前台岗位职责及相关礼仪.doc

前台岗位职责及相关礼仪一、岗位职责1、负责接待来访客户，回答咨询或引见拜访，及时通知被访人员，按照标准的接待规范礼仪进行接待和引见。 2、负责前台电话的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录及时传达给相关人员，不遗漏、不延误。 3、早上上班，主动向公司领导和同事问好。前台接待人员离开座位不能太久，一般不能超过5分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥代班人，并交代清楚相关事宜。3、每月初统计上月考勤情况并报给行政人事部 。4、监督员工外出，管理员工外出登记簿，并将出差人员名单写至白板上（注明名字、事由、出发时间、预计返回时间），第二天上班将前一天的记录擦去。 5、复印、打印等设备的使用与管理，做到合理使用，努力降低材料消耗。 6、随时检查公司用电，领导办公室和签约室、接待室在人离去后要及时关闭电源，照明满足的情况下关闭走廊灯，下班之前检查和消除各种安全隐患。7、洽谈室、接待室、饮水机沙发附近区域由前台负责，随时保持人走收拾、干净整洁。每天早晨烧好开水放在办公区域供员工饮用，接待室（包括顶楼）使用后的茶具等负责当天收拾归位，并摆为初期设定的样式及角度。8、前台办公用品及办公设备的清洁保养 ，保持前台干净整洁。9、开门后将展架摆出去，地垫铺好，关门时将展架和地垫收回来，注意摆放整齐有序。公司大门钥匙由值班人员一人一把，不得将两把钥匙交给一个人管理，开门锁门必须两人同时到场10、每天将当天晨会PPT拷到前台电脑里，并分类整理好前台电脑各类文档。11、每天一早上班后将三楼鱼池的充氧开关打开，下班时关闭。下班时关闭饮水机。 12、值班男同事负责当日午餐协调，具体请参看公司“午餐流程”。13、每天早晨检查监控，若有问题及时处理，电话通知和监督处理结果，监控联系电二、基本仪容1、随时面带笑容，保持心情开朗的状态；保持身体的清洁卫生，头发梳理整齐，面部干净清爽，女性可适当淡妆；保持口气清新，手部干净，指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳指甲油。2、微笑要发自内心，站姿需抬头挺胸，目光柔和平视，手势落落大方， 握手时让对方感觉到真诚互动。 三、来访接待礼仪1、客人来访时，马上起立，目视对方，面带微笑，握手或行鞠躬礼。使用语言： “您好！”“早上好！” “欢迎光临”等。2、询问客人姓名，使用的语言为：“请问您是” “请问您贵姓？找哪一位？”等。如接收客人的名片，应重复“您是公司先生”。 3、如客人拜访的领导或同事在公司，对客人说“请跟我来”，将客人引至对方办公室，若安排在接待室，说：“请稍候”，及时通知客人要见的人；所见之人不在时，对客人说“对不起，他刚刚外出公务，请问您是否可以找其他人或需要留言？” 尽快联系客人要寻找的人，若客人有留言转达，要做好记录。3、引路时所使用的语言为：“请您到接待室稍候，马上来。” “这边请”等。 在客人的左前方2、3步前引路，让客人走在路的中央。4、送茶水时要说“请”、“请慢用”等。注意保持茶具清洁，摆放时要轻缓，并行礼后退出。客户走后及时清理茶具及茶室卫生。5、送客时，要表达出对客人的尊重、对客户的感激，招手或行鞠躬礼，并说“欢迎下次再来”、 “再见”或“再会”、“非常感谢”等。 四、电话接听礼仪1、在电话铃响的第二声、第三声的时候接起，接起电话首先要说“您好，微众盈家”。忌以“喂”开头。 接电话时声音要不急不慢，并始终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中对来电者无礼、无耐心甚至说脏话。 要勤说“请问”、 “对不起”、“请稍等”等谦词。 2、如果因故迟接，要对来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码的电话，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。 3、电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会。 4、 在打电话或者接电话的过程中都应该牢记让客户先挂电话。因为先挂上电话，会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应该礼貌的请客户先收线，这时整个电话过程才算圆满结束。 五、手势和引导规范1、手势上界不超过对方视线，下界不低于自己胸区。一般场合，手势动作幅度不宜过大，次数不宜过多。谈到别人时，不可用手指，更忌讳在背后指指点点等不礼貌手势。在指引方向时，手应自然并拢，手掌