浅析会计电算化的优越性.doc

浅析会计电算化的优越性摘 要人类文明社会的每次腾飞都离不开新技术革命的推动，以微电子和信息技术为标志的第四次科技革命更是将人类社会带进了崭新的“信息时代”，而“会计”这一人类古老的经济活动在信息技术和全球经济一体化的推动下，也必将不断演变和发展。随着知识时代的到来以及信息处理技术的发展，财会工作电算化已成为发展的必然。推行会计电算化，加强会计电算化管理，充分显示了计算机的时效性、优越性。加强会计电算化管理，可以提高会计信息的质量，加速会计信息传递，及时编制各种报表，保证会计数据的准确性。使会计工作由事后监督变为事中、事前监督，为企业创造更丰厚的经济效益，为会计工作的发展提供了很多优势。关键词：会计电算化 作用 优越性 发展趋势AbstractEach time the rapid development in the human civilization is inseparable from the new technological revolution, driven by symbol of microelectronics and information technology, the fourth technological revolution has brought human society into the new information age, and accounting this ancient human economic activity under the impetus of the information technology and global economic integration, will evolve and develop. With the advent of the era of knowledge and information processing technology development, the necessity of developing computerized accounting work to become. Implementation of computerized accounting, strengthen the accounting computerization management, fully shows the timeliness, the advantages of the computer. In order to strengthen the management of computerized accounting, can improve the quality of accounting information, accelerate the accounting information, their weaving various reports, ensure the accuracy of accounting data. To make accounting work by the post-supervision matter, supervision beforehand, create more rich economic benefit for the enterprise, provides more advantages to the development of accounting work. Key Words: Computerized Effect Superiority The development trend1.会计电算化的概念及作用1.1会计电算化的概念会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称.它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。 会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。 广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。 会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。1.2会计电算化的作用1.2.1加快会计信息传递，提高监管水平在信息高速发展的今天，会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用。现代信息技术和会计电算化能够将社会全部的经济活动按自己的要求精确地记录、保存和传播。会计信息是决策者进行决策的重要依据。而在电算化环境下从根本上改变了这种局面，它充分提高了会计信息的利用效率，单位之间可以通过网络相互查询，各级领导也可以随时从网上调阅所需要的经济信息，实现了信息共享。因此在电算化环境下，会计信息可以随时取得。在过去手工操作记账的情况下，大量的会计信息靠手工记录、整理和综合，企业的决策者往往不能及时、准确地得到会计信息，无法及时做事前控制，不能及时进行预测和决策，影响了企业的经营效益，反映会计信息主要靠每月会计报表和年终的财务决算，时效性较差，其他会计信息的取得则更为不易，会计工作始终处于滞后状态，因而难以实现会计信息的共享。实现电算化后，实行互联网的财务管理系统突破了这一空间的局限，大量的会计信息资料可以得到及时的记录、汇总、分析，并通过信息网络系统进行准确传递，充分利用。做到事前、事中、事后的监督控制，从而提高企业经营效益和经济管理水平。1.2.2可以减轻会计人员的劳动强度将原始会计数据输入计算机内，大量的数据计算、归集、分类、储存、整理、滥用会计职业判断，确保会计信息的公允性和谨慎性原则的合理运用，充分发挥会计监管系统的作用，应尽快健全和完善内外会计监督体系。首先要完善外部会计监管体系，建立以行业自律为基础、政府行政监管为主导、法律法规完善的三位一体监管体系；尽快健全和完善以行业自律为核心的社会监督体系，并以此约束和监督企业的会计职业判断，充分发挥注册会计师的社会监督作用；强化政府外部监督，由国家财政、审计、证券监管等部门依法加强对企业财务的检查和审计，以约束企业会计职业判断行为；建立统一的职业判断规范，确立判断标准和方法。其次要完善企业内部控制体系，完善公司治理结构，充分发挥监事会和独立董事对企业经济和财务活动的监督权，同时加强内部审计，以确保企业如实编制和披露会计职业判断内部控制环境。1.2.3提高了会计工作质量，促进会计工做规范化通过计算手段和管理决策手段的现代化，提高会计信息收集、整理、传输、反馈的灵敏度和正确性，提高会计的分析决策能力，更好地满足管理需要，为提高现代化管理水平和经济效益服务。在知识经济时代，随着计算机及网络技术的不断发展，会计电算化对会计数据提出了一系列规范要求，数据在输入处理过程中运用多种功能检验、排错，并能及时发现和纠正错误，在很大程度上解决了会计手工操作中不统一、不规范、容易出错等诸多问题，杜绝了过去会计人员因工作忙记账不及时、错行、串行、随意涂改、会计资料不清晰等现象，保证了会计工作的质量。推动了会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进了会计工作的进一步发展。会计电算化的产生和发展，使传统会计学理论和实践均收到影响，许多地方需要改革后，才能适应这一新的情况。电算化会计不仅使传统会计使用的介质、工具、簿记格式等形式发生了变化，而且对会计核算的方式、程序、内容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相应的变化要求，并进一步设计到会计学的理论问题。1.2.4进一步提高会计核算的正确性，有效防止人为造假等现象。在工记账条件下，一笔经济业务需要经过很多人重复记账、制单、制表等，因此数据记录时难免发生计算及登记错误；而采用电子计算机进行会计核算，计算精度高，只要按程序正确输入财务数据，便可确保会计信息的正确性，而且符合国家规定的会计软件本身必须具备可靠性、安全性、保密性的特点。另外在使用软件过程中，可以根据本单位工作岗位、工作职责设置相应软件的管理权限，增设个人密码，遵循财务相互牵制制度。财务人员只能使用，不能篡改程序，确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术， 推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革。2.会计电算化代替手工做账的优越性2.1使会计信息的提取、利用更适应现代化管理的要求在手工记账方式下，会计核算形式是将记账凭证的内容按会计科目登记到日记账、明细账以及总账中。一方面各有侧重地反映会计信息，同时，发挥总分类账对明细分类账的统辖作用，通过各账之间的核对发现可能出现的记账错误，及时加以纠正。但这些核算形式，只能在一定程度上减少或简化转抄的工作而不能完全避免，这就决定了这些处理形式不可避免地带有手工处理的局限性。在电算化系统中，会计工作的组织机制以数据的不同形态作为制定的主要依据，将手工会计对数据的分散收集、分散处理、重复记录的操作方式，改变为集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。可在系统内建立“记账凭证文件”用以存放所的记账凭证，并不设其他的日记账及明细账文件，需要时可根据设定的条件从“记账凭证文件”中建立索引读取与处理，分别以总账、日记账或明细账的形式随时输出。这样便加速了会计信息提取、处理速度，使管理者能迅速决策，以免贻误商机。2.2提高了会计信息的质量会计信息的质量表现为时效性、可靠性、重要性、相关性等。计算机的运算速度决定了对会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等处理几乎是在瞬间完成的，并且计算机运用正确的处理程序可以避免手工处理出现的错误，还可以采用手工条件下不易采用或无法采用的复杂的、精确的计算方法，增强会计核算的深度和广度，使会计向多种量度发展，从而使会计核算工作更细、更深，能更好的发挥其参与管理的职能。会计电算化还必将对会计核算的方式、内容、方法，以及会计核算资料的保存等产生重大的影响。在手工方式下，复杂的计算方法往往很难或很少应用，而这些方法往往更能客观地反映实际财务状况。实现会计电算化后，复杂地计算方法已不再是难题了，同时要比手工核算更规范，提供地信息更准确、及时，大大提高了会计工作质量。2.3提高财会人员的素质手工操作中，会计人员整天忙于记账、算账、报账，没有过多的时间去进一步学习和参与管理的机会。会计电算化的开展，一方面要求财会人员学习电子计算机知识，使许多财会人员学会了计算机操作，有一部分财会人员还学会了开发会计软件；另一方面，也使会计人员有时问充分利用会计信息积极参与管理、参与经营决策，这必然使广大财会人员的素质随着会计电算化的发展而逐步提高，从而促进了会计职能的转变。2.4使企业财务真正做到统一规范实现会计电算化后，企业可以轻松实现对财务数据处理和业务流程的规范，避免了在传统会计期间因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应，减少了实际工作中标准的模糊性以及主观人为地不确定性，增强了会计工作客观性和会计信息可比性，方便企业对财务及业务流程进行控制。2.5有利于信息资源共享在传统会计时期，由于分工传递和手工操作，不仅财务以外无法获得所需信息，即使在各财务各岗位间也无法实现资源共享。由于基于网络化处理，不仅可以做到在财务各岗位间的资源共享，保证财务数据一体化；而且对生成的财务信息，在设置权限的情况下可以在同一时间内任意查询。2.6内部控制制度和控制方法不同在手工会计中，主要通过会计人员之间的职责分离来实现相互牵制，并由人工完成各种检查、核对和审核工作，以提高会计信息的准确性、可靠性和差错防弊，其控制的重点是编制记账凭证以后的各个环节，即账簿的登记和报表的编制。由于会计信息由计算机进行集中化、程序化处理，会使手工会计处理系统的某些职责分离，相互牵制的控制措施失去作用，如账账相符、账证相符、账表相符等。同时，计算机磁性介质也不同纸质介质，其数据容易被不留痕迹地进行修改和删除。因此，为保证系统的安全可靠，为保证系统处理和存储的会计信息准确与完整，必须结合会计电算化的特点，建立更为严格的内部控制制度，一方面最大可能地细化和明确了会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准，可以对会计人员和工作进行严格控制；另一方面实现了有效实时监控，所有数据及操作情况均记入系统日志，各分支机构弄虚作假的可能性减少。这些内部控制措施除一般控制，如职权控制、运行控制、保密控制等；还有很多应用控制，如输入控制、处理控制、输出控制等。2.7促进了会计理论的发展任何理论都有其赖以生存的客观环境条件，会计理论也不例外。随着人类由工业时代向信息时代的转变，会计所面临的环境发生了很大的变化，会计对象、确认、计量等发生较大的变化。未来的会计学科将发展成为由系统工程论、计算机和网络技术、数据库理论、运筹学、财务会计原理等多学科交叉形成的边缘学科。3.分析会计电算化还有哪些发展状况人类正在步出工业社会,而进入一个崭新的时代-信息时代。信息时代的到来,无疑对社会经济的方方面面,当然包括会计在内,必将产生巨大的冲击,并对传统会计模型提出新的挑战。从理论上讲,会计模型中的所有规则都应当与其所存在的客观社会经济环境相适应,然而所有这些规则的建立,却又都不能超越其在信息技术上实现的可能性。 从会计电算化工作的开展程度、组织管理和会计软件开发等因素综合分析, 我国会计电算化的发展可以概括为三个阶段。1983年以前的缓慢发展阶段;1983年到1987年的自发发展阶段;1987年以财政部发布的第一个全国性会计电算化的行政法规会计核算软件管理的几项规定(试行)为标志的有计划的稳步发展阶段。相应的会计电算化软件的开发应用也可以分为三个阶段， 20 世纪80 年代中期以前, 基本上我国会计电算化的发展,处于各自为政、闭门造车的局面。盲目、孤立地投资开发会计软件, 不仅投资大、周期长、见效慢, 而且极大地影响了会计软件的市场基础。到80 年代后期, 财政部在全国范围内进行了调查研究, 认为仅有会计软件的规范化和通用化还不够, 必须实现会计软件的商品化和服务的社会化, 并解决低水平重复开发的问题。进入90 年代, 财政部先后发布了一系列的有关会计电算化系统开发、评审、实施等管理规章, 大批由业务主管部门主持开发的软件或商品化会计软件得到广泛应用。到目前为止，我国的会计电算化已成为一个相当成熟而市场又广阔的领域。ERP软件的不断发展让我们看到会计电算化软件正顺应时代潮流的发展。但是，我们又必须清醒地看到，目前国内的会计电算化并没有全面实现。全面的、完整的电算化会计系统应为电算化会计数据处理子系统，电算化会计理子系统和电算化会计决策支持系统。它凭会计数据处理来反映企业的经营活动情况;通过会计管理来监督企业的经营活动情况并通上会计决策来参与企业管理。只有三个子系统相辅相成、共同作用，才能真正实现会计的反映监督和参与决策的职能。应当看到，我国目前会计电算化水平，尚处于电算化会计工作的弟一步会计核算的电算化，即把原来由会计人员处理的会计核算业务，原样移植到计算机中，由计算机模拟、替代人工处理，远没有真正发挥计算机运算速度快、精度高、存储量大的优点。4.分析会计电算化还有哪些发展趋势4.1影响我国会计电算化发展趋势的因素4.1.1经济环境变迁的影响要使会计电算化得以实现，一个强有力的电算化会计信息系统必不可缺。周围环境的变迁总是影响着会计信息系统，其原因是环境的变迁将会影响到企业之间的竞争焦点和竞争手段的改变，而作为支持企业参与竞争并取得优势的系统会计信息系统，必须适应经济环境的变迁。现阶段的经济环境变迁主要由以下几个方面：第一，自加入WTO之后，改革开放进一步加深，我国经济迅速融入世界经济体系中，市场全面开放。生产模式也有传统经济的大规模生产渐渐向个性化生产转变，因为我们现在身处的是信息时代，信息飞速发展的时代，消费者接受的信息呈现多样性，对产品的要求也日益严格，这时就要求企业能够对不断变化的市场做出更加快速的反应并以最快的速度生产出满足消费者需求的、定制的“个性化产品”去占领市场以赢得优势。第二，过去企业关注的是如何扩大企业规模、提高生产效率、降低生产成本以生产出更多的产品来增加自身的竞争力。而现在企业更多地是关注如何以更短的时间适应消费者多样化的需求、在提高个性化服务的同时降低成本。而赢得消费者不仅需要靠具有吸引力的产品质量，更需要靠技术的支持，实时、动态、全面收集新老消费者以及未来潜在消费者的信息。第三，传统工业时代的企业多依赖于人物财，然而，在信息飞速的现代社会，信息和知识已经成为企业重要的战略资源，是企业提高竞争力的关键。一个企业将来是否能够实现持续的发展取决于是否具有最大限度、最快速度的获取知识与利用知识的能力。Internet的产生及其应用不仅改善了企业内部供应链中各部门之间的沟通问题，提高了企业内部供应链的效率，更重要的是Internet将改变供应链的结构，网络交易将对现有零售和分销及服务方式带来极大改变企业与企业之间的竞争将演变成企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争一个企业管理的范围不再只是包括自身的资源，还延伸到供应商、销售商、服务商和客户。第四，中国正式加入WTO后，我你们在全球范围内正面对着更多的国际强手。他们积累了雄厚的资金，掌握了先进的管理思想，拥有了最出类拔萃的人才，向社会提供具有一流特色的产品和服务，占有相当比重的市场份额并用信息技术武装起来。为了能使企业以最快的速度退出消费者满足的产品和服务、最快的速度抢先占领市场，那么企业从区域竞争到全球竞争已成必然。4.1.2信息技术日益成熟的影响随着科学技术的不断进步，信息技术不断的应用到企业经营管理中，取得了巨大的成效。各企业都在逐步建立先进适用的IT环境主要包括网络、数据库、管理软件平台等环境要素，这些都为企业进行实时控制应用奠定了一定基础。第一，网络平台-信息传递和信息共享的基石。计算机网络的普及和发展，会计电算化的发展趋于革命化，对原有的商业模式产生了猛烈的冲击。随着计算机网络技术的发展和日益成熟，进一步推动了会计电算化向深度和广度的方向发展。这时候就要求计算机网络技术不仅要克服单机系统的缺点，还要充分发挥会计电算化的功能。实现网络上的计算机彼此之间的资源共享，包括硬件、软件和数据。第二，数据库平台存储和管理数据的黄金宝库。数据库平台是能够定义数据库的逻辑组织结构，并对数据库进行存取访问，对数据进行操纵和管理的系统软件。对企业来说，当一项经济活动发生时，就会有反映经营业务的信息产生。在IT环境下，这些信息都被存放在数据库中，构成巨大的信息集合，按照信息的逻辑结构对其进行组织与储存。目前的数据库管理系统比较多，如Oracle、SOL Server、DB2等，这些是大型数据库，当然还有些小型的如Access等，但基于数据存储量、数据处理能力、数据系统的安全性等方面考虑，采用大型数据库已成为企业级的信息管理系统的趋势。第三，管理软件支持管理信息化的应用平台。从IT环境看，管理软件是基于网络和数据库平台，将先进的管理思想和方法与信息技术相融合，为企业管理的主体提供直接服务的应用平台。企业管理的各个方面都有相应的管理软件或子系统的支持，这些子系统可以相对独立运行，解决企业管理某一方面的问题;同时这些子系统又可以集成起来，相互联系、相互协调，共同为企业管理同支持。而且只有集成起来才能发挥更大的效益，即1+12。目前，管理软件的正随着信息技术和管理需求的发展不断增加，很多企业也根据其管理需求要选择相应的功能模块或系统，搭建管理信息化应用平台，并形成相应的解决方案，使企业置身于集成化的信息环境，实现信息的实时获取、处理、传递和共享，并实时动态的控制经营活动，提高企业的竞争力。4.1.3先进的管理思想、管理方法、管理模式的引入当前全球化竞争日益激烈，企业要在竞争中立于不败之地就必须时刻关注和引入先进的管理思想、管理方法和管理模式，并用它指导企业的经营管理。第一，企业资源计划ERP（Enterprise Resource Planning）。所谓企业资源计划就是将企业内部各个部门，包括财务、会计、生产、销售与分销、人力资源管理等，利用信息技术进行整合，连接成一个整体。ERP的管理思想的核心就在于其中的“P”字，即“Planning”，通过系统化的全面计划管理来合理配置企业的所有内外资源，是实现对整个供应链和企业内部业务流程的有效管理。在ERP管理平台上企业的所有信息都可以在网上显示，不同管理人员在一定的权限范围内，通过自己专门的账号、密码，可以从网上轻易获得与自身管理责任相关的其他部门的数据，如企业订单和出库的情况、生产计划的执行情况、库存的状况等。企业管理人员通过ERP可以避免资源和人事上的不必要的浪费，高层管理者也可根据这些及时准确的信息，做出最好的决策。ERP实现了企业对整个供应链的管理，这正符合了企业竞争的要求第二，供应链管理SCM（Supply Chain Management）。供应链管理SCM近年来被誉为“企业利润的第三源泉”，是当前国际企业管理的重要方向，也是国内企业富有潜力的应用领域。现代企业的竞争已经不是单一企业之间的竞争了，而是供需链之间的竞争，企业间就商品在流通过程中发生的各种管理活动加强相互间的合作，改革原来分散的物流管理方式的一种新型物流管理体制。供应链管理的具体表现形式是在美国所倡导的以工程再造为中心议题的ECR系统（Efficient Consumer Response-有效的客户反应）以及QR（Quick Response-快速反应）系统。实施ECR和QR体制的代表性事例有美国宝洁公司与沃尔马特的合作经营，在日本，突出反应在加工食品批发商菱食公司与中间型超市相铁洛圣的战略合作以及花王与大型超市杰斯克的合作经营4.2我国会计电算化的发展趋势4.2.1会计电算化的网络化会计软件的网络化目前大多数局限于局域网，信息传输的范围小，制约了会计电算化的功能的发挥，因此为改变这种状况，未来的会计电算化将会向着广域网的方向发展，信息传输范围将会大大的增加。到时，会计数据的异地共享也会实现。会计电算化网络化将使会计信息的共享从原来的企业内部、上下级单位之间的传递转变为与外部相关机构的信息共享，甚至是与全世界的信息交流。网络化的会计电算化系统将很容易实现部门与部门之间、部门与上级之间的快捷信息交流，如会计系统各子系统之间自动的转账处理，上级主管部门通过网络方便快速地获取业务所需数据等。不但减少信息传播的时间，还减少出错率。网络内个计算机系统的会计数据资料也可以为其他计算机系统所共享，同时提高设备的利用率。在一个网络化的会计电算化系统中，必须保证数据库的资源共享。4.2.2会计电算化的ERP集成化ERP（Enterprise Resource Planning）是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc 提出的一整套企业管理系统标准，其实质是在Manufacturing Resources planning）起初上进一步发展而成的面向供应