邮件礼仪及写作方式.ppt

,电子邮件使用规范,2018.4.20,一、电子邮件的重要性二、电子邮件的书写格式三、邮件正文的撰写规则四、电子邮件使用注意事项,大纲,一、电子邮件的重要性,（一）为什么要使用电子邮件并规范电子邮件礼仪（二）什么样的情形下需要发送邮件,为什么电子邮件很重要？,（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式（二）电子邮件是最好的工作记录（三）电子邮件是最好的文件中转站（四）电子邮件是展示组织形象的窗口,什么情况下需要发邮件？,1、正式的工作报告2、工作相关各方需要留下书面资料的往来信息3、公告、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流内容6、复杂事项，难以简单说明的事项,一、电子邮件的重要性二、电子邮件的书写格式三、邮件正文的撰写规则四、电子邮件使用注意事项,大纲,主题的书写方法,格式：邮件内容+（时间）主题要明确，主题中加入邮件的紧急、重要程度。如果特别着急，可以在邮件主题上加上英文：【URGENT】,称呼的书写格式,称呼顶格写在第一行，加上冒号/逗号，表示有话要说。,问候的书写格式,问候语写在称呼的下面并空一行,正文的书写格式,正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每个部分开头都应另起一行，空两格落笔。,祝福语和署名的书写格式,写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝福语和发件人的姓名,一、电子邮件的重要性二、电子邮件的书写格式三、邮件正文的撰写规则四、电子邮件使用注意事项,大纲,倒金字塔的叙事方法多用点，少用面对于关键内容的强调附件处理要科学邮件的撰写顺序,正文的撰写规则,倒金字塔的叙事方法,在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个W和一个H”。,请找出下文的,四个W和一个H,四个W和一个H,多用点，少用面,分点叙述，清晰明了。正文书写要求分点叙述，尽量做到言简意赅。点与点之间没有重复，逻辑清楚。如果事情复杂，最好列几个段落进行清晰明确的说明，并且保持每个段落简短不冗长。,规范提示方法：合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点,对于关键内容的强调,1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件；2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；,附件处理要科学,附件处理要科学,3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如：卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一目了然。,写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。,附件,1,容易忘记，先把附件贴进邮件,正文,2,依照要求，正确书写,标题,3,检查邮件的疏漏,收件人,4,明确收件人,邮件的撰写顺序,一、电子邮件的重要性二、电子邮件的书写格式三、邮件正文的撰写规则四、电子邮件使用注意事项,大纲,电子邮件使用注意事项,1、正确使用发送，抄送与密送2、收件人的排列应遵循一定的规则3、回复邮件时的注意事项4、关于Email的五个习惯,正确使用发送、抄送与密送,将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和“垃圾”。,收件人(ToList)需要回复或采取行动的人，不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此邮件事项相关的人,人名的排列应遵循规则,人名的排序按职务级别从高到低,避免邮件标题过长,3、如果RE过多，请删除重