置-协同平台-费用报销。【使用时机】在费用报销系统初始化时，参数都有默认值，可以根据需要进行修改。在使用过程中，系统会根据这些参数进行相应的控制和处理。【栏位说明】费用报销共有13项系统参数，详细说明如下：1. 参与预算控制（CP001）l 参数值=是，表示表单参与预算控制，根据工作流的配置在表单提交时或某个审批环节结束时扣减预算。扣减预算时，按照表单分录中的每个费用类型对应的预算项目进行扣减。如果超出预算，表单会根据预算控制策略来决定是否允许继续提交。费用报销模块中只有费用申请单、借款单、出差借款单、费用报销单、差旅费报销单和对外报销单6个表单能够进行预算控制。其中对外报销单是按照费用类型、支付部门（成本中心）和销售终端3个维度进行预算控制的，其它5个表单是按照费用类型、支付部门（成本中心）两个维度进行预算控制的。预算方案必须预先配置好，CP001参数设置为“是”时，预算控制才能生效。l 参数值=否，表示不参与预算控制。费用报销模块与预算无关。2. 与总账集成（CP002）l 参数值=是，表示费用报销模块中的借款单、出差借款单、费用报销单、差旅费报销单和对外报销单能够在审批通过后生成凭证。l 参数值=否，表示不与EAS财务总账进行集成。不推荐这样设置，这样费用报销模块就成了一个纯工作流了，建议使用EAS协同的“流程管理”模块来实现。当CP002为“否”，而CP001为“是”时，仍然可以进行预算控制。3. 与出纳集成（CP008）l 参数值=是，表示费用报销模块中的借款单、出差借款单、费用报销单和差旅费报销单在付款时，不是直接生成凭证，而是要生成出纳中的付款单进行付款。使这个参数生效，CP002参数必须设置为“是”。l 参数值=否，表示借款单、出差借款单、费用报销单和差旅费报销单在付款时，直接生成凭证（CP002须为“是”），不用生成付款单付款。4. 单据提交后即扣减预算（CP009）l 参数值=是，这个参数生效，CP001必须设置为“是”。表示表单第一次提交时就进行预算扣减。工作流的配置需要与这个参数配合，在“提交”节点后要配置“预算扣减”节点。l 参数值=否，表示表单第一次提交后不扣减预算，而是在某个审批节点后再扣减预算。工作流配置也需要与之配合，把“预算扣减”节点配置到某个审批节点后面。5. 显示预算余额提醒（CP010）l 参数值=是，参与预算控制的表单（费用申请单、借款单、出差借款单、费用报销单和差旅费报销单）在GUI表单上选中了某条分录时，在分录上方显示对应的预算项目余额。在web表单上，显示预算余额提醒目前还不支持。l 参数值=否，表示在GUI参与预算控制的表单分录上方不显示对应的预算项目余额。6. 借款余额提醒（CP011）l 参数值=是，表示是否显示预算余额提醒。这个参数要与CP012和CP013配合使用。本质上就是显示某个科目的余额，这个科目的编码在CP012设置，科目的通俗名称在CP013进行设置。显示时也是在借款单和出差借款单GUI表单的分录上方进行显示。l 参数值=否，表示不显示借款余额提醒。7. 借款余额提醒对应的科目编码（CP012）l 默认值=1134，这个参数表示借款余额对应的科目编码。只有CP011为“是”时，这里的设置才有效。8. 借款余额提醒的名称（CP013）l 默认值=备用金，这个参数表示借款余额提醒对应的科目的通俗名称。只有CP011为“是”时，这里的设置才有效。9. 拉式生成只控制到部门（CP014）l 参数值=是，表示在EAS客户端进行报销单或差旅费报销单的拉式生成时，不但在拉式生成对话框中显示当前用户未报销完的借款或费用申请表单也同时显示当前用户所在部门（行政组织）的未报销完的相关表单。这个所在部门对应于表单中的“申请部门”字段，可以是当前用户所属的部门，也可以是上级部门以及上上级部门。l 参数值=否，表示在EAS客户端进行报销单或差旅费报销单的拉式生成时，仅在拉式生成对话框中显示当前用户未报销完的借款或费用申请表单。10. 单据新建时，默认填写“核定金额”字段（CP016）l 参数值=是，表示申请人在新建表单时，填写 “申请金额”字段后，系统自动也把“核定金额”字段填好（两者的金额相等）。l 参数值=否，表示申请人在新建表单时，填写“申请金额”字段后， “核定金额”字段保持空白。11. 新建费用申请单或借款单时，默认勾中“可超额报销”复选框（CP017）l 参数值=是，用户在新建费用申请单、借款单或出差借款单时，系统默认勾中“可超额报销”复选框。l 参数值=否，用户在新建费用申请单、借款单或出差借款单时，系统保持“可超额报销”复选框为不勾中状态。12. 根据业务组织范围设定控制支付公司字段的选择范围（CP019）l 参数值=是，用户在表单中选择“费用支付公司”（财务组织）时，对话框中的公司列表按照当前用户被授权的业务组织范围（财务组织范围）来显示，而不是全部的公司。用户业务组织范围的设定在EAS客户端主界面，选择系统平台-安全管理-权限管理-用户管理打开用户管理序时簿，选择某个用户点击【组织范围维护】按钮，打开“组织范围维护”对话框，再点击【增加组织】按钮，为用户增加业务组织。对于费用报销的“费用支付公司”字段，设置用户业务组织范围时要选择“财务组织”。 财务组织的业务组织范围设定好以后，在费用报销的表单中，强制先填写有范围限制的费用支付公司，再填写费用支付部门。此外，行政组织范围也可以设定，系统会根据当前用户范围的交集来显示表单的“申请部门”可选范围。l 参数值=否，表示用户在表单中选择“费用支付公司”（财务组织）时，对话框中的公司列表显示全部公司。13. 流程提交时，判断是否超预算（CP020）参数值=是，与预算相关的表单（费用申请单、借款单、出差借款单、费用报销单、差旅费报销单、对外报销单）新建并提交时，对于是否有费用类型超出了预算会给出提示。这个参数只控制是否对超出预算的情况进行提示，不扣除预算，也不阻止超预算表单的提交。l 参数值=否，表示对表单提交时超预算的情况不进行提示。14. 其它参数当“借款余额提醒”（CP011）参数值为“是”时，需要以某个维度来计算借款余额，这个其它参数就是配置维度用的。这些维度可以是行政组织、成本中心、职员、行政组织+职员、成本中心+职员。行政组织和成本中心不能同时选择。维度选择好以后，费用报销借款单、出差借款单中的借款余额提醒和备用金余额查询报表都会按照这个维度进行计算。FIEA060 初始化费用报销模块的初始化包括以下几个方面：1、EAS组织架构的建立，包括控制单元（CU）、行政组织、财务组织、成本中心等；2、EAS用户和职员的建立，包括建立用户组，为每个职员分配职位等；3、基础财务数据初始化，如科目表和科目的建立；4、对用户进行费用报销模块的权限分配。在系统平台-安全管理-权限管理-用户管理打开用户管理序时簿，选择某个用户点击【权限分配】按钮，在打开的“权限分配”对话框中根据实际业务的需要进行授权；5、工作流配置。根据业务需要进行工作流配置。费用报销系统带有默认的工作流，可以直接在上面增加或减少节点（先导出备份），不建议从空白开始新建流程；6、单据转换规则（BOTP）配置。费用报销模块带有默认的BOTP规则，可以根据需要做微调（先导出备份），不建议从空白开始新建BOTP规则。此外还需要根据费用报销的参数或业务需要来启用或禁用某些BOTP规则。如果费用报销参数CP008为“否”，则需要禁用生成付款单的BOTP规则；7、费用报销各个表单打印模版的建立，费用报销系统带有默认的打印模版；8、费用报销各个表单编码规则的设定；9、费用报销参数配置。根据业务需要修改默认的各项费用报销参数；10、业务类别和费用类型的建立，进行科目映射和核算项目映射（非必须）；11、如果需要进行预算控制，则预算模块需要进行初始化和配置好预算方案FIEA070 日常操作FIEA070010 主界面费用报销模块在web上和EAS客户端分别有主页面。Web主页面中列出了7个标准表单，并且每个表单下都按照草稿、审批中和已完成进行了分类。Web主页面右上方是查询区域，右下方是表单序时簿列表。Web主页面Web主界面各个表单的分类是按照工作流和财务处理状态来分类的。见下表：表单表单分类工作流状态财务处理状态费用申请单出差申请单草稿暂存、已废弃、审核未通过审批中已提交、审核中、审核通过已完成已关闭借款单出差借款单草稿暂存、已废弃、审核未通过审批中已提交、审核中、审核通过已完成已生成凭证、已付款、已关闭费用报销单差旅费报销单草稿暂存、已废弃、审核未通过审批中已提交、审核中、审核通过已完成已生成凭证、已付款、已关闭对外报销单草稿暂存、已废弃、审核未通过审批中已提交、审核中、审核通过已完成已生成付款单、已生成收款单、已付款、已收款、已关闭EAS客户端主界面 费用报销EAS客户端主界面与web主界面不同，对外报销单只在web上实现，未在GUI实现。物品采购报销单未在web实现，而且物品采购报销单不是费用报销模块的标准表单。FIEA070020 工作流待办页面费用报销模块的表单都要进行工作流的提交和审批。审批时，审批人需要在web的流程中心页面或EAS客户端的消息中心页面看到相关的待办，然后通过待办消息打开表单进行工作流处理。选择好待办消息以后点击【处理】按钮即可。Web流程中心页面EAS客户端消息中心页面FIEA070030 费用申请费用申请单概述费用申请单用于进行费用申请工作流审批和预算控制。费用申请单不是一个财务表单，所以工作流审批通过以后不能生成付款单或凭证。费用申请单工作流审批通过以后可以关联生成借款单或报销单。费用申请单web序时簿 费用申请单GUI序时簿1. 费用申请单主要功能l 进行费用申请工作流审批和预算扣减（费用报销参数CP001须为“是”），但不真正借款；l 部分替代预算控制功能，部门内部人员可以在EAS客户端费用报销单序时簿由同一个费用申请单拉式生成报销单（此时费用申请单应该不允许超额报销）； 2. 费用申请单的业务流程l 费用申请单可以手工在web上或EAS客户端进行新建；l 费用申请单可以在web上或EAS客户端进行工作流审批；l 费用申请单关联生成借款单或报销单；l 费用申请单在EAS客户端候进行手工关闭；费用申请单新建【用途与目的】 用户需要进行费用申请时，需在web上或EAS客户端进行新建费用申请单操作。【操作路径】Web：EAS portal-协同平台-费用报销-费用申请单-新建GUI：协同平台-费用管理-费用申请单-费用申请单新增【使用时机】 用户新建费用申请单时使用。【栏位说明】 名称必填业务含义控制规则单据编号否表单编号可以手填也可以由配置好的编码规则生成主题是用于简单描述表单信息不能为空申请人公司是单据的主业务组织，不能修改（因为与当前登录的财务组织相关）默认值为当前登录的财务组织申请人部门是申请人的行政部门所有委托当前登录的财务组织记账的行政组织（即，部门）申请人是申请人的职员名称所有委托当前登录财务组织记账的行政组织中的职员（即，部门内的职员）职位是申请人对应的主职位申请日期是新建表单的当前日期不能为空联系电话否费用支付部门是实体成本中心不能为空根据CP019可能为集团内所有的实体成本中心或制单人业务组织范围内的成本中心费用支付公司是实体财务组织不能为空根据CP019可能为集团内所有的实体财务组织或制单人业务组织范围内的财务组织成本对象否EAS基础资料币别是EAS基础资料不能为空支付方式是紧急程度是业务类别是费用报销基础资料可超额报销是如果不允许超额报销，则下游报销单的报销额不能超出费用申请单的核定金额已用金额否借款单已经报销的金额系统自动计算可用余额否借款单还可以报销的金额系统自动计算申请总额否借款单各个分录申请金额之和系统自动计算核定总额否借款单各个分录核定金额之和系统自动计算事由否备注否审核人工作流各个环节的审批人，注意审批时不一定会修改表单系统自动计算审核日期对应于审核人的审核日期系统自动计算修改人表单的最后修改人，一般情况下审批人不修改表单，除了“核定金额”环节系统自动计算修改日期表单最后的修改日期系统自动计算制单人新建表单的人，制单人是EAS用户，不是职员系统自动计算制单日期新建表单的日期系统自动计算表体-明细行（分录）名称必填数据来源业务含义控制规则费用类型是费用报销基础资料与预算集成时，根据不同的费用类型进行预算控制申请原因是手填金额是手填核定金额是手填系统根据金额与核定金额的差值，会返还相应费用类型下的预算备注否手填可用余额系统自动计算费用申请单生成报销单以后，费用申请单分录会出现“可用余额”字段，表示此行分录还有多少金额可以报销。费用申请单不能超额报销时，下推报销单以后，各个分录可以超额报销，但总体额度不能超额。【操作说明】1. 操作前提l 表单的新增权限已经设置；l 基础资料已经设置完成；l 用户登录了实体财务组织；2. 影响单据操作的单据选项无3. 操作步骤手工新增模式在Web上登录portal，选择菜单协同平台-费用报销-费用申请单-新建，系统即打开一个空白的费用申请单。在EAS客户端登录以后，选择菜单协同平台-费用管理-费用申请单-费用申请单新增。关联生成模式推式生成在EAS客户端打开出差申请单序时簿，选择一个“审批通过”状态的出差申请单，再点击【关联生成】按钮，从中选择生成费用申请单的转换规则，确定以后系统会打开一个费用申请单GUI单据。 从出差申请单推式生成费用申请单时，相关的BOTP转换规则必须在相应的财务组织下启用。4. 系统业务规则 费用申请单新建并提交时，系统会校验必填字段并检查预算（与预算联用时）。提交后，费用申请单变为“已提交”状态，此时的费用申请单可以由制单人继续修改，如果审批人打开过费用申请单，则表单不能再修改。费用申请单在核定金额时，往往核定金额会小于等于申请金额。如果CP001（与预算集成）为“是”，系统会根据两个金额的差值返还相应费用类型上的预算。在“已提交”状态下修改表单时，如果费用报销参数CP001（与预算集成）为“是”，则先全部返还预算，再根据修改后的费用类型和金额重新扣除预算。费用申请单修改日期【用途与目的】 修改日期用于修改表单的“申请日期”字段。如果一张费用申请单，在某一个会计期间内开始审批过程，但直到此会计期间已经完成，此单据审批过程尚未完成。这时，总账对此会计期间已经结账了。而到了下一个会计期间继续审批时，特别是核定金额填写时，将无法进行下去，系统会提示当期已结账，不允许提交。【操作路径】修改日期操作是一个财务功能，所以只在EAS客户端提供操作。GUI：协同平台-费用管理-费用申请单-费用申请单查询-选中并打开某个费用申请单-菜单编辑修改日期，或者使用用快捷键ctrl+shift+U【使用时机】 费用申请单申请日期所在的会计期间已经结账，需要修改某个费用申请单的申请日期。【操作说明】1. 操作前提l 表单的修改日期权限已经设置；l 用户登录了实体财务组织；2. 影响单据操作的单据选项无3. 操作步骤在EAS客户端费用申请单序时簿选中某个费用申请单，打开以后选择菜单菜单编辑修改日期。在弹出的对话框中选择好日期，并决定是否返还原来期间的预算。返还预算时，是按原日期的期间进行返还，再按新日期的期间进行扣减。如果扣减不成功，则修改日期失败。 是否需要返还预算，由用户自己判断。如果此时尚未扣减过预算，建议不要勾选，否则预算会多出来。4. 系统业务规则 费用申请单修改日期时，新日期必须在旧日期之后。费用申请单关闭【用途与目的】费用申请单关闭表明费用申请单的业务全部结束，费用申请单不再生成下游表单。关闭环节就是一种业务真正结束的确认。【操作路径】GUI：协同平台-费用管理-费用申请单-费用申请单查询-关闭【使用时机】 用户确认费用申请单可以关闭时使用。【操作说明】1. 操作前提l 表单的关闭权限已经设置；l 费用申请单下游的报销单全部关闭；2. 影响单据操作的单据选项无3. 操作步骤 用户在EAS客户端费用申请单序时簿选中需关闭的费用申请单并点击“关闭”按钮，费用申请单是否关闭成功会有相应的提示。4. 系统业务规则 费用申请单关闭时首先检查是否符合关闭的条件，如果符合则关闭，如果不符合则给出相应的提示。如果费用报销参数CP001（与预算集成）为“是”，则费用申请单关闭时，系统会根据费用申请单各个分录的可用余额来返还预算。 在某些情况下，费用申请单在关联生成借款单或报销单后会自动关闭。这种现象是正常的。费用申请单的其它操作【用途与目的】 费用申请单其它操作包括两大类，一类是在序时簿上（Web和EAS客户端），另一类是在表单上（Web和EAS客户端）。与财务相关的功能只能在EAS客户端上操作，web上不提供财务功能。【操作路径】Web：EAS portal-协同平台-费用报销-费用申请单-web序时簿相关操作，web费用申请单相关操作；GUI：协同平台-费用管理-费用申请单-费用申请单查询-GUI序时簿相关操作，GUI费用申请单相关操作，【使用时机】 在序时簿中选择某个表单，根据当前用户被授予的权限和表单的状态，有些按钮是可用的，有些按钮是灰显的。在表单打开时，根据当前用户的权限和表单的编辑或查看状态，有些按钮是可用的，有些按钮是灰显的。【操作说明】序时簿操作按钮操作按钮工作流相关财务相关功能说明WebGUI修改修改对选中的一个表单打开并进行修改，“已提交”状态的表单在审批人未打开表单前是可以修改的查看查看对选中的一个表单打开查看删除删除对选中的一个或多个表单进行删除，只有“草稿”和“废弃”状态的表单可以删除刷新刷新刷新当前序时簿查询打开查询对话框对表单进行条件查询附件管理打开附件管理对话框，对附件进行相关操作打印预览打开打印预览窗口打印对选中的一个表单打开打印预览窗口关联生成关联生成对选中的一个表单进行关联生成操作，打开“关联生成”对话框选择要生成的下游表单复制并新增复制新增表单上查上查对选中的表单打开一个窗口，显示其上游表单列表下查下查对选中的表单打开一个窗口，显示其下游表单列表提交批量提交是对选中的一个或多个“草稿”状态的表单进行提交操作，一次最多选中5个表单进行批量提交反审核反审核是对选中的一个表单进行反审核，反审核后表单回到“已提交”状态废弃废弃是对选中的一个表单进行废弃查看预算是打开“查看预算”窗口查看相关预算审批意见审批结果查看是打开“审批意见”窗口显示选中的某个表单的工作流审批意见（表单必须经过第一次提交后，这个功能才可用）流程图流程图是打开“流程图”窗口显示选中的某个表单的流程图（表单必须经过第一次提交后，这个功能才可用）关闭是对选中的一个表单进行关闭操作表单操作按钮操作按钮工作流相关财务相关功能说明WebGUI保存保存对当前表单进行保存提交提交是对当前表单进行提交复制对当前表单进行复制新增附件管理附件管理打开附件管理对话框进行附件相关操作打印打开打印模版选择对话框，选择好打印模版后进行打印上查上查打开一个窗口，显示其上游表单列表下查下查打开一个窗口，显示其下游表单列表关联生成打开“关联生成”对话框选择要生成的下游表单流程图流程图是打开“流程图”窗口显示选中的某个表单的流程图（表单必须经过第一次提交后，这个功能才可用）查看预算查看预算打开“查看预算”窗口查看相关预算下一步处理人下一步处理人是打开对话框显示当前工作流步骤的后续步骤，用户可以选择后续的步骤和处理人审批意见审批结果查看是打开“审批意见”窗口显示选中的某个表单的工作流审批意见（表单必须经过第一次提交后，这个功能才可用）FIEA070040 借款借款单和出差借款单概述借款单和出差借款单用于借款，是一个业务、财务集成的表单。它的业务流程包含工作流审批和财务处理两个过程。借款单新建后首先进行一个工作流审批过程，审批通过以后进行财务过程，借款单可以直接生成凭证（费用报销参数CP002为“是”）或生成付款单（费用报销参数CP002和CP008同时为“是”），凭证提交或付款单付款后借款单变为“已付款”状态。借款单变为“已付款”状态，说明借款动作完成，钱已经付出。后面就可以进行报销或还款了。借款单和出差借款单除了表单界面有所不同，业务处理过程完全一样。所以下面都是以借款单为例。借款单的下游表单对应的是费用报销单，出差借款单的下游表单对应的是差旅费报销单。借款单web序时簿 借款单GUI序时簿 出差借款单web序时簿 出差借款单GUI序时簿1. 借款单的主要功能l 进行借款工作流审批；l 对借款单中的相关费用类型做预算扣减（费用报销参数CP001须为“是”）；l 借款单审批通过后生成凭证或付款单，实现与总账或出纳的集成；l 借款单借款后进行报销或还款操作； 2. 借款单的业务流程l 借款单可以手工在web上或EAS客户端进行新建；l 借款单单可以在web上或EAS客户端进行工作流审批；l 借