老板别让会议“毁”了你.doc

老板别让会议“毁”了你 会议重生于企业与老板的角角落落我们用“文山会海”去形容一些老板的工作毫不为过因为这些使许多企业的老板忙得不可开交即使自己不主观的去做可又不得不疲于应付这些开不完的会、批不完的文件会议作为企业老板或管理者实施领导的一种工具是他们履行责任的手段也是企业组织管理的活动方式不论规模大小、规格高低、议题轻重、时间长短只要必须就有它出现和存在的价值调查发现全世界每天至少有5000万个事务性会议而美国以每日1000万个会议名列榜首日本企业高级管理人员每天花在会议上的时间约占40%俄罗斯的高级管理人员每天花在会议上的时间一般也占30%40%并且每年人们开会的次数仍然在缓慢而稳定地增加虽然会议在人们社会生活中的大分量和大比重已经成为一个不争的事实但是许多企业的老板或企业的各个管理层却把会议当作一把能够打开任何问题之门的“万能钥匙”动不动就开会决定！不管这些需要决定或决策的事情是大事还是小事总是用会议来解决问题给老板或管理者自己不仅带来了没完没了的时间成本的巨大支出或是浪费因开会而感觉心力交瘁而且也给下属形成这种“开会假象”的工作风格也使他们陷入到了开会的怪圈当中开会的常见原因一般有以下几种：资讯传达与监督员工；达成决议与解决问题；开发新的创意；激励团队成员的士气；巩固领导的地位在工作中人们会发现只要有3个人以上有议程就可以开会在任何一家企业的经营管理过程中开会是司空见惯的事情可是大多数的人却是一听到开会这个词就会皱眉摇头那么为什么大家会有这样的反应呢开会即是为了解决问题提高效率在大多数企业中人们的会议往往是讨论了半天要么不着边际要么形成的决议严重地脱离实际无法实施很多会议不是拖得太长就是缺乏效率开会时有一半以上的时间是在无聊的会谈中白白浪费掉的糟糕的会前准备、不当的议程安排及与会者对议事规则的无知往往使许多企业平均每年要损失30个工作日及240个工作时看到这个结果你一定能够理解自己和同事为什么不能把“开会”当一回事了对这种纯粹浪费时间的会议不感冒了许多老板或企业管理者召开会议的低效率主要表现在以下几个方面：没有目的性形成多中心会议；开会只是为了走形式；主持人会前没准备而且缺乏引导控制会议的能力；参加会议的人们缺乏时间观念不准时参加；重复内容发言众多陪会者重复表态；对于许多问题反复研究却不能形成决议；汇报不得要领像流水账任何一个会议的召开都要耗费时间和人力开会的成本实际是很高的如果我们将所召开的每一次会议都计算成本并由召集单位支付报酬和赔偿的话会议次数可能会大大减少由此看来即使老板不得已开会也要尽量减少开会人数压缩会议时间为了高效率工作我们应禁止开一些开与不开一个样的会议只有出现以下几种情况才可以考虑开会：按常规步骤来不及决定的事情；必须依靠集思广益才能解决的问题；需要做出决定的事；发生重大变革和实行新方法时；会议对参加者具有训练价值和激励作用或容易在会议上接受的决定所以老板们应更多的将开会时间进行合理必要的安排使会议不致于陷入泥沼我的观点不是认为企业老板或是经营管理者不要去开会而是如何能够将每一次的会开得有成果高效率最低限度降低开会成本的浪费而老板对于低效率和不能在会上解决问题的行为不文过饰非勇于承担相应责任并且积极去寻找解决老板自身与提高工作效率和会议效果的方法那么在处理好这些关系后老板自身就会得到一种崭新的自由与轻松而又不会使决策失灵、工作失控和会议无果因此企业老板不妨从以下几方面注意会议从而将企业与自身从会议的泥沼中来个“牛不扬鞭自奋蹄”！1、开会风格忌千篇一律许多老板与管理者开会每次都是正月里吃饺子先吃皮后吃馅老一套没有新意与亮点不仅使与会的听者提不起兴趣拿不出好主意而且也使会议召集人越来越没精神老板应该明白无论你怎样工作都是一天如何高效率运用好一天时间控制好时间很关键只要不影响你的工作老板就必须让自己一次做多项事情有一心多用的能力可以一边寻找下次会议所需要的资料一边听秘书的口头报告也不会延误到任何一项工作全力以赴做更多的事情在最大限度内利用你的时间善于利用时间的人都会善用这部分可控制时间他们清楚自己只有有限的时间因此他们要在最大限度内加以利用一旦处于可控制时间阶段就立即列出要做的事项表分出主次和轻重缓急着手进行最重要的工作继续不断地持续直到完成为止老板应知道怎样处理日常工作召开正常的有必要的会议同时每次都以新的能够引起与会者足以重视的话题来讨论解决需要开会的问题就算较困难的会议你也是一次又一次地以不同方式去做2、合理利用会议的黄金时间一天当中工作效率最高的时间是在上午11点到下午1点之间其余时间会稍微有所下降所以老板在必须要开会时最好将时间安排在这个时间段内因为这是一天当中的黄金时间并且还要合理的利用会议中的黄金时间根据你的指示要求秘书制作出你的工作效率程度表一天之中何时电话铃会响个不停何时会议次数最多何时最忙这些情况将告诉你人们在什么时候精力达到最旺盛然后尽可能挖掘这种精力把重要的约会和会议安排在上午11点左右你便能与处在最佳状况的人们打交道而且可以获得最高效率若周一大清早就召开重要会议人们也许还在想着周末或昨天晚上的事难以进入会议的主题如果会议是在下午5点召开你更会发现许多同事精神不济会议的实效也会减少因此在处理重要事件开重要会议时一定要懂得掌握黄金时间3、值得去解决的重大问题才开会决策一般来讲企业老板开会在解决问题时一共有四类重要的问题才会去开会第一类是真正的普遍性问题老板在开会中遇到的问题多数可以归入此类这些问题常常通过诸多的表面事件表现出来但如果只是去处理这些表面事件不去追究问题的根源不仅问题得不到根治而且还将耗费大量的时间和金钱要解决普遍性问题管理者首先要制定规则然后可根据实际情况来调整规则从而达到解决问题的目的第二类问题对当事者来说可能是独一无二的但是已经在很多企业中发生过也具有普遍性比如并购这就要借助别人的经验来解决.第三类是真正独一无二的问题这类问题必须个别处理但是这类问题少之又少最后一类问题隐藏着新的普遍情况这类问题需要建立新的规则来解决千万不要把它们当成没有普遍性的意外事件4、不要将自己锁定为“电话先生或开会先生”许多老板喜欢老呆在那张舒适的办公桌在办公室发号施令或者喜欢“煲电话粥”指手画脚的举行电话会议不论老板开什么样的会什么样的决定时间久了只通过听取汇报的听一面之言、开会或电话来做出决定而不去亲自了解很容易使决策出现偏差形成开会先生或电话先生而一位善于利用会议的高效能人士他不会总依赖他舒适的办公桌而是经常走出来、走出去进行调查研究和实地观察去开现场会解决问题而老板也可以专门设计一个你在公司里常需要与之联系的电话簿打个简短的电话交代清楚事情就没有必要走到那个人的办公桌旁做事讲求方法特别是面对一大堆的文件资料时建立方法你才能节约时间和精力每年一次全体员工参加的鉴定员工工作能力的会议是一年中最重要的会议在这种会议上高效能人士必须给员工的工作打分数并为明年制定奋斗目标及具体目的让员工们知道你期待他们什么同样也就等于告知他们你是个头脑精明的高效能人士花费时间开会去评价别人但对于长处与短处都要做出合理的评价有效地利用时间就是要评价你周围人的能力因为老板要扮演的是一位指挥者的角色高度注意别人的才华与技能你才能人尽其才节约时间5、会议决议的执行比开会本身更重要老板一开始就考虑在开会时“什么样的决策才会被接受”对决策者毫无益处因为在考虑这一问题的过程中决策者往往会丢掉重点根本无法做出有效的决策正确的做法是先判断出正确的决策然后再采取折中的办法让大家接受决策但事实验证出会议决策虽然做出来了也非常正确但如果不使企业的一个层级一个层级的去实施执行那么决策不过是美好的愿望而已在这个步骤中管理者要确保任务执行者能够胜任工作如有必要还必须调整对执行者的考核方法、任务完成的衡量标准以及激励机制将决策告知相关人员也很重要否则很可能产生严重后果对照实际执行情况检验决策的正确性和有效性决策者需要报告和数据等系统化的反馈信息但是信息总是抽象的并不准确反映具体现实因此他们的反馈信息若不以亲眼所见的实际情况为核心他们若不经常走出去看看就容易落入教条主义的桎梏中6、任由你控制会议而非会议控制你老板被各种各样的工作或会议束缚在办公桌或会议桌旁老板毕竟不是万能的“如来佛祖”有进他也会担心这些工作将如何去完成而此时老板往往就会被会议所控制为了扭转局面老板必须要做到由你来控制会议而不是让会议控制你些项更值得开会去研讨因为不可以有每件事都去开会开会又非常花费时间；次要的会议可以分派出去或者暂延每天最好是同一时间向助理或秘书分派一次工作让他们帮忙你理清些是值得和必须去老板你自己控制的会议以减轻你的工作负担久而久之他们也就习惯在每一天的同一时间等你分派工作给他们同时这样也可使老板自己能够事先深入了解会议程序预测到会议所要达到的效果与出现的结果从而可以控制会议自如收放自如一个善于利用有效会议时间的人会选择最重要的会议合理去做以求高绩效的去完成没有必要让这些老板自己必须参与或处理的会议在你的办公桌上推来推去犹豫不决当你驾驭了自己的工作时也就会驾驭会议就会更加担起这种负责因为你不再被迫做任何事而是做你想要做的、选择你所要做的事情 会议重生于企业与老板的角角落落我们用“文山会海”去形容一些老板的工作毫不为过因为这些使许多企业的老板忙得不可开交即使自己不主观的去做可又不得不疲于应付这些开不完的会、批不完的文件会议作为企业老板或管理者实施领导的一种工具是他们履行责任的手段也是企业组织管理的活动方式不论规模大小、规格高低、议题轻重、时间长短只要必须就有它出现和存在的价值调查发现全世界每天至少有5000万个事务性会议而美国以每日1000万个会议名列榜首日本企业高级管理人员每天花在会议上的时间约占40%俄罗斯的高级管理人员每天花在会议上的时间一般也占30%40%并且每年人们开会的次数仍然在缓慢而稳定地增加虽然会议在人们社会生活中的大分量和大比重已经成为一个不争的事实但是许多企业的老板或企业的各个管理层却把会议当作一把能够打开任何问题之门的“万能钥匙”动不动就开会决定！不管这些需要决定或决策的事情是大事还是小事总是用会议来解决问题给老板或管理者自己不仅带来了没完没了的时间成本的巨大支出或是浪费因开会而感觉心力交瘁而且也给下属形成这种“开会假象”的工作风格也使他们陷入到了开会的怪圈当中开会的常见原因一般有以下几种：资讯传达与监督员工；达成决议与解决问题；开发新的创意；激励团队成员的士气；巩固领导的地位在工作中人们会发现只要有3个人以上有议程就可以开会在任何一家企业的经营管理过程中开会是司空见惯的事情可是大多数的人却是一听到开会这个词就会皱眉摇头那么为什么大家会有这样的反应呢开会即是为了解决问题提高效率在大多数企业中人们的会议往往是讨论了半天要么不着边际要么形成的决议严重地脱离实际无法实施很多会议不是拖得太长就是缺乏效率开会时有一半以上的时间是在无聊的会谈中白白浪费掉的糟糕的会前准备、不当的议程安排及与会者对议事规则的无知往往使许多企业平均每年要损失30个工作日及240个工作时看到这个结果你一定能够理解自己和同事为什么不能把“开会”当一回事了对这种纯粹浪费时间的会议不感冒了许多老板或企业管理者召开会议的低效率主要表现在以下几个方面：没有目的性形成多中心会议；开会只是为了走形式；主持人会前没准备而且缺乏引导控制会议的能力；参加会议的人们缺乏时间观念不准时参加；重复内容发言众多陪会者重复表态；对于许多问题反复研究却不能形成决议；汇报不得要领像流水账任何一个会议的召开都要耗费时间和人力开会的成本实际是很高的如果我们将所召开的每一次会议都计算成本并由召集单位支付报酬和赔偿的话会议次数可能会大大减少由此看来即使老板不得已开会也要尽量减少开会人数压缩会议时间为了高效率工作我们应禁止开一些开与不开一个样的会议只有出现以下几种情况才可以考虑开会：按常规步骤来不及决定的事情；必须依靠集思广益才能解决的问题；需要做出决定的事；发生重大变革和实行新方法时；会议对参加者具有训练价值和激励作用或容易在会议上接受的决定所以老板们应更多的将开会时间进行合理必要的安排使会议不致于陷入泥沼我的观点不是认为企业老板或是经营管理者不要去开会而是如何能够将每一次的会开得有成果高效率最低限度降低开会成本的浪费而老板对于低效率和不能在会上解决问题的行为不文过饰非勇于承担相应责任并且积极去寻找解决老板自身与提高工作效率和会议效果的方法那么在处理好这些关系后老板自身就会得到一种崭新的自由与轻松而又不会使决策失灵、工作失控和会议无果因此企业老板不妨从以下几方面注意会议从而将企业与自身从会议的泥沼中来个“牛不扬鞭自奋蹄”！1、开会风格忌千篇一律许多老板与管理者开会每次都是正月里吃饺子先吃皮后吃馅老一套没有新意与亮点不仅使与会的听者提不起兴趣拿不出好主意而且也使会议召集人越来越没精神老板应该明白无论你怎样工作都是一天如何高效率运用好一天时间控制好时间很关键只要不影响你的工作老板就必须让自己一次做多项事情有一心多用的能力可以一边寻找下次会议所需要的资料一边听秘书的口头报告也不会延误到任何一项工作全力以赴做更多的事情在最大限度内利用你的时间善于利用时间的人都会善用这部分可控制时间他们清楚自己只有有限的时间因此他们要在最大限度内加以利用一旦处于可控制时间阶段就立即列出要做的事项表分出主次和轻重缓急着手进行最重要的工作继续不断地持续直到完成为止老板应知道怎样处理日常工作召开正常的有必要的会议同时每次都以新的能够引起与会者足以重视的话题来讨论解决需要开会的问题就算较困难的会议你也是一次又一次地以不同方式去做2、合理利用会议的黄金时间一天当中工作效率最高的时间是在上午11点到下午1点之间其余时间会稍微有所下降所以老板在必须要开会时最好将时间安排在这个时间段内因为这是一天当中的黄金时间并且还要合理的利用会议中的黄金时间根据你的指示要求秘书制作出你的工作效率程度表一天之中何时电话铃会响个不停何时会议次数最多何时最忙这些情况将告诉你人们在什么时候精力达到最旺盛然后尽可能挖掘这种精力把重要的约会和会议安排在上午11点左右你便能与处在最佳状况的人们打交道而且可以获得最高效率若周一大清早就召开重要会议人们也许还在想着周末或昨天晚上的事难以进入会议的主题如果会议是在下午5点召开你更会发现许多同事精神不济会议的实效也会减少因此在处理重要事件开重要会议时一定要懂得掌握黄金时间3、值得去解决的重大问题才开会决策一般来讲企业老板开会在解决问题时一共有四类重要的问题才会去开会第一类是真正的普遍性问题老板在开会中遇到的问题多数可以归入此类这些问题常常通过诸多的表面事件表现出来但如果只是去处理这些表面事件不去追究问题的根源不仅问题得不到根治而且还将耗费大量的时间和金钱要解决普遍性问题管理者首先要制定规则然后可根据实际情况来调整规则从而达到解决问题的目的第二类问题对当事者来说可能是独一无二的但是已经在很多企业中发生过也具有普遍性比如并购这就要借助别人的经验来解决.第三类是真正独一无二的问题这类问题必须个别处理但是这类问题少之又少最后一类问题隐藏着新的普遍情况这类问题需要建立新的规则来解决千万不要把它们当成没有普遍性的意外事件4、不要将自己锁定为“电话先生或开会先生”许多老板喜欢老呆在那张舒适的办公桌在办公室发号施令或者喜欢“煲电话粥”指手画脚的举行电话会议不论老板开什么样的会什么样的决定时间久了只通过听取汇报的听一面之言、开会或电话来做出决定而不去亲自了解很容易使决策出现偏差形成开会先生或电话先生而一位善于利用会议的高效能人士他不会总依赖他舒适的办公桌而是经常走出来、走出去进行调查研究和实地观察去开现场会解决问题而老板也可以专门设计一个你在公司里常需要与之联系的电话簿打个简短的电话交代清楚事情就没有必要走到那个人的办公桌旁做事讲求方法特别是面对一大堆的文件资料时建立方法你才能节约时间和精力每年一次全体员工参加的鉴定员工工作能力的会议是一年中最重要的会议在这种会议上高效能人士必须给员工的工作打分数并为明年制定奋斗目标及具体目的让员工们知道你期待他们什么同样也就等于告知他们你是个头脑精明的高效能人士花费时间开会去评价别人但对于长处与短处都要做出合理的评价有效地利用时间就是要评价你周围人的能力因为老板要扮演的是一位指挥者的角色高度注意别人的才华与技能你才能人尽其才节约时间5、会议决议的执行比开会本身更重要老板一开始就考虑在开会时“什么样的决策才会被接